企業(yè)行政分析論文式樣
企業(yè)行政分析論文式樣
一、企業(yè)"行政"就是企業(yè)"管理"
"行政"即"管理"
"行政"這個詞，英文中是"Administration"，經(jīng)常與"Management"（中文一般譯作"管理"）通用，常被譯作"管理"。事實上，這兩個詞經(jīng)常是同義詞。
商務(wù)印書館國際有限公司《最新高級英漢辭典》中，"Administration"有以下含義：1，管理；2，行政；行政機(jī)關(guān)；3，執(zhí)行，施行。
外語教學(xué)與研究出版社《現(xiàn)代漢英辭典》在"管理"一詞之下，有"Manage"、"Administer"；在"企業(yè)管理"一詞之下，就是"Administrationofenterprises"。
事實上在英文中,"Administration"、"Execution"、"Management"、"Control"、"Run"、"Supervise"等詞經(jīng)常通用，用來表示"管理"。比如說，按照中國對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易出版社《漢英企業(yè)管理詞匯》：
管理才能（又譯"行政才能"）-Administrativeability/Managementtalents/Executivetalents
管理層次（又譯"行政結(jié)構(gòu)"）-Administrativelevels/Managementhierarchy
管理成本（又譯"行政費用"）-Administrativecost/Managementcost
管理程序-Administrativeprocedure/Managementprocess
管理技術(shù)-Managementtechnique/管理技師-Administrativeengineer
管理決策（又譯"行政決策"）-Administrativedecision/Managementdecision/Executivedecision
管理人員（又譯"行政人員"）-Administrativestaff/Managerialstaff
管理行為-Administrativebehavior/Managementbehavior
管理職能-Administrative（Management、Controlling）functions
……
可見，在英文中，"行政(Administration)"一詞的原義，就是"管理"；企業(yè)中的"行政(Administration)"，或"行政管理"（Executivemanagement），就是"企業(yè)管理"本身，即包括計劃（決策）、組織（人事）、指揮（領(lǐng)導(dǎo)）、控制等職能在內(nèi)的全部企業(yè)管理活動。正由于此，西方以及香港的一些大企業(yè)的最高首長就不叫"總經(jīng)理"，而叫"行政總裁"或"執(zhí)行總裁"。
理解偏差的根源
但是為什么在我們大多數(shù)人的理解中，"行政"似乎只是企業(yè)管理的一部分，而且往往有著某種政治意味呢？
原來，在西方，企業(yè)的管理科學(xué)的產(chǎn)生，早于國家管理科學(xué)"行政學(xué)"(Administration)的產(chǎn)生，后者源于前者的啟迪，是從前者逐步移植、演繹而來的；它的內(nèi)容，也就包括計劃（決策）、組織（人事）、指揮（領(lǐng)導(dǎo)）、控制等。為了區(qū)別起見，西方又常用"Publicadministration"（中譯"公共行政"）一詞，專指政府事務(wù)的管理即國家"行政"，以區(qū)別于私營企業(yè)的管理或工商企業(yè)管理（Businessadministration）。但在中國，由于歷史的原因，是先引進(jìn)了西方的國家"行政"，后引進(jìn)"企業(yè)管理"；進(jìn)而將國家"行政"移植、演繹到企業(yè)的管理之中，造成了中西一般觀念中對"管理"、"行政"等概念理解?的差異。對于"Adnistration"一詞，中國人經(jīng)常按照中國古語中的"行其政事"、"行其政令"而翻譯成"行政"，顯然就使其從一個廣義的管理學(xué)概念變成了一個狹義的國家政治學(xué)概念了。在原先的計劃經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)行政管理有代表國家或政府直接管理企業(yè)的功能，這就更加強(qiáng)了"行政"一詞的政治色彩；"行政"與"管理"的分家就愈加明顯。同時也使人誤以為企業(yè)的行政管理是從國家管理中借鑒來的。
