加強(qiáng)高校人事工作信息化管理的思考教育論文
【摘要】
高校人事工作信息化程度是人事工作管理上水平上層次的一個(gè)重要標(biāo)志,隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展,現(xiàn)代化的管理模式尤為重要。本文指出了高校在加強(qiáng)人事工作信息化管理方面存在的諸多問題,并提出了相應(yīng)的措施及建議。
【關(guān)鍵詞】
人事工作 信息化管理 思考
1 引言
近年來高校人事工作信息化管理有力地推動(dòng)了學(xué)校管理水平的提高,更好地服務(wù)了高校的教學(xué)和科學(xué)創(chuàng)新與變革,提高了人事工作的效率。但高校人事工作在信息化建設(shè)仍存在著很多問題,尤其是國家人事制度改革快速發(fā)展的今天,人事工作信息化管理的滯后阻礙了人事工作的跨越式發(fā)展。
2 高校人事工作信息化管理的意義
當(dāng)今時(shí)代是信息高速發(fā)展的時(shí)代,信息的作用在社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域越來越重要。在高校人事管理工作中,傳統(tǒng)的管理模式已不能跟上時(shí)代的步伐,尤其是近年來國家人事制度改革進(jìn)入快車道以來,這對(duì)高校人事工作加快信息化管理提出了更新、更高的要求,科學(xué)發(fā)展觀強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)工作都要“以人為本”,做到“全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展”,做好人事工作信息化管理,讓計(jì)算機(jī)更多地代替人的活動(dòng),減少人力的浪費(fèi),同時(shí)也做到信息的全面、準(zhǔn)確和創(chuàng)新性。因此人事工作信息化管理在高校管理中的作用更為凸顯。
加強(qiáng)高校人事工作信息化管理,不僅可以減少資源浪費(fèi),節(jié)約成本,更能提高工作效率,緊跟時(shí)代步伐,為高校的快速發(fā)展提供保障。在傳統(tǒng)的人事管理模式中,大量的人事信息通過人工操作,在批量處理信息時(shí),冗長(zhǎng)的數(shù)據(jù)不僅加大人力投入,而且浪費(fèi)物力,更會(huì)因人為因素造成錯(cuò)誤。通過信息化的手段,可以把數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、分類處理、校對(duì)快捷,準(zhǔn)確性高,更能適應(yīng)時(shí)代的需要,彰顯社會(huì)的進(jìn)步。
3 當(dāng)前人事工作信息化管理中存在的問題
3.1 人事管理工作信息化程度不夠
目前,各高校雖然已普遍使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事管理,依靠網(wǎng)絡(luò)化、辦公自動(dòng)化等信息技術(shù)手段取得了很大的進(jìn)步,較好地服務(wù)了高校教學(xué)、科研和管理工作。但是,由于人事管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程,隨著高校的大發(fā)展,對(duì)數(shù)字和信息的精確度要求的不斷提高,僅依靠簡(jiǎn)單的幾個(gè)數(shù)據(jù)庫是不能解決問題的。比較突出的是一些高校部分信息庫仍停留在設(shè)計(jì)的初級(jí)階段,維護(hù)不及時(shí),又無法升級(jí)緊跟發(fā)展,同時(shí)也不能共享資源,用戶權(quán)限受到影響,嚴(yán)重阻礙了工作的進(jìn)展。在新設(shè)計(jì)的軟件上又無法保證數(shù)據(jù)的安全保密性,也影響對(duì)人事工作信息化管理的擔(dān)心。有些高校人事管理部門雖然使用了計(jì)算機(jī),仍然停留在輸入、打印的基礎(chǔ)上,數(shù)據(jù)庫是最基礎(chǔ)的辦公軟件OFFICE,各科室之間數(shù)據(jù)對(duì)接不及時(shí),更新滯后。
3.2 人事工作信息化管理不統(tǒng)一
高校人事部門是起著重要的承上啟下的作用,既為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的信息以便決策,也擔(dān)負(fù)著本單位內(nèi)部人員基本信息的收集、整理、傳遞和維護(hù)。由于信息化的發(fā)展,高校對(duì)口的主管部門也根據(jù)各自的需要,開發(fā)出了適合自己本部門特色的專用性信息庫,極大地方便了本單位工作。但高校人事部門對(duì)口上級(jí)主管部門有多個(gè),因此信息庫也分門別類,種類很多,他們之間數(shù)據(jù)也不能共享,不能相互導(dǎo)入導(dǎo)出,數(shù)據(jù)錄入方法單一,不但增加了高校人事部門工作的難處,也造成主管部門數(shù)據(jù)不一致、不準(zhǔn)確。
