檔案信息化建設(shè)途徑論文
摘要:在社會進入互聯(lián)網(wǎng)+時代的背景之下,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展要求,如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理模式的話,不僅會影響檔案管理工作的開展,而且也會降低與之相關(guān)工作質(zhì)量,因此,順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展大勢,加強檔案信息化建設(shè),是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。那么,在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下,如何采取有效的措施來加強檔案信息化建設(shè)呢?下面就針對互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)途徑進行探討和研究。
關(guān)鍵詞:互聯(lián)網(wǎng)+;檔案;信息化建設(shè);技術(shù)
信息化是人類社會發(fā)展的第三次浪潮,在這一背景之下,不僅促使社會進入互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展時代,而且對于社會各個行業(yè)而言也發(fā)生了不小的改變,其中信息化對檔案事業(yè)的沖擊非常大,由于檔案作為信息社會眾多信息資源中最為基礎(chǔ)的部分,合理應(yīng)用各項信息技術(shù),加強檔案信息化建設(shè),是當(dāng)下的時代對檔案事業(yè)提出的新要求。在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下,由于受到多個方面因素的影響,在檔案信息化建設(shè)中還存在不少的障礙,為了推動檔案信息化建設(shè),采取合理的措施來掃清這些障礙因素,在此基礎(chǔ)上加大互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè),對于多個方面的發(fā)展是具有積極地促進作用。
一、檔案信息化建設(shè)中存在的問題分析
檔案在多個領(lǐng)域都得到廣泛的應(yīng)用,其中各地人才市場的檔案主要以高校畢業(yè)生的檔案為主,這一領(lǐng)域的檔案管理工作,直接關(guān)系到畢業(yè)生的利益,而隨著我國高校招生規(guī)模的擴大,市場每年會接收越來越多的高校畢業(yè)生,導(dǎo)致人才市場的檔案管理工作壓力極具上漲,因此,十分有必要在其中加強檔案信息化建設(shè),以此來提高檔案管理工作水平。然而,受到多個方面因素的影響,在檔案信息化建設(shè)中還存在不少的問題,為此,在探討措施之前,首先對這些存在的問題予以明確,從而發(fā)揮對癥下藥的效果。
(一)重視程度不夠,工作流于形式
我國幅員遼闊,不同的發(fā)展地區(qū)有不同的發(fā)展特點,以經(jīng)濟為例,東部地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展是遠大于中西部地區(qū),正是因為存在差異性,導(dǎo)致人口流動不斷加劇,在現(xiàn)階段的就業(yè)過程中企業(yè)和人才都面臨著雙向選擇的機會,在這一背景之下給人才市場的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn),與此同時,隨著涌入市場的高校畢業(yè)生不斷增加,與之伴隨的檔案數(shù)量也在不斷上漲,因此,對人才市場的檔案管理質(zhì)量提出了新的要求,為了滿足這一要求,以及克服挑戰(zhàn),結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)+發(fā)展優(yōu)勢來加強檔案信息化建設(shè),至關(guān)重要。但是在人才市場的檔案管理中,對信息化建設(shè)的不夠重視,相對應(yīng)的工作無法得到有效開展,導(dǎo)致信息化檔案管理工作流于形式,檔案資料的效能沒有得到充分的發(fā)揮。
(二)傳統(tǒng)管理方法為主,投入不高
社會步入到互聯(lián)網(wǎng)+時代之后,各項技術(shù)在人們的日常生活、生產(chǎn)中都得到普及,促使計算機信息管理成為社會生產(chǎn)、生活中的重要工具,對于檔案管理工作而言,響應(yīng)時代的發(fā)展趨勢而加強自身內(nèi)部的信息化建設(shè)水平,不僅有利于優(yōu)化檔案管理工作,盡可能地降低人員主觀因素的影響,而且也有利于減少人力財力的輸出,促使檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化、自動化等方向發(fā)展,但是在人才市場的檔案管理工作,基本上還是以傳統(tǒng)的檔案管理方法為主,信息化建設(shè)水平并不高,導(dǎo)致檔案管理工作效率無法得到提高。除此之外,對人才市場檔案管理的投入力度不高,無法充分發(fā)揮其信息化效能。
(三)工作人員能力不足,存在一定安全隱患
在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下,檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題,還表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,檔案管理人員是參與檔案管理工作的直接參與者,由此可見,檔案信息化建設(shè)的高低,在很大程度上是取決于檔案管理人員的工作能力,但是在實際發(fā)展中,檔案管理人員的信息技術(shù)處理能力不能滿足檔案信息化建設(shè)要求,進而影響了檔案信息化的良好建設(shè)。第二,正所謂世界上是不存在十全十美的事物,即使具有再多優(yōu)勢的一件事物,必然會有不完美之處,因此,信息技術(shù)的發(fā)展再給檔案發(fā)揮優(yōu)勢的同時,信息技術(shù)也帶來一定的安全隱患,在實際檔案信息化建設(shè)中,在安全隱患的防治方面,工作還未落實到位,在很大程度上影響著整體的進步與發(fā)展。
