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會議記錄的基本要求及注意事項
會議記錄是指在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會議記錄，下面是小編為大家整理收集的會議記錄的基本要求及注意事項，歡迎大家閱讀與收藏。
會議記錄的基本要求及注意事項
會議記錄是指在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會議記錄�！坝洝庇性斢浥c略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會議記錄則要靠“錄”�！颁洝庇泄P錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會議情境的保證。
基本要求
一、準(zhǔn)確寫明會議名稱(要寫全稱)，開會時間、地點，會議性質(zhì)。
二、詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總?cè)藬?shù)，以及出席會
議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。
三、忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。
記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點，即把發(fā)言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結(jié)論，對別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部內(nèi)容。有錄音機(jī)的，可先錄音，會后再整理出全文;沒有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄;沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔(dān)任記錄，以便會后互相校對補(bǔ)充。
四、記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。
會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會議記錄一般不宜公開發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。
記錄重點
會議記錄應(yīng)該突出的重點有：
(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動;
(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;
(3)權(quán)威人士或代表人物的言論;
(4)會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;
(5)會議已議決的或議而未決的事項;
(6)對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。
注意事項
1、真實、準(zhǔn)確：
要如實地記錄別人的發(fā)言，不論是詳細(xì)記錄，還是概要記錄，都必須忠實原意，不得添加記錄者的觀點、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入。真實準(zhǔn)確的要求具體包括：不添加，不遺漏，依實而記;清楚，首先是書寫要清楚，其次，記錄要有條理突出重點。
2、要點不漏：
記錄的詳細(xì)與簡略，要根據(jù)情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)。一般情況的說明，可抓住要點，略記大概意思。
3、始終如一：
始終如一是記錄者應(yīng)有的態(tài)度。這是指記錄人從會議開始到會議結(jié)束都要認(rèn)真負(fù)責(zé)地記到底。
4、注意格式：
格式并不復(fù)雜，一般有會議名稱。會議基本情況，基本情況包括：時間、地點、出席人數(shù)、主持人、缺席人、記錄人。會議內(nèi)容，這是會議記錄的主要部分，包括發(fā)言、報告、傳達(dá)人、建議、決議等。
凡是發(fā)言都要把發(fā)言人的名字寫在前。一定要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后。記錄發(fā)言時要掌握發(fā)言的質(zhì)量，重點要詳細(xì)，重復(fù)的可略記，但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點要記具體詳細(xì)。
寫作技巧
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。
對會議記錄者有哪些基本要求
許多傳統(tǒng)的觀點認(rèn)為會議記錄者是會議中最“簡單”的角色，其實這種觀點已然落后了許多。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。因為，一名好的會議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間；一名稱職的會議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。
一、對會議記錄者的基本要求
�。ㄒ唬┓磻�(yīng)快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。
�。ǘ⿲懽挚臁Ｗ鰰h記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。
�。ㄈ┲R面廣。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。
（四）記憶力特別強(qiáng)。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復(fù)雜又冗長的問題時，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。
二、對會議記錄的10大建議
重要的會議應(yīng)錄音下來，從而使整理會議記錄時有依據(jù)。
除非有必要，定期召開的會議通常不用錄音。因花費時間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。
大多數(shù)會議都能指定一個會議記錄者。主席最好不要兼任此項工作。此外，會議記錄者最好由與會者輪流擔(dān)任。
會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。
會議記錄者的責(zé)任還包括：
要及時指出令人困惑的發(fā)言，請該發(fā)言人解釋清楚。
適時做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。
向與會者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。
會議記錄內(nèi)容包含：
討論過程中所達(dá)成的各種共識（要不厭其煩地向與會者確認(rèn)每個結(jié)論都無誤）
有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對意見如何
分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。
會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁的長度。
會議記錄應(yīng)有組織地整理如下：
標(biāo)題，會議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處。
使用列點或簡短的一段文字，名數(shù)與會者重點
工作分派情形及完成日期記錄無誤。
通過此決議的評估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。
會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄者錯誤的部分。
將此份會議記錄發(fā)送給與會者。
會議記錄與會議紀(jì)要的區(qū)別
會議記錄是討論發(fā)言的實錄，考驗的是認(rèn)真聽和快速記的能力;
而會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過歸納整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于公司的具有指導(dǎo)性的文件，會議紀(jì)要考驗的是邏輯思維和抓重點的能力。
可以說職場上80%的人寫的會議紀(jì)要都只是個會議記錄。洋洋灑灑記錄了一大堆，但是，沒有核心沒有重點，也無法給下一步的執(zhí)行提供任何參考依據(jù)。
寫一個會議記錄容易，能聽懂人話能快速寫字就行。但是如果你一直寫的只是會議記錄而非紀(jì)要，那么你是很難獲得領(lǐng)導(dǎo)賞識的。
高質(zhì)量會議記錄的五個部分：
會議議題。出現(xiàn)了什么問題;
信息分享。問題的現(xiàn)狀和資源情況;
方案討論。問題的解決提按以及意見;
形成決議。做出方案決策;
執(zhí)行分工。確認(rèn)分工和執(zhí)行負(fù)責(zé)人。
高質(zhì)量會議記錄的四個原則：
匹配原則。會議記錄是會議管理中的一部分，會議記錄要與會議目的、會議流程相匹配。
目的原則。明確為什么要做會議記錄，是用來復(fù)盤回顧，分析責(zé)任，還是用來確認(rèn)目標(biāo)，計劃分工。
負(fù)責(zé)原則�；谀繕�(biāo)，應(yīng)由哪個崗位的誰承擔(dān)記錄的工作，并為依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)為會議記錄的質(zhì)量負(fù)責(zé)。
一致原則。參會人員對于會議目標(biāo)、會議流程、會議記錄的目的和意義，以及參會人的責(zé)任達(dá)成一致，取得共識。
開會是管理者最重要的管理工具之一，而會議記錄就是主持會議管理者的考試答卷。
記錄者本身受限于職位，到是不用背負(fù)太多的責(zé)任和壓力。
管理崇尚務(wù)實和進(jìn)取，管理者永遠(yuǎn)是依據(jù)具體情境在管理風(fēng)險和管理成本之間進(jìn)行平衡取舍，不審勢即寬嚴(yán)皆誤。
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