開展會計電算化工作的幾點建議論文
隨著會計電算化的普及和廣泛運用，更多的潛在風(fēng)險會有所暴露，這就要求我們要注重會計電算化軟件的開發(fā)和人才的培養(yǎng)并加強技術(shù)培訓(xùn)。
一、注意正確選用電算化軟件
采購軟件是會計電算化信息系統(tǒng)建立的重要環(huán)節(jié)。目前的配置方法主要有開發(fā)和購買兩種。采用開發(fā)方式取得軟件時，不管是自行開發(fā)、委托開發(fā)還是聯(lián)合開發(fā)，大多數(shù)采用生命周期法(劃分為系統(tǒng)可行性分析、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、程序設(shè)計、系統(tǒng)測試、系統(tǒng)運行與維護六個階段)。由于這種方法在時間、技術(shù)力量和資金投入等各方面要求非常髙,一般用戶很難實現(xiàn)。
目前市場上成熟財務(wù)軟件雖然種類繁多,但采用直接購買方式較為合適。會計電算化軟件從應(yīng)用上講可分為兩類，一類是傳統(tǒng)財務(wù)軟件;一類是企業(yè)級財務(wù)軟件。傳統(tǒng)財務(wù)軟件是站在財會部門角度設(shè)計的軟件，一切以財會部門為中心、,僅滿足財務(wù)管理需要,不考慮和其它職能部門的銜接，不對其它部門的業(yè)務(wù)進行實時監(jiān)控。這類軟件大多基于Windows平臺開發(fā)，采用Access、Foxpro等小型數(shù)據(jù)庫。而企業(yè)級財務(wù)軟件則是站在整個企業(yè)管理的角度上設(shè)計的財務(wù)軟件，它以資金流的形式反映企業(yè)的管理過程,充分考慮和企業(yè)其它職能部門的銜接，是整個企業(yè)管理系統(tǒng)中不可分割的一部分。這類軟件基于C/S三層結(jié)構(gòu)開發(fā)，采用SQLServer、Oracle等大型數(shù)據(jù)庫，面向大中型企業(yè)和集團公司的應(yīng)用，在測量數(shù)據(jù)處理、遠程應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)并發(fā)控制、安全性等方面有無法比擬的優(yōu)勢。
從應(yīng)用環(huán)境上講，財務(wù)軟件可分為單機版和網(wǎng)絡(luò)版。與單機版相比，網(wǎng)絡(luò)版能同時多人輸入憑證,能邊輸入憑證邊查詢打印以往的曰記賬、明細(xì)賬、總賬、報表;能邊輸出賬簿邊編制報表;能邊輸出賬簿邊銀行對賬、往來銷賬;能多人同時輸出同一或不同的賬、表;數(shù)據(jù)存儲在專用服務(wù)器上,安全性、可靠性比單機工作站髙;支持遠程通信等。
由于工作站價格的降低和局域網(wǎng)技術(shù)的成熟，對大中型企業(yè)和公司來講,選擇企業(yè)級的網(wǎng)絡(luò)版軟件，是明智的選擇，即網(wǎng)絡(luò)時代使用網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件。對小型企業(yè)和公司，由于業(yè)務(wù)量相對較小，可選擇單機版的電算化軟件。
二、做好操作人員的分工和控制
授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見的、基礎(chǔ)的內(nèi)部控制。在手工會計系統(tǒng)中,對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但隨著會計電算化的超速發(fā)展，會計機構(gòu)也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整，如人員崗位責(zé)任制:人員崗位包括基本會計崗位和電算化崗位。其中,基本會計崗位為會計主管、出納、核算、稽核和檔案人員等,而電算化會計崗位則是操作員、維護人員、直接管理人員和會計軟件人員，以上兩種工作人員之間不得兼任。還要明確軟件開發(fā)人員、維護人員不能兼任搡作員。并建立各崗位人員的崗位責(zé)任制度,且分工科學(xué),責(zé)任明確,各崗位都要得到一定的授權(quán)，并用密碼控制。防止非法操作、越權(quán)操作。這樣人員互相制約和內(nèi)部牽動，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
三、注意初始化設(shè)置工作
建賬、人員分工、設(shè)置科目代碼、裝入初始余額、憑證類型設(shè)置等是初始化工作的五個重要步驟，通常由會計主管完成。該工作一定要耐<、細(xì)致,考慮周全，不可草率進行。如科目的設(shè)置、往來賬的設(shè)置、期初余額的準(zhǔn)備工作都要亊先做好,然后開始初始化工作。因為在電算化會計中,電子計算機輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下,對輸入的數(shù)據(jù)源自動進行加工處理，并儲存在磁盤、光盤上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而,電腦中的原始數(shù)據(jù)必須由人工亊先進行審核和輸入計算機,一旦原始數(shù)據(jù)在輸入中發(fā)生錯誤,計算機無法識別，只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,完全依賴于原始數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內(nèi)部控制提出了一些新的具體要求：一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性,這樣才能保證會it信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。
