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公文寫作的方法技巧
1、公文分為通用公文和專用公文二大類。通用公文與外界有聯(lián)系，如：通知、請示、批復(fù)、報告、函、決定、通報、意見等；專用公文是企業(yè)內(nèi)部使用，一般不與外界有聯(lián)系，如：會議通知、會議紀(jì)要、備忘錄、簽報、工作聯(lián)系單、工作通報、電子函件等。
2、一級文適用于以公司的名義對外發(fā)文或公司內(nèi)重大事情的通知、上報，譬如：以公司的名義上報報表省公司，一些事情需要請示省公司，公司下發(fā)一些管理辦法，對外單位發(fā)函等。一級文包括一級文件和一級函件。二級文則用于公司內(nèi)部，以部門的名義發(fā)文，一般不對外，包括二級文件和部門電子函件。對外發(fā)文一律由發(fā)文單位擬稿，部門領(lǐng)導(dǎo)審核后郵件發(fā)綜合部秘書統(tǒng)一發(fā)文。
3、文件與電子函件的區(qū)別：電子函件用于工作歷時較短，日常性、臨時性、一般性的工作。文件則相反。這里強調(diào)，以分公司下發(fā)的管理辦法一定要用一級文件，以部門下發(fā)的管理辦法可以用部門文件，千萬不要用電子函件。
4、上行文與下行文與上級與下級的關(guān)系，這里所說的上下級關(guān)系，一種是組織系統(tǒng)關(guān)系，一種是業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)系。對上級用上行文，對下級用下行文，上行文如請示、報告等，下行文如通知、通報、決定、意見等，向同級部門或不相隸屬關(guān)系的單位，則用函。
5、用于向上級要錢、要物、要編制、人員、政策等資源，應(yīng)用請示。
6、用于向上級匯報工作、反映情況等，可用報告。
7、用于向上級反映工作意見，請求給予支持，可用意見。
8、部門發(fā)文不可以超越本部門職權(quán)范圍事項，不能向同級部門發(fā)下行文。工作聯(lián)系單一般選用函。
9、公文的標(biāo)題制作三要素：（發(fā)文單位）+關(guān)于+事由+文種例：（網(wǎng)絡(luò)運營部）關(guān)于召開第三季網(wǎng)絡(luò)運營分析會的通知注意：文字務(wù)必準(zhǔn)確、簡要，一般不用標(biāo)點符號（法規(guī)、規(guī)章和印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件可加書名號）
10、轉(zhuǎn)發(fā)文標(biāo)題制作四要素：轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）+來文單位+轉(zhuǎn)發(fā)文件題目+文種例：轉(zhuǎn)發(fā)省公司《關(guān)于寬帶互聯(lián)網(wǎng)視聽部分直播頻道調(diào)整的補充通知》注意：轉(zhuǎn)發(fā)公文應(yīng)避免使用重復(fù)用語和相同的文種，遇到多層轉(zhuǎn)發(fā)的處理辦法一是省略中途轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)，取最先發(fā)文單位。二是另擬標(biāo)題，轉(zhuǎn)發(fā)情況在正文中說明。例：“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團公司《關(guān)于印發(fā)〈中國電信集團效能監(jiān)察實施辦法（試行）〉的通知》的通知”壓縮改為：轉(zhuǎn)發(fā)集團公司關(guān)于印發(fā)《中國電信集團效能監(jiān)察實施辦法（試行）》的通知》
11、主送單位：受理單位、主辦單位。抄送單位：主送外需要執(zhí)行和知曉的其他單位。一級文抄送分公司總經(jīng)理或主管本部門工作的分公司副總經(jīng)理，二級文用抄報。注意：無論主送單位還是抄送單位，應(yīng)使用全稱或規(guī)范簡稱，兩個以上主送或抄送單位，應(yīng)按行政區(qū)域、行政機關(guān)的排序，先大后小，先外后內(nèi)。
12、公文內(nèi)數(shù)字除了固定的詞語或成語外，要用阿拉伯?dāng)?shù)字，但落款要用全稱中文。
