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秘書(shū)工作的優(yōu)秀論文
有人說(shuō)“能說(shuō)會(huì)道”是秘書(shū)的看家本領(lǐng)，這話(huà)的確有一定的道理。秘書(shū)在工作中雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常要說(shuō)話(huà)，匯報(bào)情況，提出建議，傳達(dá)指示，接待來(lái)訪，協(xié)調(diào)工作等等，大量使用的是口語(yǔ)表達(dá)。因此，口語(yǔ)表達(dá)在秘書(shū)工作中起著非常重要的作用。
那么，秘書(shū)該如何進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢?近年來(lái)，有不少有關(guān)秘書(shū)方面的著作對(duì)此進(jìn)行了闡述，歸納起來(lái)，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白;誠(chéng)實(shí);語(yǔ)言生動(dòng);口齒清楚;條理分明，表達(dá)準(zhǔn)確;說(shuō)話(huà)得體;正確等等。
在探討秘書(shū)口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，僅僅局限于語(yǔ)音層面和邏輯思維層面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，為此，在秘書(shū)口語(yǔ)表達(dá)中加強(qiáng)對(duì)修辭的研究是十分必要的。
中國(guó)現(xiàn)代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應(yīng)題旨情境為第一要義�！背晒Φ难哉Z(yǔ)交際，往往是在“適應(yīng)題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語(yǔ)修辭論》中指出：“語(yǔ)言運(yùn)用是一個(gè)動(dòng)態(tài)運(yùn)行的過(guò)程，在這一過(guò)程中，無(wú)論是言語(yǔ)表達(dá)者，還是言語(yǔ)接受者，都是在一種相互適應(yīng)的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的。”同時(shí)，在這一過(guò)程中，“要求言語(yǔ)表達(dá)者調(diào)整語(yǔ)言，以適應(yīng)言語(yǔ)接受者”。 在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因?yàn)樾×岬幕卮饹](méi)有適應(yīng)老板的要求。如果她能適當(dāng)?shù)卣{(diào)整一下自己的語(yǔ)言，比如“我去查一下”或“我去問(wèn)一問(wèn)”，那么交際的效果可能要好得多。
在秘書(shū)的口語(yǔ)表達(dá)中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會(huì)有效地提高語(yǔ)言表達(dá)能力，從而實(shí)現(xiàn)有效的溝通。
一、秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致。
即“話(huà)隨境發(fā)，要求言語(yǔ)表達(dá)者根據(jù)語(yǔ)言環(huán)境來(lái)發(fā)話(huà)。
這里，語(yǔ)言環(huán)境對(duì)言語(yǔ)表達(dá)者的制約作用是如何構(gòu)建言語(yǔ)的結(jié)構(gòu)體，只有當(dāng)言語(yǔ)表達(dá)者所講的話(huà)適應(yīng)語(yǔ)境時(shí)，才能發(fā)話(huà)，不注意這一點(diǎn)，倉(cāng)促發(fā)話(huà)，就會(huì)影響交際的效果”。例如，在公眾場(chǎng)合，當(dāng)秘書(shū)發(fā)現(xiàn)上司做出明顯的錯(cuò)誤決定時(shí)，如果秘書(shū)立即提出意見(jiàn)，顯然會(huì)傷害到上司的自尊心，必然會(huì)引起言語(yǔ)的接受者——上司的強(qiáng)烈反感，進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場(chǎng)合，例如只有上司和秘書(shū)兩人在場(chǎng)，這時(shí)秘書(shū)如果立即提出意見(jiàn)，同時(shí)注意自己的措辭，如“這個(gè)決定您是否還需要再考慮一下呢?”那么這時(shí)上司必然會(huì)很樂(lè)意接受，理想的交際效果會(huì)更容易達(dá)到。
二、秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流對(duì)象來(lái)確定合適的表達(dá)方式。
在秘書(shū)工作中，秘書(shū)要經(jīng)常與眾多的不同對(duì)象進(jìn)行交流，如與上司、與客戶(hù)、與同事等等，如何與不同的交流對(duì)象達(dá)到理想的交際效果，這就要求秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)交流對(duì)象的變換，隨時(shí)調(diào)整自己的語(yǔ)言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書(shū)在接待客戶(hù)來(lái)訪時(shí)，如果來(lái)訪者是一般的普通客戶(hù)，那么秘書(shū)可以按照慣例，說(shuō)：“先生，您預(yù)約了嗎?麻煩請(qǐng)您登記，這是公司的規(guī)定�！比绻麃�(lái)訪者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶(hù)，秘書(shū)若以這樣的語(yǔ)言來(lái)接待對(duì)方，對(duì)方可能會(huì)認(rèn)為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。
