歸檔文件整理規(guī)則
大家可能不知道這則規(guī)則。下面我們來看一下歸檔文件整理規(guī)則是怎樣的吧!
歸檔文件整理規(guī)則
The arrangement rule of archival documents
2015-10-25 發(fā)布 2016-06-01 實(shí)施
國(guó) 家 檔 案 局 發(fā) 布
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范
DA/T 1-2000 檔案工作基本術(shù)語
DA/T 13-1994 檔號(hào)編制規(guī)則
DA/T 25-2000 檔案修裱技術(shù)規(guī)范
DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范
3 術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3.1
歸檔文件 archival document(s)
立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。
3.2
整理 arrangement
將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等)，使之有序化的過程。
3.3
件 item
歸檔文件的整理單位。
3.4
檔號(hào) archival code
在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。
4 整理原則
4.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
4.2 歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
4.3 歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
4.4 歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
5 一般要求
5.1 組件(件的組織)
5.1.1 件的構(gòu)成
歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;原件與復(fù)制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件(作為文件附件時(shí)除外);簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件;會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件;來文與復(fù)文(請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等)一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。
5.1.2 件內(nèi)文件排序
歸檔文件排序時(shí)，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件在前，復(fù)制件在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。
5.2 分類
5.2.1 立檔單位應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。
5.2.2 歸檔文件一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行三級(jí)分類。
a)按年度分類
將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度�？缒甓刃纬傻臅�(huì)議文件歸入閉幕年�？缒甓绒k理的文件歸入辦結(jié)年。當(dāng)形成年度無法考證時(shí)，年度為其歸檔年度，并在附注項(xiàng)加以說明。
b)按機(jī)構(gòu)(問題)分類
將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時(shí)采用。采用機(jī)構(gòu)分類的，應(yīng)根據(jù)文件形成或承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應(yīng)按照文件內(nèi)容所反映的問題對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。
c)按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進(jìn)行兩級(jí)分類。
5.3 排列
5.3.1 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合事由排列。
5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。
5.3.3 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
5.4 編號(hào)
5.4.1 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則。
5.4.2 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問題)代碼-件號(hào)。
上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
5.4.3 檔號(hào)按照以下要求編制：
a)全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照DA/T 13-1994編制。
b)檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。
c)保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。
d)機(jī)構(gòu)(問題)代碼：機(jī)構(gòu)(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室代碼“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)(問題)分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)(問題)代碼。
e)件號(hào)：件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。
5.4.4 歸檔文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。
5.4.5 歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁(yè)數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)(問題)可以作為選擇項(xiàng)(見附錄A 圖A1)。歸檔章中全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)(問題)按照5.4.3編制，頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)(見附錄A 圖A2)。為便于識(shí)記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)(問題)也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)識(shí)(見附錄A 圖A3)。
5.5 編目
5.5.1 歸檔文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。
5.5.2 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，對(duì)復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。
a)序號(hào)：填寫歸檔文件順序號(hào)。
b)檔號(hào)：檔號(hào)按照5.4.2-5.4.3編制。
c)文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。沒有文號(hào)的，不用標(biāo)識(shí)。
d)責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
e)題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題，自擬內(nèi)容外加方括號(hào)“[ ]”。
f)日期：文件的`形成時(shí)間，以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。
g) 密級(jí)：文件密級(jí)按文件實(shí)際標(biāo)注情況填寫。沒有密級(jí)的，不用標(biāo)識(shí)。
h)頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。
i)備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置(見附錄B 圖B1)。
5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面(見附錄B 圖B2)。封面設(shè)置全宗號(hào)、全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊(cè)，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊(cè)。
6 紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒和排架
6.1 修整
6.1.1 歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。
6.1.2 歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù);字跡模糊或易退變的，應(yīng)予復(fù)制。
6.1.3 歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
6.1.4 對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。
6.2 裝訂
6.2.1 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。
6.2.2 應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。
6.2.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。
6.2.4 永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂(見附錄C 圖C1、圖C2)或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。
6.2.5 永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。
6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。
6.3 編頁(yè)
6.3.1 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。
6.3.2 頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
6.3.3 文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的;擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以保持原有頁(yè)碼不變。6.4 裝盒
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。
6.4.1 檔案盒
6.4.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄D 圖D1)。
6.4.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項(xiàng)(見附錄D 圖D2、圖D3)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，起件號(hào)填寫在上格，止件號(hào)填寫在下格;盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，按進(jìn)館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。
6.4.1.3 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。
6.4.2 備考表
備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期(見附錄E)。
a)盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
b)整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
c)整理日期：歸檔文件整理完成日期。
d)檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章。
e)檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
6.5 排架
6.5.1 歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。
6.5.2 歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限分類的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)(問題)序列依次上架，便于實(shí)體管理。
6.5.3 歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)分類的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。
7 歸檔電子文件的整理要求
7.1 歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號(hào)、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5 一般要求”的規(guī)定。
7.2 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
7.3 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、GB/T 18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。
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