根據(jù)統(tǒng)計(jì),河南省高校人事部門現(xiàn)在所面對(duì)的信息化軟件大致分為三類:第一是上級(jí)各主管部門下發(fā),且必須使用的軟件。比如,在職人員工資晉升審核系統(tǒng)、離退休費(fèi)管理系統(tǒng)、人員與工資管理系統(tǒng)、人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)編制管理信息系統(tǒng)、職稱工作信息系統(tǒng)、年度考核管理審核系統(tǒng)、教師資格認(rèn)定管理信息系統(tǒng)、普通話考試管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)。由于高校人事部門對(duì)口上級(jí)教育、財(cái)務(wù)、人事、科技、教務(wù)等多個(gè)主管部門,每個(gè)部門又因工作需要分為不同的科室,每個(gè)科室都有相應(yīng)的管理軟件,門類很多,五花八門,高校人事部門一對(duì)多服務(wù),尤其是人事信息的統(tǒng)計(jì)工作,各科室所需要的基本信息都相同;第二是本單位內(nèi)各部門使用,且需要人事部門提供數(shù)據(jù),如工資發(fā)放系統(tǒng)、財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)表系統(tǒng)、科研工作管理系統(tǒng)、教務(wù)工作管理系統(tǒng)等;第三是人事部門內(nèi)部管理系統(tǒng),各科室之間數(shù)據(jù)不能相互融合,大部分高校仍沒有建立一個(gè)完善的系統(tǒng),比如各高校仍在繼續(xù)實(shí)行崗位津貼的發(fā)放就沒有可以使用的數(shù)據(jù)庫,這個(gè)發(fā)放辦法匯集了教職工教學(xué)、科研及管理等方方面面業(yè)績(jī)量的計(jì)算,再進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)分析后計(jì)作薪酬發(fā)放等。作為教職工最基本最原始的信息(單位、姓名、性別、出生年月、參加工作時(shí)間、學(xué)歷、職稱等),上述軟件都需要錄入,雖然數(shù)據(jù)庫的建立是一勞永逸的,但這些軟件之間是不能相互通用的,在重新錄入和更新的過程中,需要每個(gè)數(shù)據(jù)庫都操作一次進(jìn)行維護(hù),增加了人事部門工作人員的重復(fù)勞動(dòng),并且會(huì)加大出錯(cuò)的'幾率。
3.3 信息反饋不及時(shí)、不到位
實(shí)施人事工作信息化管理的一個(gè)關(guān)鍵是,信息透明、反饋及時(shí)。在目前信息化管理制度還不健全的情況下,教職工看不到本人真正的電子信息,無法查詢和核對(duì)相關(guān)部門錄入的個(gè)人基本情況,信息缺失或不完整,以至于影響到教職工的評(píng)聘、獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)晉升、考核等,有些教職工因?yàn)樯矸葑C號(hào)、出生年月等基本信息往往來回奔波數(shù)個(gè)部門進(jìn)行修改,帶來不必要的麻煩。
3.4 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、認(rèn)識(shí)有偏差
由于目前信息化管理還不成熟,個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足,對(duì)人事管理信息化建設(shè)的目的不清楚、目標(biāo)不明確,就事論事,沒有真正從戰(zhàn)略的高度認(rèn)識(shí)人事工作信息化管理的重要性和緊迫性,孰不知在競(jìng)爭(zhēng)激烈的高校人才戰(zhàn)場(chǎng)上,信息的競(jìng)爭(zhēng)也亦成為重要的武器。對(duì)人事管理信息化工作的重視程度不夠,造成人事工作信息化管理成為一句空話。如果人事信息化管理發(fā)展的腳步停止,人事工作必然會(huì)受到影響。而且有些高校人事工作的老領(lǐng)導(dǎo),對(duì)信息化的使用不如年輕人,因此從內(nèi)心上排斥先進(jìn)的東西,他們認(rèn)為只有寫出來的東西才最可靠,有案可稽。
3.5 人事工作信息化管理人員計(jì)算機(jī)水平不高
大部分高校人事工作人員,都是從不同專業(yè)的教師轉(zhuǎn)型到人事部門工作的,真正從事管理者較少,而且不是從事計(jì)算機(jī)專業(yè)的,還有一些工作經(jīng)驗(yàn)十分豐富的老同志,即使會(huì)使用計(jì)算機(jī),大都是一般的辦公軟件,針對(duì)自動(dòng)化程度較高、管理較為復(fù)雜的軟件,應(yīng)用起來困難較大。而且高校人事部門每個(gè)人員都有具體的本職工作,缺少一名專門負(fù)責(zé)維護(hù)信息庫的人員。
