檔案信息化管理問題及建議論文
第一篇：院�；n案信息化管理對策及建議
摘要：隨著我國城鎮(zhèn)化進程的加速，院校對基建檔案信息使用率的提高，多年的信息化建設(shè)，顯著提高了我國院�；n案管理水平，保證發(fā)揮其應(yīng)有的作用，表明了在院�；n案管理過程中若能夠合理、科學運用先進的計算機軟件，對院�；n案信息化建設(shè)具有重要意義。本文試闡述院校基建檔案信息化的作用，并提出了可行的對策建議。
關(guān)鍵詞：院校；基建檔案；信息化管理
隨著網(wǎng)絡(luò)化的日益完善，在院校基建檔案管理中應(yīng)充分利用先進的計算機軟件，這是信息時代對院�；n案管理工作提出的要求。基建檔案能夠如實記錄院校工程建設(shè)情況，在整個院校檔案管理中有著重要地位，主要服務(wù)于院校的整合、發(fā)展、建設(shè)、管理、維修及改擴建。因此，需要提高重視并綜合采用多種措施提高院�；n案信息化管理水平。
一、院�；n案信息化的作用
（一）提高管理人員工作效率
以前，檔案實體管理是院�；n案管理的重點，基建檔案的收集、整理、管理和利用都靠人工完成，管理人員工作量很大，效率也不高。而通過實行基建檔案的信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、實時化和自動化，在錄入數(shù)據(jù)后能夠多次反復利用，并在檔案管理內(nèi)部得到共享。通過建立基建檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以讓檢索查詢利用更加簡便。以往的檢索方式為管理人員在目錄中尋找，然后根據(jù)目錄記錄到庫房中查找，費時又費力，院�；n案信息化后，能夠利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)即時的檢索查詢。院校各部門若是需要某些建筑項目的信息，可以直接進入校園網(wǎng)，按照規(guī)定權(quán)限來檢索查詢，不必通過檔案管理員，減少了管理員的工作量。此外，還可以提升基建檔案的利用效率，為院校決策機構(gòu)提供準確可靠的依據(jù)。
�。ǘ┨岣吖芾砣藛T業(yè)務(wù)水平
服務(wù)是檔案管理工作的關(guān)鍵，因為院校服務(wù)對象主要為行政人員、教師和學生，所以這對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要加強學習，掌握更多新的技術(shù)，緊跟時代發(fā)展的步伐。院校基建檔案管理工作的準確性、嚴密性、知識性和服務(wù)性，要求管理人員要具備較強的服務(wù)意識，積極開拓創(chuàng)新，運用更加科學、更先進的管理手段，實行科學的、標準化的管理模式，實現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。院�；n案信息化后，能夠減輕管理人員的工作量，節(jié)省大量的時間，使檔案管理人員有足夠的時間鉆研業(yè)務(wù)，學習先進的管理知識，提升管理能力。
�。ㄈ┍Ｗo基建檔案紙質(zhì)載體
作為原始的證據(jù)材料，基建檔案紙質(zhì)載體客觀性極強。院校對基建檔案的利用率極高，很多時候都要對某項工程的建筑施工圖紙、立體圖和平面圖等進行查閱，因為圖紙尺寸大小不同，幅度尺寸普遍很大，必須折疊存放，多次反復查閱，這樣容易損壞圖紙，不利于圖紙檔案的完整性，也無法滿足院校對圖紙檔案的利用。而在實現(xiàn)基建檔案的信息化后，改變了以往紙質(zhì)文件分散存放的管理模式，而是按照基建檔案管理要求，在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一存放，讓基建檔案管理更加科學，確保了檔案的安全和完整。此外，還避免了管理人員和借用者直接接觸原始材料，有效地保護了基建檔案紙質(zhì)載體。
二、提高院校基建檔案信息化管理水平的對策建議
�。ㄒ唬┙⒒A(chǔ)數(shù)據(jù)，完善數(shù)字信息資源庫
在建設(shè)院校基建檔案基礎(chǔ)資源時，重點是信息資料庫的建設(shè)，這是實現(xiàn)基建檔案信息化管理的基礎(chǔ)。要根據(jù)實際情況有步驟、有層次地建設(shè)數(shù)據(jù)庫：第一，建立院校單體建筑內(nèi)的子要素數(shù)據(jù)庫。將院校單體建筑作為基本單位，逐一統(tǒng)計建筑內(nèi)各種建設(shè)信息，小到每個房間中的最小建設(shè)單位，大到整個建筑的總體建設(shè)信息，都需要做好統(tǒng)計入庫工作。第二，建立院校建筑構(gòu)成的子要素數(shù)據(jù)庫。根據(jù)統(tǒng)一的標準規(guī)范，做好對院校建筑所有構(gòu)成要素的統(tǒng)計入庫工作，主要內(nèi)容應(yīng)有整個院校建筑的歷史變遷、院校古今布局變化、校舍功能變更的前后變化等。在建立這兩個數(shù)據(jù)庫后，才能確保整個系統(tǒng)能夠順利運行，并充分發(fā)揮出其應(yīng)有作用。
（二）重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，實現(xiàn)上下一體化
要重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè)，讓各院校和教育行政部門的信息更加通暢，只有這樣才能將基建檔案信息化管理的作用真正發(fā)揮出來，讓檔案信息資源得到共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)是指借助網(wǎng)絡(luò)交換機，將處理檔案信息的計算機與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進行連接，把軟件數(shù)據(jù)庫集合為統(tǒng)一的系統(tǒng)，這樣能夠在權(quán)限內(nèi)共享檔案資源，實現(xiàn)數(shù)據(jù)通信。要將本地區(qū)全部院校當成網(wǎng)絡(luò)終端，在系統(tǒng)開發(fā)的時間范圍內(nèi)，在系統(tǒng)中錄入院�；窘ㄔO(shè)信息和維修、改造、擴建等信息，并由相應(yīng)的教育主管部門審查檢驗，然后進入系統(tǒng)之中，為今后檔案信息檢索、利用、統(tǒng)計等日常工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。此外，還能夠為上級部門及時提供第一手材料，便于其做出決策，從而加強對重要數(shù)據(jù)的管理，也有利于后續(xù)工作的順利開展。
�。ㄈ┘訌姌I(yè)務(wù)流程建設(shè)，促進管理標準化規(guī)范化
在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，能夠讓業(yè)務(wù)流程重組得以實現(xiàn)，這不只是對已有流程的修補，同時還是更深層次的再造與變革。在業(yè)務(wù)流程重組中，標準化是主要應(yīng)該解決的問題，是管理信息化應(yīng)該堅持的原則。要想讓檔案信息資源得到共享，標準化是基礎(chǔ)，缺少標準化則信息化就不存在。在基建檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該堅持的標準包括管理性標準、業(yè)務(wù)性標準和技術(shù)性標準，必須將這些標準落到實處，才有利于業(yè)務(wù)流程重組，實現(xiàn)整個系統(tǒng)效率與性能的提升。若是缺乏統(tǒng)一的標準，則無法實現(xiàn)信息資源共享，容易出現(xiàn)信息化建設(shè)重復浪費的問題，不能提高效率。再者，在業(yè)務(wù)流程建設(shè)過程中，還要堅持辦公自動化建設(shè)標準，在設(shè)計文件檔案工程流程及管理模式時，要將全面建設(shè)信息管理的思想體現(xiàn)出來。
�。ㄋ模┲匾暀n案人員的素質(zhì)培養(yǎng)
