采購人員怎樣有效進行采購談判

采購人員怎樣有效進行采購談判

　　1.是吸取以往的教訓(xùn)，對剛完成的談判進行小結(jié)，哪里成功，哪里不對，哪里要改，對方如何，這對以后都有幫助。

　　2.小組會議，它可用以解決談判小組內(nèi)的分歧，對戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)修訂。如是一人的談判，你可安排讓人叫你接聽電話，或告訴對方時間有限，晚點再答復(fù)。

　　這里要指出的是與對方以往的接觸以及將來的合作前景都是重要的考慮因素。另外，如果沒有充分地準(zhǔn)備，即使口齒伶俐、能說會道也只能收效甚微。下面列出談判準(zhǔn)備的八個步驟。

　　1.分析對方的方案。評估價格、運送、規(guī)格、付款和任何與你的要求有出入的地方。記住對方的方案往往是對他們有利的。

　　2.確立自己的目標(biāo)。具體定下你的價格、質(zhì)量、服務(wù)、運送、規(guī)格、支付等要求并寫在紙上，而不是跟對方說“你盡量……”。

　　3.定下方案。對每個問題要定出最佳方案、目標(biāo)方案、以及最壞的方案，這可幫你制定相應(yīng)策略。

　　4.分析對方的地位。你同樣可估計一下對方可能的地位，這易于預(yù)測其談判策略。至此你可以大致感覺出談判的尺度范5。

　　5.確定和組織問題�，F(xiàn)在可以組織問題，并列出雙方在各個問題上的相同和不同之處。要記住每個爭論點都要有可靠的資料加以支持。

　　6.計劃你的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)。三個實用戰(zhàn)略是：

　　(1)避談本方立場，先是試探對方觀點。這往往用于對方很想達成協(xié)議，而自己又缺乏足夠信息。

　　(2)直接講出你的最理想方案。這通常用于你已了解對方的方案。

　　(3)講出你的最理想方案，緊接著講出你的目標(biāo)方案。這往往用于當(dāng)你處在弱勢但又有能力說服對方的時候。戰(zhàn)術(shù)的合理利用能使計劃成功實施。這些戰(zhàn)術(shù)包括：

　　1)將問題安重要性排序

　　2)聰敏的提問以得到盡量多的信息，而不是“是”或“不是”的回答

　　3)有效地聽

　　4)保持主動

　　5)利用可靠的資料

　　6)利用沉默，這可使對方感到緊張而進行進一步的討論

　　7)避免情緒化，這會使談判對人而不是對事

　　8)利用談判的間隙從新思考，避免給對方牽制

　　8)不要擔(dān)心說“不”

　　9)清楚最后期限

　　10)注意體態(tài)語言

　　11)思路開闊，不要被預(yù)想的計劃束縛創(chuàng)造性

　　12)把談判內(nèi)容記錄下來以便轉(zhuǎn)成最終合同。

　　7.選擇談判團隊。選出隊長，其他成員必須明確自己的任務(wù)并支持隊長。

　　8.定出談判的議程。哪些問題要討論、誰來討論以及會議的流程都要預(yù)先確定。記住把主場設(shè)在自己一方總是有利的。而且要確定談判對手有否決定權(quán)，必要時可以直接問對方的權(quán)限。

　　以上的討論對談判專家是一個回顧，對新手是個起點。上述技能的應(yīng)用要根據(jù)個人風(fēng)格和具體情況而定。無論是正式或非正式的談判，本文提供的內(nèi)容都能幫你提高談判的效力。

　　“詢價(RequestforQuotation)”是采購人員在作業(yè)流程上的一個必要階段。在接到請購單、了解目前庫存狀況及采購預(yù)算后，通常最直接的反映就是馬上聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商。如果這是常態(tài)性的采購，需求的形態(tài)又是屬于標(biāo)準(zhǔn)零件，對于供應(yīng)商來說比較不會有問題。但是在新產(chǎn)品開發(fā)時，對于那些不屬于標(biāo)準(zhǔn)品的部分，詢價的時候就必須要特別注意是否有提供供應(yīng)商足夠的資料，來方便其報價作業(yè)。為了避免日后造成采購與供應(yīng)商各說各話，以及在品質(zhì)認知上的差異，對于詢價時所應(yīng)提供資料的準(zhǔn)備上就不能馬虎。因為完整及正確的詢價文件可幫助供應(yīng)商在最短的時間提出正確、有效的報價。一個完整的詢價文件至少應(yīng)該考慮包括下列幾個主要的部分。