二、"行政"在企業(yè)中的地位和作用
企業(yè)"行政"的地位
一個企業(yè)的工作，通常分成以下幾大塊：管理（行政）、技術(shù)（設(shè)計）、生產(chǎn)（施工）、經(jīng)營（銷售）、發(fā)展（開發(fā)）、財務(wù)（資金）等；企業(yè)"行政"，亦即企業(yè)"管理"，就是其中的一塊。
然而管理（行政）在企業(yè)的上述幾大塊工作中占有獨特的地位。除管理（行政）以外的其他幾大塊工作，其特點是局部性、專業(yè)性，我們可統(tǒng)稱其為"業(yè)務(wù)"工作；然而管理（行政）工作卻具有各種"業(yè)務(wù)"工作所不具備的全局性、統(tǒng)攝性；它是企業(yè)這個有機(jī)體的中樞神經(jīng)系統(tǒng)。它和各種"業(yè)務(wù)"工作并不是并列關(guān)系，正如人體的中樞神經(jīng)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)并不是并列關(guān)系一樣。
然而在許多企業(yè)中，行政工作卻得不到應(yīng)有的重視：不要說受到特殊的重視，連與其他各塊工作同等的重視都得不到。很顯然，我們經(jīng)常聽說某某老總特別偏心于"經(jīng)營"、"技術(shù)"或"財務(wù)"等等，卻從未聽說有一個特別偏心于"行政"的老總。許多老總都把行政人員當(dāng)成"打雜的"、"跑腿的"而隨意使喚，從不認(rèn)為行政人員也有人才，也不認(rèn)為行政工作需要人才。這樣一來，往往就陷入了一種惡性循環(huán)：由于公司中由上到下對行政工作的不重視，行政人員隊伍往往士氣不高、人才外流，結(jié)果就造成企業(yè)行政效率低下、拖累整個企業(yè)的業(yè)務(wù)；老總們惱怒之下，不是從自身找原因，而是動輒重斥、撤換行政人員；導(dǎo)致行政隊伍更加士氣不高、人才更加外流，造成企業(yè)行政效率更加低下、更加拖累整個企業(yè)……如此這般，每況愈下。試想一下：中樞神經(jīng)癱瘓，這個企業(yè)還有什么希望嗎？造成這種情況的原因，除了老總們的急功近利、追求短期效應(yīng)、缺乏長遠(yuǎn)眼光、重經(jīng)營輕管理的普遍傾向之外，對企業(yè)"行政"及其在企業(yè)中的地位缺乏認(rèn)識也是重要原因之一。
企業(yè)"行政"的作用
企業(yè)"行政"是為推動、保證企業(yè)上述幾大塊"業(yè)務(wù)"工作順利、有效地進(jìn)行，為做好各大塊工作之間的協(xié)調(diào)、使之產(chǎn)生有利企業(yè)發(fā)展的最大合力而提出的一系列目標(biāo)、計劃、要求、規(guī)范、制度、程序、做法，以及所提供的一系列資源、條件服務(wù)，如在人力資源、辦公環(huán)境、辦公條件、生活條件等方面提供的服務(wù)。
必須指出的是，一個企業(yè)的行政管理體系，并不局限于企業(yè)的專門行政部門（如辦公室、總經(jīng)理辦公室、行政人事部之類），而是以總經(jīng)理為最高首長、由行政副總分工負(fù)責(zé)、由專門行政部門具體實施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的方方面面的一個完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)。它的作用，就是承擔(dān)著企業(yè)的全部管理（行政）工作，推動和保證著企業(yè)的技術(shù)（設(shè)計）、生產(chǎn)（施工）、資金（財務(wù)）、經(jīng)營（銷售）、發(fā)展（開發(fā)）等幾大塊業(yè)務(wù)的順利、有效進(jìn)行和相互之間的協(xié)調(diào)。
也就是說，企業(yè)的技術(shù)（設(shè)計）、生產(chǎn)（施工）、資金（財務(wù)）、經(jīng)營（銷售）、發(fā)展（開發(fā)）等幾大塊業(yè)務(wù)的有效開展都有賴于高效率、高質(zhì)素的管理（行政），它們之間的協(xié)調(diào)更有賴于高效率、高質(zhì)素的管理（行政）；任何有經(jīng)驗、有思想的企業(yè)管理者都會充分體會到，"管理出效率、管理出效益、管理出精品、管理出人才"，實在不是虛言。