在院校基建檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化的發(fā)展過程中，需要不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，當前，傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)水平無法滿足時代發(fā)展要求，主要體現(xiàn)在檔案管理人員缺乏較強的信息化管理意識，管理理念十分落后，很少深入鉆研業(yè)務(wù)、開拓創(chuàng)新，這樣會造成硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與管理人員觀念落后相互并存的情況。在院�；n案管理中，設(shè)備越來越現(xiàn)代化、檔案種類和載體也更加多樣，對檔案管理水平的要求也日益提升，這需要檔案管理人員具備豐富的科學技術(shù)知識、檔案管理知識以及較強的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。院�；n案管理人員不僅要具備豐富的知識，還要掌握一定的檔案保護技術(shù)、檔案學、檔案管理學等專業(yè)知識。此外，在電子文件等各種新型載體出現(xiàn)之后，檔案管理人員還要具備計算機、光盤存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進管理手段，如此方可讓院�；n案管理從經(jīng)驗管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理。所以，要進一步提升院�；n案管理人員的素質(zhì)，滿足信息化建設(shè)的要求。總之，近年來隨著城鎮(zhèn)化進程的加快，各院校招生規(guī)模不斷擴大，加快了校內(nèi)的基本建設(shè)，由此形成了大量的基建檔案，這是院�；窘ㄔO(shè)的歷史記錄，是院校發(fā)展過程中的寶貴財富，同時也能夠?qū)⒃盒；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平反映出來。院校基建檔案工作任務(wù)重，事項多，其信息化管理水平關(guān)系著自身現(xiàn)代化程度。因此，要重視對信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高院�；n案管理的信息化水平，從而滿足新形勢發(fā)展的需要，推動院校更快、更好地發(fā)展。
第二篇：人事檔案的信息化管理策略
摘要：人事檔案是個人的成長經(jīng)歷記錄，對于用人單位而言，有著重要的指導和參考作用。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式也在發(fā)生改變。但是，由于一些觀念的影響，信息化管理的開展進度緩慢。本文就通過探討檔案管理工作信息化過程中遇到的問題，提出一些改進策略。
關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；改進策略
隨著社會的發(fā)展，規(guī)范化和誠信化是當今社會人事工作的兩大標準，人事檔案作為人力資源的憑證和依據(jù)，已經(jīng)為社會和個人所重視。因為人事檔案是個人情況的真實記錄，能夠清楚地反映個人的經(jīng)歷和背景，這對于用人單位而言，是最直接有效的衡量憑據(jù)。但是，目前我國大多數(shù)用人單位的人事檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，而且由于紙質(zhì)檔案的缺點，丟失檔案、遺漏檔案的情況時有發(fā)生。這樣不僅給個人帶去一些不必要的麻煩，而且用人單位也無法全面掌握人員情況，給管理帶來困難。所以為了解決紙質(zhì)檔案的明顯缺陷，數(shù)字化的檔案已經(jīng)是許多用人單位所倡導的一種方式，那么如何加強這些檔案的信息化管理，已經(jīng)成為用人單位必須探究的新問題。
一、人事檔案管理信息化的重要性
�。ㄒ唬┨嵘龣n案管理工作效率
因為人員流通的關(guān)系，人事檔案的管理工作也變成了一項動態(tài)性的工作，所以對于檔案管理人員而言，對人員檔案的變更及時進行記錄和修改是一項看似輕松卻很繁瑣的一件事。而且由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，檔案的錄入還需花費管理人員的大量時間，所以工作效率想提高卻找不到法門。同時，一個單位的人員數(shù)量不少，管理人員不可能將每個人的人事信息都爛熟于心。但如果實現(xiàn)檔案管理信息化，一旦出現(xiàn)人事變動，管理人員可以通過管理軟件的強大功能來減少檔案變更所花費的時間，就可以大大提升工作效率。
�。ǘ┐_保人事信息的及時更新
人事檔案管理一旦實現(xiàn)信息化，管理系統(tǒng)的相關(guān)功能就可以對新錄入的人事信息自動進行分門別類，保證人事信息的及時更新。作為實現(xiàn)信息化管理最重要的功能之一，信息的及時更新能夠幫助用人單位在作出相關(guān)人事決策時，不會因為遺漏而作出錯誤的決定，從而保證了職工的切身利益。
�。ㄈ┍ＷC人事的管理合法化
人事糾紛是現(xiàn)在許多用人單位比較頭疼的問題，而且也讓許多人的利益得不到保障。特別是有些單位在辭退員工的工作上不規(guī)范處理，由此產(chǎn)生人事檔案信息不全的問題，造成許多勞動糾紛。因此，使一些簡單問題復雜化，導致雙方都要花費大量精力去完善人事信息，影響日常工作的順利進行。而如果實現(xiàn)人事檔案的信息化，及時更新信息系統(tǒng)，就可以保證人事信息的準確和全面性。因此，只要管理人員不出現(xiàn)人為疏漏，檔案信息會一直存在系統(tǒng)中，為個人和單位提供最有效的憑證，從而減少勞動糾紛，并催生出一系列人事管理的合理制度，保證人事管理的合法化。
�。ㄋ模┍ＷC人事檔案信息的秘密性
人事檔案管理工作具有很強的保密性質(zhì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)生篡改、涂改的事件不在少數(shù)，而實現(xiàn)信息化之后，系統(tǒng)的保密性增加了檔案的安全性，只要加強管理系統(tǒng)的密碼保護，人事檔案信息的秘密性就可以得到保證，當然還要注意網(wǎng)絡(luò)h客的攻擊等特殊情況的出現(xiàn)，及時進行檔案備份，以確保信息安全。
二、人事檔案信息化的問題與不足
�。ㄒ唬⿲θ耸聶n案工作本身缺乏重視
人事檔案管理工作是每一個用人單位的重點工作，但是不少單位的人事檔案管理存在一個“雷聲大、雨點小”的情況，其根本原因就是沒有對人事管理工作形成一個正確的認識。大部分人認為該項工作只是輔助性質(zhì)工作，因而放松了對其的管理力度，造成檔案管理工作遠遠落后于單位的其他工作，而也正是對人事檔案管理工作的不重視，提出信息化就顯得有些困難。因為信息化就意味著要更新一整套硬件設(shè)施，這筆經(jīng)費投入在許多用人單位看來，有些不值得，這也是人事檔案管理信息化推進困難的原因之一。
�。ǘ┤耸鹿芾頇n案的信息化水平不高
管理手段上的傳統(tǒng)�，F(xiàn)在許多用人單位提供的人事檔案還局限在紙質(zhì)檔案上，管理的中心點依舊是實體檔案，沒有跟上電子化檔案的大潮。所以在利用效率上依舊很低，而且檔案管理的材料無論是從管理還是保管，都依舊是人工操作。在工作量巨大的檔案管理工作面前，無疑使得許多工作人員感覺力不從心。
�。ㄈ⿲I(yè)管理人才缺乏
檔案管理工作雖然不是一項新工作，但是隨著信息化的推進，這項工作也開始慢慢發(fā)生蛻變。使得檔案管理不再是一項人人都可以“兼職”的輕松活。因此，檔案管理信息化過程中的尷尬就出現(xiàn)了，沒有專業(yè)的管理人才，使得檔案管理工作出現(xiàn)高屬性低配置的情況，影響了檔案管理工作的發(fā)展進程。
三、人事檔案信息化的改進策略
�。ㄒ唬┨嵘藛T對檔案管理信息化的認識
信息化建設(shè)已經(jīng)是人事檔案管理工作的一個主要方向，但是許多人對于這一點還沒有一個充分清醒的認識，對于信息化建設(shè)持觀望態(tài)度，造成信息化進程緩慢。所以，要實現(xiàn)人事檔案信息化，就要改變?nèi)藛T的態(tài)度。首先，對檔案管理人員，要求必須是積極上進，擁有良好的學習態(tài)度，能夠快速接受信息化管理過程中的新知識。其次，提高管理人員的檔案意識，實現(xiàn)在做好本職的管理工作時，能夠認識到自身工作的重要性，這樣才不至于產(chǎn)生懈怠，影響自身工作的積極性。最后，要讓檔案管理人員認識到，這項工作是不能夠一蹴而就的，需要其能夠在不斷地學習中，循序漸進地摸索，這樣才能做好檔案管理工作；
（二）建立完善的人事檔案管理制度
人事檔案關(guān)系到單位人員的切身利益，所以對于管理人員而言必須要細心認真。而針對檔案信息化的新要求，管理制度的重要性更加凸顯，所以必須堅持制度改革的要求，從實際出發(fā)，根據(jù)單位自身的特點，制定一套完善的管理制度。該制度應(yīng)該明確檔案管理信息化過程中的人員職責和工作要求，管理人員應(yīng)該做到在工作中遇到問題，能夠及時反應(yīng)，保證事態(tài)不惡性發(fā)展。而對人事檔案的提取和查閱，應(yīng)該有相關(guān)的手續(xù)流程，保證檔案管理工作的嚴謹性。
�。ㄈ┳⒅貙I(yè)管理人才的培養(yǎng)
人事檔案的信息化管理是一項專業(yè)性較強的工作，所以傳統(tǒng)認為的檔案管理是人人都可兼職的看法是錯誤的，在倡導信息化管理時，一支高素質(zhì)的管理隊伍是必不可少的。管理人員在完成本職工作時，除了具有較強的專業(yè)知識外，還要根據(jù)信息化的發(fā)展程度，掌握更為先進的管理方法和電腦操作技術(shù)。因此，用人單位在建設(shè)檔案信息化時，應(yīng)該加大對相關(guān)人員的培訓力度，組織學習相關(guān)的知識技能，對于特殊的技能，有必要邀請專業(yè)老師進行培訓，這樣才能達到信息化管理要求。
