項(xiàng)目和職能管理在公共圖書館中應(yīng)用的沖突及解決辦法論文
摘 要 在梳理職能管理與項(xiàng)目管理各自運(yùn)行模式的基礎(chǔ)上,分析二者在公共圖書館管理過程中的差異性,認(rèn)為職能管理與項(xiàng)目管理在并行環(huán)境下會(huì)出現(xiàn)一些難點(diǎn)。結(jié)合佛山市圖書館項(xiàng)目管理實(shí)踐,總結(jié)出難點(diǎn)主要表現(xiàn)在組織結(jié)構(gòu)、資源分配、評(píng)分機(jī)制、多重角色、部門協(xié)調(diào)等方面;針對(duì)難點(diǎn)提出對(duì)策。
關(guān)鍵詞 公共圖書館 項(xiàng)目管理 職能管理 佛山市圖書館。
在傳統(tǒng)職能管理模式主導(dǎo)下,為了打破業(yè)務(wù)管理中部門因素的制約,更有效地協(xié)調(diào)和調(diào)動(dòng)全館員工的創(chuàng)造性和積極性,以佛山市圖書館為代表的一些國內(nèi)圖書館探索項(xiàng)目管理模式,以完成有時(shí)間要求、目的性強(qiáng)的工作,收到了較好的效果。任何管理模式都有其特定的運(yùn)行條件與運(yùn)行環(huán)境,不同管理模式同時(shí)運(yùn)行會(huì)產(chǎn)生一些問題。
為了更好地在傳統(tǒng)管理模式正常運(yùn)行的同時(shí)發(fā)揮項(xiàng)目管理模式的效用,有必要研究這兩種不同管理模式之間可能產(chǎn)生的問題,并尋求有效機(jī)制來應(yīng)對(duì)。
1 職能管理與項(xiàng)目管理的差異。
我國公共圖書館大都采用傳統(tǒng)的直線職能式管理模式,也就是所謂的職能管理模式。這種管理模式是基于職能分工原理,按照崗位職責(zé)和部門設(shè)置對(duì)圖書館的日常業(yè)務(wù)工作進(jìn)行管理[1].項(xiàng)目管理模式主要是通過構(gòu)建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),打破部門限制,構(gòu)建項(xiàng)目管理部門來對(duì)圖書館項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行管理。顯而易見,職能管理和項(xiàng)目管理在管理對(duì)象、管理原理、管理手段和管理目標(biāo)等方面都存在著明顯的差異;兩種管理模式的組織結(jié)構(gòu)也存在差異。
公共圖書館作為典型的非營利性公益組織,大都按照不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置業(yè)務(wù)部門,如典型的采編部、借閱部、參考咨詢部、閱讀推廣部,通過館長-部門主任-組長-員工等不同層面進(jìn)行直線管理。同時(shí),公共圖書館在館長和業(yè)務(wù)部門中間設(shè)置職能部門,如行政辦公室、業(yè)務(wù)辦公室、安全保衛(wèi)等部門,它們按照各自職能劃分,協(xié)助館長在全館進(jìn)行某個(gè)職能方面的管理。二者的結(jié)合即為組織管理學(xué)上典型的直線職能式管理結(jié)構(gòu)[2],見圖 1.
項(xiàng)目管理則是以項(xiàng)目小組或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)形式來開展項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng),項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或項(xiàng)目小組是臨時(shí)性、跨部門的組織形式,其成員按照項(xiàng)目目的和項(xiàng)目要求臨時(shí)在全館各部門人員中組建而成,一旦項(xiàng)目完成,所有項(xiàng)目組成員自動(dòng)返回到原有職能或業(yè)務(wù)部門。圖書館在引進(jìn)項(xiàng)目管理模式時(shí),基本上都采取在原有組織結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上嵌入項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu),即矩陣式組織結(jié)構(gòu)體系,如佛山市圖書館現(xiàn)行的組織結(jié)構(gòu),見圖 2.
