二級學院行政管理工作建議論文
本文以民辦高職院校行政秘書崗位工作為例，從民辦高職院校二級學院行政管理工作對學院發(fā)展的重要性出發(fā)，分析工作的現(xiàn)狀問題，闡述了強化行政管理的必要性，提出了強化行政管理工作的建議，希望能夠為高職院校利用二級學院開展行政管理工作提供更好的參考。
一、行政管理工作在二級學院發(fā)展中的重要性
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行政秘書既執(zhí)行學院的決策，又是領導的參謀、助手，起著重要的橋梁、紐帶作用。橋梁、紐帶實現(xiàn)著人與人、組織與組織之間的溝通和交流。行政秘書在學院的建設發(fā)展中扮演多種角色，工作內(nèi)容涉及教學、班級、人事、總務、財務、外聯(lián)、工會等，各項工作的開展實現(xiàn)著學院與上級部門、兄弟部門、合作企業(yè)、領導、師生的有效溝通、協(xié)調(diào)。這個崗位是各種信息的聚集地和中轉(zhuǎn)站，是學院工作穩(wěn)定運行的保障，對上、對下、對內(nèi)、對外都是不可或缺的一分子。
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行政工作關系到學院運作的質(zhì)量與效率，通過統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、后勤服務、轉(zhuǎn)播宣傳全面履行其職能，一方面促進了校園的安全、和諧，營造了學生健康成長的環(huán)境，另一方面加強了師資隊伍建設，弘揚了師德師風，各項工作傾注了關懷服務，將全院教職工緊緊團結在一起。有了這股力量，大家才有擼起袖子加油干的精神，打造素質(zhì)高、業(yè)務精、講奉獻的優(yōu)秀團隊才有了核心力。
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行政管理工作舉足輕重，它是多種類、多層次、多職能的，主要體現(xiàn)在如何處理好領導與教師、個體與集體、民主與集中以及繼承與創(chuàng)新之間的關系。它是調(diào)節(jié)和控制各項工作和師生員工行為的統(tǒng)一原則，約束、規(guī)范、激勵和引導著師生行為和發(fā)展方向。加強行政管理，是調(diào)動教職工積極性、提高整體素質(zhì)的必由之路，也是適應新形勢、新發(fā)展的必然要求。充分發(fā)揮二級學院良好的行政管理作用，可有效推進學校的可持續(xù)發(fā)展。
二、二級學院行政管理工作的主要問題
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民辦高職院校二級學院普遍行政單崗單人，學院的相關文字起草、檢查反饋、收集整理、跟蹤督促、匯報提醒、溝通協(xié)調(diào)、處理解決，這一系列的具體工作要求行政秘書來完成，工作任務覆蓋面廣、任務重、千頭萬緒、紛繁復雜。要將各項工作做到位，事無巨細，除需要有良好的業(yè)務能力和較強的心理抗壓力外，還常常除了要在工作時間內(nèi)爭分奪秒外，且需在工作時間之余加班加點。
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高校的工作始終都是以教學和科研為中心，因此教師是高校的主體和“重點”群體。毋庸置疑，行政人員在提高辦學水平、增強學校實力的進程中扮演著不可替代的重要角色，但與教師相比，行政人員是不受重視的'群體。高校設立各種類型的課題、競賽、學習交流多是為教師搭建的平臺，而管理工作的事務性、具體性、瑣碎性難以形成專業(yè)優(yōu)勢和個人優(yōu)勢，其成果往往是隱性的，也就得不到重視。
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相對于教師而言，行政人員的收入相對低。學校往往要依靠教學科研成果提高學校的知名度，因此待遇上是向教師傾斜的。如，各項技能競賽都設獎項，參與技能競賽指導的教師有課時補貼。另外，教師在學生的實驗實訓課中獲得的課時也不可小覷。教師有渠道獲得薪酬之外的各種補貼獎勵，而行政人員雖在應用文寫作、計劃組織、協(xié)調(diào)溝通、執(zhí)行控制能力方面并不弱于教師，但收入與教師的差距卻越來越大。這樣，削弱了行政管理的工作動力、挫傷了積極性。
