淺談如何提高高校行政秘書工作效率的論文
摘要：隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出了更高的要求。本文主要從行政秘書的工作職責、職業(yè)認同感和綜合素質(zhì)三方面討論如何提高高校行政秘書工作效率。
關(guān)鍵詞：高校行政秘書；工作職責；職業(yè)認同感；綜合素質(zhì)
隨著我國高等教育改革的深化和發(fā)展，高校管理的不斷成熟必將對高校行政秘書提出更高的要求。行政秘書這一概念本是從企業(yè)管理中提出來的，高校引入行政秘書的概念是高校教育改革的體現(xiàn)。如何做好行政秘書工作，提高它的工作效率，使其在高校行政管理工作中發(fā)揮更大的作用。本文就這一問題談?wù)勛约旱膸c看法，以供大家交流探討。
一、明確高校行政秘書的工作職責
高校行政秘書首先必須明確自己應(yīng)該做些什么，才能去把握怎么樣把工作做好。高校行政秘書的工作職責為：1.文字工作院系對內(nèi)對外文稿(如年度工作計劃、工作總結(jié)、通知文件和申請報告等)的草擬，審校，打印和發(fā)布；會議記錄與會議紀要的整理等。2.檔案管理工作負責收集整理各類信息、資料、各單位部門來文來函的歸檔保存等；管理類材料的歸檔；員工檔案資料的登記、審核和保管等。3.協(xié)調(diào)溝通工作聯(lián)系行政管理層與師生員工，聯(lián)系學(xué)校各職能部門，協(xié)調(diào)院系內(nèi)各部門間合作，承擔院系的公關(guān)、接待和外聯(lián)事務(wù)等。4.人力資源工作考勤考核、職稱評定、津貼福利事務(wù)等，根據(jù)院系行政管理層要求，協(xié)助編制院系行政組織架構(gòu)，如人才招聘，員工培訓(xùn)等。5.日常行政工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)督促各項工作計劃、制度實施落實；辦公用品的采購保管；固定資產(chǎn)管理、辦公設(shè)備維護；會議安排，會務(wù)籌備；在院系行政管理層的授權(quán)下，審核有關(guān)文件資料并簽署意見，出具院系行政證明等。6.其他工作其他一些突發(fā)事件處理工作，緊急事件處理并及時向院系行政領(lǐng)導(dǎo)請示匯報；領(lǐng)導(dǎo)或教師安排的特殊工作，臨時替崗工作等。
二、提高高校行政秘書的職業(yè)認同感
高校行政秘書明確了自己的本職工作，對工作職責了然于胸，并不表示就可以做好行政秘書工作。他還必須具備良好的職業(yè)認同感，才能積極充分的發(fā)揮自己的主觀能動l生開展工作。職業(yè)認同感是一個人自我價值感的體現(xiàn)。職業(yè)認同感高的人能夠正確認識自己從事的職業(yè)，明白自己從事工作的意義，認同自己的職業(yè)而產(chǎn)生責任感，同時也促使自己思考，怎樣來更好的完成工作，提高自己的專業(yè)素質(zhì)，從而提高自己在社會和家庭中的地位，增加自豪感和價值感。
目前高校行政秘書普遍缺乏自我的職業(yè)認同感，主要有以下幾個原因：1.傳統(tǒng)觀念至今仍有些人認為，行政秘書只是打打雜的人，只有那些沒有能力的人才去從事行政秘書工作。而有的行政秘書也只是把工作當做跳板，常常是“身在曹營心在漢”，“做一天和尚撞一天鐘”。所以必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立自信心，做到干一行，愛一行，鉆一行。2.工作性質(zhì)由于高校行政秘書處于行政管理層的'從屬地位，是服務(wù)性的管理人員，輔助性是工作的基本性質(zhì)。這種工作性質(zhì)在一定程度上限制了行政秘書在工作中的自主能力、創(chuàng)新能力的發(fā)展，這使他們對自己能力的評價相對較低，從而影響了自我職業(yè)的認同：行政秘書大多數(shù)工作是屬于事務(wù)性的工作，某種意義上，可能會等同于蓋章、簽字、材料的發(fā)放和收集。這些工作無需什么能力，只要簡單的文件管理常識、足夠的耐心即可，根本不需要個人的創(chuàng)新能力等素質(zhì)。從事這種工作的人員，很容易找不到自己的價值所在，產(chǎn)生自我失落、迷茫，甚至對工作的厭煩。工作超負荷成為許多行政秘書普遍面對的問題，長期從事這種工作，就使得超負荷勞動的行政秘書在體力和精神上不堪重負。3.晉升機會處在高學(xué)歷人才集中的高校環(huán)境中，基層行政秘書提升學(xué)歷的壓力很大，由于工作繁忙，特別是“坐班制”的工作性質(zhì)，學(xué)習(xí)的時間很少。當前很多高校實行“定崗定編”的崗位設(shè)置，緊緊地把基層行政人員綁在了工作崗位上，加上有些高校各種條條框框的進修限制，使得基層行政工作人員特別是一大批年輕的基層行政工作人員，外出進修的希望越來越渺茫。目前，院系基層行政人員的提升機會很少，個人發(fā)展空間相當有限。特別是從中級晉升到高級職稱困難重重。最終導(dǎo)致缺乏職業(yè)認同感，只是把工作當做謀生的一種手段而不是自己追求的一種事業(yè)。
