人事信息管理系統(tǒng)在人力資源管理中的應(yīng)用論文
摘要：人事信息管理系統(tǒng)是一種典型的管理信息系統(tǒng)，在強(qiáng)調(diào)管理、強(qiáng)調(diào)信息的現(xiàn)代社會(huì)中越來(lái)越普及，已成為企事業(yè)單位人力資源管理的重要工具之一。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和人事工作者均可以通過(guò)該系統(tǒng)更好地完成人事管理工作，因此人事信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)迫切需要發(fā)展。本文通過(guò)分析高校人事信息的特點(diǎn)，闡述高校建設(shè)人事信息管理系統(tǒng)的必要性，并分析其現(xiàn)狀及未來(lái)開(kāi)展工作。
關(guān)鍵詞：高校；人事信息管理系統(tǒng)；信息共享
隨著信息技術(shù)在人類生活中越來(lái)越普及，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校的人事管理已經(jīng)迫在眉睫。高校的人事信息管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事管理規(guī)范化的重要工具，可以加強(qiáng)人事處與相關(guān)院系、部、處的溝通能力，提高管理和工作效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事管理的信息化。通過(guò)人事管理系統(tǒng)建設(shè)，能夠?qū)⑺信c人事管理相關(guān)的數(shù)據(jù)（例如人員基本信息、專業(yè)技術(shù)職務(wù)信息、崗位信息、黨政職務(wù)信息等）統(tǒng)一管理起來(lái)，形成穩(wěn)定準(zhǔn)確、可以共享的信息源，有利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源進(jìn)行合理分配并做出正確決策，人事系統(tǒng)的投入使用將有力促進(jìn)高校教育信息化水平的提升。
一、人事信息管理系統(tǒng)
人事信息管理系統(tǒng)是以人力資源管理為目標(biāo)，以信息化管理為基礎(chǔ)，以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為方法的一種科學(xué)的人力資源管理模式。人事信息管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人事信息的采集、儲(chǔ)運(yùn)、加工和處理分析，準(zhǔn)確地反映出單位的人事聘用狀況、薪資狀況以及人員流動(dòng)狀況等，幫助管理人員做出正確的人力決策以及管理決策。人事信息管理系統(tǒng)主要通過(guò)軟件的形式實(shí)現(xiàn)對(duì)人事情況的分析和管理，將人力資源管理人員從繁瑣的日常人力工作中解脫出來(lái)，提升人力資源管理效率，使人才配置更加合理，從而有效的提升人力資源管理水平。
二、高校人事信息管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性
高校人事信息管理不僅需要有教職工的基本信息，同時(shí)還要對(duì)其編制類型、從事學(xué)科等專業(yè)信息進(jìn)行管理，因此就要求高校人事信息管理系統(tǒng)具備功能性強(qiáng)、信息類別全面、查詢快捷等優(yōu)點(diǎn)，需要建立起能實(shí)現(xiàn)教職工信息查詢統(tǒng)籌化、信息管理網(wǎng)絡(luò)化、用戶管理分層化等多功能于一體的高效人事管理系統(tǒng)。
1.查詢信息快捷方便，提高工作效率在高校人事管理中，工作量和信息查詢頻率要比其他企事業(yè)單位多。人事管理員及時(shí)維護(hù)與更新教職工人事信息，在每年都有的職稱評(píng)審、薪資調(diào)整、高校基礎(chǔ)信息調(diào)查等工作中，使用人事信息管理系統(tǒng)，查詢出符合條件的教職工信息，通過(guò)“導(dǎo)出EXCEL”功能將教職工信息導(dǎo)出，經(jīng)過(guò)整理就能得到需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，大大縮短了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集工作時(shí)間。這樣，以前需要多人多日才能完成的工作，通過(guò)人事管理系統(tǒng)的應(yīng)用，現(xiàn)在僅需要一位職工用一個(gè)工作日即可完成，僅是收集查詢符合教職工信息這一項(xiàng)工作，在以往人事管理工作中需要幾天的時(shí)間才能完成，而使用人事管理系統(tǒng)在很短的時(shí)間就可以完成，且準(zhǔn)確度更高。這充分說(shuō)明通過(guò)人事信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以節(jié)省高校人事管理的人力、物力資源，提高人事管理部門的工作效率和工作。
2.補(bǔ)充紙質(zhì)檔案，優(yōu)化信息存儲(chǔ)方式高校教職工人數(shù)龐大，人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜，信息量大，信息更新頻繁，信息查詢頻率高。在計(jì)算機(jī)不夠發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案管理只能采用人工管理的方式。大量的表格信息需要教職工逐一填寫，管理上不僅需要專門的檔案管理室來(lái)存放紙制檔案，同時(shí)還要配有數(shù)名職工來(lái)負(fù)責(zé)管理工作。檔案室要求具有良好的干燥性和通風(fēng)性，以便于紙制檔案表格的長(zhǎng)期保存，還要定期手動(dòng)裝訂，這都需要學(xué)校投入大量人力、財(cái)力和物力，并不是符合高�，F(xiàn)代化發(fā)展的要求。因此，建立一套以高校人事管理需求為核心的信息管理系統(tǒng)是當(dāng)前高校人事工作的迫切需求。目前我國(guó)已經(jīng)有多種人事管理系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)大多是針對(duì)企業(yè)所設(shè)計(jì)的，在高校中使用這樣的人事管理系統(tǒng)，不能滿足高校人事管理系統(tǒng)的需求。因此，針對(duì)高校人事管理的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)一套程序使用瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的人事信息管理系統(tǒng)非常必要。這套人事系統(tǒng)必須操作簡(jiǎn)單，界面友好，使用方便，不需要投入太多的資金用于日后的維護(hù)與拓展，功能方面可以滿足學(xué)校人事管理日常工作的需要。
