檔案局保管利用科實(shí)習(xí)報(bào)告
庫房取實(shí)體檔案進(jìn)行復(fù)印來提供服務(wù)。而且，因?yàn)楫?dāng)時(shí)在生成電子目錄的時(shí)候雇傭人來打印的，錯(cuò)誤百出，也影響檔案的查準(zhǔn)率、查到率。
3， 檔案的檢索途徑單一、電子目錄只能以題名為檢索詞進(jìn)行檢索，手工檢索則要確定日期，沒有日期就很難找到想要的檔案內(nèi)容，只能大海撈針般查找。
4， 長安區(qū)檔案局對接收檔案沒有嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，也沒有固定的歸檔期限，規(guī)定要多長時(shí)間歸一次檔。所以，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)交到的檔案參差不齊，不管年份、完整度還是整齊度都有較大差距。比如，韋曲街辦的交的最少，只交到1994年，其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)大部分交到了XX年。檔案局對接收檔案也好像不積極，有的則推脫說庫房緊張(不過庫房也確實(shí)緊張)推遲接收時(shí)間。
5， 每年檔案局都會辦檔案管理培訓(xùn)班為各鄉(xiāng)鎮(zhèn)教檔案管理的相關(guān)知識，規(guī)范立卷的過程，減輕接收檔案時(shí)候的難度。但是，每次培訓(xùn)只有兩天，時(shí)間短，而且僅僅停留在理論層面，根本起不到任何作用。聽長安政協(xié)一位接受過培訓(xùn)的職員講，這個(gè)培訓(xùn)對沒有專業(yè)檔案知識的人來說根本就是聽天書，對規(guī)范檔案管理起不到什么實(shí)質(zhì)性的作用。
6， 這個(gè)大概是很多事業(yè)單位存在的問題吧，就是人員超編，勞力不足矛盾的存在。就保管利用科在編的有三個(gè)人，外聘兩個(gè)人，每天實(shí)際工作的也就兩個(gè)外聘人員，忙的天昏地暗，其他三人照常上網(wǎng)的上網(wǎng)，串門的串門。也不知道是體制的問題還是單位的制約機(jī)制不夠。
7， 還有一個(gè)老生常談的問題就是服務(wù)態(tài)度。作為公共檔案館，為群眾提供服務(wù)是職責(zé)所在，不是群眾求你幫忙，要有耐心，為群眾辦事。當(dāng)然，在經(jīng)過兩個(gè)月的實(shí)習(xí)以后我能理解有時(shí)候人多又有部分難纏的利用者的時(shí)候難免心情煩躁，但是，作為一個(gè)檔案人員，最起碼要做到的就是了解群眾意圖，盡最大努力滿足他們的查詢需求。長安區(qū)檔案館的工作人員有的還能耐心解釋，有的不是躲開就是以一句“沒東西”結(jié)束。在這方面也確實(shí)做得不是很到位。
8， 我覺得領(lǐng)導(dǎo)不是很重視檔案問題，也很少來視察工作，開會什么的。見過唯一的一次開會還是因?yàn)橐w出去旅游，局長開會強(qiáng)調(diào)了一下紀(jì)律、注意的問題，沒有一句話涉及到業(yè)務(wù)方面。上面的不重視，下面的人自然也就沒什么積極性了。
我的建議：
1， 我感覺長安區(qū)檔案局就像在混日子一樣，沒有工作的重點(diǎn)，沒有上班時(shí)候的緊張感。我覺得他們最迫切的任務(wù)是制定一個(gè)明確的計(jì)劃，明確工作重點(diǎn)，抓住主要矛盾進(jìn)而展開其他工作。還有就是加強(qiáng)制度要求，提高對工作人員的要求，懶散的工作氣氛會慢慢磨滅工作人員的熱情。
2， 向上級反映條件問題，爭取得到上級重視，加大對檔案事業(yè)的投入，更換設(shè)備，改善辦公條件，提高辦事效率。
3， 全面整頓，提高工作人員的工作熱情，合理化編制人員，解決人員超編與勞力不足的問題。
4， 在辦培訓(xùn)班的時(shí)候，盡量把理論與實(shí)踐相結(jié)合，適當(dāng)延長時(shí)間、增加次數(shù)，以保證培訓(xùn)質(zhì)量，進(jìn)而規(guī)范歸檔程序，接收完整的檔案。
