怎樣掌控工作時間

怎樣掌控工作時間

　　如果你每周只需工作四天會是什么場景？或者每周工作5天但每天只需工作3小時，又或者是由你自己決定工作小時數(shù)呢？

　　上周我在Haiku Productivity（意為：“三行俳句的生產(chǎn)力”，是一個旨在簡化生活，在任何事情上都保持克制的系統(tǒng)）上探討了克制自己的藝術(shù)。本周，讓我們來見識一下我們?nèi)绾瓮ㄟ^這一系統(tǒng)變得更有影響力，使我們不被過多的工作所困擾，繼而擁有更多自己支配的時間。

　　我知道，這聽起來很好但顯得很不現(xiàn)實。但是它并不是遙不可及的，如果你真的有強(qiáng)烈的愿望來控制你的工作生活話，這一切都取決于你是否愿意這樣做。

　　我曾做過的事：

　　下面要講的是我在過去的幾個月里曾努力做到的事情，我想把這次經(jīng)歷與大家分享。那時我決定將我的工作時間壓縮到每周3天，而這三天中每天做以往半天的工作。

　　為此我做了不少努力，平時我除了有一份全職工作，還要寫博客和自由創(chuàng)作。

　　我并沒有立刻開始這項壓縮工作時間的計劃。首先我試著每周工作4天，感覺真的很難做到。所以我開始精簡我原先的一些工作，慢慢的，感覺似乎越來越容易實現(xiàn)了。

　　現(xiàn)在我已將所有工作安排在三天之內(nèi)。這三天里我會花半天的時間給Zen Habits寫文章，花兩個半天進(jìn)行自由創(chuàng)作，剩下的時間穿插著完成我平常的工作。為了做到這一點，我將這三項工作進(jìn)行簡化，壓縮到最關(guān)鍵和核心的事情上。

　　目前，我得承認(rèn)在這三天以外的時間里我有更多的事情要做，我會在這些時間中做些事情，比如說我會在工作日的時候干點別的活兒。但是那些核心以及關(guān)鍵的工作都會集中在這三天完成，其余的時間我會做一些包括個人項目。這些個人計劃我很久就想做了，但一直苦于沒有時間（比如自己寫本書）。

　　我在空余的時間做什么？

　　我會回復(fù)讀者們的郵件和評論；我會著手那些我很想做的計劃（包括正在進(jìn)行中的電子書和一本長期準(zhǔn)備的著書計劃）；我會與我的家人共度時光（那些天我通常下午3點休息）；而且不在周末工作。

　　我目前的工作時間安排還沒有達(dá)到最理想的狀態(tài)。我正在努力擺脫日復(fù)一日的工作（這樣做首先可以省下不小的精力）并且嘗試創(chuàng)造最理想的時間安排。這項計劃需要長期努力，并不是簡單的設(shè)定限制然后一夜間就能實現(xiàn)的。

　　如何做呢？

　　那么你究竟該如何精簡你的工作時間呢？答案就在于設(shè)定一定的限制，但是你該怎樣實現(xiàn)這項限制是最困難的地方。下面列出一些建議：

　　首先，設(shè)定限制。我建議定下像每周四天工作日這樣的限制。但你也可以更有野心一點，爭取達(dá)到每周3天或者更少。當(dāng)然你也可以每周工作5天，每天工作6個小時。只要找到了最適合你的時間限制，就馬上行動吧。

　　找到核心部分。好的，如果可供你工作的時間變少了，那么你該如何按時完成它們呢？你有兩種選擇：1、手底下快一點兒；2、減少工作量。我的建議是選擇第二條。你必須清楚了解到底哪些是你最需要完成的工作，這樣才能在你設(shè)置的限制內(nèi)完成工作。比如說你想要將你的工作時間減少20%，那么就必須相應(yīng)的減少20%的工作量。這就意味著你必須分清哪些是必須立即著手去做的，哪些是可以暫時推遲的。制作一份簡短的列表。列出那些必須要做的事情，放棄那些不那么關(guān)鍵的事情。

