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如何寫(xiě)好公司會(huì)議中的會(huì)議紀(jì)要？
撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的方法與公司的企業(yè)文化、發(fā)展規(guī)模、會(huì)議人員層級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)偏好等因素密切相關(guān)，同時(shí)還存在上市公司撰文合規(guī)性等一系列需分類討論的問(wèn)題。以下是中國(guó)人才網(wǎng)小編整理的如何寫(xiě)好公司會(huì)議中的會(huì)議紀(jì)要?歡迎閱讀!
例1
說(shuō)明一下我所在公司的大致情況：我們公司屬于某大型央企旗下的上市平臺(tái)附屬子公司，曾在上個(gè)世紀(jì)八九十年代的本地市場(chǎng)上占據(jù)一席之地，領(lǐng)導(dǎo)大多為60后與70后，思想傳統(tǒng)保守，對(duì)新事物的接受程度較低。我所在的部門(mén)為總經(jīng)理直接管轄的辦公室，崗位為公司總經(jīng)理的專職會(huì)議紀(jì)要員。
根據(jù)個(gè)人從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)會(huì)議紀(jì)要工作的一下要點(diǎn)：
1、行文風(fēng)格：通過(guò)多次參會(huì)并觀察領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)不同事務(wù)的處理態(tài)度與方法，總結(jié)出領(lǐng)導(dǎo)的行為風(fēng)格與個(gè)人偏好，使紀(jì)要成為“領(lǐng)導(dǎo)的聲音”。
例如，我們領(lǐng)導(dǎo)傾向于執(zhí)行力第一的狼性文化，會(huì)議紀(jì)要中就要善于使用“確保完成”“切實(shí)落地”“敢想敢干”等詞匯對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行力度加以強(qiáng)調(diào)。2、內(nèi)在邏輯：邏輯問(wèn)題主要分為兩種情況：
A事先為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備了講話材料，領(lǐng)導(dǎo)也完全按照材料思路布置工作，只需根據(jù)材料對(duì)紀(jì)要進(jìn)行完善; B事先沒(méi)有總結(jié)講話材料，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工匯報(bào)與各部門(mén)意見(jiàn)，綜合考慮后給予工作布置，這也是出現(xiàn)較多的情況，此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)有大致思路，但是可能存在相同事項(xiàng)重復(fù)說(shuō)、換角度說(shuō)，不同事項(xiàng)雜糅、邏輯詞混用等情況，此時(shí)需要紀(jì)要員對(duì)公司業(yè)務(wù)有一定了解，并且事先對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行過(guò)預(yù)熱，才能梳理領(lǐng)導(dǎo)的思路。
例如，我的領(lǐng)導(dǎo)在時(shí)間充裕的情況下，會(huì)使用總-分-總的結(jié)構(gòu)進(jìn)行工作布置，并且還會(huì)大量引經(jīng)據(jù)典，甚至?xí)峒叭绾巫鋈说茸h程以外的話題，這時(shí)就需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)傳遞的信息進(jìn)行過(guò)濾，抓住主要邏輯脈絡(luò)。 3、主次分明：總經(jīng)理主持的會(huì)議大多為公司層級(jí)會(huì)議，由各部門(mén)共同參與，因而會(huì)議紀(jì)要側(cè)重宏觀工作布置，強(qiáng)調(diào)高度與方向;而部門(mén)會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議則往往以某一議題為主，側(cè)重對(duì)領(lǐng)導(dǎo)安排的細(xì)化與分解，強(qiáng)調(diào)可控與執(zhí)行。因此，對(duì)會(huì)議層級(jí)與規(guī)模的知悉是區(qū)分紀(jì)要內(nèi)容取舍的前提。
例如，在總經(jīng)理的會(huì)議紀(jì)要中，往往需要對(duì)各部門(mén)的質(zhì)詢、項(xiàng)目反饋的過(guò)程進(jìn)行弱化，而將重點(diǎn)放在總經(jīng)理的最終講話上。領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)對(duì)某部門(mén)的意見(jiàn)表示贊同，也可能在某部門(mén)提出看似合理的意見(jiàn)之后不置可否，該選擇那些內(nèi)容寫(xiě)入紀(jì)要，則是紀(jì)要員長(zhǎng)久積累之后的微妙考量。
4、合理取舍：“未經(jīng)敘述的事情從未發(fā)生”，紀(jì)要的本質(zhì)也正是如此，會(huì)議中并不是所有結(jié)論都適合寫(xiě)入紀(jì)要，有的決議只能讓參會(huì)人心領(lǐng)神會(huì)而不宜記錄，有的則是這需要記錄員對(duì)會(huì)場(chǎng)的利益關(guān)系、人際關(guān)系進(jìn)行權(quán)衡后進(jìn)行取舍。