三、企業(yè)行政系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的分工
企業(yè)的上述幾大塊工作，包括行政（管理）工作，都以不同的程度滲透到企業(yè)的各個部門（分支機(jī)構(gòu)），任何一塊的工作都需要各個部門（分支機(jī)構(gòu)）的協(xié)同作戰(zhàn)（這里說的并不僅僅是外在的"配合"，更重要的是內(nèi)在的"協(xié)作"）。其中，管理（行政）更是滲透到每一個部門的方方面面。正如前面所說，企業(yè)行政工作是企業(yè)整個行政系統(tǒng)的工作，而不僅僅是行政部門的工作；正如財務(wù)工作是整個財務(wù)系統(tǒng)的工作，而不僅僅是財務(wù)部門的工作一樣。
然而人們在這個問題上普遍有一個認(rèn)識上的誤區(qū)，以為行政工作就是行政部門的工作，技術(shù)工作就是技術(shù)部門的工作，銷售工作就是銷售部門的工作，……以此類推。由此，在公司領(lǐng)導(dǎo)的分工安排上，眾多中國企業(yè)就順理成章地讓行政副總分管行政部門，技術(shù)副總（或總工程師、總設(shè)計師）分管技術(shù)部門，經(jīng)營副總分管經(jīng)營部門，財務(wù)副總（或財務(wù)總監(jiān)）分管財務(wù)部門，等等。
這樣一種認(rèn)識和安排在很多企業(yè)導(dǎo)致了一系列弊病。其結(jié)果往往是各個副總都把自己分管的部門（或分支機(jī)構(gòu)）當(dāng)作自己的"自留地"、"分封國"，站在個別部門（或分支機(jī)構(gòu)）的立場說話和思考問題，其充當(dāng)?shù)牟⒉皇?quot;副總"的角色，而是"大部門經(jīng)理"的角色（如果分管的只有一個部門，其充當(dāng)?shù)木椭徊贿^是一個"部門經(jīng)理"的角色，該部門名義上的"經(jīng)理"就淪為"副經(jīng)理"了）。其見識和工作水平只能長期停留在部門經(jīng)理的層次上。這就使整個企業(yè)范圍內(nèi)的協(xié)調(diào)、協(xié)作變得十分困難，動輒要請總經(jīng)理甚或董事長出面。國內(nèi)很多企業(yè)就因此成了一個個封建割據(jù)下的"諸侯國"。重復(fù)勞動的增多、資源的閑置和浪費、對外口徑和內(nèi)部工作標(biāo)準(zhǔn)的不一致、工作效率的低下、權(quán)力與責(zé)任的過分集中、企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人的壓力過大、干部及員工的無全局感、無責(zé)任感、無積極性、無創(chuàng)造熱情，作風(fēng)疲塌，得過且過，以及相互之間的隔膜、隔閡、推諉、扯皮、摩擦、沖突、不合作、難協(xié)調(diào)等等，就是理所當(dāng)然的了。
為了說清楚這個問題，且讓我們借用一下"系統(tǒng)論"。如果我們把整個企業(yè)視為一個"大系統(tǒng)"的話，企業(yè)的各個部門（分支機(jī)構(gòu)）就可以視為一個?quot;小系統(tǒng)"；但是在這一"大"一"小"兩個系統(tǒng)之間，還有若干個"中系統(tǒng)"；這種"中系統(tǒng)"一般有：管理（行政）系統(tǒng)、經(jīng)營（銷售）系統(tǒng)、技術(shù)（設(shè)計）系統(tǒng)、生產(chǎn)（工程）系統(tǒng)、發(fā)展（開發(fā)）系統(tǒng)和財務(wù)（資金）系統(tǒng)，也就是我們前面所說的一個企業(yè)通常都有的"幾大塊"工作。但是，無論是用"塊塊"或"條條"來描述它們都不合適、不確切、不科學(xué)，因為它們其實是一個個系統(tǒng)、一個個網(wǎng)絡(luò)。
這三種系統(tǒng)的關(guān)系是這樣的："大系統(tǒng)"包含了"中系統(tǒng)"和"小系統(tǒng)"；然而"中系統(tǒng)"卻不是包含著"小系統(tǒng)"，而是將其觸角深入各個"小系統(tǒng)"之中。也就是說，"中系統(tǒng)"與"小系統(tǒng)"并不是包含關(guān)系，而是交叉關(guān)系。
企業(yè)的管理（行政）、經(jīng)營（銷售）、技術(shù)（設(shè)計）、生產(chǎn)（工程）、發(fā)展（開發(fā)）、財務(wù)（資金）這幾大塊工作，我們不妨稱之為"大行政"、"大經(jīng)營"、"大技術(shù)"、"大生產(chǎn)"、"大開發(fā)"和"大財務(wù)"。它們是以不同的程度伸展到企業(yè)的各個部門（和分支機(jī)構(gòu)）的一個個網(wǎng)絡(luò)、一個個系統(tǒng)。