職能管理組織結(jié)構(gòu)強(qiáng)調(diào)的是責(zé)任明確、各司其職、分工協(xié)作;而項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)則是打破原有部門條塊分割組建跨部門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目組成員之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。必須指出的是,圖書館項(xiàng)目管理的組織結(jié)構(gòu)建立在直線職能式組織結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)之上,項(xiàng)目管理過程中各種資源的配置在一定程度上依賴于各個(gè)職能部門或業(yè)務(wù)部門。
所以,在進(jìn)行兩種管理模式的制度設(shè)計(jì)中,不能把兩種管理模式擺在完全對(duì)立的狀態(tài)之下,而要建立在一個(gè)共有的嵌入式結(jié)構(gòu)之中,使兩種管理模式相互依存,互為補(bǔ)充,形成合力,實(shí)現(xiàn)圖書館管理效能的最大化。由于這些差異的存在,在職能管理和項(xiàng)目管理并行狀態(tài)下,如果協(xié)調(diào)不足,便容易出現(xiàn)運(yùn)行沖突。佛山市圖書館經(jīng)過五年的探索和實(shí)踐,成功化解主要沖突,為公共圖書館應(yīng)用項(xiàng)目管理模式提供了借鑒經(jīng)驗(yàn)。
2 職能管理與項(xiàng)目管理并行的難點(diǎn)。
2.1 抵觸變革的心理。
慣性思維和最小努力原則是人之常情。個(gè)體員工對(duì)管理變革的反應(yīng)往往會(huì)在誘因和成本之間快速計(jì)算而得出。首先,開展項(xiàng)目不直接增加工資收益;其次,圖書館暫無生存危機(jī),沒必要自加壓力,其他圖書館不開展項(xiàng)目管理,收入也分文不少;第三,項(xiàng)目管理意味著在本職工作之外增加立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)、評(píng)比等一連串瑣碎的事情;第四,項(xiàng)目活動(dòng)如果吸引讀者,會(huì)帶來更多的工作壓力等。圖書館戰(zhàn)略變革在最初施行時(shí)會(huì)遇到員工的不理解或疑慮。例如,部分館員可能會(huì)質(zhì)疑圖書館引進(jìn)項(xiàng)目管理理念是否可行、項(xiàng)目管理方法是否適用于圖書館的業(yè)務(wù)流程等;部分館員可能會(huì)擔(dān)心這種管理方法會(huì)影響到自己的日常工作,增加工作量和工作壓力;部分館員可能會(huì)認(rèn)為變革對(duì)于改變現(xiàn)狀的意義并不大。特別是老館員習(xí)慣現(xiàn)有的工作模式和管理方式,參與項(xiàng)目活動(dòng)的積極性可能并不是很高。因此,如何有效獲取全館范圍內(nèi)對(duì)項(xiàng)目管理的認(rèn)同和信任,并積極主動(dòng)地參與到項(xiàng)目實(shí)踐中去是項(xiàng)目管理初期面臨的主要問題。
2.2 組織結(jié)構(gòu)的矛盾。
“職能-項(xiàng)目”矩陣模式中挑戰(zhàn)法約爾十四條管理原則中“統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”原則的就有“雙重領(lǐng)導(dǎo)”問題。在圖書館的矩陣型組織結(jié)構(gòu)中,項(xiàng)目成員不僅受項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo),還受職能負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo),項(xiàng)目成員需同時(shí)對(duì)兩個(gè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。當(dāng)項(xiàng)目工作與職能工作在時(shí)間、資源等方面發(fā)生沖突時(shí),項(xiàng)目成員往往難以抉擇,這種多頭領(lǐng)導(dǎo)無疑會(huì)增加項(xiàng)目成員的壓力。例如,部分館員參與的跨部門項(xiàng)目活動(dòng),在參與項(xiàng)目時(shí)首先要征求本部門負(fù)責(zé)人的同意,同時(shí)受本部門負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo),還要兼顧自己的本職工作和項(xiàng)目工作,這會(huì)增加項(xiàng)目成員的壓力,還可能會(huì)給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的人員管理造成困難。