例如，子公司提出與母公司不同的經(jīng)營(yíng)方針，子公司表示要在各個(gè)同級(jí)公司中拉開(kāi)差距等等言辭就不合適出現(xiàn)在作為憑證的會(huì)議紀(jì)要中。
5、特殊情況：上市公司具有獨(dú)立性，在資產(chǎn)、人員、業(yè)務(wù)等方面均需不受第三方平臺(tái)的管控，因而在某一上市公司的紀(jì)要中不應(yīng)出現(xiàn)另一上市公司的字樣。
例如，當(dāng)所在公司為上市公司，并且與并列上市平臺(tái)存在不可避免的業(yè)務(wù)往來(lái)，或是受到第三方管控，此時(shí)就需在紀(jì)要中注意措辭，保持獨(dú)立與合規(guī)。
6、紀(jì)要之外：會(huì)議紀(jì)要雖然是一項(xiàng)與純文字的工作，但是作為職場(chǎng)人，尤其在國(guó)企這樣人際關(guān)系占據(jù)重要地位的環(huán)境中，要認(rèn)識(shí)到會(huì)議紀(jì)要的工作并不存在不可替代性，因而更重要的是與領(lǐng)導(dǎo)、直接上級(jí)的溝通和交流，在日常的工作中加深了解，明確他們的想法和習(xí)慣，懂得他們的拳法和套路，那也同樣重要。
例2
注意事項(xiàng)：
1、會(huì)議開(kāi)始前要熟悉會(huì)議參與人，如若是客戶，可以索要名片(此步驟也可會(huì)后要)，之后可制成Excel表格，方便公司里其他人使用。
2、會(huì)議過(guò)程中，要特別注意領(lǐng)導(dǎo)的思路形成過(guò)程，對(duì)于提出的要求決策一定要明確記錄。在匯報(bào)中可用詞匯：會(huì)議認(rèn)為，會(huì)議強(qiáng)調(diào)，會(huì)議指出，會(huì)議號(hào)召，會(huì)議決定。
3、會(huì)議紀(jì)要中的主要內(nèi)容和關(guān)鍵字，要用紅字、黑體標(biāo)識(shí)，方便審閱人審閱。
4、會(huì)議中提到的需要跟進(jìn)的事項(xiàng)(一般有時(shí)間限制)，需要注明，并且設(shè)置時(shí)間提醒(紅字提醒)，按專人分類，到時(shí)提醒。
5、會(huì)議結(jié)束之后，要就任務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)，與專人核對(duì)確認(rèn)。
6、按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，制作Excel，注明該項(xiàng)目的第幾次會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后工作的進(jìn)度情況。
7、會(huì)議開(kāi)始之前需要回報(bào)前次會(huì)議跟進(jìn)的事項(xiàng)和完成情況，下一階段的進(jìn)度目標(biāo)及落實(shí)措施。
8、書(shū)寫(xiě)過(guò)程思路要清晰，分條羅列事項(xiàng)。
會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)：
(1)會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);
(2)會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;
(3)權(quán)威人士或代表人物的言論;
(4)會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;
(5)會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng);
(6)對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。
會(huì)議紀(jì)要的操作/流程建議：
(針對(duì)對(duì)業(yè)務(wù)、語(yǔ)言不太熟悉的朋友記錄領(lǐng)導(dǎo)討論會(huì))
一、會(huì)前
1. 熟悉會(huì)議內(nèi)容。包括會(huì)議文件，以及相關(guān)的以前的一些文件。最好能夠大致了解不同領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)。
2. 重點(diǎn)想一想，可能出現(xiàn)爭(zhēng)議的地方。
二、會(huì)上
1. 關(guān)鍵是錄音下來(lái)。
2. 重點(diǎn)在于理解領(lǐng)導(dǎo)的意思。
3. 看個(gè)人情況，從最有利于自己理解、記住會(huì)議內(nèi)容的角度出發(fā)，看是電腦打字、筆記、還是干脆不寫(xiě)筆記。
三、會(huì)后
1. 初稿。如果對(duì)材料不熟悉，擔(dān)心有疏漏，就把領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的話都記錄下來(lái)。
2. 反復(fù)讀初稿。領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意思。在腦袋里搭框架(整體的邏輯)。
3. 按照框架調(diào)整文字的順序，但先不要?jiǎng)h減或精簡(jiǎn)。
4. 在框架下看要不要合并內(nèi)容。可能會(huì)有些內(nèi)容放不到任何一個(gè)大類里面，就先放在一邊。
5. 回顧框架(整體大邏輯線)有沒(méi)有問(wèn)題，是不是要調(diào)整。
6. 看框架里每一部分的內(nèi)容放的對(duì)不對(duì)。如果對(duì)的話，你這一段應(yīng)該可以起一個(gè)標(biāo)題，或者用一句話把中心思想表達(dá)出來(lái)。
7. 在每個(gè)框架下看內(nèi)部的邏輯，按照重要性排序。
8. 最后再來(lái)調(diào)整看你的語(yǔ)言、格式對(duì)不對(duì)。