高校固定資產(chǎn)管理信息化研究論文
摘要:2016年是“十三五”規(guī)劃的開局之年,各高校也相應(yīng)地開始緊鑼密鼓編制符合學(xué)校發(fā)展實際的“十三五”規(guī)劃。其中,信息化的大趨勢愈加明顯,在大環(huán)境驅(qū)動下,各高校的信息化管理迎來了更艱巨的挑戰(zhàn),但同時也是最佳的機遇期。本文基于高校視角,從固定資產(chǎn)信息化管理工作出發(fā),分析目前高校固定資產(chǎn)信息化的必要性,詳述了實際操作中遇到的問題,以及在新的機遇期內(nèi)高校推進固定資產(chǎn)信息化管理的對策。
關(guān)鍵詞:“十三五”規(guī)劃;高校固定資產(chǎn);信息化管理;思路;創(chuàng)新
“十三五”時期是全面建成小康社會的決戰(zhàn)時期、全面深化改革的攻堅時期、全面推進依法治國的關(guān)鍵時期。2016年作為新一輪規(guī)劃期的開局之年,正所謂“起跑決定后程”,規(guī)劃的制定和新思路的展開意義重大。作為高校管理主體,教育部制定的《2016年教育信息化工作要點》在“核心目標(biāo)”中明確強調(diào):要建成覆蓋全國各教育階段的學(xué)生、教師、學(xué)校資產(chǎn)及辦學(xué)條件數(shù)據(jù)庫并實現(xiàn)數(shù)據(jù)“伴隨式”收集、分層次開放共享。這就給高校的資產(chǎn)信息化管理提出了更高的要求。
一、深化高校固定資產(chǎn)管理信息化的必要性
1.摸清家底,保證國有資產(chǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,防止國有資產(chǎn)流失
部分高校存在財務(wù)數(shù)據(jù)和資產(chǎn)數(shù)據(jù)不一致、家底不清的現(xiàn)象,必須進行繁瑣的人工核查,且仍存在人為的不確定性因素。而進一步推進資產(chǎn)管理信息化,實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的對接聯(lián)動,有利于節(jié)約人力成本,提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,實現(xiàn)信息資源的時效性、開放性。同時,在系統(tǒng)中完成對固定資產(chǎn)全生命周期的過程監(jiān)控,無論在哪個環(huán)節(jié)出問題,可及時查找責(zé)任人,明確管理責(zé)任主體,有效避免國有資產(chǎn)流失。
2.規(guī)范固定資產(chǎn)管理行為,促進科學(xué)化管理
通過完善的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng),科學(xué)、規(guī)范地進行固定資產(chǎn)全方位管理。運用信息化的邏輯約束,來取代以往人工約束時可能產(chǎn)生的不規(guī)范或松懈。如:系統(tǒng)自動核對資產(chǎn)入庫、變動、處置等過程中錄入的信息,未按規(guī)定填寫即無法進入下一步流程;系統(tǒng)啟動年度單位資產(chǎn)清查模塊時,若某單位未按規(guī)定完成清查工作,則發(fā)出預(yù)警,特殊情況下可限制其進行下一年度的入庫工作等。
3.簡化辦事流程,提高工作效率
信息化程度的進一步加深,將逐步減少紙質(zhì)文檔的填報,減少教職工往返于各歸口管理部門的次數(shù),簡化辦事流程,提高教職工對管理部門的認(rèn)可度和滿意度。在實現(xiàn)節(jié)能降耗的同時,也能提高工作效率,便捷資產(chǎn)管理。
二、實際工作中遇到的問題
根據(jù)本校工作實際及日常與其他高校的考察交流情況來看,目前在固定資產(chǎn)管理信息化推進過程中大致存在以下問題。
1.固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能不夠完善
目前高校大部分所使用的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要功能為入庫、變動、處置以及部分統(tǒng)計功能,不具備網(wǎng)上資產(chǎn)清查、標(biāo)簽和卡片的直接打印、完全對接教育部、財政部等各類報表需求的統(tǒng)計功能等。且業(yè)務(wù)辦理依然需依賴紙質(zhì)單據(jù)的填報,人員需往返于各相關(guān)管理部門,信息化不夠深入徹底。
2.部分信息模塊未能實現(xiàn)與學(xué)校其他相關(guān)系統(tǒng)的對接
信息孤島導(dǎo)致了固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)手工維護工作量大、管理效率低下等問題。如:資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的人員、存放地點、使用單位等需手工維護,無法通過人事系統(tǒng)或房產(chǎn)系統(tǒng)自動提取信息;財務(wù)人員需登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)中填寫報賬信息,而無法通過財務(wù)系統(tǒng)記賬后聯(lián)動至資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫等。
3.未建立起高水平的資產(chǎn)信息化管理人才隊伍
