缺貨通知郵件如何寫(xiě)
在日新月異的現(xiàn)代社會(huì)中，越來(lái)越多人會(huì)去使用通知，通知是機(jī)關(guān)對(duì)內(nèi)部單位或平行機(jī)構(gòu)，所發(fā)出之洽辦或告知事情的文書(shū)。你知道通知怎樣才能寫(xiě)的好嗎？以下是小編收集整理的缺貨通知郵件，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
所以這種狀況下，商家通常選擇的方式是在大概延期發(fā)貨三天左右的時(shí)間給用戶(hù)發(fā)一封缺貨或延期發(fā)貨的通知。白渡認(rèn)為，這封郵件寫(xiě)得成功，就能讓用戶(hù)接受需要等待一段時(shí)間得到貨物的事實(shí)，寫(xiě)得失敗，可能會(huì)讓用戶(hù)馬上取消訂單，甚至影響到對(duì)這個(gè)網(wǎng)站以后的購(gòu)買(mǎi)興趣。我在各種B2C的網(wǎng)站也購(gòu)買(mǎi)過(guò)一些商品，這種類(lèi)型的郵件收到過(guò)兩封，一封來(lái)自M18，郵件正文如下： 這封通知郵件的正文主要是列出了我的訂單中的缺貨商品，但是糟糕地是，郵件里壓根就沒(méi)有告知我到底何時(shí)能夠發(fā)貨（當(dāng)然，商家很多時(shí)候都很難估計(jì)準(zhǔn)確的發(fā)貨時(shí)間），只是在結(jié)尾處來(lái)了個(gè)“沉默及是認(rèn)同”的語(yǔ)句。還有一點(diǎn)，郵件里提到如果需要取消或是改換其它的商品，都需要通過(guò)郵件和客服聯(lián)系。也就是說(shuō)，我不能直接通過(guò)網(wǎng)站的訂單系統(tǒng)修改我的訂單信息（我的訂單里實(shí)際上還有其他的商品，為什么我不能直接在訂單里取消這個(gè)缺貨的商品呢？）。我很擔(dān)心通過(guò)郵件的形式是否能夠讓客服很清楚地了解我的需求（比如我只想取消缺貨的商品，那其他的貨物是不是就可以立即發(fā)貨了？那我到底需要等多久呢？），還有就是這次買(mǎi)的幾件東西也不是那種非買(mǎi)不可的，所以我用最簡(jiǎn)單最明確的語(yǔ)句回復(fù)了客服的郵箱：我要取消訂單！
另外一封，是今年3月來(lái)在夢(mèng)芭莎的“預(yù)計(jì)發(fā)貨期延遲”通知，如下
這封郵件還真的像一封郵件。郵件的正文主要是描述了導(dǎo)致缺貨的原因（“勞務(wù)工荒”？這個(gè)原因還挺大的），目前的狀況（正在努力趕工，可以通過(guò)賬戶(hù)查詢(xún)具體時(shí)間）以及補(bǔ)救措施（加急處理，并贈(zèng)送購(gòu)買(mǎi)禮券。補(bǔ)償?shù)慕痤~相當(dāng)于打了8.5折了哦，呵呵，還不少）。不過(guò)這封郵件明顯的是屬于群發(fā)郵件，所以郵件的稱(chēng)呼就是客戶(hù)，也沒(méi)有把我的訂單里具體的缺貨的信息直接列出來(lái)，這一點(diǎn)不太友好。還有就是郵件里壓根就沒(méi)有提是否可以取消貨物或換貨，雖然可以理解商家不愿意客戶(hù)去做這種操作，但也不能干脆就不提了事吧。我之后有登陸網(wǎng)站查詢(xún)，后臺(tái)訂單里果然修改了發(fā)貨的時(shí)間，缺貨商品顯示“預(yù)計(jì)兩天后發(fā)貨”，但似乎也不能通過(guò)系統(tǒng)直接取消或修改訂單。這一次的商品我也不是急著用，加上我也懶得去了解如何修改訂單，最重要的是人家都補(bǔ)償了20元禮券了，總要給點(diǎn)面子吧。所以就耐心地等吧。不過(guò)我起碼又多等了5天才收到商品，看來(lái)商家對(duì)預(yù)計(jì)發(fā)貨時(shí)間估計(jì)的還是不太準(zhǔn)。（當(dāng)然可能是故意的）
我認(rèn)為一封好的缺貨通知郵件應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)：
1.郵件最好是針對(duì)客戶(hù)特定發(fā)送的，而且應(yīng)該顯示出用戶(hù)訂單里缺貨商品的信息。
2.用真誠(chéng)的口吻向客戶(hù)說(shuō)明缺貨的原因，并表示歉意。
3.盡量給用戶(hù)一個(gè)估計(jì)的發(fā)貨時(shí)間。（其實(shí)很少用戶(hù)真的會(huì)計(jì)較你估計(jì)的時(shí)間是否準(zhǔn)確，當(dāng)然如果差了大半個(gè)月也是不行的）
4.最好有一定的補(bǔ)償措施。（送禮券，送小禮品，免運(yùn)費(fèi)）
5.告知如何修改訂單或取消訂單。（不能因?yàn)椴辉敢饩筒桓嬷?/p>
當(dāng)然最最重要的是，盡快發(fā)貨！
拓展：
發(fā)郵件格式標(biāo)準(zhǔn)格式
關(guān)于主題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。
1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用才能顯示完你的標(biāo)題。
3.. 最好寫(xiě)上來(lái)自**公司的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫(xiě)了反而累贅。
4. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿!”或是“收著!”
5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理
6.可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“* !”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。
7.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
1. 恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、ALL。
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。
關(guān)于格式，稱(chēng)呼是第一行頂格寫(xiě)。
2. Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱(chēng)呼換行空兩格寫(xiě)。 結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)Best Regards，中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類(lèi)的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“�！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。
俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待
3. Email正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。
如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細(xì)看你沒(méi)分段的'長(zhǎng)篇大論。
4. 一次郵件交待完整信息
最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很反感。
5. 盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查
這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi); 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。
6. 合理提示重要信息
不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
7. 合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述
對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。
8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻
Business Email 不是你的情書(shū)，所以:)之類(lèi)的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在-:)
附件
1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理
3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)
4. 附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用
6. 如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，
語(yǔ)言的選擇和漢字編碼
1. 只在必要的時(shí)候才使用英文郵件
英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書(shū)。
2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件
如果對(duì)方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對(duì)方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。
3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。
4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體
中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線(xiàn)閱度的字號(hào)和字體。
不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)郵件。
不要為突出內(nèi)容而將字號(hào)設(shè)置過(guò)大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情;也不要過(guò)小，費(fèi)神又傷眼睛。
結(jié)尾簽名
每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
1. 簽名信息不宜過(guò)多
電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
2. 不要只用一個(gè)簽名檔
對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。
3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
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