2.3 職能工作與項(xiàng)目工作的平衡。
圖書館項(xiàng)目管理的難點(diǎn)不是位于兩端的職能和項(xiàng)目,而是位于中間連續(xù)過渡地帶的日常運(yùn)作“項(xiàng)目化”.典型的職能工作(如采編部門分編圖書)和典型的項(xiàng)目任務(wù)(如新館建設(shè)、回溯建庫等)比較容易區(qū)分,但是日常運(yùn)作中哪些工作內(nèi)容可以打包成項(xiàng)目?哪些不能?如何解決職能分工的差異?例如,有些部門的本職工作非常符合項(xiàng)目特征,容易立項(xiàng);掌握資源的部門容易參與項(xiàng)目;而從事持續(xù)性、重復(fù)性工作的部門面臨立項(xiàng)難、參與項(xiàng)目難的兩難困境。而項(xiàng)目立項(xiàng)后,則可能出現(xiàn)延續(xù)性的問題。在項(xiàng)目管理后期,會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目成果職能化的現(xiàn)象,即將原本一次性、創(chuàng)新性、臨時(shí)性的某些項(xiàng)目活動(dòng)固化為職能工作,變例外為體例,使圖書館的創(chuàng)新工作呈現(xiàn)出“職能-項(xiàng)目-職能”的循環(huán)發(fā)展趨勢。那么轉(zhuǎn)為本職工作的項(xiàng)目還要不要做?如果接著做,由項(xiàng)目轉(zhuǎn)化而來的本職工作將越來越多,一是工作壓力會(huì)不斷加大,二是沒有分?jǐn)?shù)回報(bào),這會(huì)挫傷員工的積極性,除非增加人手分擔(dān)工作;或者放棄項(xiàng)目的延續(xù),放棄長期經(jīng)營出來的品牌服務(wù)。
2.4 如何分配資源。
從干事的角度看,在現(xiàn)有條件下,項(xiàng)目管理要與職能工作分享資源,包括資金、人力、物力和時(shí)間。在資源有限的情況下,職能工作和項(xiàng)目工作或多或少會(huì)出現(xiàn)資源爭奪情況,這時(shí)候該如何分配資源?項(xiàng)目越多所需資源越多,立多少項(xiàng)目才能不影響職能工作?項(xiàng)目等級(jí)不同,可支配的資源不同;同等級(jí)的項(xiàng)目,工作量、工作難度也存在差異,所需資源也不盡相同,這就存在項(xiàng)目怎樣分級(jí)才合理的問題。從管人角度分析,每個(gè)人的時(shí)間和精力有限,平均每個(gè)員工每年最多主持或者參加多少個(gè)項(xiàng)目才不會(huì)影響本職工作?
根據(jù)項(xiàng)目導(dǎo)向、效率優(yōu)先的原則,年輕的能力強(qiáng)的員工是熱門“資源”,而年齡偏大、身體欠佳、精力和能力不強(qiáng)的員工被選為項(xiàng)目成員的機(jī)會(huì)較少,從而影響其項(xiàng)目分,對(duì)個(gè)人績效考核有所影響。如何平衡員工之間項(xiàng)目參與機(jī)會(huì)以及項(xiàng)目間人力資源的分配是不能不面對(duì)的問題。
2.5 考評(píng)機(jī)制的爭議。
在矩陣式組織結(jié)構(gòu)中,圖書館對(duì)員工大都采用職能與項(xiàng)目相結(jié)合的考核方式,即項(xiàng)目與職能綜合計(jì)分的方式,但是分?jǐn)?shù)不直接兌現(xiàn)為獎(jiǎng)金或晉升等激勵(lì)。比如,佛山市圖書館個(gè)人計(jì)分由四大塊構(gòu)成:資歷分、科研成果分、榮譽(yù)分、項(xiàng)目分。但是,館員分?jǐn)?shù)高低不能完全反映館員工作實(shí)際付出的差異;部門間分?jǐn)?shù)差異源于部門職能和業(yè)務(wù)性質(zhì);項(xiàng)目間分?jǐn)?shù)差異不能完全體現(xiàn)項(xiàng)目難度、強(qiáng)度和時(shí)長差異;如果對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人數(shù)缺乏相應(yīng)的控制,可能會(huì)出現(xiàn)“搭便車”現(xiàn)象。
