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IT經(jīng)理世界：談談事后的諸葛亮
能力的提高往往不是從成功的經(jīng)驗中來，而是從失敗的教訓中來。在克萊斯勒汽車公司，一位項目經(jīng)理把辭職信交給當時的ceo艾科卡·李，表示要對自己所領導項目的失敗負責。艾科卡拒絕了，他知道這位項目經(jīng)理還會在汽車行業(yè)繼續(xù)工作，于是說：“我不希望這100萬美元的學費替別的汽車公司交，把教訓記下來，這是我們的財富。”這只是艾科卡帶領克萊斯勒走出困境的一個小插曲，卻令人回味。
許多項目經(jīng)理不注意經(jīng)驗教訓積累，即使在項目運作中碰得頭破血流，也只是抱怨運氣、環(huán)境或者團隊配合不好，很少系統(tǒng)地分析總結，或者不知道怎樣總結，以至于同樣的問題不斷出現(xiàn)。
可有可無的項目終結
項目總監(jiān)王深剛進公司不久就接到一項任務，要求他盡快把項目成本估算的準確度抓一下。由于市場競爭激烈，公司不得不在沒有足夠信息和數(shù)據(jù)的情況下，短時間內(nèi)做出標書。這使過去幾個項目的進度大大延誤，成本失控，公司管理層對各項目經(jīng)理的信任大打折扣。
王深查看了公司的項目文件檔案，按iso9000管理來看還是比較規(guī)范的。他找來正處于項目收尾階段的項目經(jīng)理李明，請他寫一個項目總結。要求項目組所有成員都參與總結，一周之后拿出一份完整的總結文件。李明的項目比預定工期晚了1個月，成本比預算多出10萬元，但與大部分項目相比，這算是做得不錯的了。
頗使王深意外的是，兩天后一份兩頁紙的項目總結擺在他的辦公桌上，除了項目背景的介紹，就是一些原則性的套話，“加強合作、及時跟蹤”等等，沒有觸及任何實質性問題。毫無疑問，公司的項目經(jīng)理們覺得“總結”可有可無、無足輕重，但是許多寶貴的經(jīng)驗就是這樣白白地丟掉了。也許，靜下心來好好總結一下，我們可以學到很多東西。
會議主題：抱怨
不得已，王深親自召集李明的項目組開總結會。趙雁發(fā)牢騷說：“總結會不是已經(jīng)開過了嗎？我手上又接了一個電廠項目，馬上要做詳細設計了，這會能不能不開？”王深沒有回答，把李明寫的報告遞給趙雁，問道：“這些體會，你都清楚嗎？”趙雁掃了一眼，雖然有些不太明白，但還是不以為然地說：“這是項目經(jīng)理的事，我們組員無所謂。況且，大部分項目根本就不寫總結報告。想寫也沒有時間！”
“這就是大家沒長進的原因！”王深不客氣地說，“超支10萬元是怎樣造成的？是選擇分包商安裝監(jiān)控設備但又無法控制領料造成的！本想賺取材料差價，卻沒考慮潛在的風險�！蓖跎罱又f：“我聽說以前公司發(fā)生過類似的事情，不幸在我們的項目上又發(fā)生了。要是總結就這樣草草了事，下次還會有！”
大家逐漸意識到總結的必要性，聯(lián)想起以往工作，紛紛發(fā)表意見。話匣子一打開，總結會變成了一個控訴會。
在項目總結會上，這是常有的事。項目組把所受的委屈，尤其是來自客戶方面的，統(tǒng)統(tǒng)發(fā)泄出來。但結論往往沒有什么建設性，大都是“不要相信分包商的承諾、對客戶的無禮要求應拒絕”等沒有指導意義的結論。
王深鼓勵大家暢所欲言，他說：“總結的意義在于判別結果和我們預想的是否一致，以便調整我們今后做計劃的方法，為以后的項目工作打基礎。大家最好比較一下項目計劃和實際執(zhí)行的差距。”
李明不好意思地說：“我們的計劃只更新過一次，大家基本不太用�！壁w雁插話道：“這是因為計劃與實際太離譜，連我們自己都不相信它�！�
王深并沒有責怪，他說：“對于新的項目，我們的報價、人員安排、進度控制大都基于假設，這很正�！，F(xiàn)在我們可以回過頭來，逐一檢查當初的假設與現(xiàn)實情況的差距。下次同類項目，就可以大大提高計劃的準確率，尤其是在成本估算和報價策略上，也就能提高中標率了�！痹谕跎畹奶嵝严�，大家的思路逐漸清晰，原來帶有發(fā)泄意味的各種意見也變得有些系統(tǒng)化了。趙雁覺得大家的建議在新接的項目中就用得上。
王深特別強調了風險識別意識。他說：“這次在消防審批上的時間比預計的要長很多，影響了回款，這應該加在風險列表中�！崩蠲餮a充道：“應該盡早更換電纜供貨商，我們一直希望他們能補上進度，所以遲遲沒有啟動備選供貨商。雖然最后還是換了，但是耽誤了兩周的工期�！�
一份非常不錯的總結報告出來了，超過了10頁，特別精彩的是對風險防范中啟動應急計劃的體會以及工程量的估算部分。
成長的煩惱
筆者曾在一家外企工作，看到其完備的計劃書、風險分析、文檔模板，由衷地感嘆總結工作的艱辛。許多項目經(jīng)理不是意識不到總結的重要性，而是疑慮所付出的勞動太多，是不是值得？
一位著名作家在參加亞洲作家筆會之后曾有這樣的感想：我們代表團成員的論文動輒就是綜述、概述和趨勢分析，而少有像日本學者所做的編年史、作家生平考證之類的基礎數(shù)據(jù)積累。這或許是在中國文化某些領域我們的研究水平反而比海外落后很多的原因吧。
項目管理水平的提高，離不開項目總結這項基礎工作。這是任何教科書都無法替你做的。如果我們沒有諸葛孔明的前瞻智慧，那么項目總結上的亡羊補牢或許也能起到勤以補拙的效果。
我們往往只有在自己碰得頭破血流后才真切體會到別人的忠告是多么正確。在經(jīng)歷了無數(shù)的成長的煩惱之后，我們才能體會“不聽老人言，吃虧在眼前”這句老話的味道。
對于管理項目，你還想重蹈覆轍嗎？
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