如何使高校行政秘書加強對自身的職業(yè)認同感呢?首先，高校應(yīng)該完善對行政秘書的激勵機制。最大限度地實現(xiàn)公平，創(chuàng)造一個公平的環(huán)境，合理而靈活地綜合運用多種激勵措施，如目標激勵、榜樣激勵、參與激勵、尊重激勵、榮譽激勵等，以全方位激發(fā)他們的積極性和創(chuàng)造性；其次，要加強對行政秘書的人本關(guān)懷，重視他們的福利待遇，盡量提高其社會地位。人都希望自己有穩(wěn)定的社會地位，要求個人的能力和成就得到社會的承認，也就是獲得尊重。尊重得到滿足，能使人對自己充滿信心，體驗到自己的用處和價值；再次，滿足行政秘書自我實現(xiàn)的高層次要求。譬如，對行政秘書的業(yè)務(wù)進修、培訓(xùn)積極創(chuàng)造條件，使得他們也可以像教師一樣隨時可以去脫產(chǎn)進修學(xué)習(xí)，或攻讀學(xué)歷學(xué)位等。有了這一系列的措施，可以有效的調(diào)動他們工作的積極性，充分挖掘他們工作的潛力，從而使他們加強對自身的職業(yè)認同感，提高工作效率。
三、加強高校行政秘書的綜合素質(zhì)
高校行政秘書如果具有很高的職業(yè)認同感而不具備過硬的綜合素質(zhì)的話，無異于紙上談兵，沒有實現(xiàn)的能力。高校行政秘書除了具備良好的表達能力、溝通能力和文字組織能力等基本素質(zhì)之外，必須加強政治素質(zhì)、心理素質(zhì)和學(xué)識素質(zhì)等綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，在扎實工作的同時，要善于思考，勤于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作效率。
1.政治素質(zhì)高校行政秘書必須要有堅定的政治立場，在日常的工作中行政秘書經(jīng)常上傳下達、處理內(nèi)部事務(wù)、協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，涉及黨和國家的方針政策以及學(xué)校的規(guī)章制度，行政秘書要有較強的政治意識；作為行政秘書要充分認識自身工作的政治性，在全力做好本職工作的同時要以學(xué)院的利益為重、以師生的利益為重、以學(xué)校的大局利益為重，嚴守工作紀律，做好保密工作；在不斷提高自身的政治素養(yǎng)和理論水平過程中，增強政治敏銳性、堅定性，使自己的思想觀念、認識水平、思維能力都能緊跟新形勢、新變化；確保在實際工作中準確無誤地傳達學(xué)校的各項方針政策，確保在大是大非面前清醒的頭腦。
2.心理素質(zhì)心理素質(zhì)是指個體具有的比較穩(wěn)定的，一定傾向性的心理特征的總和。面對復(fù)雜的人際關(guān)系，繁雜瑣碎的工作事務(wù)，必須具備良好的心理素質(zhì)：(1)細心耐心高校行政秘書面對的是繁雜瑣碎的日常事務(wù)，如報紙、信件的收發(fā)，系檔案的管理，辦公室物品的領(lǐng)取，文件通知的下發(fā)傳達等等，都是小之又小的事情。這些小事，卻關(guān)系到日常工作的運轉(zhuǎn)，因此行政秘書必須培養(yǎng)自己細心、耐心的性格。(2)熱情樂觀高校行政秘書要時刻保持熱情樂觀的心態(tài)，營造和諧的人際關(guān)系，對周圍環(huán)境及人際關(guān)系有良好的感知，才能變被動為主動，變消極為積極，提高工作效率。(3)不懼挫折行政秘書工作經(jīng)常會面臨一些意想不到的困境，難免會遇到挫折或不協(xié)調(diào)，這就需要秘書人員不懼挑戰(zhàn)，經(jīng)受得住挫折。
3.學(xué)識素質(zhì)高校行政秘書身處高校這樣一個培養(yǎng)高級人才的地方，它的工作與高等教育緊密相關(guān)，所以除了學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)知識之外，還應(yīng)當學(xué)習(xí)一些經(jīng)濟、管理、財務(wù)等知識。這些知識的掌握和運用，可以有效地保證行政秘書對事務(wù)的處理能力。高校是知識說話的地方，跟高水平的教授們交流，靠的還是知識，沒有智慧、沒有修養(yǎng)就缺乏溝通的基礎(chǔ)。因此一個優(yōu)秀的行政秘書應(yīng)該學(xué)會用自己的知識積累所形成的修養(yǎng)去影響人，用人格影響來實現(xiàn)管理的結(jié)果，這無疑是高校管理的最高境界。
明確工作職責是做好行政秘書工作的前提，較高的職業(yè)認同感是做好行政秘書工作的關(guān)鍵，過硬的綜合素質(zhì)是做好行政秘書工作的保障，三者相輔相成。高校院系行政秘書是高校行政管理的一支重要力量，對保證各項事務(wù)正常運行的起到關(guān)鍵}生作用。行政秘書要在工作實踐中不斷積累經(jīng)驗，確實提高工作效率，為學(xué)校的發(fā)展貢獻自己的智慧和力量。