（四）完善檔案管理的相關(guān)硬件設(shè)施
檔案管理工作的信息化，意味著要更新一大批硬件設(shè)施，比如必備的電腦、打印機等，而對于一些特殊檔案的日常安全保護，滅火器以及除濕機也是必不可少的。因為人事檔案如果出現(xiàn)損毀，補救工作會相當困難。所以除了及時備份，日常硬件的維護工作也非常重要。因為相關(guān)設(shè)備的添置，防盜也成為必須注意的問題。人事檔案是重要的社會資源，對于個人和用人單位都極其重要，因為現(xiàn)代社會對人才的要求越來越高，人事檔案作為最重要的憑證，加強對檔案的管理是必然的。而信息化的手段，可以更好地進行檔案管理。所以，只有轉(zhuǎn)變觀念、合理利用信息化平臺、充分發(fā)揮信息化技術(shù)，才能真正提高檔案管理工作的水平。
第三篇：檔案信息化管理發(fā)展趨勢
摘要：信息技術(shù)的產(chǎn)生，逐漸滲透到社會生活的方方面面，社會生產(chǎn)形式發(fā)生變化，時代要求也在改變。為了順應(yīng)時代潮流，建設(shè)社會主義現(xiàn)代化，檔案信息化逐漸成為了促進檔案管理發(fā)展的重要手段。本文分析了檔案管理的現(xiàn)狀，要實現(xiàn)檔案管理的長遠發(fā)展，檔案的信息化管理是必然趨勢，同時提出促進檔案信息化管理的建議和方法。
關(guān)鍵字：檔案管理；發(fā)展趨勢；信息化
一、檔案信息化管理的內(nèi)涵
檔案管理是指對數(shù)據(jù)信息的收集、保存、管理利用的工作�？萍夹畔⒒瘯r代的產(chǎn)生與發(fā)展，要求檔案的管理方式也要做出相應(yīng)的調(diào)整。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求，信息化檔案管理模式應(yīng)運而生。檔案的信息化管理是指利用數(shù)字化的檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理特性，通過信息系統(tǒng)平臺對檔案信息進行整理、傳輸之后，實現(xiàn)檔案信息的資源整合，合理配置以及有效利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源的共享。
二、信息化管理的必然趨勢
1、與時俱進的時代要求
信息技術(shù)的到來，促進社會各項活動逐漸步入電子信息時代。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當今時代的需求，檔案管理工作必須進行內(nèi)部的整體改革。電子檔案便于保存、整理和查詢利用的特點，已經(jīng)意味著它可以取代紙質(zhì)檔案時代，加速促進檔案管理的發(fā)展。電子檔案的應(yīng)用，是檔案管理信息化的一個重要標志。
2、信息化管理有利于對傳統(tǒng)檔案的管理與保存
傳統(tǒng)的檔案管理，是利用紙質(zhì)檔案進行整合與利用。一方面，紙張不易保存，并且查找工作量大而繁瑣，很多檔案部門都無法避免地會存在檔案資源的人為損壞或自然老化的問題，不利于檔案的保護。目前，檔案信息保護的最好辦法就是利用信息技術(shù)進行檔案的電子化處理，使得檔案信息化。既利于保存，查找便捷，也可以提高管理工作的效率，降低檔案資源的丟失和損壞風險。除此之外，信息化的檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理能夠節(jié)省更多的資源和管理空間。小小的存儲光盤就能夠刻錄大量的數(shù)據(jù)信息，優(yōu)化存儲設(shè)備，節(jié)省空間，也節(jié)約了整理管理時間，減輕管理工作人員的負擔，有利于建立安全有序、規(guī)范穩(wěn)定、利用便捷的檔案管理系統(tǒng)，進而實現(xiàn)信息化檔案的共享。
3、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案信息化提供有效的管理路徑
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)明與發(fā)展，各種電子產(chǎn)品的誕生，為檔案信息化管理提供了有利的硬件設(shè)備基礎(chǔ)。手機、電腦、打印機、相機等已經(jīng)普及到全世界，每一個電子設(shè)備都是一個信息存儲共享工具。隨時隨地查詢信息已經(jīng)成為了時代的需求。現(xiàn)在每一個檔案管理工作人員不用每日在龐大的檔案管理室穿梭，整理、查找，這些工作都極為繁雜。給每一個人都配置電腦設(shè)備，擁有相應(yīng)的信息系統(tǒng)平臺管理權(quán)限，直接在平臺上進行相關(guān)檔案信息的管理工作。簡化了檔案管理流程，加速了檔案管理信息化的進程，更加符合現(xiàn)代化社會的科學發(fā)展觀。
三、推動檔案信息化管理的方法
1、從理念上深刻認識，重視人才的培養(yǎng)
要推動檔案信息化管理，就必須從傳統(tǒng)的管理觀念上進行轉(zhuǎn)變。正確認識到信息化管理是檔案管理適應(yīng)時代變化的必然發(fā)展趨勢，培養(yǎng)檔案信息資源共享的意識。檔案管理人員應(yīng)該從傳統(tǒng)的管理模式中走出來，樹立檔案管理的信息化思想，注重自身的檔案管理素養(yǎng)、綜合素質(zhì)以及信息化檔案管理下所需要的新的技術(shù)能力培養(yǎng)。檔案部門也需要加強員工專業(yè)技能的培訓和指導，加速檔案的信息化管理進程，盡快實現(xiàn)檔案資源的信息化和資源共享。
2、從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)加強信息化管理
信息化管理過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是管理工作順利進行的前提保障。信息化設(shè)備與信息化方式不匹配，無法實現(xiàn)信息兼容，直接會造成檔案管理工作的混亂、無法進一步開展。所以，信息化管理必須注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立一個整體、專業(yè)統(tǒng)一的設(shè)備體系，進行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，對檔案管理軟件進行及時完善優(yōu)化，實現(xiàn)檔案的信息一體化管理。
3、在管理制度上提高信息化管理水平
檔案管理能夠穩(wěn)定、健康地發(fā)展離不開健全的管理機制的制約。無論是檔案管理工作本身的操作規(guī)范，還是檔案管理員工的行為規(guī)范，都需要制定一套科學合理的管理機制，符合信息化管理的要求。對檔案的收集、分類管理、歸檔工作都需要依照管理規(guī)定進行合理的操作，工作人員也必須遵照管理機制的行為準則，進行正確的管理流程，保證管理工作的順利開展、檔案信息化的建設(shè)。處理問題的時候也必須按照統(tǒng)一的標準進行判斷與解決，真正提高檔案信息化管理水平，有序維護整個檔案信息系統(tǒng)，更快更好地實現(xiàn)檔案信息的共享。
第四篇：高校后勤檔案信息化管理研究
一、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案管理工作新的特點
大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析應(yīng)用技術(shù)是對量級數(shù)據(jù)流進行集中的統(tǒng)計分析處理，特別是針對多元化的數(shù)據(jù)源，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)越來越多，通過清洗，整理，篩選轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。當數(shù)據(jù)流量達到規(guī)模，可以通過更多的數(shù)據(jù)達到更加真實、全面的反饋。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，改變了檔案管理的傳統(tǒng)管理理念，同時也促進高校后勤工作者對信息數(shù)據(jù)資源的利用方式和加強后勤檔案管理信息化建設(shè)的認識觀念得以增強。對后勤檔案管理的數(shù)字技術(shù)手段應(yīng)用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推動信息化建設(shè)的過程中，高校后勤各個業(yè)務(wù)服務(wù)保障部門都開發(fā)了相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的終端數(shù)據(jù)量和類型發(fā)生了變化，也使得高校后勤檔案管理工作呈現(xiàn)了新的特點