13、句中較短的平級的詞和短語用頓號，并列復(fù)句內(nèi)部分句間用分號，在分號與句號之間，分號與分號之間至少有一個逗號，在提示語的前后，表示提示下文或總結(jié)上文的用冒號。14、請示的標(biāo)題：關(guān)于+事由+請示編寫的守則：導(dǎo)言+主體+結(jié)尾導(dǎo)言：開門見山地由外到內(nèi)、由大到小地提出請示的緣由、理由、背景，要求寫得充分而又簡單。例如成本支出請求，要寫明物品的生產(chǎn)廠家、型號、固定資產(chǎn)編號，價格，購置或維修的原因，如果不購置或不維修會出現(xiàn)什么樣的情況，有多嚴(yán)重。主體：內(nèi)容突出，事項集中，條理清楚，要實際、合理、明確、簡要。例如成本支出請示，要寫哪個部門鑒定必需購買或維修，這筆費用的單價是多少，數(shù)量是多少，幾時做預(yù)算，什么時候付現(xiàn)，是否有2套解決方案，如果有2套方案，你則重建議用哪一種，為什么？結(jié)尾：是一個固定的模式，()妥否，請批示。當(dāng)否，請批示。是否可行，請批示。以上請示，望予審批。注意：請示的主送單位一般只寫一個，請示應(yīng)事前請示，不越級請示，如提出2個以上方案，應(yīng)有傾向性意見。
15、批復(fù)的標(biāo)題：關(guān)于+事由+批復(fù)編寫的守則：開頭+正文+結(jié)尾開頭：你單位《關(guān)于XXX的請示》（XXXX號）已收悉，經(jīng)XX部門審核，同意XXXX，現(xiàn)就相關(guān)事項批復(fù)如下。正文：做出明確的答復(fù)，同意什么，不同意什么。結(jié)尾：從上級單位的角度強調(diào)一些事項，可提出希望、要求、號召。注意：在做批復(fù)公文時，要認(rèn)真核實緣由的真實性，研究可行性，權(quán)衡利弊得失，有根據(jù)地表達(dá)意見。批復(fù)針對性要強，態(tài)度明朗，答復(fù)明確，措辭嚴(yán)謹(jǐn)，語句莊重。請示內(nèi)容較多的，可分條列項地答復(fù)，對不同意的事項，應(yīng)說明不同意的理由。
16、通知的標(biāo)題：關(guān)于+事由+通知編寫的守則：導(dǎo)言+正文+結(jié)尾導(dǎo)言：發(fā)通知的原因，就相關(guān)事項通知如下。正文：通知事項結(jié)尾：以上通知，請遵照執(zhí)行。注意：通知適用于發(fā)布（印發(fā)）本單位的規(guī)章制度，批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，職務(wù)任免、崗位聘任等，因此，主送單位要準(zhǔn)確、清楚，嚴(yán)忌錯漏。導(dǎo)言簡潔清晰，高度概括。正文明確具體，針對性和可行性要強。會議通知的模版：會議名稱、會議時間、會議地點、會議內(nèi)容、參加人員、本部內(nèi)單位、本部外單位、其他單位、會議要求、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等培訓(xùn)通知的模版：培訓(xùn)原因、培訓(xùn)對象及名額安排、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)費用、培訓(xùn)要求、報名及報到、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、其他等。
17、報告的標(biāo)題：關(guān)于+事由+報告編寫守則（三段式）：情況——做法——問題（意見）情況——問題——建議（只選其中一種或兩種寫）情況——原因——下步做法情況
——原因——責(zé)任及處理意見注意：報告是下級為了獲得上級的指導(dǎo)、發(fā)生重大情況或特殊問題、已完成上級交辦或布置的事項、答復(fù)上級的詢問、報送文件時用的一種公文種類。因此，在寫的時候，要注重時效，情況真實，不弄虛作假，不文過飾非，有關(guān)事實和數(shù)據(jù)務(wù)必準(zhǔn)備確無誤。擬文時，要語言簡潔，篇幅短小突出重點，層次分明，不要夾雜請示事項。如果重大事件報告，要同時準(zhǔn)備好說明材料作為附件提交。報告與總結(jié)的區(qū)別：報告在表述方式上大量使用敘述，情況、事實點絕大部分文字，只是少量使用一些議論文字。總結(jié)與一般報告相比更側(cè)重對規(guī)律的揭示，對問題的認(rèn)識。報告與請示的區(qū)別：兩者都是上行文，對上級行文，但報告不要求上級批復(fù)，請示則要求上級批復(fù)，報告是事中或事后行文，請示是事前行文，報告的結(jié)尾用“特此報告”，請示則一般用“妥否，請批示�！�
18、函的標(biāo)題：關(guān)于+事由+函編寫守則：開頭+正文+結(jié)尾開頭：簡潔寫明發(fā)函的緣由正文：逐一寫詢問、商洽、答復(fù)的具體事項及要求結(jié)尾：“特復(fù)”“特此函復(fù)”“特此函告”“盼復(fù)”“請研究函復(fù)”等。、、、、注意：擬寫函時要注意措辭，因為彼此的地位平等，語言要樸實謙恭，議論說理要適度。另外，撰寫復(fù)函時，要就別人在函中提出的問題回復(fù)，不是函中提出的不問題，盡可能不要在復(fù)函中出現(xiàn)，不然就有畫蛇添足的嫌疑。
19、決定的標(biāo)題：關(guān)于+事由+決定編寫的守則：導(dǎo)言+主文+結(jié)尾導(dǎo)言：寫明決定的原因、目的、根據(jù)、意義，語言簡潔、概括。主文：闡明具體內(nèi)容、落實措施、解決辦法、規(guī)定要求等。結(jié)尾：提出希望、號召、實施要求。
20、通報的標(biāo)題：關(guān)于+事由+通報編寫的守則：導(dǎo)言+正文+結(jié)尾導(dǎo)言：介紹通報的事件或人物，將緣由、時間、地點、經(jīng)過、后果等交待清楚。正文：分析闡明其性質(zhì)、意義或提出引以為戒、需要注意的事項。結(jié)尾：寫明所做出的決定或指示性意見，及提出有關(guān)要求或發(fā)出號召。注意：通報只適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況的通用公文。此公文有較強的典型性、針對性、準(zhǔn)確性、真實性、時效性，因此，用詞要嚴(yán)謹(jǐn)，注重寫實，掌握分寸。
21、會議紀(jì)要的標(biāo)題：關(guān)于召開+會議名稱+紀(jì)要編寫的守則：會議概況+會議內(nèi)容+結(jié)束語會議概況：開會時間、會議名稱、會議議題、出席者、主持者、會議過程等。會議內(nèi)容：會議的重要發(fā)言和決議。結(jié)束語：希望與要求。
22、備忘錄：和會議紀(jì)要非常相似，區(qū)別只在于會議紀(jì)要是決策性的事項，而備忘錄是非決策性事項，只是相關(guān)部門共同約定的事項。
23、工作聯(lián)系單：和函的撰寫相似，是部門之間工作聯(lián)系的一種公文，擬寫時要語氣平等、誠懇、尊重、商量而非命令、指揮。它需要及時回復(fù)、反饋辦理情況，并在工作有調(diào)整時要及時告知。
24、寫好公文要抓住“一個中心”和“三個基本點”，每份公文一般都只有一個中心思想，多中心難以成文。這就要求我們在提筆寫文之前，首先要確定中心，明確思路，然后據(jù)此去收集觀點和材料。中心思想從哪里來？從上級精神、領(lǐng)導(dǎo)意圖和客觀實際中來，而不要從我們個人的興趣喜好中來。如果在中心不明、思路不清時即著筆，公文就會越寫越難寫，最后只好廢掉重來。在明確了中心思想和基本思路的基礎(chǔ)上，抓好三個基本點，或是“三部曲”。對下布置工作的公文，在一般情況下，一要寫明“為什么要做”，即目的、意義或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事項；三是“做成什么樣”，即標(biāo)準(zhǔn)、要求以及附帶的考核、驗收、獎懲等。對上匯報工作的公文，一要寫明“我們做了什么”或“我們?yōu)槭裁匆觥保獙懨鳌霸鯓幼龅摹�，三要寫明“做得怎么樣”及體會、效果和經(jīng)驗。第一部曲的“我們做了什么”，多用于上級有布置，有要求的匯報，寫這樣的匯報，要少寫或不寫目的、意義和原因；“我們?yōu)槭裁匆觥眲t常常是自發(fā)地、，創(chuàng)造性地開展工作，是主動地對上匯報或?qū)ο掳l(fā)動，這就需要把開展工作和活動的目的、意義、原因敘述清楚。在《講話》寫作上，若是綜合性的，又是例行性，其第一部曲為截至目前的基本情況和經(jīng)驗體會，第二部曲為下一步的目標(biāo)和任務(wù)，第三部曲為完成任務(wù)、做好工作的主要措施。若是專題講話，其“三部曲”一般為意義、目標(biāo)和措施。
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