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港口企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究的論文
摘要:港口企業(yè)是通過利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)以及管理方法、經(jīng)濟(jì)手段進(jìn)行港口的搬運(yùn)、裝卸、儲(chǔ)存等生產(chǎn)與流通的服務(wù)性經(jīng)濟(jì)活動(dòng),是一種自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧的具有法人地位的經(jīng)濟(jì)組織。隨著改革開放的全方位、深層次的進(jìn)行,港口在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有不可替代的作用。港口企業(yè)的檔案的建立是港口企業(yè)發(fā)展的要求,是檔案事業(yè)發(fā)展的要求,是港口所在城市發(fā)展的要求。本研究就如何進(jìn)行港口檔案信息化建設(shè)進(jìn)行闡述,具有較高參考價(jià)值。
關(guān)鍵詞:港口企業(yè);檔案信息化;建設(shè)研究
港口企業(yè)檔案的信息化建設(shè)具有重要意義,進(jìn)入信息時(shí)代,高科技需要推廣到各個(gè)領(lǐng)域以改變以往的低效率的局面,港口企業(yè)作為特殊的經(jīng)濟(jì)組織,建立信息化的檔案符合其發(fā)展,也是檔案與時(shí)俱進(jìn)的體現(xiàn),也是加快城市發(fā)展速度的一種方式,所以要想進(jìn)行港口企業(yè)的檔案的信息化建設(shè),需要進(jìn)行信息化建設(shè)的規(guī)劃,然后將其進(jìn)行協(xié)調(diào)推進(jìn),將信息化和管理相結(jié)合,讓信息化真正發(fā)揮其高效的作用,注重信息化建設(shè)中人才的培養(yǎng),只有足夠的人才,才能將信息化搞徹底。
一、港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的重要性
1.符合企業(yè)發(fā)展要求
港口企業(yè)在國家政策指導(dǎo)下進(jìn)入了新的機(jī)遇期,許多港口都抓住機(jī)遇進(jìn)行發(fā)展,這使得港口的建設(shè)與布局較大的調(diào)整,港口企業(yè)也參與到轉(zhuǎn)型和升級(jí)的行列中,需要具競(jìng)爭(zhēng)力的提升。但在實(shí)際中有部分企業(yè)的檔案管理工作只限于對(duì)資料的收集、整理、保存等,沒有很好的進(jìn)行檔案的信息化的規(guī)劃,隨著貿(mào)易往來合作的加深,港口的貨物流通量增大,使得港口的檔案信息量面臨猛增的局面,傳統(tǒng)的模式不能順應(yīng)新的發(fā)展要求,所以對(duì)港口檔案進(jìn)行信息化建設(shè)已是發(fā)展的基本需要,港口企業(yè)的檔案是對(duì)企業(yè)工作的最直接的記錄,只有信息化程度達(dá)到一定要求才能使港口企業(yè)在復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境中提高管理效率,做出最合理的決策,才能讓企業(yè)的文化得以傳承與發(fā)展,所以企業(yè)的檔案管理符合企業(yè)的發(fā)展之需。
2.符合檔案事業(yè)發(fā)展
將港口企業(yè)進(jìn)行信息化是企業(yè)在信息化時(shí)代建設(shè)的重要內(nèi)容,檔案信息化建設(shè)是在檔案信息資源的基礎(chǔ)上展開,其主要目標(biāo)是擴(kuò)大檔案信息的開發(fā)利用力度,更加方便快捷的進(jìn)行檔案信息的查閱利用的服務(wù),以往的檔案管理是多手續(xù)的,效率普遍較低,不能趕上企業(yè)的發(fā)展步伐,不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展,所以解決檔案的信息化是港口企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求[1]。
3.是城市發(fā)展的要求
如今的世界是一個(gè)開放的共同體,經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入,讓現(xiàn)代港口向著更好的方向發(fā)展和過渡,港口的發(fā)展和城市的建設(shè)已經(jīng)合為一體,科學(xué)技術(shù)在信息領(lǐng)域的應(yīng)用讓時(shí)代進(jìn)入高度信息化,信息化水準(zhǔn)也是衡量一個(gè)地區(qū)或國家的現(xiàn)代化水平,所以將檔案信息進(jìn)行信息化建設(shè)是城市發(fā)展的客觀要求。
二、港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)的方法
1.規(guī)劃?rùn)n案的信息化建設(shè)
檔案的信息化建設(shè)具有長(zhǎng)期性和全局性的特點(diǎn),是一種系統(tǒng)化的工程,所以合理的規(guī)劃是檔案信息化建設(shè)的重要前提,進(jìn)行;數(shù)字化應(yīng)用于港口企業(yè)的檔案建設(shè)是港口企業(yè)管控體系的重要部分,所以需要和信息化系統(tǒng)同時(shí)規(guī)劃并進(jìn)行推進(jìn),讓其相輔相成。要將港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)提升至企業(yè)的增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的層面,讓其更加高效快捷,實(shí)現(xiàn)資源的共享功能,要統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)的管理與實(shí)施步驟,將建設(shè)任務(wù)明確劃分到各個(gè)部門,注重檔案信息化建設(shè)中的實(shí)施細(xì)則及相應(yīng)的章程。檔案信息化管理是對(duì)企業(yè)自身建設(shè)的積淀與升華的途徑之一,檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)而言還有傳播的功能,能轉(zhuǎn)變以往的觀念,進(jìn)行有計(jì)劃的高準(zhǔn)則的信息化規(guī)劃,構(gòu)建檔案的服務(wù)平臺(tái),促進(jìn)工作的效率。
