醫(yī)院辦公室電子文件歸檔管理論文
【關(guān)鍵詞】 電子文件;檔案
近年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的逐步完善，電子計(jì)算機(jī)已被越來越廣泛地應(yīng)用于辦公室的日常工作。以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過網(wǎng)絡(luò)直接在計(jì)算機(jī)上辦結(jié)。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎不使用紙和筆，由此而產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優(yōu)越性大大地提高了工作質(zhì)量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當(dāng)或染上病毒，后果不堪設(shè)想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是檔案管理工作中一個(gè)急需解決的課題。
1 電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析
1.1 從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題
1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改
在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。
1.1.2 歸檔程序不明確，存貯載體不安全
電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。
1.1.3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e電子文件的鑒定，是對其價(jià)值的斷定和對其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作
對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。
1.1.4 人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺
電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。
1.2 造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面
1.2.1 思想認(rèn)識(shí)問題
傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。
1.2.2 管理工作滯后問題
目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。
然而，國家對電子文件的'歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。
2 對電子文件歸檔的幾點(diǎn)建議
電子文件歸檔的目的就是要使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子信息時(shí)代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個(gè)方面的工作。
2.1 更新觀念，適應(yīng)形勢
做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設(shè)的必然要求，也是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。目前，發(fā)達(dá)國家已有60%以上的政府行政工作是通過因特網(wǎng)和其他電子通訊方式實(shí)現(xiàn)的。因此，作為當(dāng)今信息時(shí)代的一名檔案工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)和促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識(shí)。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握各種操作技能，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要。
2.2 認(rèn)真收集，保護(hù)原稿
不論紙質(zhì)檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關(guān)，是做好歸檔管理工作的基礎(chǔ)。收集工作是否到位，對后續(xù)各環(huán)節(jié)有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發(fā)與利用。對文件在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標(biāo)記，各種修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除，要保護(hù)好原稿。
2.3 做好鑒定，確定價(jià)值
電子文件在歸檔之前，鑒定小組要對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。第一要辨別電子文件的真?zhèn)?第二要確定電子文件的價(jià)值;第三要確定電子文件的完整性。只有真實(shí)的、有價(jià)值的電子文件才有保存的必要。
2.4 按照程序，做好歸檔
電子文件的歸檔，必須按照程序進(jìn)行。首先，對應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行收集、分類和整理;其次，對電子文件進(jìn)行鑒定，確定其去留問題;再次，將電子文件脫機(jī)存儲(chǔ)在可靠的載體上并送交檔案室歸檔。設(shè)有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般采用通用格式。如文檔文件采用doc格式，數(shù)據(jù)文件采用dbf文件等。在時(shí)間上，由各單位自定，按期限進(jìn)行歸檔。在保存數(shù)量上，一般保存兩套以上同版本的電子文件，其中一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件也要做好備份，但不要將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。
2.5 加強(qiáng)防患，確保安全
存儲(chǔ)載體的安全與否，關(guān)系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲(chǔ)的安全。及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和殺毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，做好檔案上傳、下載安全等和訪問權(quán)限等的防患工作�？刂骗h(huán)境的溫度和濕度，及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全與穩(wěn)定。
2.6 加強(qiáng)培養(yǎng)，提高素質(zhì)
電子文件是一種新型的信息載體，其歸檔技術(shù)、編排技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、毒防治技術(shù)等都是醫(yī)院信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。因此，培養(yǎng)和造就一大批具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能的人才是當(dāng)務(wù)之急。解決人才問題，一方面可以直接吸納檔案管理、電子計(jì)算機(jī)或數(shù)字通信等專業(yè)技術(shù)專業(yè)人員，另一方面是加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，選送進(jìn)修學(xué)習(xí)，使他們迅速掌握檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，以解決目前人才缺乏的難題。
綜上所述，電子文件作為一種新型的信息載體，它以其自身獨(dú)特的記錄形式和與紙質(zhì)文件無可比擬的優(yōu)越性使工作質(zhì)量和效率大大提高。它的產(chǎn)生給傳統(tǒng)的檔案工作理念、技術(shù)和方法帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，是檔案管理工作的一場新的變革。盡管電子文件也存在某些不足與缺點(diǎn)，然而，其利遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊。因此，只要我們辯證地分析問題，有針對性地采取有效措施，不斷地改進(jìn)和完善各項(xiàng)管理工作，電子文件的歸檔工作就一定能夠做好。
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