2.6 部門協(xié)作的問題。
項(xiàng)目活動(dòng)往往涉及多個(gè)部門甚至整個(gè)組織,因此,項(xiàng)目管理更強(qiáng)調(diào)部門與組織間的合作與協(xié)作精神,需要保證最大限度的信息暢通。而在傳統(tǒng)圖書館中,職能分工不同容易導(dǎo)致各部門形成壁壘,加上項(xiàng)目工作與職能工作的差異性,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與職能部門在信息溝通上會(huì)存在無形的阻礙,可能會(huì)出現(xiàn)信息不對(duì)稱、信息滯后、信息不明確等問題。
3 對(duì)策。
圖書館職能管理與項(xiàng)目管理沖突的根本問題在于如何對(duì)常態(tài)工作與項(xiàng)目工作進(jìn)行區(qū)分與結(jié)合,項(xiàng)目工作來源于常態(tài)工作,是對(duì)常態(tài)工作的升華和改進(jìn)。本文結(jié)合佛山市圖書館近幾年的項(xiàng)目管理實(shí)踐,提出以下幾點(diǎn)對(duì)策:
3.1 消除疑慮,獲得信任。
為有效化解員工初期的抵觸心理,佛山市圖書館在項(xiàng)目管理初期作了以下嘗試:在管理變革之初,為全館職工提供了溝通交流的環(huán)境。一方面,通過舉辦座談會(huì)、交流會(huì)、培訓(xùn)等形式,在“項(xiàng)目立館”初期針對(duì)館內(nèi)對(duì)管理變革的態(tài)度,結(jié)合館員提出的合理化建議,先后頒布相關(guān)文件,如 《佛山市圖書館項(xiàng)目實(shí)施步驟》《佛山市圖書館項(xiàng)目答疑》,以緩解管理變革給員工帶來的疑慮和不安的心理。另一方面,鼓勵(lì)全館員工開展項(xiàng)目。2011 年佛山市圖書館引入項(xiàng)目管理理念,當(dāng)年立項(xiàng) 14 個(gè),開了個(gè)好頭。在項(xiàng)目管理初期,為了推動(dòng)館員積極開展項(xiàng)目活動(dòng),佛山市圖書館在立項(xiàng)時(shí)并沒有作過多嚴(yán)格的界定。通過2011 年的項(xiàng)目管理初探,館內(nèi)員工切身體會(huì)到了項(xiàng)目管理手段所帶來的工作成效,于是積極參與項(xiàng)目,至 2015 年底共立項(xiàng) 339 個(gè),員工項(xiàng)目參與率 100%.如今項(xiàng)目管理深入人心,成為佛山市圖書館工作的常態(tài)手段。
3.2 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)。
引入項(xiàng)目管理模式后,佛山市圖書館的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化著眼于兩個(gè)方面:一是減少職能部門責(zé)任交叉。實(shí)施項(xiàng)目管理以來,佛山市圖書館為提升組織效率,減少部門責(zé)任交叉,適時(shí)調(diào)整部門設(shè)置。2011 年成立數(shù)字資源部,負(fù)責(zé)數(shù)字資源建設(shè)、管理和服務(wù)工作;2013 年成立公共活動(dòng)部,專門負(fù)責(zé)全館活動(dòng)策劃、組織和統(tǒng)籌,2014年將負(fù)責(zé)講座的南風(fēng)講壇部并入公共活動(dòng)部,進(jìn)一步明晰了各部門職責(zé)。目前佛山市圖書館共設(shè)置部門 14 個(gè),各部門職能清晰、權(quán)責(zé)到位。二是充分發(fā)揮項(xiàng)目管理領(lǐng)導(dǎo)小組及其常設(shè)機(jī)構(gòu)的項(xiàng)目監(jiān)管職能。2011 年 7 月,佛山市圖書館設(shè)立業(yè)務(wù)管理部,是圖書館業(yè)務(wù)管理、協(xié)調(diào)和規(guī)劃部門,兼行項(xiàng)目管理辦公室(PMO)職能,是推進(jìn)項(xiàng)目管理的核心部門和管理項(xiàng)目的常設(shè)機(jī)構(gòu)。業(yè)務(wù)管理部輔助對(duì)項(xiàng)目全面管理和監(jiān)控項(xiàng)目的運(yùn)作,制定各項(xiàng)管理程序、標(biāo)準(zhǔn)、表格,管理項(xiàng)目文件,立項(xiàng)評(píng)估和結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收,定期項(xiàng)目匯報(bào),協(xié)調(diào)和解決職能部門和項(xiàng)目小組以及項(xiàng)目小組間因資源、人員等方面原因而產(chǎn)生的矛盾,并為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供及時(shí)的支持和指導(dǎo)。