三、秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達(dá)時(shí)，要根據(jù)不同的交流內(nèi)容來(lái)確定合適的表達(dá)方式。
秘書(shū)的工作涉及方方面面，針對(duì)不同的內(nèi)容，秘書(shū)應(yīng)選擇合適的表達(dá)方式以獲得理想的交際效果。
(一)委婉式。
當(dāng)交流的內(nèi)容有可能對(duì)言語(yǔ)接受者的心理造成消極影響，此時(shí)，采取不直截了當(dāng)而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達(dá)的內(nèi)容說(shuō)出來(lái)，以使言語(yǔ)接受者更易于接受。
銷(xiāo)售部送來(lái)的本季度銷(xiāo)售報(bào)告中只羅列了銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，沒(méi)有分析銷(xiāo)售額大幅度下降的.原因，上司對(duì)此不滿(mǎn)意，讓秘書(shū)于雪把報(bào)告退回銷(xiāo)售部重寫(xiě)。于雪把報(bào)告交給銷(xiāo)售部經(jīng)理時(shí)，向銷(xiāo)售部經(jīng)理一個(gè)勁說(shuō)總經(jīng)理如何如何不滿(mǎn)意。開(kāi)始銷(xiāo)售部經(jīng)理還微笑著傾聽(tīng)，但聽(tīng)著聽(tīng)著，銷(xiāo)售部經(jīng)理心里開(kāi)始后不舒服了，進(jìn)而產(chǎn)生抵觸情緒，不再聽(tīng)于雪說(shuō)什么，反而開(kāi)始計(jì)較于雪的措詞。盡管他知道自己的報(bào)告沒(méi)寫(xiě)好，但他給自己找了各種借口，于雪說(shuō)一句他頂一句，最后兩人不歡而散。
在上述案例中，如果于雪說(shuō)話(huà)委婉一些，比如先表達(dá)對(duì)對(duì)方的體諒，說(shuō)一些市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)太激烈、整個(gè)行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類(lèi)的話(huà)，之后再委婉地說(shuō)明“總經(jīng)理不滿(mǎn)意，要求增加內(nèi)容、找出原因”的意思。銷(xiāo)售部經(jīng)理可能會(huì)是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就達(dá)到了。
(二)直截了當(dāng)式。
當(dāng)交流的內(nèi)容比較緊急、重大，要求對(duì)方必須立即予以接受時(shí)，秘書(shū)在表達(dá)時(shí)就不要拐彎抹角，而應(yīng)直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書(shū)通知各部門(mén)經(jīng)理下午兩點(diǎn)召開(kāi)緊急會(huì)議，秘書(shū)在表達(dá)時(shí)可以這樣說(shuō);“×經(jīng)理，今天下午兩點(diǎn)在××?xí)h室召開(kāi)會(huì)議，主題是××××，希望您準(zhǔn)時(shí)參加，不能缺席�！�
(三)贊譽(yù)式。
當(dāng)秘書(shū)對(duì)交流的內(nèi)容是否讓聽(tīng)話(huà)人樂(lè)意接受沒(méi)有把握時(shí)，適當(dāng)?shù)貙?duì)聽(tīng)話(huà)人的服飾、物品、興趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿(mǎn)足感，從而更樂(lè)于接受秘書(shū)所要交流的內(nèi)容。當(dāng)然，這種方式在運(yùn)用時(shí)要注意適度。
如秘書(shū)要同事幫他準(zhǔn)備會(huì)議室，他可以這樣說(shuō);“喲，做了新發(fā)型了啦!這個(gè)發(fā)型使你看上去很精神……，能否將××?xí)h室準(zhǔn)備一下，下午總經(jīng)理開(kāi)會(huì)要用�！�
(四)迂回式。
當(dāng)秘書(shū)對(duì)交流的內(nèi)容不適于采取正面回答的方式，如交流的內(nèi)容涉及到公司的機(jī)密等，秘書(shū)采取此方式既不失禮節(jié)，又能保護(hù)公司的機(jī)密。
如公司的一位員工問(wèn)秘書(shū)：“聽(tīng)說(shuō)公司下周要進(jìn)行人事調(diào)整，誰(shuí)有可能擔(dān)任銷(xiāo)售部經(jīng)理?”“有能力的人�！泵貢�(shū)回答道。
古人云：“辭不可不修，說(shuō)不可不善”。修辭在秘書(shū)口語(yǔ)表達(dá)中的運(yùn)用是十分廣泛的，這就要求秘書(shū)在工作中要不斷加強(qiáng)自身的語(yǔ)言修養(yǎng)，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語(yǔ)言 的 能 力 。
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