采購合同的跟蹤流程

關(guān)于采購合同的跟蹤流程

　　隨著人們法律意識(shí)的建立，越來越多事情需要用到合同，正常情況下，簽訂合同必須經(jīng)過規(guī)定的方式。相信大家又在為寫合同犯愁了吧，以下是小編整理的關(guān)于采購合同的跟蹤流程，歡迎大家分享。

　　流程：

　　1、跟蹤工藝文件

　�、賹�(duì)任何外協(xié)件（需要供應(yīng)商加工的物料）的采購，訂單人員都應(yīng)對(duì)提供給供應(yīng)商的工藝文件進(jìn)行跟蹤。

　�、谌绻�發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問題，應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商修改。

　　③要求供應(yīng)商及時(shí)代貨，如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)供貨，則要按照合同條款進(jìn)行賠償。

　　2、跟蹤供應(yīng)商的原材料

　　個(gè)別供應(yīng)商接到合同后就認(rèn)為“大功告成”，必要時(shí)必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備原材料，特別是對(duì)一些信譽(yù)差/合作少的供應(yīng)商更要警惕。

　　3、跟蹤加工過程

　　對(duì)于一次性/大開支的項(xiàng)目采購、設(shè)備采購、建筑采購等，為了保證貨期、質(zhì)量、采購人員需要對(duì)加工過程進(jìn)行監(jiān)控，甚至要參加其加工過程的監(jiān)理工作。

　　4、跟蹤總裝及測(cè)試

　　總裝及測(cè)試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)。

　　5、跟蹤包裝入庫

　　采購人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息。對(duì)重要物料，采購人員最好去供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察。

　　對(duì)一些緊急物料，采購人員要進(jìn)行全力跟蹤；對(duì)長(zhǎng)期持續(xù)穩(wěn)定供應(yīng)的供應(yīng)商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。

　　相關(guān)資料：

　　一、不規(guī)范現(xiàn)象的描述

　　由于管理不規(guī)范或不到位，采購類合同不規(guī)范現(xiàn)象主要包括：

　�。�1）采購商頻繁變化；

　�。�2）同一類型價(jià)格不統(tǒng)一；

　�。�3）付款后未及時(shí)取得發(fā)票；

　�。�4）沒有出入庫管理；

　�。�5）財(cái)務(wù)介入晚或沒有介入。

　　二、采購類合同審核要點(diǎn)

　　在合同擬定過程中，往往是業(yè)務(wù)及法務(wù)在牽頭主導(dǎo)合同談判及條款的擬定。在基本定稿后，財(cái)務(wù)此時(shí)介入是可以的。當(dāng)財(cái)務(wù)拿到合同草稿后，需關(guān)注以下幾點(diǎn)：

　　一是簽約主體，包括對(duì)方簽約主體是否有資質(zhì)及實(shí)力履行合同，我方簽約主體的選擇，因?yàn)闀?huì)因?yàn)楣�司定位不同或關(guān)聯(lián)交易需要或稅務(wù)優(yōu)惠不同等原因，財(cái)務(wù)應(yīng)該在我方簽約主體的選擇方面要發(fā)揮主導(dǎo)作用；

　　二是看供應(yīng)商是否穩(wěn)定，尤其是在經(jīng)常性采購的一般要求供應(yīng)商具有穩(wěn)定性，如果出現(xiàn)供應(yīng)商變更情況，要及時(shí)詢問變更的原因；

　　三是看價(jià)格變化幅度。采購價(jià)格受到很多因素影響，一旦業(yè)務(wù)部門提及市場(chǎng)變化因素導(dǎo)致價(jià)格變化，這是一個(gè)很好的說辭而且也很難查證的。在此情況下，財(cái)務(wù)就應(yīng)該結(jié)合供應(yīng)商是否變化再看價(jià)格變化幅度是否存在異常狀況；

　　四是付款條件，是一次性付款還是分次付款；相應(yīng)的，供應(yīng)商供貨是否與付款條件相對(duì)應(yīng)；

　　五是發(fā)票的取得，是在付款前還是在付款后取得發(fā)票。對(duì)于付款后才取得發(fā)票的，一定要做好跟蹤。在實(shí)務(wù)中，看到太多付款后經(jīng)辦人沒有跟進(jìn)發(fā)票的取得，財(cái)務(wù)也沒有發(fā)揮提醒或督促的職能；

　　六是出入庫管理，在接收到產(chǎn)品后，財(cái)務(wù)一定要做好出入庫管理與跟蹤，包括數(shù)量是否與合同約定相符？存放地在哪里？是否有出入庫單據(jù)？是否有及時(shí)盤庫？盤庫的結(jié)果等等。

　　七是合同編號(hào)是否連續(xù)，尤其是采用自己規(guī)則進(jìn)行合同編號(hào)的，一旦出現(xiàn)跳號(hào)的，一定要詢問原因并及時(shí)修改。

　　三、采購類合同的跟蹤分析

　　各類采購?fù)�往是公司的大�?xiàng)支出，管理好與壞直接影響到公司是否可以降低成本。這是財(cái)務(wù)的天然職責(zé)。因此，財(cái)務(wù)在合同審核后，要做好跟蹤分析。如何做好分析呢？就是圍繞上述第二點(diǎn)所列的七要素進(jìn)行對(duì)比分析，可以按照供應(yīng)商維度、產(chǎn)品維度、時(shí)間維度進(jìn)行網(wǎng)格狀分析，是可以發(fā)現(xiàn)問題的。

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