怎樣對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的策劃
良好的會(huì)議策劃是會(huì)議成功的第一步，一個(gè)能夠令與會(huì)者帶著滿意離開(kāi)的會(huì)議，必定是一個(gè)策劃周密的會(huì)議。會(huì)議策劃過(guò)程中年有三個(gè)要素，即會(huì)議目標(biāo)、與會(huì)者和會(huì)議方案。
1.會(huì)議目標(biāo)
任何一個(gè)會(huì)議都必須是為了達(dá)到某個(gè)目標(biāo)，會(huì)議的目標(biāo)決定了會(huì)議策劃的很多環(huán)節(jié)，只有確定了會(huì)議的目標(biāo)，才可以確定哪些人參加會(huì)議，相應(yīng)地才可以確定會(huì)議的地點(diǎn)、會(huì)議的議程和和會(huì)議預(yù)算。譬如一個(gè)跨國(guó)公司亞太總部的年度計(jì)劃會(huì)議，其目標(biāo)是要通過(guò)會(huì)議確定未來(lái)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和營(yíng)銷計(jì)劃，很顯然，這樣的會(huì)議要求一個(gè)高級(jí)別的會(huì)議場(chǎng)地，擁有先進(jìn)的會(huì)議設(shè)施，而且有安全、保密等方面的高要求，這樣的會(huì)議顯然與一個(gè)政府部門(mén)組織的行業(yè)會(huì)議不一樣。因此，只有確定了明確的會(huì)議目標(biāo)和為達(dá)到目標(biāo)所安排的會(huì)議內(nèi)容，才可以確定會(huì)議的其它要素。
當(dāng)然，您的會(huì)議目標(biāo)還與許多因素有關(guān)，也許由于一些與會(huì)議有關(guān)的客觀因素的限制，你的會(huì)議目標(biāo)并不一定能全部達(dá)到，這樣就需要對(duì)您的計(jì)劃做一些調(diào)整。在這個(gè)過(guò)程中我們的會(huì)議顧問(wèn)將和您一起探討您的會(huì)議目標(biāo)，并從中抓住重點(diǎn)，在會(huì)議資源方面進(jìn)行整合，確保您的關(guān)鍵目標(biāo)能夠?qū)崿F(xiàn)。
2.與會(huì)者
一旦明確了會(huì)議目標(biāo)，就可以確定哪些人需要參加會(huì)議。除了與會(huì)議目標(biāo)、會(huì)議內(nèi)容直接相關(guān)的與會(huì)者以外，另兩類人是經(jīng)常需要考慮的，一是是否需要邀請(qǐng)不同類型的貴賓，比如政府官員、行業(yè)主管、或者是專家學(xué)者等，這些人員的.參加可以提升會(huì)議的層次。二是是否允許(或邀請(qǐng))與會(huì)者攜帶家屬。如果是參加人數(shù)較少的中、高層會(huì)議，可以考慮邀請(qǐng)家屬參加，以增進(jìn)中、高層員工之間的感情。另外，如果是獎(jiǎng)勵(lì)旅游，也可以邀請(qǐng)家屬參加，以激勵(lì)這些獲得獎(jiǎng)勵(lì)的員工更好地工作。
3.會(huì)議方案
會(huì)議策劃的結(jié)果，是一套完善的會(huì)議方案，包括會(huì)議概要(會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員等)、會(huì)議日程及相關(guān)實(shí)務(wù)、會(huì)議預(yù)算三個(gè)部分。
在會(huì)議概要部分，確定會(huì)議主題至關(guān)重要，會(huì)議主題應(yīng)該與會(huì)議目標(biāo)一致，同時(shí)具有號(hào)召力，能夠引起注意力和共鳴，比如區(qū)域合作會(huì)議可以“展望未來(lái)”作為主題，公司年會(huì)可以“營(yíng)銷整合提升績(jī)效”為主題。為讓主題更加生動(dòng)形象及深入人心，可以通過(guò)圖形標(biāo)志來(lái)表達(dá)主題，表現(xiàn)“展望未來(lái)”的標(biāo)志可以是未來(lái)風(fēng)格的設(shè)計(jì)，“營(yíng)銷整合”的主題可以用“涓涓細(xì)流，匯成奔騰的河流”之類的圖形表示。當(dāng)然，也可以用會(huì)議主題的字母縮寫(xiě)作為會(huì)議標(biāo)志。
會(huì)議日程是會(huì)議方案的主體部分，這里要考慮的是與會(huì)者的到達(dá)和離開(kāi)時(shí)間、每一個(gè)時(shí)段的活動(dòng)安排、會(huì)議內(nèi)容等，除正式會(huì)議議程外，包括進(jìn)餐、娛樂(lè)和中間休息等，都需要盡可能詳盡準(zhǔn)確的考慮和時(shí)間安排。此外，令人激動(dòng)人心的開(kāi)幕式和閉幕式是需要重點(diǎn)考慮的環(huán)節(jié)。會(huì)議日程經(jīng)常是一份由時(shí)間和事件組成的表格，但是很多會(huì)議重要事項(xiàng)，不能在日程表中詳細(xì)列舉，因此對(duì)于會(huì)議策劃人員來(lái)說(shuō)，一份詳盡的、包含了會(huì)議從策劃、實(shí)施到評(píng)估反饋每一個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)事務(wù)列表是必須的，這實(shí)際上是會(huì)議組織的一份藍(lán)圖，如果能夠按圖索驥，會(huì)議自然能夠組織得井井有條，達(dá)到預(yù)定的會(huì)議目標(biāo)。
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