3.3 完善項(xiàng)目管理制度。
構(gòu)建科學(xué)、公平、合理的項(xiàng)目管理制度是圖書館項(xiàng)目化進(jìn)程的基本保證。完善項(xiàng)目管理制度須從項(xiàng)目活動(dòng)的.全過程入手。首先,構(gòu)建公開透明的項(xiàng)目立項(xiàng)制度[3].佛山市圖書館成立項(xiàng)目管理小組,由館領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)管理部、項(xiàng)目咨詢團(tuán)隊(duì)、職工代表等聯(lián)合把控項(xiàng)目立項(xiàng)的原則與標(biāo)準(zhǔn),依據(jù)項(xiàng)目活動(dòng)的具體內(nèi)容并結(jié)合圖書館的整體發(fā)展戰(zhàn)略等對(duì)所征集的項(xiàng)目進(jìn)行劃分與定級(jí),經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)班子審批,最后全館公示三天,無異議則立項(xiàng)。其次,在項(xiàng)目活動(dòng)開展過程中,制定科學(xué)合理的項(xiàng)目進(jìn)度和成本管理制度。佛山市圖書館采用項(xiàng)目負(fù)責(zé)制,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)全過程負(fù)全責(zé),并定期在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中反饋項(xiàng)目進(jìn)度。為控制項(xiàng)目成本,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需填寫項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)表,經(jīng)業(yè)務(wù)管理部、館領(lǐng)導(dǎo)審批,然后提交財(cái)務(wù)。最后,構(gòu)建嚴(yán)格的項(xiàng)目成果評(píng)估驗(yàn)收制度。由項(xiàng)目管理小組對(duì)已完結(jié)項(xiàng)目對(duì)比項(xiàng)目交付成果與項(xiàng)目預(yù)期成果,對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)成果進(jìn)行評(píng)估驗(yàn)收,經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)班子審批,進(jìn)行結(jié)項(xiàng)公示,無異議方可結(jié)項(xiàng)。
3.4 合理配置資源。
。1)制定資源優(yōu)先級(jí)別。圖書館在制定資源優(yōu)先級(jí)別時(shí),首先應(yīng)保證圖書館日常業(yè)務(wù)工作及活動(dòng)的正常開展;其次可按照項(xiàng)目的重要程度和涉及范圍等來劃分。項(xiàng)目活動(dòng)具有臨時(shí)性、創(chuàng)新性等特點(diǎn),制定資源優(yōu)先級(jí)別時(shí)應(yīng)具有靈活性,應(yīng)具體問題具體分析。
。2)多項(xiàng)目并行的資源配置?山Y(jié)合館內(nèi)項(xiàng)目分級(jí)分類的制度,將并行的多項(xiàng)目進(jìn)行組合管理。同一類型的項(xiàng)目活動(dòng)由于結(jié)構(gòu)類似、內(nèi)容相近,其所需的資源可以共享,因此,可將同一等級(jí)下的同一類型或不同等級(jí)下的同一類型的項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行組合管理,按實(shí)際所需合理配置資源,并科學(xué)引導(dǎo)同類型項(xiàng)目活動(dòng)的資源共享[4].
