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大型會(huì)議策劃方案
預(yù)算
會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：
1、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用可以細(xì)分為：
(1)、出發(fā)地至?xí)⻊?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通
(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌�、�?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。
(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、港口交通費(fèi)用。
2、會(huì)議室/廳費(fèi)用
具體可細(xì)分為：
(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。
(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類(lèi)功效參數(shù)作出具體要求(通�？上�?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
(3)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專(zhuān)業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。
(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專(zhuān)業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專(zhuān)業(yè)的支持。
對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
3、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專(zhuān)業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。
4、餐飲費(fèi)用
會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。
(3)、酒水及服務(wù)費(fèi)
通常，如果在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。
(4)、會(huì)場(chǎng)茶歇
此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類(lèi)可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。
(5)、聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)
事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)：
(6)、設(shè)備
除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通�？梢院雎�。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：
●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算
●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理
●音源——主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
c、演員及節(jié)目
通�？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專(zhuān)場(chǎng)或包場(chǎng)除外。
d、其他——點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒
5、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)�、臨時(shí)商務(wù)用車(chē)、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通�？梢栽跁�(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。
那么，展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算相比有什么不同呢?
展覽預(yù)算與會(huì)議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用(如果有考察計(jì)劃的話)。
不同的地方：展覽場(chǎng)地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。
展覽場(chǎng)地租賃：如果展覽在固定的展覽場(chǎng)地進(jìn)行，那么展覽場(chǎng)地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽(tīng)設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。
如果是在其他公共場(chǎng)所舉辦展覽(譬如市政廣場(chǎng)或者體育場(chǎng)所等)，那么場(chǎng)地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測(cè)了——通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場(chǎng)地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等)有關(guān)。
■邀請(qǐng)
不管什么樣的會(huì)議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對(duì)象(客戶)參加。作為主辦者，邀請(qǐng)的方式非常重要。通常情況下，邀請(qǐng)包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。
信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請(qǐng)信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議(展)企劃書(shū)，可以讓參與者了解參加的意義及對(duì)會(huì)展的期望。
回執(zhí)——對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)，回執(zhí)是對(duì)會(huì)展企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一�；貓�(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來(lái)需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出�；貓�(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可�；貓�(zhí)需要注意的是，如果會(huì)展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對(duì)會(huì)展的有序安排會(huì)起到很大幫助。
確認(rèn)通知——如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有會(huì)展的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及會(huì)展注意事項(xiàng)等。
■簽到與入住安排
如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對(duì)簡(jiǎn)單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。
通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過(guò)程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號(hào)、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號(hào)的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對(duì)明顯的路徑指示、會(huì)議(展覽)須知、會(huì)議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開(kāi)閉說(shuō)明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)會(huì)展參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。