2.協(xié)調(diào)推進(jìn)信息化
在檔案的信息化建設(shè)中,現(xiàn)存檔案信息的數(shù)字化和新增的檔案的電子化之間的關(guān)系是重點(diǎn)協(xié)調(diào)內(nèi)容。要兩邊同時(shí)抓,做到在處理存量檔案的信息化的進(jìn)程中規(guī)范新增檔案的電子化管理,檔案的信息化的接收平臺(tái)和保管平臺(tái)的設(shè)施的齊全性是保證其順利進(jìn)展的基礎(chǔ),要在數(shù)據(jù)技術(shù)整合的基礎(chǔ)上將新增檔案與已有的檔案進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,檔案的信息化就是要求在檔案的建設(shè)中涉及的標(biāo)準(zhǔn)化將更加嚴(yán)格,所以需要更高層次的信息化準(zhǔn)則。要將檔案信息的接收、傳遞、儲(chǔ)存與利用結(jié)合在一起,要將數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)作為重點(diǎn),充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),將檔案信息系統(tǒng)組織起來,檔案信息的保密工作也要得到重視,防止企業(yè)的機(jī)密泄露,這就需要建立穩(wěn)定的系統(tǒng),硬件設(shè)施也要可靠[2]。
3.將信息化與管理結(jié)合
進(jìn)行檔案的管理,不是簡(jiǎn)單的將檔案如同物體一樣儲(chǔ)藏起來,也不是簡(jiǎn)單地流水式的管理,而是要檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮提供決策參考等作用,檔案的信息化是時(shí)代對(duì)其的要求,是港口企業(yè)面向現(xiàn)代化進(jìn)行管理的必然,所以就要求相應(yīng)的管理人員在其管理理念、服務(wù)范圍上及功能上進(jìn)行創(chuàng)新,讓檔案的信息的承載能力得到提高,讓其作為一種重要的資源與財(cái)富發(fā)揮作用。將信息化與管理有機(jī)結(jié)合,提高檔案的服務(wù)利用水平。
4.注重人才的培養(yǎng)
企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng),歸根結(jié)底是人才的競(jìng)爭(zhēng),所以提高人才的基本素養(yǎng)是提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段。在港口企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中提高管理人員的素質(zhì)是促進(jìn)檔案的信息化進(jìn)程的關(guān)鍵,港口企業(yè)要按照企業(yè)的實(shí)際狀況制定符合本企業(yè)發(fā)展需求的人才隊(duì)伍建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),要始終明確培養(yǎng)目的及方向,逐漸完善檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)的制度和機(jī)制,做好檔案人員的培訓(xùn),要將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理以及現(xiàn)代先進(jìn)管理技術(shù)納入到人才培養(yǎng)中,讓港口企業(yè)的檔案管理人員符合現(xiàn)代管理的需求,讓其服務(wù)意識(shí)和發(fā)展意識(shí)得到增強(qiáng),只有重視人才的培養(yǎng)才能讓檔案信息更具開發(fā)利用價(jià)值,才能讓其發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益。
三、結(jié)語
檔案信息對(duì)于任何企業(yè)而言都比較重要,所以開辟其利用價(jià)值的方法之一就是檔案的信息化建設(shè)。港口企業(yè)作為發(fā)展迅速的經(jīng)濟(jì)組織之一,在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展中具有重要作用。建立檔案的信息化,是港口企業(yè)順應(yīng)發(fā)展之需,也是促進(jìn)檔案事業(yè)在新的時(shí)代背景下必須進(jìn)行的一項(xiàng)措施,也是城市發(fā)展的需要,所以有必要進(jìn)行檔案信息的信息化建設(shè)。要規(guī)劃好檔案的信息化建設(shè),同時(shí)要協(xié)調(diào)推進(jìn)其發(fā)展,其次要將其與管理相結(jié)合,在檔案的信息化建設(shè)中要注意人才的培養(yǎng)。
參考文獻(xiàn):
[1]韓燕萍.基于港口企業(yè)的檔案信息化建設(shè)研究[J].中國港口,2013(6):50-51.
[2]戴晶晶.港甲建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)研究[J].中國港口,2014(5):60-61.
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