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      2. 公司記錄管理制度

        時間:2022-12-22 09:15:52 記錄 我要投稿

        公司記錄管理制度

          在當下社會,越來越多地方需要用到制度,制度就是在人類社會當中人們行為的準則。我敢肯定,大部分人都對擬定制度很是頭疼的,以下是小編為大家收集的公司記錄管理制度,歡迎閱讀與收藏。

        公司記錄管理制度

        公司記錄管理制度1

          為規(guī)范和加強公司安全生產(chǎn)檔案(臺賬)、記錄管理工作,確保各項安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的準確和完善,通過安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的記錄、整理和歸檔,不斷增強安全管理工作的針對性、系統(tǒng)性和可追溯性、閉合性,提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平,結(jié)合公司實際,特制定本制度。

          本制度適用于公司安全生產(chǎn)檔案(臺賬)、記錄管理工作。

          3.1安全生產(chǎn)檔案(臺賬):是指各部門、項目部全生產(chǎn)管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

          3.2 數(shù)據(jù)電文:是指以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收和儲存的信息。

          5.1 公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的綜合管理工作,對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。負責根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統(tǒng)計等相關(guān)規(guī)章制度。負責公司各類安全生產(chǎn)記錄的分類、編號和備案工作。

          5.2各部門分別負責本部門職責范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案(臺賬)管理工作。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。

          5.3各項目部負責本項目部安全生產(chǎn)檔案、記錄管理,填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產(chǎn)管理活動中形成的各類記錄。

          5.4各項目部的安全生產(chǎn)管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產(chǎn)管理體系文件》及相關(guān)制度履行相應(yīng)職責。

          6.1.1.1安全生產(chǎn)委員會或安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動記錄。

          6.1.1.2安全生產(chǎn)組織機構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)圖等。

          6.1.1.3安全生產(chǎn)責任制度、安全生產(chǎn)管理制度(云南省安全生產(chǎn)條例規(guī)定的11項制度必須建檔)等文件。

          6.1.1.4與工種崗位和設(shè)備工具相對應(yīng)的安全操作規(guī)程和使用規(guī)程。

          6.1.1.5上級有關(guān)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門制定和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等。

          6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關(guān)人員證書(含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書)。

          6.1.1.7年度安全生產(chǎn)工作總結(jié)和計劃、階段性專項安全生產(chǎn)工作總結(jié)。

          6.1.1.8安全生產(chǎn)責任書、安全生產(chǎn)責任目標分解、執(zhí)行、考核記錄。

          6.1.2 安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)臺賬包括以下方面內(nèi)容:

          6.1.2.1安全宣傳教育培訓(xùn)計劃(含特種作業(yè)人員教育)、學(xué)習(xí)、活動資料;

          6.1.2.5危險化學(xué)品管理人員花名冊及相關(guān)身份證明、資格證書;

          6.1.3.2根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要,臨時組織的各類會議,包括傳達貫徹上級文件,收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等;

          6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監(jiān)控報告或記錄;

          6.1.4.2針對重大危險源制定的應(yīng)急預(yù)案,包括危險性分析、可能發(fā)生的事故特征、應(yīng)急組織機構(gòu)與職責、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容;

          6.1.4.3重大危險源監(jiān)督管理:名稱、負責人、地點(部門)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

          6.1.5.1職業(yè)健康目標管理和責任制,單位負責人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明(復(fù)印件);

          6.1.5.2職業(yè)健康管理制度,職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件;

          6.1.5.3年度職業(yè)健康計劃和實施方案,個人防護用品發(fā)放(使用)記錄,職業(yè)健康宣傳教育培訓(xùn)記錄(培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料)等;

          6.1.5.4用人單位職業(yè)監(jiān)護檔案,職工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,接觸職業(yè)危害人員登記表及體檢記錄(上崗前、在崗、離崗時的職業(yè)健康檢查表),職業(yè)病人登記表,職業(yè)病人診斷證明等;(如果有)

          6.1.6.1相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的安全協(xié)議(合同)、安全告知等;

          6.1.6.2相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明(復(fù)印件);

          6.1.6.3外用工、外包工等外來務(wù)工人員的教育記錄;

          6.1.7.1專業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄(或安全檢查表);

          6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);

          6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄(或安全檢查表);

