學(xué)院檔案管理制度

學(xué)院檔案管理制度

　　現(xiàn)如今，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據(jù)。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家整理的學(xué)院檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　第一章總則

　　第一條為了加強對學(xué)院綜合檔案的科學(xué)管理，實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準化、規(guī)范化，更好地為學(xué)院各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號）及有關(guān)文件精神，結(jié)合我院具體情況，制定本制度。

　　第二條本辦法所指的檔案是指學(xué)院在從事教學(xué)、科研、基建、財務(wù)、黨政管理及其它各項活動中，直接形成的對學(xué)院和社會具有保存價值的各種文件、圖表、聲像和實物等不同載體的歷史記錄。

　　第三條學(xué)院檔案工作是維護學(xué)院歷史真實面貌、辦好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志。因此，必須把學(xué)院檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，實行集中統(tǒng)一管理，確保學(xué)院檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。

　　第二章機構(gòu)與任務(wù)

　　第四條綜合檔案室主管學(xué)院檔案工作，對全院的檔案實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第五條各部門必須指定專人專職或兼職負責(zé)本部門檔案材料的管理，包括檔案的收集、整理、分類、建冊以及檔案移交前的保管。

　　第六條綜合檔案室的主要任務(wù)是：

　�。ㄒ唬┴瀼貓�(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作；（二）制訂本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況；

　　（三）負責(zé)接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管全校的各類檔案及有關(guān)資料；

　�。ㄋ模╅_展檔案的開放或利用工作；

　�。ㄎ澹┴撠�(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源；

　�。�六）參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作，進行檔案信息交流；

　�。ㄆ撸┴撠�(zé)對全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

　�。ò耍╅_展檔案宣傳工作和利用者教育活動；

　　（九）開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。

　　第三章文件材料的歸檔、移交工作

　　凡是反映本院重大工作與活動，具有參考利用價值的文字、聲像制品、材料均屬歸檔范圍，均應(yīng)按照規(guī)定向?qū)W院檔案室移交，任何單位或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。

　　第七條文件材料的歸檔范圍：

　　（一）黨政管理類

　　主要包括學(xué)校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)與本校關(guān)于黨群管理的文件材料。

　　（二）行政類

　　主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會議、會議記錄及紀要；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。

　�。ㄈ�）學(xué)生類

　　主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

　�。ㄋ模┙虒W(xué)類

　　主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教學(xué)研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（（87）教辦字016號）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　（五）科研類

　　按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1987]6號）執(zhí)行。

　�。�六）基本建設(shè)類

　　指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號）執(zhí)行。

　�。ㄆ撸﹥x器設(shè)備類

　　主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。

　　（八）產(chǎn)品生產(chǎn)類

　　主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件資料、樣品或者樣品照片、錄像等。

　�。ň牛┏霭嫖镱�

　　主要包括學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。

　�。ㄊ�）外事類

　　主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會議（含在國內(nèi)舉辦的）、出國考察、講學(xué)、合作研究、進修及學(xué)校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動中形成的文件材料；授予中、外學(xué)者、著名社會活動家名譽職務(wù)的有關(guān)材料等。

　�。ㄊ�一）財會類

　　指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料。

　　以上各類歸檔的文件材料包括紙質(zhì)、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

　　第八條歸檔時間

　�。ㄒ唬�學(xué)校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年4月底前歸檔；

　�。ǘ�）各教學(xué)部門和能按學(xué)年度歸檔的'部門，應(yīng)在次學(xué)年10月底前歸檔；

　�。ㄈ�）科研、基建等部門，應(yīng)在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔。

　　第九條歸檔要求

　�。ㄒ唬┓矊贇w檔的各種文字材料，要求字跡、圖像清楚，用簽字筆或鋼筆書寫工整。

　�。ǘ�）有關(guān)部門應(yīng)自覺配合檔案室將該歸檔的材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理并做好立卷工作。

　　（三）在教學(xué)、科研、行政后勤等職務(wù)活動中形成的對學(xué)院有保存價值的各種載體形式的文件、材料、均應(yīng)按照規(guī)定向院檔案室移交，各單位不得以任何借口不交，或?qū)�檔案據(jù)為己有。

　�。ㄋ模└鶕�(jù)檔案的保存價值和保管期限的規(guī)定，準確劃分保管期限：凡反映重大活動和基本歷史面貌料等，有長期利用價值的檔案列為永久保管；凡是反映學(xué)院一般工作活動，在較長時間內(nèi)有參考利用價值的列為長期保管；凡是在短時間內(nèi)對學(xué)院有參考利用價值的列為短暫保管。

　　第四章檔案的保管與利用

　　第十條學(xué)院檔案室應(yīng)做好檔案的安全與保護工作。

　　第十一條建立健全案卷，做好立卷、鑒定報告、交接憑證、檢查記錄等。

　　第十二條積極主動開展檔案利用工作，建立檔案借閱、調(diào)檔制度，確定檔案利用范圍，嚴格履行檔案借閱、調(diào)檔手續(xù)；未經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人不得超工作范圍借閱檔案。

　　第十三條任何借閱檔案的人員不得擅自拆卷抽取、拍照、復(fù)制卷內(nèi)文字材料，不得泄密、遺失和涂改。

　　第十四條學(xué)院定期組織人員對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管理領(lǐng)導(dǎo)匯報，按有關(guān)規(guī)定進行整改。

　　第十五條對已失去保存價值的檔案，在經(jīng)過相關(guān)部門鑒定和同意，并造冊報經(jīng)分管院長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何的檔案。銷毀檔案時要指定專人監(jiān)銷，并建立銷毀清冊。

　　第十六條各部門檔案管理人員都應(yīng)負責(zé)本部門文件材料的齊全、完整。

　　第五章考核與獎懲

　　第十七條檔案館應(yīng)建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責(zé)，對檔案形成部門及專（兼）職檔案人員的檔案工作進行檢查、評估。

　　第十八條有下列事跡之一的，學(xué)校給予表彰和獎勵。

　　1、對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和提供利用做出顯著成績的。

　　2、對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。

　　3、將重要或珍貴檔案捐獻給學(xué)校的。

　　4、同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭且表現(xiàn)突出的。

　　第十九條有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，輕者學(xué)校給予批評并責(zé)令其改正；重者，給予行政處分；違反檔案法構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　　1、將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有，或隨意處理，造成損失的。

　　2、不按規(guī)定歸檔或一拖再拖，以種種理由不按期移交檔案的。

　　3、拒絕學(xué)校檔案館督促、檢查、指導(dǎo)的。

　　4、損毀、丟失檔案的。

　　5、擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的。

　　6、涂改、偽造檔案的。

　　7、出賣、轉(zhuǎn)讓檔案，或?qū)�檔案賣給、贈送外國人的。

　　8、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第六章附則

　　第二十條本辦法由綜合檔案室負責(zé)解釋。

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