。3)探索項(xiàng)目固化為職責(zé)后的資源配置。在項(xiàng)目管理的后期出現(xiàn)項(xiàng)目職能化的趨勢。面對(duì)這些“多出來”的工作,圖書館首先應(yīng)識(shí)別資源需求,即需明確各項(xiàng)目固化為職責(zé)后,這部分新增職責(zé)的資源需求,分析各職責(zé)在人力、物力、財(cái)力等各方面的資源訴求;其次分析資源約束,即分析館內(nèi)資源現(xiàn)狀,對(duì)緊缺資源、保障性資源等進(jìn)行分析,明確館內(nèi)資源配置的動(dòng)態(tài)信息;最后制定資源計(jì)劃,在資源需求和資源約束中尋求最佳平衡點(diǎn),制定資源計(jì)劃時(shí)兼顧館內(nèi)各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。
3.5 優(yōu)化考評(píng)方式。
在職能管理與項(xiàng)目管理并行的環(huán)境下,績效考核與項(xiàng)目計(jì)分,只采用其中任何一種考評(píng)方式都是不公平不科學(xué)的。最好的方法是根據(jù)本館具體情況,兩種或多種考評(píng)方式并行,并賦予相應(yīng)的比重,盡可能做到公平科學(xué)。同時(shí)輔以其他獎(jiǎng)勵(lì)手段,物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)相結(jié)合,以充分調(diào)動(dòng)員工的工作熱情。佛山市圖書館根據(jù)近幾年的實(shí)踐,不斷探索更為合理的考評(píng)機(jī)制,主要做了以下探索:
(1)優(yōu)化項(xiàng)目等級(jí)劃分。2015 年修訂 《佛山市圖書館項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)》,在原有的 A、B、C 三個(gè)項(xiàng)目等級(jí)的基礎(chǔ)上增加 D 級(jí),適用于一些創(chuàng)新性強(qiáng)、項(xiàng)目工期短、難度不大的微型、小型項(xiàng)目。制定了在項(xiàng)目分類下再分級(jí)的原則,按照業(yè)務(wù)屬性、內(nèi)容、對(duì)象、成果形式不同,將圖書館項(xiàng)目分為讀者活動(dòng)類、學(xué)術(shù)類、業(yè)務(wù)提升類、技術(shù)研發(fā)類、其他等五個(gè)類別。這些調(diào)整既有利于激發(fā)全館的創(chuàng)新意識(shí),又有利于豐富圖書館項(xiàng)目的內(nèi)容,激發(fā)館員參與項(xiàng)目的熱情與激情。
。2)變動(dòng)調(diào)整項(xiàng)目分值。2015 年佛山市圖書館項(xiàng)目管理新政策對(duì)原有的項(xiàng)目分值作出適當(dāng)調(diào)整,增加 D 級(jí)項(xiàng)目的分值,將 B 級(jí)項(xiàng)目一般成員的分值從 10 分調(diào)整到 15 分,B 級(jí)項(xiàng)目參與成員的分值由 3 分調(diào)整到 5 分。一方面調(diào)動(dòng)館員參與項(xiàng)目活動(dòng)的積極性;另一方面全面協(xié)調(diào)、保證公平,構(gòu)建團(tuán)結(jié)和諧的組織氛圍。
。3)調(diào)整項(xiàng)目計(jì)分規(guī)則。項(xiàng)目計(jì)分沿用按結(jié)項(xiàng)計(jì)分的方法,即項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)公示后,相關(guān)人員獲得相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。2015 年對(duì)項(xiàng)目計(jì)分規(guī)則進(jìn)行了完善,主要集中在對(duì)跨年度重大項(xiàng)目采取分段計(jì)分的方法,這樣的變動(dòng)在一定程度上調(diào)動(dòng)了員工參與大項(xiàng)目的積極性,使得項(xiàng)目計(jì)分的細(xì)則更為完善和公平。
。4)平衡不同崗位間、部門間項(xiàng)目。針對(duì)一些項(xiàng)目參與熱門崗位,如宣傳、后勤、電工、多媒體資料收集與整理等崗位,特制定文件嚴(yán)格界定其項(xiàng)目參與程度,避免出現(xiàn)某些崗位人員項(xiàng)目分過高。針對(duì)一些業(yè)務(wù)工作占比例較大的部門,比如采編部,在項(xiàng)目申報(bào)時(shí)適當(dāng)放寬審核標(biāo)準(zhǔn),以平衡部門間項(xiàng)目量。此外,對(duì)借調(diào)人員不能參與項(xiàng)目,規(guī)定在借調(diào)期間的項(xiàng)目分值以當(dāng)年全館結(jié)項(xiàng)項(xiàng)目平均分為基礎(chǔ),根據(jù)借調(diào)時(shí)間進(jìn)行分值計(jì)算。
