秘書的服務(wù)禮儀要求
隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和對外交往的增多，禮儀問題越來越受到黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等各類社會組織的重視。秘書的禮儀修養(yǎng)水平，能使其行為舉止留給人們美好的印象，有助于人們獲得交往活動的成功。因此，對于直接為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)、代表著單位和組織形象的秘書人員來說，增強(qiáng)禮儀觀念、提高禮儀素養(yǎng)顯得尤為重要。
秘書服務(wù)禮儀案例討論
某大型保健品企業(yè)是在一個只有一百多人的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的基礎(chǔ)上建起來的,經(jīng)過十幾年的發(fā)展,目前在全國保健品市場上已占有很大的份額,在全國各地有一百多個營銷窗口,配備了一萬多名市場營銷人員,產(chǎn)品暢銷全國各大城市及東南亞國家和地區(qū)。
在一次公司向國外擴(kuò)大銷售市場的談判中，公司與德方將就今后的合作達(dá)成協(xié)議，嚴(yán)肅的會議室里，談判開始進(jìn)行。談判開始后,大家發(fā)現(xiàn)坐在李總一旁的薛秘書穿著非常休閑:一件胸前印有圖案的 T 恤衫,藍(lán)色的牛仔褲,白色的旅游鞋。
負(fù)責(zé)送茶水的助理秘書更是花枝招展,耳環(huán)閃閃發(fā)光,手鐲晃來晃去,高跟鞋叮叮作響。每當(dāng)她進(jìn)來送水,會談不得不停歇片刻。外國客人通過翻譯開了個玩笑:李總,最好讓這位漂亮小姐參加選美去。
秘書服飾禮儀要求
秘書人員的著裝既要體現(xiàn)實(shí)用性，也要體現(xiàn)裝飾性，體現(xiàn)個體自身的審美素質(zhì)和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關(guān)活動的禮儀屬性結(jié)合起來，盡可能避免因自己著裝不當(dāng)而使企業(yè)的聲譽(yù)蒙受損失。
1、服飾要以簡潔為美
簡潔是當(dāng)今服飾發(fā)展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學(xué)效果就越好。秘書人員工作比較繁重，服飾過于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會讓人當(dāng)做花瓶擺設(shè)看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。
2、揚(yáng)長避短
秘書人員選擇服飾一定要注意揚(yáng)長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調(diào)的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現(xiàn)在各種社交場合。
3、體現(xiàn)個性
人們戲言鞋合不合適，只有腳知道，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產(chǎn)生不同的效果，這是因?yàn)椴煌娜诵愿駳赓|(zhì)不同造成的。所以，穿什么衣服應(yīng)根據(jù)個人的特點(diǎn)而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點(diǎn)相適應(yīng)，特別是和自己的性格、氣質(zhì)、個性特征相吻合才是得體的。
秘書日常接待禮儀
接待來客是秘書最頻繁的日常事務(wù)之一。秘書是代表單位接待來客的,其接待態(tài)度如何, 直接影響著單位的形象,決定了來客對單位的印象,關(guān)系著業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行。所以,秘書應(yīng)當(dāng)盡量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節(jié)。
一、打招呼
當(dāng)客人到來時,秘書應(yīng)馬上停下手頭的工作,抬起頭,禮貌而熱情地招呼來客。打招呼的用語要正式規(guī)范。秘書說話時聲音應(yīng)舒緩,咬字吐音要清楚。表達(dá)要簡潔流暢。
二、招待
秘書日常接待的來客大致分事先約好的'和沒有預(yù)約的兩種。對經(jīng)過詢問、甄別,沒必要由領(lǐng)導(dǎo)人會見,或經(jīng)請示后領(lǐng)導(dǎo)人無意會見的來客,秘書可以婉言拒絕。對初次來訪的人,引見時,秘書要走在來客左前方一尺處,并隨時轉(zhuǎn)頭注意客人,引導(dǎo)方向。
1、座次
秘書引導(dǎo)或陪同客人去面見領(lǐng)導(dǎo)時，到達(dá)接待室后應(yīng)將客人引至上座的位置上。引導(dǎo)就座時，長沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)椅優(yōu)于普通椅子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，距離門遠(yuǎn)的為最佳的座位。
2、奉茶
上茶應(yīng)在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左后側(cè)奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應(yīng)朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說您請用茶
奉茶的順序：上茶應(yīng)講究先后順序，一般應(yīng)為：先客后主;先女后男;先長后幼。
奉茶的禁忌：盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續(xù)水的時機(jī)，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續(xù)水。
秘書電話禮儀
一、接聽電話前
1、準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。
2、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。
3、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。
4、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
二、接聽電話
1、三聲之內(nèi)接起電話;
2、主動問候，報部門介紹自己;
3、注意接聽電話的語調(diào)，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;
4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;
5、轉(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。
6、電話留言要遵循5W1H原則： When何時、Who何人、Where何地 、What何事、Why為什么、HOW如何進(jìn)行等。
三、打電話禮儀
1、確定合適的時間，當(dāng)需要打電話時，首先要考慮此時此刻對方是否方便聽電話，應(yīng)該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。
2、開頭很重要
無論是正式的電話業(yè)務(wù)還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門是必須的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應(yīng)該主動報出自己的姓名，因?yàn)榻与娫挿酵蝗菀淄ㄟ^聲音準(zhǔn)確無誤的確定打電話人的身份。
3、通話盡量簡單
在工作電話中一般一個電話最常三分鐘，超過三分鐘應(yīng)該改成其他的交流方式。
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