(一)形成電子檔案的數(shù)據(jù)量逐漸增大
高校后勤檔案由后勤保障部門在各項服務(wù)保障工作中的原始信息數(shù)據(jù)形成。后勤各個部門都依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如節(jié)能維修系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)、安防管理系統(tǒng)等。按照大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的標準，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件、流媒體文件、圖片文件都屬于后勤檔案收集范圍，具有很高的保存、利用價值。目前，各類服務(wù)保障項目的增加、驗收流程的嚴謹，使得數(shù)據(jù)保存的作用和價值愈發(fā)凸顯，加強“痕跡管理”直接導致了巨大的數(shù)據(jù)量。不僅如此，電子檔案數(shù)據(jù)還包括文件本身的數(shù)字轉(zhuǎn)化，通過人工方式生成新的數(shù)據(jù)類型也成為主要的數(shù)據(jù)增長來源。
(二)后勤檔案數(shù)據(jù)類型多源異構(gòu)
高校后勤檔案涉及后勤行政管理、財務(wù)管理、工程管理等多項服務(wù)保障項目，檔案數(shù)據(jù)囊括辦公文件、項目合同、宣傳資料等，各個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也產(chǎn)生不同類型的數(shù)據(jù)檔案，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在、交叉聯(lián)系的現(xiàn)象，造成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的新特點。
(三)后勤檔案的利用需求更加多樣化
大數(shù)據(jù)的應(yīng)用背景下，高校后勤各個部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不僅是是數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者，同時也是數(shù)據(jù)的利用者。在利用檔案數(shù)據(jù)方面涉及后勤制度建設(shè)、文化建設(shè)等方面的工作。后勤利用統(tǒng)計后的大數(shù)據(jù)進行分析學校師生對后勤服務(wù)保障的需求、滿意度，作為不斷改善、提升后勤服務(wù)保障工作的依據(jù);同時高校后勤的功能較傳統(tǒng)后勤有了更加豐富的內(nèi)容，后勤社會化程度不斷提高對后勤文化建設(shè)也提出了更高的要求，后勤內(nèi)涵建設(shè)、文化宣傳活動產(chǎn)生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此，后勤檔案的利用手段、方式也隨著需求的豐富變得更加多樣化。
(四)大數(shù)據(jù)分析提升后勤檔案利用價值
高校后勤檔案是后勤一線服務(wù)保障工作最直接、最真實的信息記錄，并且在推動后勤檔案信息化管理向大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用過渡的進程中，各個服務(wù)保障業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點數(shù)據(jù)均有其利用價值。因此，利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能對不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、工作過程產(chǎn)生的大量初級的、多樣的、碎片化的數(shù)據(jù)進行深入地分析挖掘，才能真正激發(fā)后勤檔案的寶貴利用價值。
二、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案信息化管理面臨的問題
隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)的應(yīng)用，特別是后勤社會化改革的需要，也對高校檔案信息化管理提出了更高的要求。但是，受到檔案收集、整理、歸納的傳統(tǒng)方式影響和缺乏信息化技術(shù)應(yīng)用的限制，后勤檔案管理仍停留在對紙質(zhì)檔案的初級管理層次，尚存在以下幾個問題:
(一)后勤檔案管理方式傳統(tǒng)粗放，檔案信息決策功能受到限制
目前，后勤檔案管理缺乏對檔案中記錄的各類數(shù)據(jù)進行深層次地統(tǒng)計、分析，忽視對各類分散信息的整理，缺乏對大數(shù)據(jù)環(huán)境下動態(tài)數(shù)據(jù)流的前端控制和全程管理的能力，使檔案管理整體結(jié)構(gòu)不合理，容易導致重要信息資料的價值被忽視，無法充分發(fā)揮后勤檔案在服務(wù)保障項目推進過程中的指導作用，制約了利用檔案中的信息資料開展推動服務(wù)保障工作的決策作用。
(二)檔案信息化管理機制建設(shè)不健全，缺乏制度依據(jù)
高校后勤檔案管理主要依靠兼職人員進行管理，缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一管理機制，后勤檔案管理的制度建設(shè)還需完善。由于后勤檔案管理組織的缺失和機制建設(shè)不完善，直接造成后勤各類檔案管理工作相對滯后，檔案的保管、保密等工作都沒有相關(guān)的制度參照執(zhí)行，容易造成資料流失，嚴重影響檔案應(yīng)用效率。
(三)后勤檔案信息管理風險增加，存在安全漏洞
信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，增加了后勤檔案信息化管理工作的風險，直接給信息安全帶來隱患。目前后勤檔案管理主要人員屬于兼職，由于工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，因此容易忽略檔案信息安全管理。同時由于管理人員信息化技術(shù)水平的限制，對信息安全的管理存在不足，易造成檔案信息的丟失或泄露。
(四)后勤信息檔案信息化技術(shù)應(yīng)用率低，容易形成“信息孤島”
在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用背景下時代下，復雜多樣的數(shù)據(jù)類型和存儲格式使電子檔案文件的統(tǒng)一收集難度增加，同時對檔案利用的方式過于傳統(tǒng)，缺乏多元化的利用手段，容易使各類檔案形成“信息孤島”，難以發(fā)揮其真正的信息支持功能。
三、大數(shù)據(jù)背景下高校后勤檔案信息化管理的工作思路
針對目前高校后勤檔案信息化管理存在的問題，在大數(shù)據(jù)背景下，尚無法完全體現(xiàn)后勤檔案的利用價值，實現(xiàn)檔案的有效管理。因此，高校后勤需要通過設(shè)計建設(shè)檔案信息化管理平臺，并推動應(yīng)用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析技術(shù)與檔案信息化管理工作相結(jié)合，實現(xiàn)數(shù)字化管理方式，進一步推進高校后勤檔案信息化管理工作改革。
(一)樹立后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作理念，為數(shù)字化管理奠定管理基礎(chǔ)
要利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)充分實現(xiàn)高校后勤檔案利用價值，必須轉(zhuǎn)變高校后勤“重藏輕用”的管理觀念。明確建立檔案數(shù)字化管理是必要手段，實現(xiàn)數(shù)據(jù)決策支持才是檔案管理工作的最終目的。通過創(chuàng)新建立相應(yīng)的信息化管理機制，才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息化管理中的作用。
(二)建立高校后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作機制，確保管理工作規(guī)范、安全、高效
伴隨高校后勤大數(shù)據(jù)信息管理工作的推進，應(yīng)及時建立配套的管理制度，明確檔案收集、處理、使用的工作標準和管理責任，通過制度建設(shè)規(guī)范后勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時，明確細化檔案管理工作的具體要求，配合檔案大數(shù)據(jù)管理建設(shè)需求，確保后勤檔案數(shù)字化管理工作實現(xiàn)精細化、規(guī)范化。并通過制度規(guī)范做好檔案使用要求和保密制度，保證后勤檔案安全管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)高效利用。
