會議記錄寫作要求、技巧及注意事項

會議記錄寫作要求、技巧及注意事項

　　會議記錄是對會議過程進行詳盡和準(zhǔn)確記錄的文件，以便將來回顧、分享和參考。以下是小編整理的會議記錄寫作要求、技巧及注意事項的方法介紹，希望能夠幫助到大家。

　　寫作要求

　　一、準(zhǔn)確寫明會議名稱(要寫全稱)，開會時間、地點，會議性質(zhì)。

　　二、詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總?cè)藬?shù)，以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。

　　三、忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。

　　記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點，即把發(fā)言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結(jié)論，對別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部內(nèi)容。有錄音機的，可先錄音，會后再整理出全文;沒有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄;沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔(dān)任記錄，以便會后互相校對補充。

　　四、記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。

　　會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會議記錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。

　　注意事項

　　1、真實、準(zhǔn)確： 要如實地記錄別人的發(fā)言，不論是詳細(xì)記錄，還是概要記錄，都必須忠實原意，不得添加記錄者的觀點、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入。真實準(zhǔn)確的要求具體包括：不添加，不遺漏，依實而記;清楚，首先是書寫要清楚，其次，記錄要有條理。突出重點。

　　2、要點不漏：

　　記錄的詳細(xì)與簡略，要根據(jù)情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)。一般情況的說明，可抓住要點，略記大概意思。

　　3、始終如一：

　　始終如一是記錄者應(yīng)有的態(tài)度。這是指記錄人從會議開始到會議結(jié)束都要認(rèn)真負(fù)責(zé)地記到底。

　　4、注意格式：

　　格式并不復(fù)雜，一般有會議名稱。會議基本情況，基本情況包括：時間、地點、出席人數(shù)、主持人、缺席人、記錄人。會議內(nèi)容，這是會議記錄的主要部分，包括發(fā)言、報告、傳達(dá)人、建議、決議等。

　　凡是發(fā)言都要把發(fā)言人的名字寫在前。一定要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后。記錄發(fā)言時要掌握發(fā)言的質(zhì)量，重點要詳細(xì)，重復(fù)的可略記，但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點要記具體詳細(xì)。

　　寫作技巧

　　一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。

　　一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。

　　二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨立成篇。

　　三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。

　　四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

　　會議記錄的重要性

　　會議記錄是記載和傳達(dá)會議情況和議定事項的原始法定公文，對于會議內(nèi)容的梳理、決策的執(zhí)行以及后續(xù)工作的推進都起著至關(guān)重要的作用。對于新手來說，掌握會議記錄的制作方法和注意事項，不僅有助于提高工作效率，還能逐漸培養(yǎng)出嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作態(tài)度。

　　制作會議記錄的詳細(xì)步驟

　　1.準(zhǔn)備階段

　　在會議開始之前，記錄員需要做好充分的準(zhǔn)備工作。首先，要了解會議的基本信息，包括會議的主題、目的、時間、地點以及參會人員等。這些信息是會議記錄的基礎(chǔ)，必須準(zhǔn)確無誤地記錄在案。其次，要準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本、筆、錄音設(shè)備等。如果使用錄音設(shè)備，需要事先征得會議主持人的同意，并確保設(shè)備能夠正常工作。

　　此外，在準(zhǔn)備階段，記錄員還需要對會議可能涉及的專業(yè)術(shù)語、人名、地名等進行提前了解，以免在記錄過程中出現(xiàn)誤解或遺漏。

　　2.記錄階段

　　在會議進行過程中，記錄員需要全神貫注，準(zhǔn)確捕捉每一個重要信息。首先，要記錄會議的開始時間、地點和出席人員。這些信息對于后續(xù)的會議記錄整理和確認(rèn)非常重要。其次，要記錄會議的主題和主要議程，以便讀者能夠快速了解會議的核心內(nèi)容。

　　在記錄每個人的發(fā)言時，需要注意準(zhǔn)確記錄發(fā)言要點，包括提議、建議、決定等。同時，還要特別關(guān)注會議中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、事實和重要觀點，這些數(shù)據(jù)和信息可能對于后續(xù)的工作推進和決策制定具有關(guān)鍵作用。

　　如果會議中有爭議或不同意見，也需要詳細(xì)記錄，以便后續(xù)跟進和協(xié)調(diào)。在記錄過程中，要保持客觀公正的態(tài)度，不要插入個人主觀意見或情感色彩。

　　3.整理階段

　　會議結(jié)束后，記錄員需要盡快整理會議記錄，以確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。首先，要對記錄進行核對，查看是否有遺漏或錯誤的地方。其次，要對記錄進行編輯和排版，使其更加清晰、條理分明，方便讀者閱讀和理解。

　　如果會議過程中有錄音，可以結(jié)合錄音進行核對和完善，確保沒有遺漏任何重要信息。在整理過程中，還需要注意保護機密和敏感信息，避免信息泄露。

　　4.分發(fā)和歸檔階段

　　整理完會議記錄后，記錄員需要將會議記錄分發(fā)給與會人員以供確認(rèn)和參考。在分發(fā)之前，最好先請會議主持人或關(guān)鍵與會者審閱并簽名確認(rèn)，以確保記錄的準(zhǔn)確性。同時，還需要將會議記錄歸檔保存，以備將來查閱和使用。

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