5， 制定統(tǒng)一的檔案移交準(zhǔn)則，規(guī)范歸檔時(shí)間，改變現(xiàn)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)參差不齊的現(xiàn)狀。
五、對學(xué)校專業(yè)教學(xué)的建議
說到這個(gè)問題，感覺我是對牛彈琴。檔案專業(yè)是個(gè)專指性很強(qiáng)的專業(yè)，目前又處在信息化的檔口，現(xiàn)在學(xué)校開設(shè)的專業(yè)也適時(shí)的加了許多與計(jì)算機(jī)有關(guān)的課程。而且也考慮到就業(yè)的多樣性，開設(shè)了像文書學(xué)這樣的相近專業(yè)的課程，我覺得考慮的慢全面的。所以，我覺得我要提對學(xué)校專業(yè)教學(xué)的建議覺得很沒有底氣。在這個(gè)基礎(chǔ)上，我想說的是，有些課與專業(yè)密切相關(guān)，不應(yīng)該因?yàn)閷W(xué)分夠了什么的就停了。另外，還是希望多接觸些有前瞻性的理念和技術(shù)。多給我提供些實(shí)踐、參觀的機(jī)會，了解各類單位、機(jī)構(gòu)的檔案管理方法來拓寬視野，提高專業(yè)素質(zhì)。
六、實(shí)習(xí)感想
第一次以學(xué)生的身份踏入社會，接觸社會上形形色色的人，跟想象的還是有差距。雖然，在人家眼中我們是學(xué)生，我們還是感受到了一些在學(xué)校沒法感受到的人情世故、相處之道。就像熟人帶來的查檔的你就客客氣氣的，乖乖的不要提醒人家去交費(fèi)，自動忽略;老師翹班被問得時(shí)候委婉回答，否則后果自負(fù);當(dāng)辦公室的人在你面前抱怨其他人的時(shí)候聽著就行，不妄加評論……
在這次實(shí)習(xí)中，我還有一個(gè)特別的感受就是理論在現(xiàn)實(shí)面前太蒼白。我們常常在強(qiáng)調(diào)服務(wù)理念、服務(wù)態(tài)度，指責(zé)那些辦事人員吃了納稅人的糧還態(tài)度惡劣。當(dāng)然，正常情況下，禮貌的態(tài)度是應(yīng)該的�？墒俏覀冊谥肛�(zé)他們的同時(shí)也應(yīng)該想到他們在天天面對一波又一波的群眾尤其很多有理講不清的群眾的時(shí)候他們怎么心平氣和的一遍遍講道理。在檔案館實(shí)習(xí)這段期間正遇到國家“145”政策的出臺，每天接待人數(shù)從20到50人次不等，大多數(shù)還是說不清、聽不懂、看不見的老人，偶爾再有幾個(gè)不講理的，我們有時(shí)候也難免有失去耐心的時(shí)候。再想想，工作人員幾十年就這么面一、實(shí)習(xí)單位簡介
我實(shí)習(xí)的單位是西安市長安區(qū)檔案館(局)，它是集中管理全區(qū)檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、保管和提供利用進(jìn)館檔案，并對全區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。館(局)內(nèi)設(shè)辦公室、監(jiān)督指導(dǎo)科、保管利用科、區(qū)志辦、執(zhí)法科，隸屬區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受西安市檔案局指導(dǎo)。目前保管有不同歷史時(shí)期長安黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位形成的各類文書檔案、科技。檔案、會計(jì)檔案、實(shí)物檔案、專門檔案、特色檔案、人員檔案、重大活動檔案等140個(gè)全宗約12萬卷。這些檔案分別放到四個(gè)檔案庫里，按全宗號排列，一個(gè)全宗內(nèi)先按保管期限排列再按時(shí)間先后排列。