(三)建立高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍，提高檔案數(shù)字化管理工作效率
目前高校后勤檔案管理工作主要由后勤內(nèi)部的非專業(yè)或兼職人員進行管理。這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，數(shù)字化、信息化管理技術(shù)的掌握和使用也受到學歷、年齡的限制，極大地影響了檔案管理工作效率。因此，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，要建立專業(yè)的檔案信息化管理隊伍。通過引進專業(yè)人員或加強本單位專業(yè)人才培養(yǎng)，培養(yǎng)和提高管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和綜合管理水平。同時，還要全面加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，從安全意識、信息風險意識以及保密意識等，提高檔案管理工作人員的責任感，優(yōu)化管理人員內(nèi)部結(jié)構(gòu)，有效提高后勤檔案管理工作效率。
作者:呂麗 華于濤 單位:天津職業(yè)大學
第五篇：高校檔案信息化管理探索
高校檔案是高校從事科研教學、黨政管理及其余各項活動過程中形成的對社會和學校具有一定保存價值的各種文字記錄、影像資料、圖標資料等不同存儲類型的歷史記錄，是高校進步發(fā)展的歷史見證，也是衡量一所高校教育教學質(zhì)量是否提高、科研學術(shù)水平和管理水平是否取得長足進步的重要尺度，在高校發(fā)展中起著舉足輕重的作用。隨著高校無紙化辦公、數(shù)字化教學以及科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在高校檔案管理過程中發(fā)揮了極其重要的作用，加之數(shù)字化校園建設(shè)的提出，也要求高校充分利用信息技術(shù)，不斷獲取信息、更新信息、及時有效的傳遞信息和應(yīng)用信息，不斷向社會提供更多具有重要意義的檔案信息。高校檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，無疑能有效快捷、保質(zhì)保量地為我國高等教育科研管理事業(yè)服務(wù)。
1高校檔案管理工作中存在的不足
1．1管理形式落后、意識淡薄
現(xiàn)如今我國諸多高校的高層管理者認為高校的當務(wù)之急是緊抓、狠抓教育教學質(zhì)量和科研學術(shù)水平，忽視檔案管理工作，致使高校檔案管理工作地位不高、責任不明，在一定程度上影響了高校檔案管理工作的順利開展，甚至滯緩了學校的高效建設(shè)與快速發(fā)展。一些管理者認為檔案管理就是簡單的記錄和保管，工作任務(wù)簡單，無需專業(yè)人士負責管理，采取其他工作人員兼職或改行或者聘用離退休人員從事檔案管理，致使管理人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識水平欠佳，工作中疏漏百出，如各類檔案分類不清、歸檔范圍不明，導致各類檔案收集不齊全;加之，缺乏檔案管理的理論指導，使得整理檔案時文件先后順序顛倒，案卷標題擬定不準確，保管期限寬嚴劃分不一，組卷水平整體不高，嚴重影響高校檔案管理質(zhì)量。更有甚者，很多高校在檔案管理與建設(shè)過程中投入資金不足，使得創(chuàng)新管理工作開展受阻，庫房和辦公設(shè)施落后，加之長年累積在檔案管理上的故步自封，使得繁雜工作得不到優(yōu)化，形成惡性循環(huán)進而阻礙了檔案管理的建設(shè)發(fā)展［1］。
1．2管理制度不完善、體制不健全
普通高等學校檔案管理工作起步較晚，制度不完善，體制不健全，對檔案的日常管理與建設(shè)工作不重視，以致檔案資料建設(shè)不齊全，相當一部分檔案存于個人或者沒有及時收集整理歸檔。如各學院每學期都有教師外出培訓學習，卻無具體實施過程中的文字記錄，也無培養(yǎng)計劃與總結(jié);各院系實驗室每天對學生開放實驗，但沒有詳細的使用記錄和改進意見統(tǒng)計，均對高校的教育改革和建設(shè)形成一定阻礙。在教學和科研工作中，雖然各職能部門管理者傾注了大量的心血，細致工作，詳實記錄，但部分工作出于種種原因當時未能全面、及時的記錄或材料零星記錄或分散存放，加上無專業(yè)人士管理負責，幾經(jīng)易手容易導致資料丟失、混亂。這樣一來，在日后學校建設(shè)或改革中需要相關(guān)材料時，不得不重新添補、整理，花費大量的人力、物力和財力，造成了巨大損失的同時給學校的日常教學管理和教學工作帶來一定程度上的影響。
1．3檔案使用效率低下、功能單一
高校檔案是高校發(fā)展歷程的見證，也是高校改革發(fā)展的寶貴財富。但是，檔案只有經(jīng)過開發(fā)利用才能成為有效資源，其價值才能被很好地發(fā)掘和利用，才能很好的服務(wù)于高校的建設(shè)發(fā)展中。然而，當前高校由于疏忽了檔案管理工作，缺乏檔案宣傳，使得檔案信息資源的重要性得不到重視。而且，檔案檢索系統(tǒng)缺乏或不完善、不科學，不能及時準確地為使用者提供向?qū)Ш筒樵兯栀Y料;檔案編研工作力度不足，不能及時有效的對信息進行編輯加工或形成各種編研成果，信息分散削弱了檔案信息資源的高效性;硬件建設(shè)不足，設(shè)備更新緩慢也是阻礙檔案利用效率的重要因素。因此，高校管理者需提高檔案管理意識，加強檔案管理制度建設(shè)，保障檔案設(shè)施的先進性，只有這樣才能使得檔案信息資源在科研教學、行政管理等工作中得到很好的利用。
2檔案信息化管理建設(shè)的必要性
高校是一個信息化高度發(fā)展及應(yīng)用極為普遍的教育機構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在這里得到快速發(fā)展和應(yīng)用，并給日常教學科研及行政管理等工作中帶來極大的便利。作為高校資源建設(shè)的重要部分，檔案的信息化管理也受到越來越多的關(guān)注和支持，從而開展檔案信息化管理也是響應(yīng)學校信息化發(fā)展號召的需求，保障學校信息資源及時有效地記錄、更新及傳播［2］。
2．1檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需求
高等學校是傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機構(gòu)，它的文化沉積與文化理念是高等學校發(fā)展和辦學的重要內(nèi)涵。檔案管理部門是負責收集、記載、保管和研究并提供這些相關(guān)資料、信息的部門，在高等學校文化底蘊與文化積累過程中，具有舉足輕重的.作用。教育體制的不斷深入革新，高校的全面快速發(fā)展使得交往活動與教學科研管理等相關(guān)工作門類眾多、內(nèi)容多彩，相應(yīng)的檔案門類和信息數(shù)據(jù)急劇增長;另外一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，高校發(fā)展也進入信息化時代，電子政務(wù)使辦公自動化程度得到提高及普及，檔案載體類型也由最初單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展成為圖片、聲像、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量大，不穩(wěn)定因素多，因此，需要對載體信息實施信息化管理。
2．2檔案工作人員素質(zhì)提升的需求
隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，科技的迅猛進步，高校教育越來越綜合性與專業(yè)化，齊頭并進，互為推動，使得教育人才更加特色化和精英化。這也就意味著從事檔案管理的工作者知識結(jié)構(gòu)專一、管理模式獨具特色，才能更好的順應(yīng)高校獨具特色的信息化快速發(fā)展的需要。此外，無紙化自動辦公也加快了檔案管理工作現(xiàn)代化進程，電子文件等新載體檔案已取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也就使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新載體檔案管理的需求，也對新時期高校檔案管理人員的知識水平和專業(yè)技能提出新的要求。更具專業(yè)特色和管理技能的檔案管理人員的出現(xiàn)也必然會除舊革新，使得檔案管理進入信息化時代。