按照這樣的思路，在公司領(lǐng)導(dǎo)的`分工問題上，應(yīng)當(dāng)從管理體制上（而不是僅僅從口號上或精神上）保證公司領(lǐng)導(dǎo)之間的"分工不分家"。分管公司行政、技術(shù)、生產(chǎn)、財務(wù)、經(jīng)營或開發(fā)的各位副總，都應(yīng)是在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下、協(xié)助總經(jīng)理，統(tǒng)攬涉及全公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)的"大行政"、"大技術(shù)"、"大生產(chǎn)"、"大財務(wù)"、"大經(jīng)營"或"大開發(fā)"的；不管涉及到哪個部門或哪個分支機(jī)構(gòu)，只要是"行政方面"的事，都由行政副總統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和出面協(xié)調(diào)；只要是"經(jīng)營方面"的事，都由經(jīng)營副總領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，以此類推；副總不應(yīng)管"部門"（或分支機(jī)構(gòu)），而只應(yīng)管"方面"（即某一方面工作）�？偨�(jīng)理則負(fù)責(zé)各位副總所代表的"各大塊"工作（即幾個"中系統(tǒng)"）之間的協(xié)調(diào)（而不是各位副總所代表的各部門、各分支機(jī)構(gòu)之間的協(xié)調(diào)）。
也可以這么說：總經(jīng)理統(tǒng)領(lǐng)著企業(yè)這個"大系統(tǒng)"，負(fù)責(zé)這個"大系統(tǒng)"之內(nèi)各個"中系統(tǒng)"之間的協(xié)調(diào)；各位副總統(tǒng)領(lǐng)著所分管的"中系統(tǒng)"，負(fù)責(zé)的是所分管的"中系統(tǒng)"所涉及的各部門之間的協(xié)調(diào)；部門經(jīng)理統(tǒng)領(lǐng)著本部門這個"小系統(tǒng)"，負(fù)責(zé)該"小系統(tǒng)"即本部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)。這樣一來，"副總"成為真正意義上的"副總"，"部門經(jīng)理"也就成為真正意義上的"部門經(jīng)理"。
按照這樣一種思路來建立企業(yè)的各個系統(tǒng)之間、各個公司領(lǐng)導(dǎo)之間的分工體制，可以解決目前許多企業(yè)面臨的一系列問題。它將有利于打破部門分割，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)；有利于各個副總超脫部門意識，樹立全局觀念；有利于調(diào)動部門負(fù)責(zé)人的積極性，鍛煉其工作能力；有利于建立科學(xué)合理的上下分權(quán)體系和左右分權(quán)體系；有利于充分、合理利用資源，減少浪費；有利于減少重復(fù)勞動，提高工作效率；有利于加強(qiáng)內(nèi)部團(tuán)結(jié)，增進(jìn)團(tuán)隊精神；有利于對外宣傳口徑和內(nèi)部工作標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一；有利于公司領(lǐng)導(dǎo)擺脫冗務(wù)煩擾，提高統(tǒng)攬全局水平，使工作更上臺階；有利于振奮員工精神，激發(fā)員工的積極性、主動性和創(chuàng)造熱情；有利于拓展干部眼界，促進(jìn)干部成長；有利于企業(yè)的內(nèi)部管理和對外形象的提高。
按照這樣一種分工體系，企業(yè)的行政系統(tǒng)就能克服原先的分工體制造成的部門分割、行政無力等問題，充分、有力地發(fā)揮其全局性、統(tǒng)攝性的管理功能，較大地提高企業(yè)的行政效率和行政質(zhì)素，徹底改變行政在企業(yè)中的形象和地位，真正體現(xiàn)其在企業(yè)中應(yīng)有的作用。
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