長安區(qū)檔案局的查檔程序是：填寫登記表、出示證件檢索、到庫中取出相應(yīng)的案卷、復(fù)印、蓋章、收費(fèi)、完成。
二、主要工作
我所在的科室是保管利用科，主要工作是：
1.負(fù)責(zé)接收、征集全區(qū)黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體及有關(guān)組織和企事業(yè)單位的重要檔案資料;
2.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的管理，確保檔案資料的完整與安全;
3.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的查閱利用和綜合分析工作;
4.負(fù)責(zé)館藏檔案史料的管理、展覽與陳列;
5.負(fù)責(zé)全區(qū)檔案資料目錄中心的建立和管理工作;
6.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的編纂、研究、鑒定、公布與檔案開放工作;
7.負(fù)責(zé)館藏檔案資料的技術(shù)保護(hù)和搶救工作。
我們兩個(gè)實(shí)習(xí)生的主要工作就是接待來館查詢檔案的群眾，為其提供檢索、查詢、復(fù)印的服務(wù)。另外就是協(xié)助老師到單位接收檔案，做些記錄的工作。總的來說大部分時(shí)間還是和人打交道。
三、實(shí)習(xí)過程中接觸到的專業(yè)知識
1，歸檔的過程
按年份分開 剔除沒有保存價(jià)值的文件 分成永久、長期、短期(30年，XX年)三個(gè)保存期限 把每部分按重要程度排序(比如黨的文件要放在政的前面，同一是由批復(fù)在前、申請?jiān)诤? 蓋歸檔章、編號 按編好號的文件打印目錄 裝盒(檔案盒上注上全宗號，起止件號，保存期限) 上架
2，掛靠檔案：因?yàn)槟炒沃卮蠡顒踊蚰呈录R時(shí)成立的機(jī)構(gòu)或組織在其活動過程中形成的檔案不足以形成一個(gè)全宗而外掛到與之有關(guān)的某一全宗上稱為掛靠檔案。
3，長安區(qū)檔案館從XX年開始實(shí)行新標(biāo)準(zhǔn)，即開始以件為保管單位進(jìn)行檔案管理。
4，本單位在保存檔案的時(shí)候只需保存以本單位為主體或單一接收對象的文件，普發(fā)性的只需各單位知曉的文件則由發(fā)文機(jī)關(guān)保存，其他單位不予以保存。這樣可以避免文件的重復(fù)保存，可節(jié)約資源和空間，也有利于檔案的.有效保管利用。
5，在檔案部門工作要有起碼的保密意識。比如，像婚姻檔案、莊基地檔案這種涉及到重大財(cái)產(chǎn)的檔案不能隨便查詢，必須本人攜帶照片的證件來查，他人代查則必須持經(jīng)過公證處公證的委托書方可。另外，打印出錯(cuò)、重復(fù)的紙張不能隨意帶出或丟棄，要撕碎以后交給專人處理來避免他們個(gè)人信息泄露。還有，利用者不得私自拍照，需經(jīng)過工作人員同意。當(dāng)然，更不允許利用者改動檔案，破壞其原始性。
6，長安區(qū)檔案局在革委會期間的檔案大部分沒有明確的單位、部門劃分，全部收到革委會全宗里面。
7，檔案的外借：在實(shí)習(xí)期間碰到一些下放人員要借檔案原件，在經(jīng)過協(xié)商以后，把外借的檔案先復(fù)印備份，然后用負(fù)責(zé)人的身份證押到檔案局再借出去。
8，人員檔案和退伍軍人檔案的目錄不是按時(shí)間、單位排列的，是按姓氏筆畫排列。(不知道所有公共檔案館都是這樣還是僅限于長安區(qū)檔案局)
9，長安區(qū)檔案局用的是世紀(jì)科怡的檔案管理軟件，是集錄入、檢索、管理為一體的軟件，是規(guī)范檔案管理、提高利用效率的有效方式。
