前臺禮儀接待流程

前臺禮儀接待流程

　　公司前臺是公司的臉面和名片，所以前臺工作人員必須注重前臺接待禮儀，這對于塑造公司形象有著非常重要的作用。以下小編為你收集了前臺禮儀接待流程，希望給你帶來一些借鑒的作用。

　　一 、前臺接待的職責

　　1、接聽電話，接收傳真，按要求記錄信息，確保及時準確。

　　2、對來訪客人做好接待、登記、引導工作，及時通知被訪人員。對無關(guān)人員、上門推銷應禮貌回絕。

　　3、保持公司接待區(qū)域清潔衛(wèi)生，展示公司良好形象。

　　4、負責員工考勤系統(tǒng)維護、每月考勤統(tǒng)計及外出人員登記管理；

　　5、負責公司快遞、信件、包裹的收發(fā)工作

　　6、不定時檢查用品庫存，及時做好后勤保障工作。

　　7、負責復印、傳真和打印等設(shè)備的使用與管理工作，合理使用，降低材料消耗。

　　8、負責整理、分類、保管公司常用表格并依據(jù)實際使用情況進行增補。

　　9、做好會前準備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作

　　10、做好材料收集、檔案管理等工作。

　　11、協(xié)助上級完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。

　　12、協(xié)助行政經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作，積極完成上級交辦的臨時事務(wù)。

　　二、 公司前臺接待禮儀包括：儀容規(guī)范、來訪者接待禮儀和電話接待禮儀。

　　（一） 公司前臺儀容規(guī)范

　　1、 基本要求

　�。�1） 面帶笑容，保持開朗心態(tài)，有利于營造和諧、融洽的工作氣氛

　�。�2）保持外表清潔衛(wèi)生；

　　（3）頭發(fā)梳理整齊、面部保持清潔；

　�。�4）淡妝上崗；

　�。�5）保持唇部潤澤，口氣清新，以適合近距離交談；

　�。�6）手部干凈，指甲修剪整齊，不涂抹鮮艷指甲油；

　　（7）宜使用清新、淡雅的香水。

　　2、標準的站姿

　　全身筆直，精神飽滿，兩眼正視，兩肩平齊，兩臂自然下垂，兩腳跟并攏，兩腳尖張開60°（男）、張開30°（女） ，身體重心落于兩腿正中。兩眼平視，下頜微收，挺胸收腹，腰背挺直，手中指貼褲縫，整個身體莊重挺拔。

　　站姿練習要領(lǐng)：平、直、高     平：頭平、肩平、眼平     直：腰直、腿直、背直     高：重心上拔、身體挺拔

　　3、標準的坐姿

　　上身正直稍向前傾，頭、肩平正，兩臂貼身下垂，兩手可隨意撲放在大腿上。 坐姿練習要領(lǐng)：輕、平、直。   輕：落座、起身要輕；   直：上身正直；   平：頭、肩平正 4、標準的走姿

　　走路的動作口訣：雙眼平視臂放松，以胸領(lǐng)動肩軸擺，提髖提膝小腿邁，跟落掌接趾推送。

　　挺胸收腹，腰背筆直。

　　走姿練習要領(lǐng)：挺 直 正

　　挺：挺胸收腹；

　　直：腰背筆直，兩臂自然擺動；

　　正：走得正。

　　5、微笑的四要四不要

　　四要：

　�。�1）要口眼鼻眉肌結(jié)合，要發(fā)自內(nèi)心的笑；

　　（2）要神情結(jié)合，顯出氣質(zhì)；

　　（3）要聲情并茂，相輔相成；

　�。�4）要與儀表舉止的美和諧一致。

　　四不要：

　　（1）不要缺乏誠意，強裝笑臉；

　�。�2）不要露出笑容，隨即收起；

　　（3）不要為情緒左右而笑；

　�。�4）不要把微笑只留給上級、朋友等少數(shù)人。

　　（二）來訪者接待禮儀

　　前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪者點頭示意其填寫《來訪登記表》，并微笑致意：“您好，請問您找哪位？”、“有預約嗎”。知道找誰，并確認是預約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來訪者并向其說明，不要扔在那里不管。

　　如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺應該用規(guī)范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。

　　1、迎接禮儀

　　應立即招呼來訪客人：應該認識到大部分來訪客人對公司來說都是重要的，要表示出熱情友好和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應立即停止，即使是在打電話也要起立迎接，并對來客點頭示意。

　　主動熱情問候客人：打招呼時，應輕輕點頭并面帶微笑。

　　陌生客人的接待：陌生客人光臨時，務(wù)必讓客人填寫《來訪登記表》并禮貌詢問其來意進行引導。

　　2、接待禮儀

　　接待客人要注意以下幾點。

　　（1）客人要找的負責人在場時，待客戶講明來意后，先讓客戶稍等，順手喊一下項目負責人，待負責人到場時，一起引領(lǐng)下至會議室。然后給雙方倒茶，客人走后，起身去會議室，將座椅歸位，清理會場。

