接聽電話的禮儀知識(shí)
(1)接聽及時(shí)
接聽電話是不是及時(shí),實(shí)質(zhì)上也反映著一個(gè)商務(wù)人員待人接物的真實(shí)態(tài)度。一般的情況下應(yīng)該保證在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽電話。但要避免在電話剛剛響起就接電話,否則說不準(zhǔn)會(huì)讓對(duì)方嚇一跳。當(dāng)電話響第二聲以后接電話是最合適的時(shí)間。如果因?yàn)槠渌蛟陔娫掆忢懭曋蟛沤悠鸬脑挘诮悠痣娫捄笫紫纫f聲:“對(duì)不起,讓您久等了!”
(2)應(yīng)對(duì)謙和
接電話的時(shí)候,受話人要努力使自己的所作所為合乎禮儀,要注意:
拿起話筒后,首先就要問好,然后自報(bào)家門。向打電話的人問好,一是出于禮貌,二是為了說明有人在接聽。嚴(yán)禁以“喂”字開頭,因?yàn)椤拔埂北硎臼窍M戎缹?duì)方是誰,在等著對(duì)方告訴你。而且,如果“喂”時(shí)語氣不好,就極容易讓人反感。所以,接電話時(shí)的問候應(yīng)該是熱情而親切的“您好!”。如果對(duì)方首先問好,就要立即問候?qū)Ψ剑灰宦暡豢,故弄玄虛?/p>
至于要自報(bào)家門,則是為了告訴對(duì)方,這里是哪個(gè)公司或是哪個(gè)部門或是具體哪一位。
通話的時(shí)候,不應(yīng)該心不在蔫,更不要把話筒放在一旁,任其“自言自語”。在通話過程中,對(duì)打電話的'人的態(tài)度要謙恭友好,尤其是在打來業(yè)務(wù)電話咨詢或有求于己的時(shí)候,更要表現(xiàn)得不卑不亢、熱情親切。
通話終止的時(shí)候,不要忘記向發(fā)話人說聲“再見”。如通話因故暫時(shí)中斷后,要等候?qū)Ψ皆贀苓M(jìn)來。對(duì)于重要的顧客或上級(jí),要主動(dòng)撥回去。不要揚(yáng)長(zhǎng)而去,也不要為此而責(zé)怪對(duì)方。
接到誤撥進(jìn)來的電話,需要耐心、簡(jiǎn)短地向?qū)Ψ秸f明。如有可能,還要給對(duì)方提供必要的幫助,或者為其代轉(zhuǎn)電話就行了,不要生氣動(dòng)怒,甚至出口傷人。
(3)主次分明
接聽電話的時(shí)候,要暫時(shí)放下手中的工作,不要和其他人交談,或做其他事情。如果正在和別人談話,要示意自己接電話,一會(huì)在說,并在接完電話后向?qū)Ψ降狼浮M瑫r(shí)也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時(shí)候”。但如果目前的工作非常重要,那么就要在接到電話后向來電者說明原因,表示歉意,并再約一個(gè)具本時(shí)間,到時(shí)候自己再主動(dòng)打過去,當(dāng)然要在通話的開始,再次向?qū)Ψ街虑浮?/p>
作為商務(wù)人員來說,既然再忙,都不要撥下電話線,對(duì)外界進(jìn)行隔絕。也不要在接電話的時(shí)候以忙為借口敷衍了事。
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