四、加強電算化內(nèi)部審計
內(nèi)部審計既是內(nèi)部控制系統(tǒng)中的一個重要分支，又是實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)的重要手段,內(nèi)審制度的完善是健全內(nèi)部控制制度的重要內(nèi)容。在會計電算化中，由于是“人機”對話的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴(yán)格的要求。審計人員通過開展計算機的亊前、亊中、亊后審計，對系統(tǒng)的處理實施有效的監(jiān)督,保證計算機運行操作的準(zhǔn)確性、可靠性。
五、加強會計檔案管理
會計檔案管理不僅包括憑證的編號、微機的錄入、資料的傳遞、資料的保管等過程的管理，還涉及人的管理。因此,要建立嚴(yán)格的檔案借閱制度。重要會計檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。對輸出的以磁性介質(zhì)保存的會計檔案，要實行雙備份,并由專人分開保管。對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤做好必要的.標(biāo)號。文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明，對整個修改更新.過程都應(yīng)做好登記。電算化會計系統(tǒng)應(yīng)具有必要的自動記錄能力，以便業(yè)務(wù)人員或?qū)徲嬋藛T查詢或跟蹤檢查。要定期對備份的數(shù)據(jù)進行檢查,必要時進行轉(zhuǎn)存等。只有這樣,才能在企業(yè)內(nèi)部形成一套會計檔案的全面管理制度。
六、加強系統(tǒng)安全控制
信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化面臨的最突出的問題就是安全問題,要避免由于外部環(huán)塊因素導(dǎo)致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。加強安全控制主要應(yīng)從技術(shù)和制度兩方面進行控制。主要控制措施包括:訂立內(nèi)部操作制度,禁止非電腦操作人員操作公司電腦；設(shè)置操作權(quán)限限制,操作人員身份的密碼控制;數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離;堅持“AB備份法”進行資料的備份,備份應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制，防止磁性介質(zhì)意外破壞而使會計檔案丟失。設(shè)置接觸與操作的日志控制;機房環(huán)境保護,保護性設(shè)備配備，以及安全供電系統(tǒng)的安裝。例如計算機機房應(yīng)采用單獨專門供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施，以保證機房環(huán)境安全；加強對系統(tǒng)通信過程的保護和計算機病毒的防護等。
七、重視"復(fù)合型”財務(wù)人員的培養(yǎng)
要充分利用計算機技術(shù)和會計知識,制定科學(xué)的會計綜合體系和會計電算化軟件發(fā)展規(guī)劃，選拔優(yōu)秀的計算機人才,開發(fā)適合行業(yè)內(nèi)部需要的會計電算化軟件,向大規(guī)模數(shù)值計算的專用軟件、面向問題和過程分析及判斷推理的高層次軟件綜合開發(fā)階段邁進。建立一套完善的計算機輔助管理專家系統(tǒng)和智能系統(tǒng)，使計算機在會計管理工作中的應(yīng)用向更廣泛更深層次發(fā)展，實現(xiàn)單位自己的智能化信息與專家系統(tǒng)的會計電算化發(fā)展的新路子。會計電算化工作的關(guān)鍵是應(yīng)用。經(jīng)常參加計算機技術(shù)展示會和計算機培訓(xùn)班,全面了解科技信息和開發(fā)信息資源的重要性,提高對計算機的感性和理性認(rèn)識，充分認(rèn)識計算機技術(shù)的先進性、可靠性及在管理工作中所起到的重要作用。把計算機同現(xiàn)代化的管理科學(xué)融合在一起，開發(fā)出經(jīng)濟實用的計算機軟件系統(tǒng)和更高水平的計算機處理系統(tǒng),及培養(yǎng)出大批能從亊會計電算化工作的復(fù)合型人才,才能規(guī)避會計電算化工作中的各種風(fēng)險。
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