二、互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)途徑探討
在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下,加強檔案信息化建設(shè),對于整體的發(fā)展而言是發(fā)揮著重要的作用,那么,應(yīng)該采取哪些方面的措施來加強檔案信息化建設(shè)呢?這一章節(jié)就以此為探討點,提出以下幾個方面的'對策,希望可以為實際活動的開展提供一些參考意見,從而促進整體的進步與發(fā)展。
(一)加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),實施數(shù)字化管理
諺語中曾指出“巧婦難為無米之炊”,在做任何一件事情之前,缺乏完善的工具,即使你能力超強,也難以收獲良好的效果,因此,在互聯(lián)網(wǎng)+背景之下加強檔案信息化建設(shè),首先需要落實檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作,才能為檔案信息化的建設(shè)提供保障作用。檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施包括計算機軟硬件設(shè)備、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、各類輔助設(shè)備等,與此同時,還需要根據(jù)實際的發(fā)展需要而配備相應(yīng)的檔案信息設(shè)備,比如說,根據(jù)檔案信息采集的需要,需要配備計算機、掃描儀、光盤刻錄機、檔案信息管理系統(tǒng)軟件等,以此來促進檔案信息化建設(shè)工作得到順利開展。
(二)重視信息化建設(shè),建立數(shù)據(jù)庫
檔案管理工作是具有重要的作用,而加強檔案信息化建設(shè),更是對于整體發(fā)展發(fā)揮著積極的作用,因此,人才市場的相關(guān)管理者要充分重視互聯(lián)網(wǎng)+背景之下檔案信息化建設(shè),以此來提供決策支持作用。除此之外,檔案管理實施信息化管理模式,最大的好處之一就是提高工作效率,而為了充分發(fā)揮這一好處,需要在充分利用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上建立檔案目錄等多種數(shù)據(jù)庫,以此來為各項工作提供依據(jù),而數(shù)據(jù)庫的建立,一方面,對高校畢業(yè)生檔案的姓名、畢業(yè)年份、畢業(yè)院校及專業(yè)等內(nèi)容進行規(guī)范著陸,在此基礎(chǔ)上建立可以共享的各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫和案卷及檔案數(shù)據(jù)庫,在數(shù)據(jù)庫的作用下讓檔案名稱的檢索變得更加便利化,實現(xiàn)檔案信息資源利用、交流和共享;另一方面,人才市場的檔案基本上都是與高校畢業(yè)生的檔案內(nèi)容為主,以一定的形式真實、客觀地記錄畢業(yè)生在校情況、投入工作后的實際發(fā)展情況等,因此,要以此為中心,加大檔案的編研力度,建立與之相對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫,從而完善檢索。
(三)提高工作人員工作能力,提升整體素質(zhì)
互聯(lián)網(wǎng)+背景之下檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是高科技含量的現(xiàn)代計算機技術(shù)的應(yīng)用,由此可見,這一項工作十分需要具有高素質(zhì)、能力強的工作人員參與其中,在充分發(fā)揮自身能力的基礎(chǔ)上提高檔案信息化建設(shè)水平,而針對這一方面的措施,需要從兩個方面入手,一方面,在對外的人才招聘環(huán)節(jié)中,需要提高人才準(zhǔn)入門檻,從多個方面考慮,比如說接受教育程度、專業(yè)知識儲備、實際操作經(jīng)驗等,爭取所選入的人員適合實際崗位,做好檔案信息化建設(shè)工作,確保檔案信息化建設(shè)工作得到提升,從而促進檔案管理工作得到有效開展;一方面,組織檔案管理工作者參加各類培訓(xùn)活動,在培訓(xùn)活動的作用下,不僅促進檔案管理人員擴大自身的知識面,完善知識結(jié)構(gòu),而且也提高檔案管理能力,以及計算機運用能力,從而促進整體發(fā)展。
(四)加大安全建設(shè)力度,制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系
互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)途徑,還可以從以下幾個方面入手:第一,在檔案信息化建設(shè)過程中,最明顯的變化之一就是從原來的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,電子檔案在存儲、管理等方面是優(yōu)于紙質(zhì)檔案,但是也存在著一定的安全問題,為了提高紙質(zhì)檔案在存儲、管理等方面的安全性,大力加強防火墻訪問、安全防護方面的建設(shè),盡可能的阻斷威脅因素,從而促進檔案信息化建設(shè)得到良好發(fā)展。第二,檔案信息化的前提在于基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,因此,為了推動檔案信息化建設(shè)工作,制定統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系,有利于促進檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化目標(biāo)。
三、結(jié)束語
互聯(lián)網(wǎng)+時代的來臨,為檔案信息化建設(shè)提供了機遇和挑戰(zhàn),為此,要采取合理的措施來加強檔案信息化建設(shè)水平,及時抓住時代給予的機遇,并且克服時代給予的挑戰(zhàn),在共同努力之下推動檔案信息化建設(shè)得到良好開展,從而充分發(fā)揮檔案的價值和作用。
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