商務(wù)傳真禮儀小技巧
目前,在商務(wù)交往中,經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)身在異地的交往對(duì)象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式,已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下,傳真便應(yīng)運(yùn)而生,并且迅速走紅于商界。
傳真,又叫作傳真電報(bào)。它是利用光電效應(yīng),通過(guò)安裝在普通電話網(wǎng)絡(luò)上的傳真機(jī),對(duì)外發(fā)送或是接收外來(lái)的文件、書信、資料、圖表、照片真跡的一種現(xiàn)代化的通訊聯(lián)絡(luò)的方式。現(xiàn)在,在國(guó)內(nèi)的商界單位中,傳真機(jī)早已普及成為不可或缺的辦公設(shè)備之一。 利用傳真通訊的主要優(yōu)點(diǎn)是,它操作簡(jiǎn)便,傳送速度非常之迅速,而且可以將包括一切復(fù)雜圖案在內(nèi)的真跡傳送出去。它的缺點(diǎn)主要是發(fā)送的自動(dòng)性能較差,需要專人在旁邊進(jìn)行操作。有些時(shí)候,它的清晰度難以確保。
商界人士在利用傳真對(duì)外通訊聯(lián)絡(luò)時(shí),必須注意下述三個(gè)方面的禮儀問(wèn)題。
第一,必須合法使用。國(guó)家規(guī)定:任保單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí),均須嚴(yán)格按照電信部門的有關(guān)要求,認(rèn)真履行必要的使用的手續(xù),否則即為非法之舉。 具體而言,安裝、使用傳真設(shè)備前,須經(jīng)電信部門許可,并辦理相關(guān)的一切手續(xù),不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。 安裝、使用的傳真設(shè)備,必須配有電信部門正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國(guó)外直接所帶入的傳真設(shè)備,必須首先前往國(guó)家所指定的部門進(jìn)行登記和檢測(cè),然后方可到電信部門辦理使用手續(xù)。 使用自備的傳真設(shè)備期間,按照規(guī)定,每個(gè)月都必須到電信部門交納使用費(fèi)用。
第二,必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊,必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然,也會(huì)令其效果受到一定程度的影響。 本人或本單位所用的傳真機(jī)號(hào)碼,應(yīng)被正確無(wú)誤地告之自己重要的.交往對(duì)象。一般而言,在商用名片上,傳真號(hào)碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 對(duì)于主要交往對(duì)象的傳真號(hào)碼,必須認(rèn)真地記好,為了保證萬(wàn)無(wú)一失,在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前,最好先用對(duì)方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對(duì)方,又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。 發(fā)送傳真時(shí),必須按規(guī)定操作,并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí),也要注意使其內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要,以節(jié)省費(fèi)用。 單位所使用的傳真設(shè)備,應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí),應(yīng)使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作,單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話采用同一條線路。
第三,必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí),必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題,必須處處不失禮數(shù)。 在發(fā)送傳真時(shí),一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書信、資料時(shí),更是要謹(jǐn)記這一條。 出差在外,有必要使用公眾傳真設(shè)備,即付費(fèi)使用電信部門所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí),除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外,對(duì)于工作人員亦須依禮相待。 人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí),最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后,應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方,以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí),千萬(wàn)不可拖延時(shí)間,耽誤對(duì)方的要事。
【商務(wù)傳真禮儀小技巧】相關(guān)文章:
商務(wù)傳真禮儀大全05-07
商務(wù)傳真禮儀范文05-07
關(guān)于商務(wù)傳真禮儀06-12
淺談商務(wù)傳真禮儀06-12
關(guān)于商務(wù)傳真禮儀講解05-08
商務(wù)拜訪的禮儀技巧06-12
商務(wù)會(huì)面禮儀與技巧05-04