　　消除剩余的工作。如果你列好了那些核心事務(wù)，那么來看看剩下的不那么關(guān)鍵的事情吧。有沒有什么方法可以避免去做這些工作呢？有沒有可能將他們委托、外包或者放棄他們？好好考慮這一點，因為如果你能通過各種方式將這些不必要的工作消除20%，你會向你設(shè)置的限制邁進(jìn)了一大步。

　　批量處理。如果你每天都需要處理一些相似的事情，我建議你將他們合在一天完成。比如說我曾經(jīng)每天都要在Zen Habits上發(fā)表文章，但是現(xiàn)在我是一次性完成所有的文章。而這種方法真的起到了縮短工作時間的作用。你可以將這個方法以此類推，應(yīng)用到任何事情上。那些你每天都會做的事情，比如說發(fā)郵件或者打電話這種事情，你就可以將他們放在一天完成。然后把這些集中的工作想成每日專題。

　　分階段完成。如果你設(shè)定的工作時間有太大的時間間隔，那么你往往無法立馬完成它們。我建議能逐步的進(jìn)行改善。一開始，設(shè)置一個比較短暫的限制（可以是每天一個小時，或者是每周五工作半天）。在第一階段的工作上集中精神，當(dāng)這一階段完成后，繼續(xù)下一階段的工作。通過每一階段的完成，最終實現(xiàn)總目標(biāo)。

　　決定額外空余時間的用處。如果你本來的工作時間突然空出來了，那么你需要對這段時間設(shè)置限制。你已決定每天少工作1小時？那么你打算怎么用這一小時呢？在這段時間里你可以做很多事：有趣的計劃、搞個副業(yè)、與你愛的人共度時光、閱讀、運動、去海邊，什么都可以。但要注意對這段時間加以限制，并且付諸實施。

　　有關(guān)社交的一點建議。無論是郵件，電話，即使訊息，Skype （中文為：訊佳普）還是別的通訊方式，你的工作時間會有一部分被他們占據(jù)。他們會完全占滿你計劃分配給他們的時間。你需要做的是給每一項你會用到的通訊方式劃分時間范圍。（類似于30分鐘用于即時通訊，30分鐘用于電話通訊，1個小時用于郵件通信）努力不要讓任何一項超出他的時間范圍。

　　如果我是個工薪族呢？

　　大部分人都不能完全掌控自己的工作時間。對此我很理解。我的工作時間看起來比其他人的更為靈活，但是這也是通過我有意識的調(diào)節(jié)得來的，為此我改變了自我期待，也改變了我老板以及我周圍人對我的期待。如果他們希望我每周能工作40小時，那么我就會回應(yīng)他們的期待。但是如果他們希望我做的是很關(guān)鍵的工作，并期待我能很好的完成的話，那么他們就不能要求我到底是花2小時還是40小時來完成它們。

　　當(dāng)然，我也知道并不是所有人都能像我一樣幸運的擁有這樣的靈活性。那么你該怎樣將Haiku Productivity的經(jīng)驗運用到你的實際工作中去呢？在實際工作中，這些經(jīng)驗還是很有效果的，只是沒有像我這樣明顯。下面是一些小方法：

　　控制懷有的期待。你需要開始與你的老板談?wù)勊�或她對你工作時間的期待了。他們究竟希望你完成什么目標(biāo)？完成它的地點、方式或者你花在上面的時間是否對于完成整個目標(biāo)至關(guān)重要？如果你可以在家完成它或者花更少的時間是否會對這個目標(biāo)產(chǎn)生影響？我們所講的高效并不是指完成更多的工作，而是完成更為重要的事情。然后去慢慢調(diào)節(jié)。如果你能改變?nèi)藗儗δ愕钠诖�，那么這件事就已經(jīng)上道了。

　　將空余時間用于其它計劃。也許通過控制工作時間，在限定的（比如）6小時工作時間后你就能解脫了。但是你也有可能在6小時工作時間后無法休息。這種時候你應(yīng)該利用這些空余時間來進(jìn)行新的計劃（根據(jù)你工作的靈活性，安排與工作相關(guān)的或者其他的計劃），他們是你曾想做卻沒能完成的計劃。我曾用我的空余時間來進(jìn)行自由創(chuàng)作，但從此以后我的工作狀態(tài)變得更加靈活可控。