佛山市圖書館的以上探索取得了明顯成效,得到員工認(rèn)可。為進(jìn)一步建立科學(xué)合理的考評(píng)機(jī)制,建議佛山市圖書館劃分職能與項(xiàng)目分值權(quán)重,具體而言,可以表現(xiàn)為兩種方案:一是三級(jí)區(qū)分。即在圖書館中根據(jù)職稱(高級(jí)職稱-中級(jí)職稱-初級(jí)職稱)分級(jí),在考評(píng)中對(duì)項(xiàng)目工作和基礎(chǔ)工作的側(cè)重點(diǎn)有所區(qū)別。比如,高級(jí)職稱的績效與項(xiàng)目考評(píng)比重為 3∶7,高級(jí)職稱的館員在知識(shí)、閱歷、經(jīng)驗(yàn)等方面都較為全面,這部分人員可能對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的貢獻(xiàn)更多,因此,其考評(píng)導(dǎo)向應(yīng)更注重項(xiàng)目考核。中級(jí)職稱的績效與項(xiàng)目考評(píng)比重為 4∶6,中級(jí)職稱是圖書館業(yè)務(wù)工作的中堅(jiān)力量,在考評(píng)導(dǎo)向中,一方面應(yīng)保證績效考評(píng)的比重,另一方面還要調(diào)動(dòng)這部分人員參與項(xiàng)目活動(dòng)的積極性。初級(jí)職稱的績效與項(xiàng)目考評(píng)比重為 5∶5,在于保證基礎(chǔ)人員堅(jiān)持職能工作與項(xiàng)目工作兩不誤的標(biāo)準(zhǔn)。二是兩級(jí)分層,即部室主任和普通員工,部室主任的績效與項(xiàng)目考評(píng)比重為 4∶6;普通員工的績效與項(xiàng)目考評(píng)比重為5∶5.
3.6 利用項(xiàng)目管理平臺(tái)溝通協(xié)作。
項(xiàng)目管理全過程貫穿著各種各樣的項(xiàng)目表單,如立項(xiàng)表、項(xiàng)目變更表、結(jié)項(xiàng)表、評(píng)估表,表單過于繁雜一方面會(huì)遏制組織成員參與項(xiàng)目活動(dòng)的積極性,另一方面也不利于項(xiàng)目的管理,在一定程度上也阻礙了項(xiàng)目信息的傳遞[5].因此,有必要在項(xiàng)目信息溝通這一環(huán)節(jié)進(jìn)行探索。佛山市圖書館就在這一方面作出了有益嘗試,根據(jù)本館實(shí)際,與第三方合作建立項(xiàng)目管理平臺(tái),并于2015 年 1 月 26 日起試運(yùn)行。該系統(tǒng)集項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目審批、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)、項(xiàng)目公示、分值查詢等功能于一體。館員可自主在系統(tǒng)上進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、提交項(xiàng)目進(jìn)度、管理項(xiàng)目成員、提交項(xiàng)目變更、查看項(xiàng)目公示、結(jié)項(xiàng)等各項(xiàng)操作。項(xiàng)目管理小組、館領(lǐng)導(dǎo)班子將在系統(tǒng)上進(jìn)行在線審批,不再使用原有的表格文檔。該系統(tǒng)使得項(xiàng)目活動(dòng)全過程中的溝通和協(xié)調(diào)更為高效和便捷,也有利于項(xiàng)目管理部門對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行系統(tǒng)的管理和控制,同時(shí)使項(xiàng)目信息公開透明,加深部門間、項(xiàng)目小組間的相互了解,很好地解決了信息溝通和部門協(xié)作的問題。
通過以上論述,可以看出,項(xiàng)目管理和職能管理在并行中雖然會(huì)出現(xiàn)各種各樣的難點(diǎn)和問題,但公共圖書館內(nèi)部如果能夠加以協(xié)調(diào)和引導(dǎo),這兩種管理模式會(huì)在并行環(huán)境下不斷發(fā)揮自身的優(yōu)勢,并進(jìn)行有效互補(bǔ)。隨著項(xiàng)目管理的不斷深入,二者在磨合中可能會(huì)出現(xiàn)新的問題,但只要圖書館管理者和工作人員能夠不斷創(chuàng)新和求變,這些新問題會(huì)被一一化解,同時(shí)更多更有效的管理理念也會(huì)不斷融入到公共圖書館的管理中去。
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