10，國家新政策的出臺直接影響著檔案館的接待人數(shù)，比如，前段時(shí)間的“145號文”要為下方人員，名辦教師辦醫(yī)療保險(xiǎn)就需要檔案館很是忙碌一陣子了。
11，檔案館和圖書館有很大的一個(gè)區(qū)別就是要收取費(fèi)用，調(diào)檔費(fèi)為5元卷，復(fù)印費(fèi)1元張，單身證明50元份，莊基地證明200元份。也是有工商局頒發(fā)的收費(fèi)許可證，是合理的收費(fèi)，收取的費(fèi)用也不會留作檔案館的活動經(jīng)費(fèi)，要上交財(cái)政局。
四、長安區(qū)檔案館的存在的一些問題及我的建議
1， 辦公條件、設(shè)備落后：天天卡紙的復(fù)印機(jī)，時(shí)而不出紙的彩印機(jī)，打開word都卡的電腦，需要技巧才能打開的庫房門，斷了重新焊好的搖搖晃晃的梯子，掉了門掉了搖手的密集架，只有八個(gè)座位和科室辦公室一體的接待處……
2， 電子化程度低且進(jìn)程緩慢。目前，只有婚姻檔案有電子目錄，部分掃描可以直接打印;莊基地的檔案還在掃描過程中;照片檔案全部進(jìn)行了掃描。這些大部分還是在申請aaa級檔案館的時(shí)候作為考核項(xiàng)目建設(shè)的。大部分還是要通過傳統(tǒng)的手工檢索，到庫對，怎么可能沒發(fā)火的時(shí)候，就算他們拿著工資也不是圣人吧。當(dāng)然，也不是說服務(wù)態(tài)度不好就對了，凡是講個(gè)度，不要太極端，我發(fā)現(xiàn)我以前真的太理想化了，也可能是受楊玉麟老師的服務(wù)理念影響頗深的緣故�？偟膩碚f，單純強(qiáng)調(diào)服務(wù)理念還有有些牽強(qiáng)。
然后就是我覺得現(xiàn)在縣級的公共檔案館還是受重視程度不夠，辦公條件不好，設(shè)備簡陋，太影響辦事效率了。那天去高新區(qū)管委參觀才知道什么叫差距，高新區(qū)電子化程度很高，基本上實(shí)現(xiàn)了全自動化，自動歸檔，歸檔章也由條碼代替直接生成，辦公條件和庫房條件自然就不用說了。所以說，現(xiàn)在檔案館發(fā)展程度不夠還是經(jīng)濟(jì)制約，投入不足。要發(fā)展還是要加大投入比例，高度重視，才能從根本上推動檔案事業(yè)的向前發(fā)展。
還有就是，雖然我知道檔案的特殊性決定了它和圖書館的根本性區(qū)別。但是，我還是不能理解，作為公共檔案館為什么要收取調(diào)檔費(fèi)，證明費(fèi)。它本來就是為人民服務(wù)的，理應(yīng)由國家來承擔(dān)其正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展的費(fèi)用。它縱然有它的特殊性，可終究還是事業(yè)單位，我找不出一個(gè)讓我自己信服的理由。
在檔案館實(shí)習(xí)的這段時(shí)間尤其是去陜師大參觀的時(shí)候我有一個(gè)很深的感觸就是檔案界的水好深，有很多需要注意和學(xué)習(xí)的細(xì)節(jié)要在工作中慢慢磨礪。像我們這種學(xué)過幾門專業(yè)課的本科生根本不敢自稱專業(yè)人士，太膚淺了，學(xué)了九牛還不到一毛，要學(xué)習(xí)的東西太多了，還是要多看些書，學(xué)習(xí)專業(yè)知識，提高專業(yè)素質(zhì)。
實(shí)習(xí)的時(shí)候每天都感覺有很多心得，寫的時(shí)候又感覺力不從心。總的來說，這次實(shí)習(xí)
難受頗豐，不管是專業(yè)知識還是為人處事方面。唯一感覺不到位的就是沒有接觸到數(shù)據(jù)錄入這個(gè)環(huán)節(jié)，還有一個(gè)小遺憾就是沒能去北京參觀，大一的時(shí)候就開始期待了呢。兩個(gè)月過去了，實(shí)習(xí)結(jié)束了，有解脫感也有不盡興感，收獲到的東西沒人比自己更清楚，我相信也會終身受益的。
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