三、高校人事信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)
高校人事管理系統(tǒng)用戶包括人事處各科室管理員、學(xué)院人事秘書管理員、教職工三大類用戶。系統(tǒng)建設(shè)初期，人事信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，教職工登錄后可以填寫修改自己的相關(guān)信息，提交后至學(xué)院人事秘書審核，審核結(jié)束后進(jìn)入人事處各科室流轉(zhuǎn)審核流程。教職工信息填寫審核完畢，人事管理信息系統(tǒng)基本建成。使用過(guò)程中，教職工可以登錄系統(tǒng)，查看自己的相關(guān)信息，而人事處管理員登錄后可以進(jìn)行添加、更新、刪除教職工信息等操作。以H大學(xué)的人事管理信息系統(tǒng)為例，系統(tǒng)的`操作流程為：人事科、人才交流中心分配賬號(hào)（事業(yè)單位編制教職工由人事科分配賬號(hào)、人事代理教職工由人才交流中心分配賬號(hào)）——本人登陸填寫信息——各單位人事秘書初審——各科室審核信息（根據(jù)權(quán)限分配）。高校人事系統(tǒng)管理員可以對(duì)教職工的提交信息進(jìn)行查詢、修改、刪除和更新等操作，基本實(shí)現(xiàn)了高校教職工檔案的信息化管理，同時(shí)教職工對(duì)自己的檔案信息查詢也十分方便，如果教職工信息輸入錯(cuò)誤或更新的內(nèi)容，人事部門管理員可以定期維護(hù)或隨時(shí)進(jìn)入人事管理系統(tǒng)進(jìn)行修改，以確保教職工檔案信息的時(shí)效性、正確性。
四、展望
盡管人事信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)對(duì)高校人事管理工作是極大的改革，在實(shí)際運(yùn)行中，仍存在教職工配合度不夠的問(wèn)題，信息填寫粗糙、不能及時(shí)提交等。造成這一現(xiàn)在的主要原因是對(duì)系統(tǒng)的宣傳力度不夠，普通教職工不能切身體會(huì)使用人事信息管理系統(tǒng)的便捷，這些都是一項(xiàng)新事物出現(xiàn)不可避免的問(wèn)題。在今后工作中，將人事信息管理系統(tǒng)的使用變得常態(tài)化，就能自上而下的重視人事信息管理系統(tǒng)的建設(shè)管理，有利于系統(tǒng)建設(shè)更加完備。此外，人事信息管理系統(tǒng)尚不是十分成熟，系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)框架還有待進(jìn)一步優(yōu)化，信息字段需要進(jìn)一步補(bǔ)充，需要更強(qiáng)的可操作性性來(lái)應(yīng)對(duì)人力資源配置政策的發(fā)展要求，應(yīng)重點(diǎn)做好以下工作。
1.加強(qiáng)基礎(chǔ)信息收集工作，人事部門管理員應(yīng)不斷完善、更新人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，將需要的人事基礎(chǔ)信息整理為人事系統(tǒng)字段，制定更新計(jì)劃以便及時(shí)進(jìn)行更新，保持系統(tǒng)的正確性，滿足日常人事管理工作基本需要的同時(shí)，能夠提高人事工作者的整體素質(zhì)和軟件操作技術(shù)水平，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用。
2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，及時(shí)補(bǔ)充人員配備和計(jì)算機(jī)軟、硬件配置，以期未來(lái)可實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門、各個(gè)科室之間的資源共享，根據(jù)工作職能共享相應(yīng)的人事信息并通過(guò)該系統(tǒng)布置、完成各類報(bào)表工作等。同時(shí)，在建立健全學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合整體性人才資源開(kāi)發(fā)工作的需要，完善或開(kāi)發(fā)各類報(bào)表系統(tǒng)、新進(jìn)人員管理系統(tǒng)、人才計(jì)劃與人才獎(jiǎng)項(xiàng)管理系統(tǒng)等，推動(dòng)日常人事管理工作有條不紊的開(kāi)展，最終實(shí)現(xiàn)全校辦公自動(dòng)化。
3.加強(qiáng)人事信息管理系統(tǒng)安全及保密建設(shè)。人事信息管理系統(tǒng)是相對(duì)開(kāi)放的系統(tǒng)，需要保密內(nèi)容比較多，如學(xué)校機(jī)構(gòu)編制等重要信息需要一定范圍內(nèi)保密，教職工個(gè)人的身份證號(hào)、家庭成員、聯(lián)系方式等各類信息屬個(gè)人隱私，一旦大量泄漏，會(huì)造成諸多不良影響。這就要求系統(tǒng)地開(kāi)展安全建設(shè)和整改后，初步建立起學(xué)校的教育網(wǎng)絡(luò)與信息安全保障體系，提高信息安全防護(hù)能力。
參考文獻(xiàn)：
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