如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對(duì)于簽到及入住安排有很大幫助。
■餐飲安排
一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類(lèi)別有中式、西式及清真系列。
統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對(duì)于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對(duì)于自助餐的開(kāi)設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問(wèn)題有：開(kāi)餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類(lèi)及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問(wèn)題。如果就餐者無(wú)法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開(kāi)席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。
■交際/酒會(huì)
交際/酒會(huì)一般需要細(xì)心策劃。酒會(huì)的目的是加強(qiáng)公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。
交際/酒會(huì)通常在一個(gè)環(huán)境相對(duì)封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節(jié)有：樂(lè)隊(duì)(或者音響、音源)、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點(diǎn)心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報(bào)、第二方案、電器技師、保安人員、臨時(shí)舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。
重點(diǎn)：場(chǎng)地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。
由于酒會(huì)的規(guī)模及目的不同，沒(méi)有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會(huì)模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過(guò)的酒會(huì)實(shí)例。
■新聞發(fā)布會(huì)
新聞發(fā)布會(huì)議形式包括記者招待會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)等。一般來(lái)說(shuō)，酒會(huì)更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對(duì)輕松一些，它可以單獨(dú)召開(kāi)，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì)后舉行酒會(huì)或茶會(huì)。記者招待會(huì)一般是專(zhuān)題性的，以“答記者問(wèn)”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會(huì)由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會(huì)一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見(jiàn)的是新聞發(fā)布會(huì)。
新聞發(fā)布會(huì)要素：
●目的
●信息發(fā)布的目標(biāo)受眾
●擬邀請(qǐng)對(duì)象
●發(fā)布會(huì)規(guī)模
新聞發(fā)布會(huì)涉及到的事情大同小異，一般來(lái)說(shuō)，包括這幾大部分：
1、活動(dòng)策劃與主題確定
2、節(jié)目策劃與議程安排
3、資料準(zhǔn)備
4、與會(huì)人員邀請(qǐng)、溝通與確定
5、時(shí)間、場(chǎng)地落實(shí)與場(chǎng)景布置
6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布
7、現(xiàn)場(chǎng)氣氛控制
一、清楚發(fā)布會(huì)所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會(huì)的類(lèi)型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。
大體上，新聞發(fā)布會(huì)可以分為如下幾個(gè)類(lèi)別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路：
1、政治性——嚴(yán)肅感
2、高科技產(chǎn)品類(lèi)——正規(guī)中帶有活潑
3、農(nóng)業(yè)類(lèi)別——親切、環(huán)保
4、文化類(lèi)別——文化感、歷史感
5、一般工業(yè)品——科技感、品質(zhì)感
6、娛樂(lè)類(lèi)——活潑，前衛(wèi)
7、時(shí)尚產(chǎn)品——經(jīng)典中帶有時(shí)代氣息
8、工藝品類(lèi)——經(jīng)典、古拙
9、其他類(lèi)別——相應(yīng)的風(fēng)格
二、成立籌委會(huì)，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。
一個(gè)發(fā)布會(huì)牽涉到方方面面，各項(xiàng)工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時(shí)進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。
建立組織的原則：一是“專(zhuān)業(yè)原則”，專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷(xiāo)商的溝通，市場(chǎng)銷(xiāo)售部門(mén)是對(duì)口部門(mén)。其中，專(zhuān)家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門(mén)人員的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)，故新聞界的溝通也不另設(shè)組;二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個(gè)組的工作量相對(duì)平衡;三是“分工原則”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確;四是“扁平原則”，一般在大型的活動(dòng)中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動(dòng)中，不宜層級(jí)大多，以保證靈活機(jī)動(dòng)，人員不要太多，精干、高效為要;五是“制度原則”，盡管是臨時(shí)性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。
發(fā)布會(huì)通常牽涉到各個(gè)部門(mén)，一般來(lái)說(shuō)，公司或組織得高層及分管副總會(huì)在籌委會(huì)中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)有些講話和表態(tài)。在整個(gè)活動(dòng)中，相關(guān)部門(mén)人員的工作可能在時(shí)間上會(huì)與其日常工作相沖突，贏得各個(gè)部門(mén)的理解和支持很重要。
籌辦新聞發(fā)布會(huì)，牽扯的精力和時(shí)間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公司代理。
三、確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。
時(shí)間的控制，一般以時(shí)間進(jìn)度表(倒計(jì)時(shí))的方式來(lái)表現(xiàn)。注意在安排的時(shí)間上要合理,同時(shí)要留有余地，一般來(lái)說(shuō),前面的時(shí)間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時(shí)間來(lái)調(diào)整、完善。