2．3檔案信息資源開發(fā)利用的需求
隨著高校信息化的深入發(fā)展，檔案信息資源備受人們的廣泛關(guān)注，學校師生及社會人士對檔案信息的依賴程度也日趨漸長，這就要求更加系統(tǒng)、更加完善和更加精準的檔案信息服務(wù)。檔案信息化本來就是一項全新的工作，是一個極其系統(tǒng)的工程，也是檔案管理模式一次質(zhì)的飛躍。電子檔案以其輕巧便捷、存儲容量大、使用壽命長、易傳播復制等特點已逐步取代了過去的紙質(zhì)檔案。加之，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息化時代的發(fā)展，人們對檔案信息的系統(tǒng)全面、及時有效的更新服務(wù)提出了更高的要求。檔案管理者就要在門類眾多、內(nèi)容多彩、信息量龐大的檔案信息資源中精簡加工、汲取精華，及時有效的提供信息化服務(wù)。
3檔案信息化管理舉措
高校檔案信息化是以國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求為導向，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，信息資源建設(shè)為核心，擴大檔案信息資源開發(fā)和利用為目標，同時以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規(guī)、標準規(guī)范、管理制度等為保障體系的信息化工作。
3．1檔案管理的標準化與規(guī)范化建設(shè)
檔案信息化管理離不開規(guī)范化和標準化的要求，只有規(guī)范管理形式，將管理模式形成制度化標準，才能逐漸向現(xiàn)代化信息管理方向發(fā)展。高校檔案信息內(nèi)容豐富、形式多樣，應(yīng)建立統(tǒng)一科學的檔案管理目錄標準和規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)管理和查詢規(guī)范等方式快捷準確的為查詢者提供檔案資料。甚至可以結(jié)合各大高校的自身情況，建立符合自身發(fā)展的信息資源庫，在符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策下，兼具綜合性、可操作性和向?qū)裕瑓^(qū)分不同情況，科學、有序地制定檔案信息化標準體系和完善的管理和運行制度［3］。
3．2檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)與管理軟件應(yīng)用
全球信息化建設(shè)加快各大高校之間數(shù)據(jù)庫的銜接，使得各大高校之間的信息資源共享更為便捷快通。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息在數(shù)字化和信息化的發(fā)展模式下，已經(jīng)嚴重滯后于高校的發(fā)展需求，各大高校就必須借鑒成功高校的辦學理念和經(jīng)驗，結(jié)合自身發(fā)展特點，建立極具特色的、同時附有專業(yè)性、共享性、規(guī)律性和多樣性的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，以便于各大高校之間的網(wǎng)絡(luò)交流和資源共享。在數(shù)字化檔案建設(shè)與管理中，遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，加大檔案管理軟件的實施力度，努力提高檔案管理技術(shù)與操作應(yīng)用水平，確保為檔案信息交換和資源共享提供便利條件［4］。
3．3檔案管理人員自身素質(zhì)的專業(yè)化建設(shè)
隨著高校教育事業(yè)的現(xiàn)代化和信息化的逐步推進，高校檔案信息化管理工作需要必須注重引進或培養(yǎng)一批專業(yè)知識技能過硬、計算機操作及相關(guān)軟件應(yīng)用嫻熟的復合型人才。同時注重營造學習高新技術(shù)知識的良好環(huán)境，加強檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德培訓，逐步提高現(xiàn)有管理人員的信息意識、專業(yè)知識和管理技能，確保高校檔案信息化工作管理的順利推進。另外，高校加強對檔案信息化管理建設(shè)工作過程中的指導和監(jiān)督工作，同時要求各部門各院系在紙質(zhì)文件歸檔的時候也應(yīng)完成電子文件的歸檔任務(wù)，確保紙質(zhì)文件與電子文檔的齊全完整，從而更好地為高校師生服務(wù)［5］。
作者:王莉娜 蘇穎超 張海峰 單位:榆林學院銅陵學院
參考文獻:
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第六篇：單位人事檔案信息化管理淺談
人事檔案是對個人經(jīng)歷、工作業(yè)績、家庭情況等方面的記載，是較為完整的個人信息的存儲庫，是單位選拔人才、個人晉級晉升等人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。隨著人事制度改革不斷深入，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理已不能滿足新形勢下人事管理的高效化要求。人事檔案的信息化管理，已成為人事檔案管理研究的新課題。
一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題
1.人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足，單位重視度有待提高。目前，對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視，認為人事管理出不了大效益，沒必要投入太多，致使檔案的基礎(chǔ)工作薄弱，人事檔案管理制度形同虛設(shè)，制約了人事檔案功能的最大發(fā)揮。
2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，專業(yè)化信息化程度低。人事檔案管理隊伍中，有的年齡偏大，有的屬照顧性調(diào)入，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，業(yè)務(wù)素質(zhì)較低；老一代管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要認識，不懂信息技術(shù)，而年輕人員雖懂得信息技術(shù)，但對檔案管理的基礎(chǔ)知識、原則和流程等卻懂得不多，復合型人才少，導致人事檔案信息化管理難以開展。
3.管理手段落后，管理方法有待創(chuàng)新。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，很多單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，雖然配備了計算機，也僅局限于打印檔案目錄，不能進行人事信息的查詢和檢索，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機制，跟不上時代發(fā)展對檔案工作管理的要求，致使檔案管理效率不高，檔案利用率低。
4.缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。目前，許多單位在建設(shè)檔案信息化過程中，往往只重視發(fā)展先進通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，卻忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設(shè)。如計算機等設(shè)備型號各異，檔次參差不齊，檔案信息的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一等等，都制約著信息交流的范圍和程度，影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
5.人事檔案信息化管理制度不健全。人事檔案信息化管理上仍照搬套用原有制度，沒有根據(jù)工作的發(fā)展以及信息化的要求，制定完善、符合實際需要的信息化檔案管理制度，致使人事檔案信息化管理工作缺少規(guī)范，容易出現(xiàn)各種紕漏，可能出現(xiàn)信息被竊取、服務(wù)器被h客和病毒攻擊等問題。
二、新形勢下人事檔案信息化管理的意義