          6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理(計劃)登記表;

          6.1.7.6重大事故隱患治理方案,包括以下內(nèi)容:安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響范圍及程度、治理的目標和任務(wù)、采取的方法及措施、經(jīng)費和物資的落實、負責治理的責任人和部門(或單位)、治理的時限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案、本單位專業(yè)技術(shù)人員(或?qū)<遥⿲χ卮笫鹿孰[患治理情況的評估報告;

          6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。

          6.1.9 生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容:

          6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則,進行處理的相關(guān)記錄。

          6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。

          6.1.11《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》規(guī)定的其它臺賬。

          6.1.12法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺賬的內(nèi)容。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。

          6.2.1安全生產(chǎn)檔案(臺賬)紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整,字跡清晰,日期明確,簽認手續(xù)完備;

          6.2.2各項目部要求確定專人負責安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的記錄、收集和整理;

          6.2.3各項目部安全生產(chǎn)檔案(臺賬)應(yīng)分類存檔,按時間順序(以年度為界),每年年終將安全生產(chǎn)檔案(臺賬)裝訂成冊;

          6.2.4檔案(臺賬)以數(shù)據(jù)電文形式存在的,應(yīng)當符合《中華人民共和國電子簽名法》(20xx年修正)的相關(guān)要求。

          6.3.1各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產(chǎn)記錄(記錄管理人由單位、各部門根據(jù)崗位職責進行確定),填寫“在檔記錄清單”;

          6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目,應(yīng)說明理由,并將該項用雙斜杠劃去;

          6.3.3各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄,應(yīng)采用雙斜杠劃去原記錄,在其上方寫上更正后的記錄,加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期;

          6.3.4記錄填寫應(yīng)與運行活動同步進行,不得后補或編造。

          6.5.1各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放;記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi);記錄發(fā)放部門應(yīng)填“發(fā)文記錄”,記錄的接收部門應(yīng)填“收文記錄”。

          6.5.2記錄表格需經(jīng)部門負責人同意后,方可使用或復(fù)制,并由各部相關(guān)部門記錄管理人負責登記發(fā)放。

          6.5.3各部門的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負責人批推,由各部門相關(guān)記錄管理人登記備案。

          6.6.1記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷毀時,由各相關(guān)部門記錄管理人填寫《文件銷毀申請單》,交部門負責人審核,經(jīng)安全管理部確認,由記錄使用部門標記過期或執(zhí)行銷毀。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。

          6.6.2對于保存期限內(nèi)需向其他移交或提供的運行記錄,除應(yīng)在“記錄清單” 上注明移交或提供記錄項目、數(shù)量等信息外,還應(yīng)填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應(yīng)在“運行記錄移置清單”上簽字確認。

          6.7.1各部門、各項目部需指定記錄管理員,記錄管理員必須把單位所有記錄分類,依據(jù)記錄的'類型整理、標識,便于查閱并可追溯相關(guān)活動。

          6.7.2記錄應(yīng)存放于通風(fēng)、干燥的地方,所有記錄保持清潔,字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。

          6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》要求的《文書檔案保管期限表》執(zhí)行。

          7.1公司安委辦對各項目部安全生產(chǎn)檔案(臺賬)的建立情況,定期進行監(jiān)督、檢查,檢查時間為每年度至少一次。

          7.2按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責任書》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺賬、記錄管理工作的內(nèi)容進行檢查考核。

        公司記錄管理制度2

          1.目的

          對公司管理體系記錄進行有效控制,客觀、真實、準確地反映體系運行的有效性,用來證明符合綜合管理標準的要求。

          2.范圍

          適用于公司的綜合管理體系運行記錄的控制。

          3.相關(guān)文件

          3.1《文件控制管理程序》

          4.定義

          5.職責

          5.1責任領(lǐng)導(dǎo)

          本制度的責任領(lǐng)導(dǎo)為總工程師,其職責為:負責本制度實施的監(jiān)督指導(dǎo)。

          5.2責任部門

          本制度的責任部門是辦公室,其職責為:負責本制度實施的監(jiān)督檢查,負責建立公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全記錄總清單,實施動態(tài)管理。

          5.3相關(guān)部門

          本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責為:建立本部門綜合管理記錄清單,本部門工作記錄清單,實施動態(tài)管理;負責本部門記錄的編制、標識、貯存、保管。