整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過(guò)程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。
四、活動(dòng)策劃、確定活動(dòng)主題。
活動(dòng)策劃主要包括如下內(nèi)容：
1、會(huì)議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會(huì)整個(gè)過(guò)程就是講話，念稿件，例行演示。實(shí)際上，盡管發(fā)布會(huì)是一個(gè)正式的會(huì)議，但可以做得更活躍一些，尤其是會(huì)議的開(kāi)幕。
在會(huì)議議程安排時(shí)，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來(lái)看，一般控制在一到兩個(gè)小時(shí)為宜。特別是發(fā)言的時(shí)間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問(wèn)題講清楚的長(zhǎng)度，不宜太長(zhǎng)，也不宜太短，實(shí)踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。
2、主題策劃發(fā)布會(huì)的主題，可以有多種取法，常見(jiàn)的是在主題中直接出現(xiàn)“XXX發(fā)布會(huì)”字樣，也有的有一個(gè)大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。
另外，按照國(guó)家新聞出版有關(guān)部門(mén)的規(guī)定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會(huì)，須經(jīng)國(guó)家新聞出版部門(mén)的審批。一般來(lái)說(shuō)，實(shí)踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱(chēng)法。
確定參會(huì)人員是一項(xiàng)很重要的工作，也是一個(gè)變化較多的因素，而它的變化將影響到整個(gè)發(fā)布會(huì)的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會(huì)的各個(gè)因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見(jiàn)，會(huì)議地點(diǎn)或會(huì)議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場(chǎng)、貴賓室進(jìn)行，或者時(shí)間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點(diǎn)”，宜重點(diǎn)來(lái)抓。
參會(huì)人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。一般來(lái)說(shuō)，官員都選擇講話較有份量的人物，而專(zhuān)家則是在該領(lǐng)域有建樹(shù)或名氣大的人。
新聞?dòng)浾邉t是發(fā)布會(huì)的重頭，一般來(lái)說(shuō)，先造一份擬邀請(qǐng)的名單，提前一周時(shí)間發(fā)出邀請(qǐng)函，然后電話落實(shí)。時(shí)間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實(shí)好后做好分類(lèi)的統(tǒng)計(jì)工作。
五、擬定活動(dòng)策劃案和具體操作方案。
活動(dòng)策劃案是指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動(dòng)用。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議核心成員才提供。
具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個(gè)活動(dòng)的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個(gè)人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時(shí)間上具體到分鐘。一般會(huì)議人員人手一份。
六、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會(huì)前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：
1、會(huì)議議程
2、新聞通稿
3、演講發(fā)言稿
4、公司/組織宣傳冊(cè)
5、有關(guān)圖片
6、紀(jì)念品(或紀(jì)念品領(lǐng)用券)
7、企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片(新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò))
新聞通稿包括如下：
1、消息稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來(lái)快，有的媒體在發(fā)布會(huì)結(jié)束不到一小時(shí)就已經(jīng)出版。
2、通訊稿。篇幅較長(zhǎng)，內(nèi)容充實(shí)，一般是深度分析，重點(diǎn)報(bào)道。消息不能講清楚的背景等問(wèn)題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問(wèn)的形式表現(xiàn)。
3、背景材料。
4、圖片資料。
以上資料一般以書(shū)面形式提供，也可以另外附電腦光盤(pán)、軟盤(pán)的形式。
5、重要發(fā)言。對(duì)新聞?dòng)浾哂杏玫陌l(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人的發(fā)言，技術(shù)、營(yíng)銷(xiāo)分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價(jià)值的代表的發(fā)言也可以列入新聞?dòng)浾叩馁Y料中，但是以對(duì)記者報(bào)道有益為標(biāo)準(zhǔn)。
6、公司或組織的宣傳冊(cè)。
7、參會(huì)重要人物、知名人士材料。
七、時(shí)間選擇與場(chǎng)地落實(shí)、現(xiàn)場(chǎng)布置。
時(shí)間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時(shí)機(jī)選擇不同，效果迥異。
企業(yè)發(fā)布會(huì)有時(shí)要避開(kāi)重大的事件、會(huì)議，比如“兩會(huì)期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時(shí)間上不能保證。有時(shí)則要趨近于某些時(shí)機(jī)，比如相關(guān)性大的時(shí)候，起到借勢(shì)的效果。
另外，在時(shí)間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆樱绻?jié)日，一月之月初、月末，也要避開(kāi)一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下午進(jìn)行。
場(chǎng)地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點(diǎn)：
一、是品位與風(fēng)格。
場(chǎng)地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見(jiàn)。因?yàn)楦鞣矫娴呐涮缀靡恍?/p>
酒店有不同的星級(jí)，從此次發(fā)布會(huì)來(lái)看，選擇五星級(jí)或四星級(jí)是可以的。
另外，非正式的會(huì)議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開(kāi)。
酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會(huì)的內(nèi)容相統(tǒng)一。
二、是實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性。
會(huì)議廳容納人數(shù)?主席臺(tái)的大小?投影設(shè)備、電源?布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)?相關(guān)服務(wù)如何?住宿、酒品、食物、飲料的提供?價(jià)錢(qián)是否合理?有沒(méi)有空間的浪費(fèi)?等等，這些都要考慮。
三、是方便性。
離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車(chē)是否方便?