1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實行人事檔案信息化管理后，可以依據(jù)信息化技術(shù)對人事檔案進行信息采集、確認、生成、歸檔、利用，以完整的信息化流程實現(xiàn)對人事檔案的實時化和網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實行資源共享，即時查詢，既可避免手工抄寫失誤,又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，更好地收集和編研檔案，提高了工作效率。
2.有利于對人事紙質(zhì)檔案的保護。傳統(tǒng)檔案大多是紙質(zhì)材料，是最原始的證明材料，經(jīng)常查詢，增加磨損，影響保存壽命。實行信息化管理后，檔案信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢，減少與紙質(zhì)檔案的直接接觸，有利于對原始檔案的保護。
3.促進單位用工管理水平的發(fā)展。人事檔案信息化管理，可以將人事信息及時、高效地運用于單位日常運作中，使管理者能實時掌握本單位的人力資源情況，便于更好地優(yōu)化人員配置，促進發(fā)展；還可有效提升人事檔案管理質(zhì)量，可便利為職工辦理各種手續(xù)，如根據(jù)個人人事檔案辦理社會保險和醫(yī)療報銷手續(xù)，在進行工資調(diào)整和計算工齡時提供準確、有效的證明材料等。
三、人事檔案信息化管理對策
1.強化對人事檔案信息化管理重要性的認識。人事檔案管理信息化建設(shè)的成功開展，單位重視是一個必不可少的條件。單位領(lǐng)導和工作人員都要正確認識新形勢下人事檔案信息化管理工作的重要地位和作用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，緊跟時代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，促進單位管理的科學化和現(xiàn)代化。
2.加大對檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的投入，加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。在充分認識人事檔案信息化管理重要意義的基礎(chǔ)上,要加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件和軟件設(shè)施，為人事檔案信息化管理提供硬件、技術(shù)保障，使人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
3.加強信息化培訓，提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。應(yīng)盡快建立起一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復合型人才為重點，高科技專門人才為骨干的人事檔案管理隊伍，以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。在一時難以引進新型人才的形勢下，要加強對現(xiàn)職人員的培訓，分期分批參加有關(guān)信息化管理知識的培訓，開展多種形式的技術(shù)交流，并大膽啟用現(xiàn)有技術(shù)骨干，給他們壓擔子，使他們在實踐中成長，成為既熟悉傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識、又懂信息技術(shù)的雙重知識結(jié)構(gòu)的復合型人才。
4.加強人事檔案信息資源建設(shè)和日常維護。人事檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，如果沒有可提供利用的人事檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容是建立人事電子檔案，在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，對人事檔案資料按照類別，逐頁掃描，全部錄入計算機，實現(xiàn)人事檔案的電子化。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。同時，個人的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料也要通過計算機及時進行更新，實現(xiàn)人員信息日常管理的動態(tài)化和科學化，達到人員信息數(shù)據(jù)新、資料全、準確無誤的工作標準，為單位日常人力資源管理提供高效及時的服務(wù)。
5.建立健全人事檔案信息化管理制度，使人事檔案信息化管理更加科學、規(guī)范、合理。任何一項工作的持續(xù)開展，都離不開制度的保障。人事檔案信息化管理也是如此。由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一方式，易使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時出現(xiàn)困難。因而在信息化建設(shè)的過程中必須結(jié)合單位人事檔案信息化管理的實際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使人事檔案信息化管理工作有章可循、有據(jù)可依，促使檔案管理工作規(guī)范化、制度化，確保人事檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)順暢，更具實效和活力。
6.加強人事檔案的保密和安全工作，確保檔案信息化管理有效運行。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來安全隱患。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。在管理中，要高度重視安全保密工作，牢固樹立安全保密意識，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。要采取有效措施和技術(shù)手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制。在技術(shù)安全管理方面，做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接，積極預(yù)防電腦h客、病毒和計算機的故障對檔案信息安全和保密帶來的威脅。要制定信息錄入、信息維護、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護等系列管理辦法和規(guī)定，確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性，以科學、規(guī)范、嚴密的制度來確保檔案信息化管理安全可靠運行。
作者:陶俊秀 單位:榮成人事考試中心
第七篇：醫(yī)保檔案信息化管理工作研究
摘要：醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)是非常重要和必要的，這里分析了新時期醫(yī)保檔案信息化管理工作有效開展的策略，對于實現(xiàn)醫(yī)保檔案的信息化管理，推動醫(yī)保事業(yè)的健康快速發(fā)展具有積極的作用。
關(guān)鍵詞：醫(yī)保；檔案管理；信息化；建設(shè)
隨著我國醫(yī)保體系和相應(yīng)法律制度和政策的完善發(fā)展，對醫(yī)保檔案管理工作質(zhì)量和效率要求更高了。醫(yī)保檔案能夠完整地記錄相關(guān)參保人員的醫(yī)保信息，能夠清楚地反映出醫(yī)�；鸬闹饕飨�，因此，醫(yī)保檔案管理能夠為醫(yī)保研究和醫(yī)保事業(yè)的發(fā)展提供寶貴的信息資料依據(jù)，加強醫(yī)保檔案管理是很重要的。
一、醫(yī)保檔案管理信息化建設(shè)的必要性
1.推動檔案管理工作的規(guī)范化和高效發(fā)展
在傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理中，都是采用手工管理的方式進行檔案的收集、整理、管理利用的，但目前，這種醫(yī)保檔案管理手段不能滿足現(xiàn)實的需要。現(xiàn)在，我國醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式很難滿足需要，檔案管理的作用受到抑制。在信息化時代，如果加強醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管了的自動化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，工作人員只需要在電腦中進行相關(guān)大數(shù)據(jù)的錄入就可以實現(xiàn)檔案信息資料的共享，可以對檔案信息資料精心有效管理。利用信息化手段，可以根據(jù)需要自動進行檔案庫信息建設(shè)，并統(tǒng)計制作成各類數(shù)據(jù)報表，還可以在檔案信息系統(tǒng)中進行高效的檢索，查詢和閱讀，能夠有效節(jié)約時間，提高檔案管理工作的效率。