目前大多高校已建立了資產(chǎn)管理隊伍,也開始思索如何制定考評獎懲機制,以提高隊伍的穩(wěn)定性和積極性。但在新時期信息化高標(biāo)準(zhǔn)下,還需建立一批結(jié)構(gòu)更為合理的高水平信息化隊伍。各高校的資產(chǎn)管理人員大多為兼職,在任命方面沒有嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn);部分資產(chǎn)管理員缺乏信息化管理思維和信息化操作能力;管理軟件操作不熟練,交由研究生或委托他人操作;管理人員更迭時,工作交接模糊,未及時進行系統(tǒng)操作指導(dǎo)或?qū)W習(xí)。以上現(xiàn)象均導(dǎo)致了信息化、精細(xì)化、準(zhǔn)確化的資產(chǎn)管理要求難以落實。
4.資產(chǎn)信息化管理意識和覺悟還有待提高
部分教職工資產(chǎn)信息化管理的意識稍顯薄弱,將自己系統(tǒng)登錄密碼交由他人登記操作,報賬后不會主動登錄系統(tǒng)查看,做不到對自己名下資產(chǎn)心中有數(shù)。一旦涉及資產(chǎn)清查或調(diào)轉(zhuǎn)單位等需核對自己資產(chǎn)清單時,對系統(tǒng)內(nèi)顯示在自己名下資產(chǎn)不承認(rèn)、不記得,個別人員甚至?xí)a(chǎn)生對資產(chǎn)管理系統(tǒng)的不信任感,這就給管理部門深入開展資產(chǎn)信息化帶來了諸多不便。
三、關(guān)于加強高校固定資產(chǎn)信息化管理的.對策
1.完善固定資產(chǎn)信息化管理制度,加強信息化宣傳
在“十二五”期間,很多高校都已完成了各自的《國有資產(chǎn)管理辦法》、《固定資產(chǎn)管理操作規(guī)程》等,也開始進一步思考相應(yīng)的《國有資產(chǎn)監(jiān)督管理辦法》、《國有資產(chǎn)績效考評辦法》等。但隨著資產(chǎn)管理信息化的進一步深化,應(yīng)完善《固定資產(chǎn)信息化管理辦法》,做到信息化管理工作有法可依、有章可循、權(quán)責(zé)分明。辦法中應(yīng)明確固定資產(chǎn)信息化主體及職責(zé)、信息安全管理要求、信息化人員建設(shè)等,根據(jù)實際管理需要進行細(xì)化。如:在信息化網(wǎng)絡(luò)安全要求方面,可明確提出教職工在登錄資產(chǎn)系統(tǒng)時,不得設(shè)置弱口令,不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用等,若違反規(guī)定,相應(yīng)后果由本人承擔(dān)。明確系統(tǒng)數(shù)據(jù)的權(quán)威性,提高教職工的資產(chǎn)信息化意識。
2.根據(jù)各高校實際,合理升級固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)將先進的技術(shù)與科學(xué)的管理有機結(jié)合起來。各高校需根據(jù)自身實際,重視軟件開發(fā)或升級換代,著重軟件的實用性、易操作性和一定的前瞻性,充分適應(yīng)新時期背景下的資產(chǎn)信息化高要求。如:固定資產(chǎn)入庫后從系統(tǒng)內(nèi)打印出帶條形碼的資產(chǎn)標(biāo)簽及卡片;操作中涉及的合同等附件均實現(xiàn)電子版掃描上傳,推進全過程網(wǎng)上審核;具有固定資產(chǎn)管理相對應(yīng)的手機終端,通過APP可移動實時查詢名下資產(chǎn)和相關(guān)業(yè)務(wù)進度,掃描設(shè)備條形碼、自查資產(chǎn)等功能。
3.打破信息孤島,搭建一站式高校管理服務(wù)平臺
在現(xiàn)行的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)和資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上,運用先進的信息化管理理念和方法,繼續(xù)完善信息化建設(shè),打破信息孤島,實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)的無縫對接,搭建一站式的高校管理服務(wù)平臺,避免重復(fù)搭建,優(yōu)化資源配置。
4.建立一支結(jié)構(gòu)合理的高水平固定資產(chǎn)信息化管理人才隊伍
合理配置資產(chǎn)管理人才,完善選任機制,建立一批結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)水平和信息化水平高的穩(wěn)定隊伍。如:適當(dāng)提高資產(chǎn)管理員薪資待遇,建立合理的選聘、考核機制;針對部分老一批業(yè)務(wù)水平高,經(jīng)驗豐厚但不適應(yīng)信息化的人員,加大信息化宣傳力度,合理引導(dǎo)其主動接受軟件操作方式;針對部分新一批的熟悉信息化操作,但缺乏實際管理經(jīng)驗的人員,加強資產(chǎn)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),合理引導(dǎo)其主動與前輩們加強溝通,互助交流提高。
四、結(jié)束語
高校固定資產(chǎn)管理信息化是新時期背景下的大勢所趨,認(rèn)清深化高校固定資產(chǎn)信息化的必要性,總結(jié)推進過程中遇到的問題,針對問題提出新想法、新對策具有顯著的現(xiàn)實意義。各高校應(yīng)及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),加強高校間的交流學(xué)習(xí),同時放眼未來,合理規(guī)劃“十三五”期間的信息化步伐,利用網(wǎng)絡(luò)全面動態(tài)的管理高校固定資產(chǎn),提高固定資產(chǎn)利用率,更好地為學(xué)校行政、教學(xué)、科研、后勤等服務(wù)。
參考文獻
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