　　詢價項目的“品名”與“料號”

　　首先，詢價項目的“品名”以及“料號”是在詢價單上所應(yīng)比備的最基本資料。供應(yīng)商必須知道如何來稱呼所報價的產(chǎn)品，這即是所謂的"品名"以及其所代表的“料號”，這也是買賣雙方在日后進行后續(xù)追蹤時的一個快速查辦以及檢索的依據(jù)。料號因為在每一客戶中有其獨特的代表性，在使用上要特別注意其正確性。有些大型公司的料號動輒多達十多個位數(shù)，其中更包括有數(shù)字及英文字母在內(nèi)。料號中一個位數(shù)的不同可能就是版本的不同，甚至可能變成另一個產(chǎn)品的料號。品名的書寫應(yīng)盡量能從其字面上可以看出產(chǎn)品的特性與種類為佳。

　　詢價項目的“數(shù)量”

　　通常供應(yīng)商在報價時都需要知道買方的需求量，這是因為采購量的多寡會影響到價格的計算。數(shù)量資訊的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”;“不同等級的需求數(shù)量”，如數(shù)量為500K，1M，3M等等;每一次下單的大約“訂購數(shù)量”;或產(chǎn)品“生命周期的總需求量”。除了讓供應(yīng)商了解需求量及采購的形態(tài)外，也可同時讓供應(yīng)商分析其自身產(chǎn)能是否能應(yīng)付買方的需求。

　　在詢價時買方通常都有一個通病，那就是怕量少而無法得到好價格，便把需求量或采購量膨脹。此時，雖然采購能夠獲得短期的利益，就算拿到了量產(chǎn)的價格，如果在真正進行采購后，無法達到報價的預(yù)期數(shù)量時，供應(yīng)商不是提高價格，便是在其他方面減少對客戶的服務(wù)，或停止供應(yīng)，到頭來得不償失的還是自己。因此，對需求量的資訊應(yīng)很實在的與供應(yīng)商溝通，同時采購也可拿出市場預(yù)測來說服供應(yīng)商，如此才能達到長期配合、持續(xù)供貨的目的。

　　詢價項目的“規(guī)格書”

　　規(guī)格書是一個描述采購產(chǎn)品品質(zhì)的工具，應(yīng)包括最“新版本”的工程圖面、測試規(guī)格、材料規(guī)格、樣品、色板等有助于供應(yīng)商報價的一切資訊。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應(yīng)一并在詢價時注明。如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語文如德文、法文、日文等，也應(yīng)附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現(xiàn)以利溝通。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應(yīng)商詢問其接受的程度，在提供時應(yīng)注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應(yīng)商轉(zhuǎn)換圖檔。不過，在利用電子郵件傳遞檔案的同時，最好也同時提供一份清楚繪在圖紙上的工程圖面，以避免在檔案傳遞時所可能發(fā)生的資料誤失。

　　詢價項目的“品質(zhì)”要求

　　表達詢價項目品質(zhì)規(guī)范要求的方式有許多種，通�？梢允褂靡韵聨追N方式呈現(xiàn)。采購人員很難單獨使用一種方式便能完整表達對產(chǎn)品或服務(wù)的品質(zhì)要求，應(yīng)該依照產(chǎn)品或服務(wù)的不同特性，綜合使用數(shù)種方式來進行�！　　　�1.品牌(BrandorTradeNames)：一般而言，使用品牌的產(chǎn)品對采購而言是最輕松容易的，不僅能節(jié)省采購時間、降低采購花費，也同時能降低品質(zhì)檢驗的手續(xù)，因為只需確認產(chǎn)品的標(biāo)示即可。不過，具有品牌的產(chǎn)品其價格通常也比較高，購買數(shù)量不多時使用品牌方式采購反而比較有利。

　　2.或同級品(“OrEqual”)：其意義指的是具有能達到相同功能的產(chǎn)品，決定是否允許使用可替代的同級品報價也應(yīng)在詢價時注明，同級品的確認使用必須要得到使用單位的接受。

　　3.商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(CommercialStandard)：商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對于產(chǎn)品的尺寸、材料、化學(xué)成分、制造工法等等，都有一個共通的完整描述。對于一般標(biāo)準(zhǔn)零件如螺絲、螺帽、電子零組件，使用商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可以免除對品質(zhì)上的誤解。