2.提升檔案管理水平
醫(yī)保檔案實現(xiàn)信息化管理，管理人員能夠從繁重的信息管理中解放出來，能夠有時間做好檔案的收集和編輯研究工作。在傳統(tǒng)的檔案管理中，手動方式管理，管理人員每天的主要工作是進行目錄的編寫整理，進行檔案信息的整理、保管。管理人員沒有時間和精力搞檔案收集與檔案研究，這樣，不利用醫(yī)保檔案的有效開發(fā)，不利用實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的價值。而實現(xiàn)信息化建設(shè)，檔案管理工作內(nèi)容不斷豐富，研究工作做的更為扎實，這對于提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量，促進征繳擴面工作的發(fā)展，有效地進行基金安全保護，以及完善醫(yī)保制度具有積極的作用，對于凸顯檔案管理的價值具有積極的促進作用。3.有利于更好地服務(wù)群眾，服務(wù)領(lǐng)導決策工作醫(yī)保檔案管理人員通過對業(yè)務(wù)檔案的分類編碼，通過整理，可以為各級領(lǐng)導者進行醫(yī)保政策的制定，為領(lǐng)導決策工作提供重要的數(shù)據(jù)信息知識。檔案管理實現(xiàn)信息化后，相關(guān)領(lǐng)導可以通過計算機手段，在第一時間內(nèi)就能快捷準確地掌握相關(guān)檔案信息，為其制定決策提供依據(jù)。同時，醫(yī)保機構(gòu)通過信息化手段開展檔案管理工作，可以為群眾提供相關(guān)醫(yī)保的歷史資產(chǎn)，能夠為群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足群眾參保的需求。
二、新時期醫(yī)保檔案信息化管理有效實施策略
1.強化檔案管理的組織領(lǐng)導
要有效推進醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化建設(shè)，就必須要強化檔案管理的組織領(lǐng)導工作。要能夠成立專門的領(lǐng)導機構(gòu)，對檔案管理信息化建設(shè)工作進行領(lǐng)導。單位領(lǐng)導要作為檔案管理信息化建設(shè)的主要負責人，能夠負責檔案管理信息化建設(shè)的總體工作規(guī)劃，要設(shè)置專門的副職對檔案管理的信息化建設(shè)工作進行分管，配置專職人員進行檔案的信息化管理。另外，要完善檔案信息化管理的各項規(guī)章制度，對相關(guān)信息根據(jù)制度要求進行及時、準確、完整、齊全的歸檔處理，要通過加強管理方式保證檔案的完整性。要保障檔案管理組織領(lǐng)導工作的有效落實，必須要保證相關(guān)方面的工作經(jīng)費的落實，要加強信息化硬件環(huán)境和軟件環(huán)境的建設(shè)，加強設(shè)備的投入建設(shè)，這樣，才能有效推進檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。
2.強化檔案管理先進的辦公意識
醫(yī)保檔案管理的數(shù)字化信息化建設(shè)是信息時代對檔案管理工作的基本要求，也是檔案管理工作者努力學習的方向。當前，我國醫(yī)保參保人數(shù)非常龐大，而傳統(tǒng)的手動檔案管理方式已經(jīng)嚴重落后于形勢發(fā)展的需要，造成醫(yī)保管理效率不高，醫(yī)保檔案管理的價值很難得到發(fā)揮。在這種形勢下，迫切需要做好醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)工作，要做好這項工作，必須要引入現(xiàn)代化的辦公手段，引入先進的辦公意識。作為醫(yī)保管理人員，要具有先進的辦公管理意識，要積極引入現(xiàn)代化辦公手段提升醫(yī)保檔案管理的重要性。在醫(yī)保檔案管理工作中，要積極引入現(xiàn)代化辦公設(shè)設(shè)備，用電腦手段，網(wǎng)絡(luò)數(shù)段進行檔案的管理。以這種方式替代傳統(tǒng)的手動操作模式。要積極利用其網(wǎng)頁、電子郵件等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行管理，通過網(wǎng)絡(luò)手段開展相關(guān)文件的起草、修改、刪減、打印、登記、統(tǒng)計等工作，能夠在檔案管理的各個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)辦公的自動化，這樣，才能真正的提升醫(yī)保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理
實現(xiàn)醫(yī)保檔案管理的的信息化建設(shè)，必須要嚴格按照相關(guān)標準進行信息化建設(shè)，要實現(xiàn)檔案管理的制度化建設(shè)，完善規(guī)范相關(guān)程序，使醫(yī)保檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。要做好這個工作，首先，需要建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。要在相關(guān)標準和規(guī)范體系的指導下進行檔案信息化管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障檔案的信息化管理能夠有效有序地推進，要保障醫(yī)保檔案資料與相關(guān)數(shù)據(jù)的相互兼容，實現(xiàn)醫(yī)保檔案資料的資源共享，為檔案數(shù)字化信息化的規(guī)范管理提供支持。另外，還需要積極落實對相關(guān)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，利用掃描儀，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，并進行紙質(zhì)檔案的二次保存，通過這個工作，建立高效的醫(yī)保檔案的信息化管理系統(tǒng)。需要注意的是，在進行相關(guān)數(shù)字信息轉(zhuǎn)化過程中，要保障醫(yī)保檔案自己的連續(xù)性和完善性，只有這樣，才能保障對醫(yī)保檔案的有效管理。規(guī)范統(tǒng)一醫(yī)保檔案的數(shù)字化管理還需要完善相關(guān)管理制度，通過制度管理保障醫(yī)保檔案管理信息化的規(guī)范化和科學化發(fā)展。
4.加強醫(yī)保檔案管理隊伍建設(shè)
目前，我國醫(yī)保事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)保工作產(chǎn)生了大量文書，財會和計算機光盤，U盤等特殊載體形式的檔案，這些檔案所承載的信息量非常大，并且這些信息是一個有機的系統(tǒng)，對這些檔案信息進行有效管理，必須要具有較強的專業(yè)素養(yǎng)的人才才能完成。因此，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的、具有專業(yè)水平的醫(yī)保檔案管理隊伍是推進醫(yī)保檔案信息化管理工作發(fā)展的重要保障。醫(yī)保部門要認識到信息化醫(yī)保檔案管理對人才要求標準更高了，要積極加強相關(guān)方面的人才培養(yǎng)，能夠定期組織檔案管理人員進行學習培訓，通過再培訓的方式提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)檔案管理人員也需要具有學習意識和創(chuàng)新意識，要不斷拓展自己的知識面，尤其是要提高自己的信息技術(shù)水平，提升自己的管理技能。這樣，才能滿足檔案管理工作信息化建設(shè)的需要，管理人員才能勝任工作，不被時代所淘汰。總之，在信息化環(huán)境下，醫(yī)保檔案管理工也需要實現(xiàn)管理模式和手段的突破創(chuàng)新，要能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，與時俱進，實現(xiàn)檔案的信息化管理。相關(guān)領(lǐng)導要重視檔案管理的信息化建設(shè)工作，要支持檔案管理的信息化建設(shè)工作，為這項工作提供必要的人力支持和資金支持。要通過推進醫(yī)保檔案管理的信息化建設(shè)，更好地為醫(yī)療保險事業(yè)提供服務(wù)與支持，促進我國醫(yī)保事業(yè)的健康快速發(fā)展。
參考文獻:
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