現(xiàn)場(chǎng)布置包括：
1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會(huì)議日期，有的會(huì)寫(xiě)上召開(kāi)城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè)VI為基準(zhǔn)。
2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門(mén)等，各個(gè)酒店有所不同，有的允許，有的不允許。
3、席位擺放。
擺放方式：發(fā)布會(huì)一般是主席臺(tái)加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì)的會(huì)議是圓桌擺放式。注意確定主席臺(tái)人員。不過(guò)，現(xiàn)在很多會(huì)議采用主席臺(tái)只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。
擺放原則：“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。
注意席位的預(yù)留，一般在后面會(huì)準(zhǔn)備一些無(wú)桌子的坐席。
4、相關(guān)設(shè)備在發(fā)布會(huì)前要反復(fù)調(diào)試，保證不出故障。
5、簽到與迎接：一般在大堂、電梯口、轉(zhuǎn)彎處有導(dǎo)引指示歡迎牌，一般酒店有這項(xiàng)服務(wù)。事先可請(qǐng)好禮儀小姐迎賓。一般會(huì)議會(huì)要求與會(huì)者留下名片，準(zhǔn)備好“請(qǐng)賜名片”盒。
八、現(xiàn)場(chǎng)控制。
現(xiàn)場(chǎng)控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的一環(huán)，事實(shí)上，一個(gè)好的協(xié)調(diào)人會(huì)將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。比如平時(shí)做一些培訓(xùn)，事前做一些排練。從實(shí)踐來(lái)看，現(xiàn)場(chǎng)的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫常紤]不周，以及禮節(jié)上的疏忽。應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面;其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案;再次，注意積累現(xiàn)場(chǎng)的靈活應(yīng)變的處理技巧。
對(duì)于前來(lái)的官員、經(jīng)銷(xiāo)商要有人陪同和溝通，對(duì)于前來(lái)的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對(duì)A媒體公開(kāi)某些情況而對(duì)B媒體則保密。對(duì)于記者個(gè)人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。
在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個(gè)平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會(huì)者的心情也會(huì)舒暢。另外一個(gè)重要因素是主持人，如果是自己主持則會(huì)好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會(huì)中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對(duì)整個(gè)會(huì)議的風(fēng)格有個(gè)大致的了解與把握。
在產(chǎn)品的演示講解過(guò)程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會(huì)者的理解。
答記者問(wèn)上，一般來(lái)說(shuō)，由一位主答人負(fù)責(zé)回答，必要時(shí)，如涉及到專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的問(wèn)題，由他人輔助。
在國(guó)內(nèi)，大多數(shù)記者不會(huì)提惡意刁難的問(wèn)題，有時(shí)連善意刁難的問(wèn)題都少涉及到，往往覺(jué)得太不精彩。事實(shí)上，提問(wèn)能夠反映記者對(duì)會(huì)議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場(chǎng)提出爭(zhēng)議點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)和大眾關(guān)心的“點(diǎn)”，更有助于傳播。
發(fā)布會(huì)前一般會(huì)準(zhǔn)備記者答問(wèn)備忘提綱，并在事先取得一致意見(jiàn)，尤其是主答和輔助答問(wèn)者要取得共識(shí)。
在發(fā)布會(huì)的過(guò)程中，對(duì)于記者的提問(wèn)應(yīng)該認(rèn)真作答，對(duì)于無(wú)關(guān)或過(guò)長(zhǎng)的提問(wèn)則可以委婉禮貌地制止，對(duì)于涉及到企業(yè)秘密的問(wèn)題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密，一般來(lái)說(shuō)，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無(wú)可奉告”的方式。對(duì)于復(fù)雜而需要大量的解釋的問(wèn)題，可以先簡(jiǎn)單答出要點(diǎn)，邀請(qǐng)其在會(huì)后探討。
整個(gè)會(huì)議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會(huì)安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會(huì)或自助宴會(huì)等，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由主持人通知時(shí)間與地點(diǎn)。
發(fā)布會(huì)后，宴會(huì)前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。
■研討會(huì)議