4 加強(qiáng)人事工作信息化管理的對(duì)策
4.1 構(gòu)建高效的網(wǎng)絡(luò)體系
實(shí)現(xiàn)人事工作信息化,就是要采用先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立起有效、快捷的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系,形成面向各個(gè)高校和面向高校內(nèi)部的開放的服務(wù)平臺(tái),從而實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享。把人事信息化管理與辦公自動(dòng)化建設(shè)結(jié)合起來,應(yīng)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù),構(gòu)建一個(gè)迅速高效、節(jié)約方便、安全可靠、容量大的數(shù)字化人事信息庫。
4.2 建立統(tǒng)一規(guī)范的信息平臺(tái)
實(shí)現(xiàn)高校人事工作信息化管理的基礎(chǔ)是在全省的教育系自上而下的建立起一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的信息平臺(tái),這個(gè)平臺(tái)應(yīng)具有以下功能。①把目前人事和教育所用的軟件功能都整合到這個(gè)平臺(tái)中,各部門所需的報(bào)表能夠根據(jù)需求有選擇的自動(dòng)生成。②設(shè)置多重管理權(quán)限,使各級(jí)層、各部門、各位職工在自己的權(quán)限內(nèi)能夠根據(jù)需要完善信息,做到安全高效。③建立反饋機(jī)制,做到各個(gè)使用單位和個(gè)人對(duì)信息平臺(tái)的建議能夠即時(shí)反饋,并及時(shí)完善。另一方面,權(quán)限下級(jí)在查詢到信息有誤的時(shí)候,如果沒有權(quán)限更改,能夠及時(shí)反饋到權(quán)限上級(jí)。
4.3 領(lǐng)導(dǎo)重視,做好宏觀管理,成立專門的管理機(jī)構(gòu)
�、俑咝Ｈ耸虏块T要高度重視信息化管理在日常工作的意義、地位和作用,人事信息管理工作不僅僅是單純的人事信息及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)匯總,而是對(duì)數(shù)據(jù)的分析處理,并為學(xué)校制定發(fā)展規(guī)劃和有關(guān)政策提供科學(xué)、準(zhǔn)確可靠的依據(jù)和背景材料。這關(guān)系到學(xué)校教學(xué)科研等戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃,人事工作信息化程度也是人事工作上水平、上層次的標(biāo)志。②省級(jí)人事部門應(yīng)針對(duì)高校的特點(diǎn),建立專門的管理團(tuán)隊(duì)維護(hù)信息平臺(tái),使其遇到問題及時(shí)解決,在運(yùn)行中不斷的改進(jìn)完善。③高校各部門應(yīng)設(shè)置專門的維護(hù)人員及時(shí)上報(bào)和更新信息,維持信息庫的權(quán)威性。④上級(jí)部門要對(duì)下級(jí)上報(bào)的信息進(jìn)行核對(duì)查實(shí),做到信息的真實(shí)可靠。
4.4 加強(qiáng)培訓(xùn),造就一支專業(yè)管理人才隊(duì)伍
加強(qiáng)對(duì)高校人事工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),塑造一支高素質(zhì)的人事管理人才隊(duì)伍。要做好高校人事工作的“全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展”,優(yōu)秀的管理人員是關(guān)鍵,這不僅需要人事工作人員要具備較強(qiáng)人事工作管理專業(yè)知識(shí),要有不斷更新觀念、求真務(wù)實(shí)、開拓創(chuàng)新的精神,而且也應(yīng)該熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件,同時(shí)要求本人思想政治素質(zhì)過硬,既要做到工作的謙虛謹(jǐn)慎,也要保障人事工作的安全保密性。這就需要通過各種方式加強(qiáng)對(duì)人事工作人員的培訓(xùn),尤其是加強(qiáng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的教育,提高他們的自動(dòng)化處理信息的能力,培訓(xùn)一支既懂專業(yè)知識(shí)又懂現(xiàn)化信息技術(shù)的復(fù)合型人才。
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