          5.4執(zhí)行層

          本制度的執(zhí)行層是項目部,其職責為:建立本項目綜合管理記錄清單,本項目各相關(guān)工作記錄清單,實施動態(tài)管理;負責本部門記錄的編制、標識、貯存、保管。

          6.工作程序

          6.1記錄的分類和范圍

          記錄分為三類:

          環(huán)境因素識別評價記錄;危險源識別和重大危險源評價記錄;法律法規(guī)獲取識別記錄;目標、指標記錄;環(huán)境/職業(yè)健康安全管理方案記錄;培訓(xùn)記錄;產(chǎn)品實現(xiàn)記錄;與產(chǎn)品有關(guān)要求記錄;采購控制記錄;過程確認記錄;監(jiān)視和測量設(shè)備控制記錄;不合格品控制記錄;分部分項工程驗收記錄;內(nèi)外信息交流、協(xié)商產(chǎn)生的各種記錄;文件控制記錄;運行控制所需的各種記錄;應(yīng)急準備與響應(yīng)記錄;監(jiān)視測量記錄;事故事件調(diào)查處理記錄;不符合糾正和預(yù)防措施記錄;記錄管理的記錄;內(nèi)審、管理評審記錄等。

          6.2記錄的媒介形式

          記錄的媒介形式為紙上表格和文字的形式,也可用其他形式,如采用磁帶、磁盤、照片、膠片等。

          6.2記錄的標識與編目

          6.2.1為便于記錄的檢索和管理,每一種記錄應(yīng)有唯一的編號。

          6.2.1.1對于與管理體系運行有關(guān)的記錄,其編號格式為:

          md/jl-XXX-XX

          記錄順序號

          綜合管理標準號

          '記錄'拼音縮寫

          明大公司代號

          同時為滿足記錄標識唯一性原則,記錄上還應(yīng)注明:記錄編制部門、編制日期、發(fā)生同類記錄的次數(shù)及本記錄總頁數(shù)和當前頁號(發(fā)生同類記錄的次數(shù)編號在記錄表格no:處填寫)。

          6.2.1.2對于上級規(guī)定的建筑工程施工技術(shù)資料有關(guān)的記錄,仍沿用原統(tǒng)一表式編號。

          6.2.2編目

          記錄保管部門應(yīng)將記錄分類保存,進行編目,以便存取和檢索。

          6.4記錄填寫

          記錄應(yīng)做到保持清晰、數(shù)據(jù)真實,并按要求正確填寫,且不應(yīng)涂改,文字表達準確、簡練、內(nèi)容要完整,簽證手續(xù)要齊全。

          6.5記錄的收集、貯存、保護、保存期限、移交和歸檔的控制。

          6.5.1綜合管理體系運行有關(guān)的記錄,由相應(yīng)部門保存,保存期限為三年。

          6.5.2工程竣工后,由項目部編制竣工技術(shù)資料,交工程部審核后,移交使用單位。,由公司工程部負責歸檔?⒐ぜ夹g(shù)資料應(yīng)長期保存。

          6.5.3對于記錄的保護,項目部應(yīng)做到裝袋或裝盒,防污、防潮、防火;檔案保管應(yīng)滿足檔案管理的環(huán)境條件,利于檢索和貯存,并注意做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬、防潮等工作。

          6.5.4采用其他媒介形式的記錄,也應(yīng)有相應(yīng)的儲存條件,如軟盤應(yīng)注意防潮、防壓、防光、防磁,以避免儲存內(nèi)容丟失,必要時可復(fù)制備份。

          6.6記錄的查閱、借閱

          因工作需要查閱歸檔后的記錄,查閱人員需填寫《文件查閱、借閱、銷毀申請表》,經(jīng)保管部門負責人批準后方可查閱或借閱。

          6.7記錄處置的控制

          6.7.1各部門保管的綜合管理體系運行的記錄超過保管期時,由本部門填寫《文件查閱、借閱、銷毀申請表》,經(jīng)部門負責人批準后銷毀。

          6.7.2歸檔的記錄,按照《企業(yè)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定進行銷毀。

          6.8辦公室每季度對各部門和項目部的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全管理記錄的控制情況進行一次檢查工作

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