研討型會(huì)議通常專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論，一般不會(huì)超過(guò)100人。這類(lèi)研討會(huì)的關(guān)鍵點(diǎn)是會(huì)場(chǎng)及地點(diǎn)選擇。
會(huì)場(chǎng)——除一般性的主會(huì)場(chǎng)外，通常需要一些小型會(huì)所以便分組討論。主會(huì)場(chǎng)的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個(gè)座位都有——除非人數(shù)小于15人。
關(guān)于地點(diǎn)，通常選擇相對(duì)封閉、安靜、利于保密的地點(diǎn)，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會(huì)所——應(yīng)當(dāng)滿足夜間娛樂(lè)休閑、團(tuán)隊(duì)精神訓(xùn)練、場(chǎng)景變換、交通相對(duì)方便等要求。
■培訓(xùn)會(huì)議
培訓(xùn)會(huì)議也是專(zhuān)業(yè)型會(huì)議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門(mén)舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識(shí)傳授，所以培訓(xùn)會(huì)議對(duì)場(chǎng)地的要求相對(duì)較高——除了一般的封閉式會(huì)場(chǎng)外，應(yīng)該還有各類(lèi)拓展訓(xùn)練設(shè)施或者場(chǎng)地，可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場(chǎng)地。培訓(xùn)會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)：場(chǎng)地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。
■社團(tuán)會(huì)議
社團(tuán)會(huì)議通常為純會(huì)議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類(lèi)的書(shū)面信息。所以社團(tuán)會(huì)議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會(huì)舉行。舉行此類(lèi)會(huì)議，表決設(shè)施、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)員排序及會(huì)場(chǎng)控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時(shí)候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請(qǐng)、交通、住宿及餐飲安排等。
■公益性/技術(shù)性論壇
此類(lèi)會(huì)議多為公開(kāi)性會(huì)議，系列分會(huì)將是此類(lèi)會(huì)議的特點(diǎn)，所以會(huì)議場(chǎng)所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會(huì)場(chǎng)附帶小會(huì)場(chǎng)，對(duì)會(huì)議設(shè)施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場(chǎng)地等均有可能要求提供。此外，如果會(huì)議主辦地的會(huì)場(chǎng)不能滿足幾種分割要求，那么會(huì)務(wù)交通就成為需要重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。
■訂貨交流會(huì)議
此類(lèi)會(huì)議實(shí)際上兼有展覽性質(zhì)，因此會(huì)場(chǎng)的要求相對(duì)特別。理想的場(chǎng)地應(yīng)該是專(zhuān)門(mén)的展覽館或者會(huì)展中心，帶有商務(wù)會(huì)所或者類(lèi)似場(chǎng)地則再完美不過(guò)。如果是小型訂貨交流會(huì)，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類(lèi)會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)是：場(chǎng)地選擇、會(huì)場(chǎng)控制、展覽布置。
■秘書(shū)服務(wù)
所謂秘書(shū)服務(wù)指向會(huì)展主辦方提供各類(lèi)文秘、勤雜、臨時(shí)采購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)У确⻊?wù)。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)提供的，在預(yù)算時(shí)通常按類(lèi)別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計(jì)費(fèi)用或者按其他類(lèi)別計(jì)算。如果通過(guò)代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。
■茶歇
茶歇對(duì)于一般的大型會(huì)議而言可能不需要，中、小型會(huì)議，特別是公司或者組織高層會(huì)議，會(huì)間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會(huì)間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡(jiǎn)易茶話會(huì)，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國(guó)茶，點(diǎn)心也不限于是中國(guó)點(diǎn)心。
通常茶歇的準(zhǔn)備包括點(diǎn)心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開(kāi)放時(shí)間要求等等，一般不同時(shí)段可以更換不同的飲品、點(diǎn)心組合。大致上茶歇的分類(lèi)是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開(kāi)水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點(diǎn)心一般是各類(lèi)糕點(diǎn)、餅干、袋裝食品、時(shí)令水果、花式果盤(pán)等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點(diǎn)心有蛋糕、各類(lèi)甜品、糕點(diǎn)、水果、花式果盤(pán)，有的還有中式糕點(diǎn)。