　　在家工作。如果你可以在家工作，你一定要堅持。你要展現(xiàn)給你的老板看，通過一到兩天在家工作的嘗試，你能比在辦公室里完成更多的工作。了解你的老板希望你那天完成什么樣的工作進(jìn)度，之后在那天超額完成。一旦老板允許你遠(yuǎn)程工作，你就可以計劃你的工作時間了。一定注意要按時完成規(guī)定的工作，但至于怎么來完成就在于你了。

　　選擇以項目為準(zhǔn)的工作，而不是以工作時間為準(zhǔn)的工作。這一條又返回到之前提到的控制期待的那一條了，但是你應(yīng)該希望你的老板能以項目或者計劃完成為基準(zhǔn)來給你規(guī)定計劃，而不是以你工作了多長時間來制定。如果你可以做到這一點，你就朝著可以控制工作時間的方向前進(jìn)了一大步。

　　職場人如何更合理地安排工作，提高工作效率呢？

　　1、提高你的專注力

　　工作效能專家戴維艾倫認(rèn)為，影響工作效率的最大阻礙是，人們對自己要辦的事情缺乏切實的把握。他們既沒有明確工作事項，也沒有具體落實，于是事情就一直縈繞在人們的心頭，既耗費精力，也造成了巨大的精神壓力。實際上，大腦的主要功能是思考，而不是記事。所以，把想法從腦子里全部倒出來，列出一份清單，是非常重要的一步。

　　大腦清空后，接下來需要把大任務(wù)分解成一個個較小的“下一步行動”，然后集中精力逐項落實。這種方法實際上是在創(chuàng)造人們做事的動機(jī)：我看到我想要的結(jié)果，我相信我能做到，也知道怎么做。

　　艾倫是暢銷書《搞定I：無壓工作的藝術(shù)》的作者。在書中，他論述了列出工作清單，然后逐項推進(jìn)的效能管理方法。他的擁躉們將這套方法稱為“GTD”。GTD方法的主要原則是，用記錄的方式將頭腦中的各種任務(wù)移出來，并且安排好下一步行動，從而做到心無掛念，集中精力做好手頭的事情。

　　GTD最大的用處是，干掉一件事是一件，把控時間的成就感就這么一點點的積累起來、養(yǎng)成習(xí)慣之后成為一種高效率的行為方式，對重建信心尤其是擺脫忙忙碌碌卻一事無成那種挫敗抑郁感很有幫助。

　　2、管理能量而非時間

　　工作效能專家托尼施瓦茨是EnergyProject公司的CEO。這家公司曾為包括索尼公司和美聯(lián)銀行在內(nèi)的一些大型組織提供了咨詢和培訓(xùn)服務(wù)，通過一個名為“能量管理計劃”的項目，幫助數(shù)千位領(lǐng)導(dǎo)人和管理者建立起良好的習(xí)慣，科學(xué)地管理他們的能量，而非時間。最后的數(shù)據(jù)表明，參與該計劃的員工的績效表現(xiàn)均優(yōu)于對照組，高能量能夠創(chuàng)造出更高的績效。

　　施瓦茨認(rèn)為，延長工作時間之所以不可取，是因為時間是一種有限的資源。相比之下，能量則不同。人的能量包括四個基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量，在一段時間的高度專注之后，要適當(dāng)休息，做到能量的平衡。

　　能量管理計劃首先從對體能的關(guān)注開始，因為一個好的身體能夠產(chǎn)生更多能量。誰都知道營養(yǎng)不良、缺少運動、睡眠不足和休息不夠會降低人的基礎(chǔ)能量水平，削弱他們的情緒控制力和專注力。施瓦茨和他的同事幫助經(jīng)理人制定一些能夠增強(qiáng)、恢復(fù)和補充體能的習(xí)慣，敦促他們規(guī)律飲食，按時作息，加強(qiáng)鍛煉。很多參與這一計劃的管理者都反映，隨著體能的增強(qiáng)，他們的工作效率也有所提高。

