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      2. 會議餐飲服務(wù)策劃步驟

        時間:2021-07-02 15:00:35 策劃書 我要投稿

        會議餐飲服務(wù)策劃步驟范例

          好的餐飲安排是會議的一大亮點。

        會議餐飲服務(wù)策劃步驟范例

          細(xì)則:將下列的核對清單交給我們能幫助活動圓滿順利:

          1.預(yù)計多少人?

          2.選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?

          3.主桌和其他桌要如何擺飾?

          4.多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎?

          5.主桌是否需要講臺和麥克風(fēng)?

          6.講臺位置在哪里?需要哪種麥克風(fēng)?

          7.主桌是否也要供餐,還是哪些名流在餐后才來?

          8.如果采用自助餐,主桌人也自行取用,還是請服務(wù)人員先給他們盤子?

          9.是否需要預(yù)留其他位子給貴賓(如果需要,在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)?

          10.是否要收取餐券?事先告訴宴會經(jīng)理并提供"餐券樣本"。

          11.如果來的人沒有餐券應(yīng)如何處理?

          12.是否在主桌的人也要求給餐券?

          13.是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?

          14.晚宴的菜單、節(jié)目表是否放在桌上或是在入口處分發(fā)?

          15.是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息?

          16.有人節(jié)食、素食等特別安排,如果有最好事先告知。

          17.是否要掛banner?

          18.是否需要衣帽間?

          19.受獎人坐在主桌還是臺下,如果是后者,是否要替他們預(yù)留位子?他們?nèi)绾紊吓_?

          20.當(dāng)受獎人上臺時是否需要投射燈,燈光打在演講者或司儀?

          21.是否要演奏國歌?如果需要,可能要國旗。

          22.是否要安置視聽設(shè)備?

          23.是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺上?

          24.是否有表演節(jié)目,舞臺大小是否足夠,如果有表演,舞臺尺寸和高度多少?

          25.舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預(yù)演?何時?

          27.什么時候開門讓客人進(jìn)來?

          28.每一程序的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節(jié)目和演講、跳舞等。

          29.洗手間在哪里,如果門口仍有人看守時,如何讓上洗手間的人回來?

          主題節(jié)目:主題節(jié)目可以很簡單只有一個樂隊表演,或盡心安排特別節(jié)目。如果預(yù)算允許,就可以特別設(shè)計,有時常以會議當(dāng)?shù)靥厣髦黝},飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當(dāng)?shù)刂黝}的東西,如果你需要可借用。

          與宴會經(jīng)理討論"主題",他們有各種不同主題的活動,可建議你以前做得很成功的案例,同樣地創(chuàng)新概念,如果你對布置或娛樂節(jié)目沒有概念,宴會人員可以一起包辦。如果由自己負(fù)責(zé),通知宴會人員所有安排都是外包,如節(jié)目、背景、特殊家具、燈光、視聽設(shè)備,并告訴他們什么時候會來布置、舞臺放在哪里、什么時候拆除。

          主題活動的位置圖(1ayout)特別重要,避免擁擠在入口,餐飲部分也要畫一份平面圖,顯示每個位置需要多少空間。以主題來設(shè)計通知、邀請函和指示牌。

          最先要考慮的`是會議中心廚房的位置,供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠(yuǎn)可能是一個重大的錯誤。討論基本服務(wù)需求如咖啡點心怎么安排,大型會議在短時間要提供上千人食物,詳細(xì)與會議中心代表和合約商討論,或許你可以考慮由飯店承辦外燴。

          也要了解會議中心是否可供酒,有時只允許在某一時間內(nèi)使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。

          會場以外地方的餐飲:有時會議籌辦人會選擇會議中心或飯店以外的地方舉辦活動--如博物館或市政廳。這些地方可能有他們專門的餐飲服務(wù),如果沒有,詢問以前曾經(jīng)辦過的餐飲服務(wù),再從他們那里獲取資訊,慎選適合的餐飲服務(wù)相當(dāng)重要,因為那些地方原本不用來作餐會的場地,大部分的場地沒有廚房與設(shè)備,如何保持食物的溫度,而且桌椅、桌巾所有東西都要運(yùn)過來。在這種地方舉行活動不僅費(fèi)時、復(fù)雜,價格也可能較高。舉辦會場以外地方的活動要考慮以下需求:

          1.安排交通運(yùn)輸(如果需要)、租車費(fèi)用、活動結(jié)束后在哪里上車?

          2.要帶什么東西?他們是否有桌、椅、講臺、桌巾、餐具、衣架、冰箱、飲水器?電插頭是否足夠?

          3.洗手間是否足夠?位置在哪里?

          4.是否有冷暖空調(diào)設(shè)備?

          5.如果在戶外,天氣惡劣時有什么備用方案?

          6.是否允許供應(yīng)酒?

          7.是否有足夠的準(zhǔn)備食物區(qū)?

          8.是否要額外支付清潔費(fèi)用?

          9.通常要支付餐飲承包商和場地訂金,要彼此簽約,將條款內(nèi)容詳細(xì)閱讀,最好選擇一家有經(jīng)驗的飯店承辦外燴,他們擁有全套設(shè)備與訓(xùn)練有素的服務(wù)人員,如此餐飲的質(zhì)量才能無慮。

          成本控制:餐飲成本除了食物外還包括采購、會場座位布置、服務(wù)、清潔和燈光、視聽設(shè)備等,所以議價空間很校要求提供幾種不同菜單,再討論菜單內(nèi)容。如果在同時間還有其他活動,使用相同菜單是否較便宜,在茶點時間(coffeebreak)使用紙杯是否比使用瓷器便宜?

          重要的是內(nèi)部控制,如果報名費(fèi)中包括餐飲,最好使用餐券,因為有些人并不一定參加所有活動,以餐券比較準(zhǔn)確。如果你能確認(rèn)出席人數(shù),將會減少浪費(fèi),這是一個慣例,如果人數(shù)在某一定數(shù)目之下仍要以基本數(shù)計算,預(yù)算通常在餐飲決定前編列,詢問宴會經(jīng)理這樣會比編列預(yù)算增加多少百分比。

          很多沒有經(jīng)驗的人做預(yù)算時忘了包含稅金和小費(fèi),如果你是請大會重要人士來負(fù)責(zé)選擇菜單,最好價格已包括稅金和小費(fèi)。

          保證數(shù)量:宴會經(jīng)理通常要求你在活動前48小時給予保證數(shù)量,雖然有時活動在星期一或星期二,但是要求你在周末前確定保證數(shù)量,如果需要較多時間決定名單或在現(xiàn)場售票,可能同意在48小時前提出保證數(shù)量,而在24小時前給最后確定數(shù)量,但是絕對不能少于24小時。慣例來說有個伸縮性,比例約3%-5%,基本上來說通常會多準(zhǔn)備5%的分量,例如保證200人會準(zhǔn)備210份,不要忘記加上主桌及工作人員。

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