■翻譯
可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個(gè)工具，所以會(huì)議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡(jiǎn)單，只要 “采購(gòu)”就可以了。其實(shí)，翻譯是工具不假，但翻譯是個(gè)特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人(有時(shí)候還是會(huì)談僵局的潤(rùn)滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時(shí)聘請(qǐng)的翻譯值得認(rèn)真對(duì)待。
很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識(shí)外，可能對(duì)其他領(lǐng)域的連概念都沒(méi)有)，而會(huì)議涉及的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語(yǔ)速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會(huì)議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對(duì)翻譯必要的約束是應(yīng)該的——通常以書(shū)面形式約定在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對(duì)外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來(lái)的損失。
■車(chē)輛調(diào)度
重要的國(guó)際性會(huì)議、行業(yè)重要會(huì)議、知名公司全球或者大區(qū)會(huì)議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車(chē)輛調(diào)度可能不成問(wèn)題，如果在異地舉辦，那么車(chē)輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會(huì)議基本上委托當(dāng)?shù)貙?zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)代理，車(chē)輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會(huì)議舉辦地的車(chē)源問(wèn)題。對(duì)于主辦方，通常只提出用車(chē)要求及安排要求，而代理公司則要考慮時(shí)間安排、預(yù)定的合理車(chē)輛數(shù)量、行走時(shí)間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對(duì)準(zhǔn)確的與會(huì)者抵達(dá)時(shí)間、人數(shù)、此時(shí)間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車(chē)輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時(shí)希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價(jià)。
■健康保障
一般情形下，健康保障不需要列入會(huì)議或者展覽企劃。但對(duì)于特殊會(huì)議如有高齡知名學(xué)者、身體殘疾專(zhuān)家或者政府官員參加的一些會(huì)議，那么健康保障就應(yīng)該納入會(huì)議企劃內(nèi)。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色專(zhuān)科分布、急救車(chē)輛呼叫及費(fèi)用支付辦法、常用藥品少量采購(gòu)、無(wú)障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改造等等。
■保險(xiǎn)知識(shí)
組織展覽需要辦理保險(xiǎn)。展覽會(huì)組織者一般不負(fù)責(zé)展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺(tái)內(nèi)發(fā)生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險(xiǎn)。保險(xiǎn)涉及投保險(xiǎn)種、投保金額、投保期限等問(wèn)題。保險(xiǎn)不僅涉及展品和運(yùn)輸，還涉及展臺(tái)人員、參觀者等。
展覽涉及的險(xiǎn)種比一般人想象的多，包括展覽會(huì)取消險(xiǎn)、展覽會(huì)推遲險(xiǎn)、政治險(xiǎn)、雇工責(zé)任險(xiǎn)、運(yùn)輸險(xiǎn)、戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)、火險(xiǎn)、盜竊險(xiǎn)、破損險(xiǎn)、人身傷害險(xiǎn)、公眾責(zé)任險(xiǎn)、人身事故險(xiǎn)、個(gè)人財(cái)產(chǎn)丟失險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等，名目繁多，比較冷僻的險(xiǎn)種有展覽會(huì)附屬研討會(huì)主要發(fā)言人未出場(chǎng)險(xiǎn)。但是，展出者沒(méi)有必要投保所有險(xiǎn)種，根據(jù)規(guī)定和需要選擇險(xiǎn)種投保�；倦U(xiǎn)包括展品、運(yùn)輸、人身、第三者有關(guān)險(xiǎn)種。展覽會(huì)組織者、運(yùn)輸公司、施工管理部門(mén)等會(huì)規(guī)定了一些強(qiáng)制性的保險(xiǎn)要求，這些規(guī)定應(yīng)予以執(zhí)行。此外，展出者可以根據(jù)自己的實(shí)際需要辦理其他險(xiǎn)種。對(duì)于展出者，主要投保險(xiǎn)以及辦理投保需要注意事項(xiàng)如下：展品和道具險(xiǎn)，保期要包括運(yùn)輸和展覽會(huì)過(guò)程。投保險(xiǎn)種有展品的盜竊險(xiǎn)、道具的火險(xiǎn)等。