　　該計劃的第二個關(guān)注點是情緒。施瓦茨認(rèn)為不管外部壓力有多大，人們只要控制好自己的情緒，就可以提高能量的質(zhì)量。大多數(shù)人都發(fā)現(xiàn)，當(dāng)自己情緒愉快的時候，往往就是績效最高的時候。為做到這一點，除了注意工間休息，還應(yīng)養(yǎng)成三個簡單而有效的習(xí)慣——深呼吸放松自己，向他人表達(dá)贊賞，并且換一種積極的方式來講述自己生活中發(fā)生的事件。事實證明，積極的情緒能夠提高能量的質(zhì)量水平。

　　該計劃的第三個關(guān)注點是思想，思想必須集中。許多高管認(rèn)為，如果有一大堆任務(wù)擺在面前，就必須同時著手處理，但實際上，這種做法會降低工作效率。施瓦茨建議高管們制定一些習(xí)慣來減少科技給生活帶來的無情干擾。比如：只在固定時段接發(fā)電子郵件，開會時不接聽電話，等等。集中注意力，使高管們的能量不致分散，他們就能在較短的時間內(nèi)完成與過去相同的工作量。

　　該計劃的第四個關(guān)注點是精神。施瓦茨認(rèn)為，當(dāng)人們的日常工作和活動與他們最為珍視的、能夠賦予他們意義感和目的感的東西相一致時，他們的精神能量就會發(fā)揮作用。為此，人們需要理清優(yōu)先事項，并以此為準(zhǔn)在三個方面制定習(xí)慣：做自己最擅長和最喜歡的工作；有意識地為生活中最重要的領(lǐng)域分配時間和精力，認(rèn)真工作，關(guān)心家庭、健康和他人；此外，還要在日常行為中奉行自己的核心價值觀。

　　施瓦茨是一個嚴(yán)格自律的人，他強(qiáng)調(diào)要建立一套積極的程序，有意識地修正自己的行為。比如，他會把最重要的工作放在一早就做，因為這個時候人休息得最充分，注意力也最集中。而90%的人一上班就查收電子郵件，這等于把工作安排的主動權(quán)交給了別人。為了避免受到電子郵件的干擾，一個人應(yīng)該定期處理自己的郵箱，這樣可以避免郵件經(jīng)常干擾我們的日常工作。

　　施瓦茨認(rèn)為，為了有效地給員工補充能量，組織的著眼點必須從“向員工索取更多”轉(zhuǎn)移到“為員工付出更多”，這樣，他們才會鼓足干勁，才能為每天的工作投入更多。

　　3、建立個人精力管理模型

　　第一步：根據(jù)你的精力周期細(xì)分全天的時間。必須要承認(rèn)，人在一天不同的時間段中，精力水平是不一樣的。你首先要做的就是劃分出你的“優(yōu)質(zhì)、中質(zhì)、低質(zhì)”時間段，之后才能將不同難度的事情安排到不同精力水平的時間段中去。

　　第二步：為你的每個時間段確定一個虛擬的精力總值。根據(jù)這個時間段的長短，和一定的標(biāo)準(zhǔn)（例如十五分鐘對應(yīng)一個0.5的精力值，半小時對應(yīng)一個1的精力值等），為這個時間段建立一個總體數(shù)值。

　　第三步：定義事務(wù)的精力消耗值。每完成一件事情，都需要消耗你的時間和精力，但是消耗的多少是有區(qū)別的。你需要定義精力消耗的等級。（注意定義的等級盡量簡單，不要有太多等級。）有一些事情做完以后不會消減你的精力，反而會提升你的精力，例如你做了一件自己特別喜歡的事情，或者是一個放松休閑的事情。不過根據(jù)我的經(jīng)驗，這種小小的精力提升不會特別多。

　　你只需要用各個時間段的精力總值，減去事務(wù)的精力消耗值，就可以估算出剩余精力，就可以知道自己這個時間段是不是能做得完這么多事情（相減為負(fù)，當(dāng)然就意味著你做不了這么多事情；相減為正，就可以繼續(xù)在這個時間段內(nèi)安排事情）。

　　第四步：在合適的軟件上分配你的待完成事務(wù)。把上面定義的分類體系移植到一個合適的時間管理軟件中，你就可以開始實際的操作了。

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