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行政人員不像教師有各自歸屬的教研室，一個教研室就是一個小團體，行政人員單崗單人，易被邊緣化。如，在學校的學年度評優(yōu)評先方面，學院往往從各教研室推選一名優(yōu)秀教師，而行政人員沒有一個團體，常不在被考慮之內(nèi)。被邊緣化讓行政人員深感付出與回報不對等，從而表現(xiàn)出對所從事職業(yè)的消極態(tài)度和行為，這種心理壓抑和職業(yè)倦怠也將導致工作積極性下降，服務意識淡薄。
三、強化行政管理工作的必要性
行政管理工作績效的高低、服務意識的強弱等直接影響了貫徹力和執(zhí)行力的高低。二級學院行政管理人員的工作狀態(tài)，讓我們感到了他們發(fā)展的困境，沒有安全感，迫切需要增加強化的投入，提高他們的職業(yè)認同感，實現(xiàn)高校管理高效、長遠的發(fā)展。通過強化，可以使行政人員有更多的工作表現(xiàn)機會，體會工作上的成就感，看到未來發(fā)展的期望值還是高的，感受到公平，達到職務上的責任感，達到自我滿足的狀態(tài)，這樣才能避免消極應付或另謀出路的選擇，出現(xiàn)積極、奮進的狀態(tài)，從而以飽滿的熱情投入工作中。
四、強化行政管理工作的幾點建議
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行政秘書職業(yè)將不斷被賦予新的意義和價值，學校層面要充分認識到行政工作的重要性。行政管理工作能否使二級學院充滿活力，將直接影響一所高校的變革進程。學校應該從各方面強化行政工作的責任意識，熱情、謙虛、平等的服務意識；與時俱進、工作有前瞻性的創(chuàng)新意識；認真履行工作職責，不過多計較個人得失的大局意識，激發(fā)行政人員的擔當精神。
（二）創(chuàng)建學習發(fā)展平臺，展望未來前景
僅有強的責任意識并不代表管理工作的高效率、高質(zhì)量，還需要掌握現(xiàn)代管理技能、先進的管理技巧，積累管理知識和管理經(jīng)驗。事實上，給予行政人員充分發(fā)展的機會，創(chuàng)建培訓進修、學習交流平臺，這既是組織的外在激勵，也是人的一種內(nèi)在的較高層次的需要。只有這樣，學校的發(fā)展目標才能得到積極響應和認同，行政管理工作才會真正具有活力。
（三）增設崗位津貼，認可勞動成果
企業(yè)管理發(fā)展以“人”為本，人的價值觀是可以被引導的。行政崗位工作的繁雜性，使得行政人員上班時間分秒必爭，下班時間加班加點，工作有一定的特殊性。毫無疑問，增設行政崗位津貼，是對勞動成果的一種認可，被認可就會獲得快樂，就會產(chǎn)生更多的效益。同時，增設崗位津貼也能引導行政人員對自身價值的認同，滿足自我實現(xiàn)的需要，挖掘內(nèi)在潛力，促使人的行為向組織目標而努力。
（四）組織公平，評先激勵
公平性是企業(yè)管理的重要原則之一，不公的待遇，會使員工產(chǎn)生消極的情緒，影響工作效率，危害公司的利益。在高校同樣如此，業(yè)績優(yōu)秀的崗位應該得到獎勵與表彰，先進不止來源于教學第一線，崗位不分優(yōu)劣先后，職務不分高低貴賤，只要工作成績突出，都應有其價值體現(xiàn)，尊重是個人發(fā)展的基礎。通過評先激勵，激發(fā)人的內(nèi)在欲望和需求，以實現(xiàn)組織的目標和行為。只有這樣才不會打擊優(yōu)秀分子的工作積極性，否則會產(chǎn)生不良氣氛，導致行政人員士氣低落。
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行政管理水平的高低能衡量出一個學校的實際競爭力。行政管理工作也應按照職業(yè)道德的要求而有它的標準化、規(guī)范化、制度化。為避免由于行政工作失誤而帶來的各種損失，為加強行政工作的監(jiān)督，在挑戰(zhàn)和機遇的形勢下，高校需要考慮的是如何從存在的問題中找出路，如何從創(chuàng)新中謀發(fā)展，目的是構建一個工作效率高、管理水平強的行政管理平臺，使之朝著科學、規(guī)范、制度的方向發(fā)展。海爾總裁曾經(jīng)說過這樣的話，企業(yè)要靠無形資產(chǎn)來盤活有形資產(chǎn)，只有先盤活人，才能盤活資產(chǎn)。對這句話，準確的理解是人是企業(yè)發(fā)展的決定性因素。同樣的道理，高校核心競爭力的加強，不僅和高校的師資及生源質(zhì)量有關，與行政人員也有著密切的關系。因此，高校也需盤活行政人員這支重要的力量，使他們始終保持旺盛的積極性和努力程度。
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