運(yùn)輸險(xiǎn)，為安排展品在動(dòng)輸和展覽過(guò)程中的保險(xiǎn)。在展品發(fā)運(yùn)并取得提單后，按清冊(cè)價(jià)辦理保險(xiǎn)手續(xù)。一般辦理一切險(xiǎn)，并取得保險(xiǎn)單。保險(xiǎn)期從貨物在國(guó)內(nèi)倉(cāng)庫(kù)發(fā)運(yùn)至運(yùn)回國(guó)內(nèi)倉(cāng)庫(kù)止。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。其他險(xiǎn)種根據(jù)強(qiáng)制性的保險(xiǎn)要求以及實(shí)際需要視具體情況決定，比如戰(zhàn)爭(zhēng)險(xiǎn)。在運(yùn)輸途中貨物發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責(zé)任方取得理賠單證。若無(wú)法取得理賠單證，則要求責(zé)任方寫(xiě)證明書(shū)。受損方填寫(xiě)受損報(bào)告書(shū)，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。索賠期一般為一年。
第三者責(zé)任險(xiǎn)，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外傷害，比如展架倒塌壓傷參觀者，應(yīng)在展覽施工和展出期間投保第三者責(zé)任險(xiǎn)。
展出人員險(xiǎn)，包括醫(yī)保險(xiǎn)、人身事故險(xiǎn)、個(gè)人財(cái)產(chǎn)丟失險(xiǎn)等。比如，飛機(jī)目前還未能達(dá)到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺(tái)人員辦理乘坐飛機(jī)的人身險(xiǎn)。這是在飛機(jī)票價(jià)內(nèi)的保險(xiǎn)之外加辦的保險(xiǎn)，萬(wàn)一出現(xiàn)事故，事故受損方將獲航空公司和保險(xiǎn)公司兩筆賠償。
保險(xiǎn)應(yīng)當(dāng)是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè)務(wù)，大部分展覽保險(xiǎn)是展出者概括成運(yùn)輸、施工等規(guī)定條款聽(tīng)取保險(xiǎn)公司建議后安排的。展出者一般可以使用有長(zhǎng)期關(guān)系的保險(xiǎn)公司。如果展覽會(huì)所在地有規(guī)定必須使用指定保險(xiǎn)公司，在了解清楚后按規(guī)定辦。展覽會(huì)組織者通常會(huì)推薦可靠的保險(xiǎn)公司。有些專(zhuān)業(yè)的展覽保險(xiǎn)公司可以提供一攬子展覽保險(xiǎn)。
如果展出者辦有長(zhǎng)年保險(xiǎn)，可以不再專(zhuān)門(mén)為展覽辦理保險(xiǎn)。只需要將展覽保險(xiǎn)納入長(zhǎng)年保險(xiǎn)范圍之內(nèi)既可，保險(xiǎn)公司可能不會(huì)增加保險(xiǎn)金。如果是集體展出組織者投保，如果有長(zhǎng)業(yè)務(wù)關(guān)系，保險(xiǎn)公司也可以提供優(yōu)惠標(biāo)準(zhǔn)。
集體展出組織者一般不會(huì)承擔(dān)保險(xiǎn)費(fèi)用，但是往往會(huì)統(tǒng)一辦理保險(xiǎn)。集體辦理保險(xiǎn)可以省去參展者精力，費(fèi)用均攤標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)低一些。
保險(xiǎn)最重要的單證是受保險(xiǎn)單。其他可能使用的單證有受損報(bào)告書(shū)。
■禮儀與迎送
對(duì)于會(huì)議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡(jiǎn)單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。
值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語(yǔ)基本技能考察，而不能簡(jiǎn)單看形體決定是否聘請(qǐng)，另外一點(diǎn)就是禮儀的個(gè)性是否符合工作要求。
各種主題的會(huì)議對(duì)禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會(huì)議、政府性質(zhì)會(huì)議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專(zhuān)家及政府要員的形象，而銷(xiāo)售類(lèi)會(huì)展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。
■展覽禮儀企劃
展覽會(huì)以其獨(dú)具的專(zhuān)業(yè)性、針對(duì)性的特點(diǎn)逐漸成為國(guó)際、國(guó)內(nèi)企業(yè)直接面對(duì)客戶，展示自己的極好工具。與次同時(shí)一種新的禮儀文化隨之誕生，既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國(guó)巴黎的一次展覽會(huì)，之后在70年代形成規(guī)模，并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化發(fā)展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國(guó)也逐步發(fā)展起來(lái)。
禮儀企劃既是通過(guò)專(zhuān)業(yè)策劃公司的精心策劃，為參加展覽會(huì)的公司提供最完美的參展活動(dòng)設(shè)計(jì)方案。它包括硬件的展位、展臺(tái)布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果;軟件的宣傳促銷(xiāo)活動(dòng)、展覽禮儀模特的培訓(xùn)及包裝等，使公司的優(yōu)勢(shì)最大限度地表現(xiàn)出來(lái)。公司參加展覽會(huì)的主要目的無(wú)非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹(shù)立自己良好的品牌形象。但是要達(dá)到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過(guò)來(lái)。參展企業(yè)通常把這個(gè)任務(wù)交給展覽禮儀企劃公司來(lái)做。
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