　　4.材料與制造方法規(guī)格(MaterialorMethod-of-ManufactureSpecification)：當(dāng)對材料或制造方法有特定的要求時，必須注明其適用的標(biāo)準(zhǔn)。如果要求注明為DIN歐規(guī)時，其相對應(yīng)的CNS或JIS規(guī)格也最好能予以注明。

　　5.性能或功能PerformanceorFunctionSpecification)：此類型規(guī)格較常用于采購高科技產(chǎn)品以及供應(yīng)商先期參與(EarlySupplierInvolvement，ESI)的情況中。供應(yīng)商只被告知產(chǎn)品所需要達到的性能或功能，至于如何去制作方能達到要求的細節(jié)部分，則留給供應(yīng)商來解決。

　　6.工程圖面(EngineeringDrawing)：工程圖面是最能用來描述所需要產(chǎn)品品質(zhì)，其內(nèi)容除了必須要清晰外，對尺寸公差的精確性也不能忽略。

　　7.市場等級(MarketGrade)：通常用于商品如木材、農(nóng)產(chǎn)品、煙草、食品等方面的品質(zhì)要求，由于市場等級的劃分界線無法很明確的被一般人所辯識，采購人員通常會被要求具有如何鑒定所購產(chǎn)品是屬于何種時常等級的能力。

　　8.樣品(Sample)：這是一種懶人的作法，樣品的提供對供應(yīng)商了解買方的需求有很大的幫助，尤其是對顏色、印刷、與市場等級的要求上使用的比較普遍。

　　9.工作說明書(StatementOfWork，SOW)：主要使用于采購服務(wù)項目類如中央保全、大樓清掃、廢棄物處理、工程發(fā)包等，一份完整的工作說明書除了應(yīng)該簡單明了外，對于所應(yīng)達到的工作品質(zhì)也應(yīng)盡量以量化的方式來規(guī)范其績效的評估。工作說明書的內(nèi)容必須能保障買方能獲得滿意的服務(wù)，也同時要能保留足夠的彈性，讓供應(yīng)商來發(fā)揮創(chuàng)造工作上的附加價值。

　　詢價項目的“交期”要求

　　交期的要求包括買方對采購產(chǎn)品需要的時間，以及賣方需要多少時間來準(zhǔn)備樣品、第一批小量生產(chǎn)，及正常時間下單生產(chǎn)所需要的時間。供應(yīng)商雖然可依買方的要求來配合，不過交期的長短關(guān)系著采購產(chǎn)品的價格，買方應(yīng)視實際需要來提出要求，而非一味的追求及時供貨(JustinTime，JIT)。

　　詢價項目的“包裝”要求

　　包裝方式在供應(yīng)商估算價格時占有很大的一個比重，除了形狀特殊或體積龐大的客戶訂制品外，供應(yīng)商對于包裝都有其使用的標(biāo)準(zhǔn)紙盒、紙箱以及棧板等包裝材料。運送地點的國家、城市、地址及聯(lián)絡(luò)電話與傳真都必須要清楚的告訴供應(yīng)商。國內(nèi)買賣的交貨方式常以鐵路、公路為主，國際采購中的運送地點與交貨方式則決定了價格的計算。如果要求賣方來以CIF報價，無論海運或空運，運輸費與保險費當(dāng)然由賣方來負擔(dān)。隨運送距離的遠近會有不同的計費方式，除非買方指定空運，供應(yīng)商通常以海運為基礎(chǔ)報價，因為海運是最經(jīng)濟的一種交貨方式。

　　詢價項目的“售后服務(wù)”與“保證期限”要求

　　在采購一些機器設(shè)備如沖床、塑膠射出機、測試儀器、半導(dǎo)體封裝設(shè)備等時，供應(yīng)商一般都會提供基本的售后服務(wù)與保證期限。如果此時有特殊的要求，例如要求延長保證期限，或改變售后服務(wù)的內(nèi)容等等，因其牽涉到采購“總持有成本(TotalCostofOwnership，TCO)”。談判應(yīng)以成本而不是價格為中心成本為基礎(chǔ)的談判能產(chǎn)生上好的協(xié)議。談判前的準(zhǔn)備是勝利的關(guān)鍵。

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