　�。�1）客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。

　　（2）客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該引導客人在接待區(qū)或會議室坐下，并倒茶為其提供雜志書籍供客人閱覽。（不能讓客人在公司內(nèi)部隨意走動）

　�。�3）接待人員帶領(lǐng)客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

　　在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。     在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關(guān)閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

　　（4）誠心誠意的奉茶。

　　（5）不速之客的接待

　　有客人未預約來訪時，不要直接回答要找的領(lǐng)導在或不在。而要告訴對方：“讓我看看他是否在。”同時婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”如果對方?jīng)]有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與領(lǐng)導見面。

　　3、迎客禮節(jié)

　　（1） 賓客上門，熱情問候：

　　賓客進門后，接待人員應主動起立并熱情地說“您好/早上好/下午好，請問有什么可以幫到您？”/“請問您找哪位？”要配以微笑和恰當?shù)闹�體語言，不得毫無反應或語氣冷淡。

　�。�2）起身讓坐：

　　熱情招呼客戶坐下，請倒杯水接待。

　　4、引導禮節(jié)

　�。�1） 引領(lǐng)客人時，應用“請跟我來”、“這邊請”等禮貌用語。

　�。�2） 為賓客引路時，應走在賓客的左前方，距離保持2—3步，隨著客人的步伐輕松地前進。

　　5、應答禮節(jié)

　�。�1） 應答禮節(jié)是指服務(wù)接待中在回答賓客問話時的禮節(jié)。

　�。�2） 應答賓客的詢問時要站立說話，要思想集中的去聆聽，不能側(cè)身目視它處、心不在焉；交談過程中要始終保持精神振作，不能垂頭喪氣；說話時應面帶微笑、親切熱情、不能表情冷漠，反應遲鈍，必要時還需借助表情和手勢溝通和加深理解。

　�。�3） 如果賓客的語速過快或含糊不清，可以說“對不起，請您說慢一點”或“對不起，請您再說一遍好嗎？”，絕不能表現(xiàn)出不耐煩、急躁的神色，以免造成不必要的誤會。

　�。�4） 對于一時回答不了或回答不清的問題，可先向賓客致歉，待查詢或請示后再向問詢者作答，凡答應賓客隨后作答之事，屆時一定要守信。

　�。�5） 對待賓客稱贊你的良好服務(wù)時，切不可沾沾自喜，應保持頭腦冷靜，微笑、謙遜的回答，“謝謝您的夸獎”，“這是我們應該做的”等。

　　6、送客禮節(jié)

　　迎送禮節(jié)，既能體現(xiàn)我們對賓客歡迎和重視，也反映了接待的規(guī)范和服務(wù)的周到。重要客戶告辭時，應主動起身送至電梯門口，幫其按電梯開關(guān)，待到客人進入電梯后 說：“您慢走。”

　　（三）電話接待禮儀

　　前臺接起電話的聲音要不急不慢，始終保持輕松、愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

　　在電話鈴響的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，這里是通路企業(yè)管理咨詢有限公司”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。

　　（四）電話接聽技巧

　�。�1） 目的

　　當我們接聽電話時應該熱情，因為我們代表著公司的形象。

　�。�2）左手持聽筒、右手拿筆

　　大多數(shù)人習慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。為了消除這種不良現(xiàn)象，應提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。

　�。�3）電話鈴聲響過三聲之內(nèi)接起電話

　�。�4）注意聲音和表情

　　說話必須清晰，正對著話筒，發(fā)音準確。通電話時，不能大吼也不能喃喃細語，而應該用正常的聲音并盡量用熱情和友好的語氣，還應該調(diào)整好自己的表情。微笑可以通過電話傳遞，使用禮貌用語如“謝謝您”，“請問有什么可以幫忙的嗎？”“不用謝�！�

　�。�5）保持正確姿勢

　　接聽電話過程中應該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導致丹田的聲音無法發(fā)出；大部分人講話所使用的是胸腔，這樣 容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢 和動聽。

　　此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。

　�。�6）復誦來電要點

　　電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對，盡可能地避免錯誤。

　�。�7）讓客戶先收線

　　不管是制造行業(yè)，還是服務(wù)行業(yè)，在打電話和接電話過程中都應該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時，應該禮貌地請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結(jié)束。

　　（8）當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應先招待來訪客人，此時應盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

　　三、公司內(nèi)部的禮儀和秩序

　　（一）離座和外出

　　前臺接待人員工作的特殊性決定了其離座不應該太久，一般不能超過10分鐘。如果是因為特殊原因需要外出時，應該先向行政經(jīng)理說明，待安排人暫時替補空缺，并交接好工作后方可外出。

　　（二）嚴守工作時間

　　前臺接待人員應該嚴格遵守作息時間。一般情況下，應該提前20分鐘到崗。

　　（三）閑談與交談

　　應該區(qū)分閑談與交談。工作期間前臺人員應該避免私人電話占線，確實有緊急的事應長話短說，避免影響正常工作；更不應該出現(xiàn)在前臺與其他同事閑談的場面。

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