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      2. 檔案室管理制度

        時(shí)間:2024-03-29 18:42:21 煒玲 制度 我要投稿

        檔案室管理制度(精選21篇)

          檔案室一般都是存放重要的文件,為維護(hù)檔案室的安全,需要制定一套完善的管理制度,那么,下面是CN人才公文網(wǎng)小編給大家整理收集的檔案室管理制度,供大家閱讀參考。

        檔案室管理制度(精選21篇)

          檔案室管理制度 1

          一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。

          二、檔案管理人員必須堅(jiān)持值日值班制度,堅(jiān)持每天下班前檢查門窗是否關(guān)好,電源開關(guān)是否關(guān)閉。對(duì)所保管的案卷,半年進(jìn)行一次抽查,年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴(yán)禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。

          三、新接收的檔案資料,必須經(jīng)過嚴(yán)格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫上架

          四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄,做好溫濕度的.調(diào)節(jié)工作(標(biāo)準(zhǔn)溫度為攝氏14—24℃,相對(duì)濕度為45%—60%)。

          五、檔案室設(shè)施要經(jīng)常進(jìn)行檢查,壞了要及時(shí)報(bào)告或維修,保證各項(xiàng)設(shè)施完整正常。

          六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅(jiān)持做到每周一小掃,每月一大掃。

          檔案室管理制度 2

          第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。

          第二條 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

          1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理,一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

          2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

          3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。

          4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

          第三條 歸檔制度

          1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

          2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。

          3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。

          4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

          5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料,由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

          6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。

          7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的`可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。

          第四條 檔案保管制度

          1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

          2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。

          3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。

          4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

          5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

          6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

          7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

          8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

          9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

          10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

          第五條 檔案借閱制度

          1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

          2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

          3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

          4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

          5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

          6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損,否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

          7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

          8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。

          第六條 二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

          第七條 本制度從20xx年十月一日起執(zhí)行。

          檔案室管理制度 3

          一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。

          二、檔案按檔號(hào)排放,檔案柜編順序號(hào),庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

          三、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的.檔案應(yīng)隨即放回原處。

          四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。

          五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

          六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

          七、每學(xué)期開學(xué)初對(duì)庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

          檔案室管理制度 4

          一、高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性,嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。

          二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。

          三、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。

          四、因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負(fù)責(zé)。

          五、不歸檔的'重份文件及內(nèi)部材料,須交由學(xué)校集中銷毀。

          六、在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下,做好檔案密級(jí)變更和解密工作。

          七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

          檔案室管理制度 5

          一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時(shí)填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。

          二、查閱重要的或密級(jí)檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的`重要檔案,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時(shí),以復(fù)印件代替原件利用。

          三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。

          四、提供利用檔案時(shí),按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

          五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。

          六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律責(zé)任。

          七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán),任何單位、個(gè)人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。

          檔案室管理制度 6

          一、在主管校領(lǐng)導(dǎo)主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人與負(fù)責(zé)該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個(gè)人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。

          二、對(duì)在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的`和發(fā)展的觀點(diǎn)鑒定其價(jià)值,準(zhǔn)確把握歸檔范圍和保管權(quán)限,有異議時(shí)由鑒定組裁定。

          三、檔案達(dá)到開放期,由鑒定組作出是否向社會(huì)開放的決定。

          四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級(jí)或解密的決定。

          五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可存、毀。

          六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時(shí)間、參加鑒定人員);銷毀時(shí)由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。

          檔案室管理制度 7

          一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。

          二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。

          三、做好安全巡查工作,下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門窗。

          四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法 ;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。

          五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報(bào)告,并全力撲救。

          檔案室管理制度 8

          一、檔案的建立

          (一)建立健全校各類檔案,目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

         。ǘ┤嫦到y(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。學(xué)校檔案按類以時(shí)間為續(xù)建立,教師的一般人事檔案、一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立,學(xué)生學(xué)籍檔案按屆、按班分類建立。

          二、檔案立卷歸檔

         。ㄒ唬┓彩潜締挝辉邳h、政、工、團(tuán)、基建、教學(xué)、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

         。ǘn案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的.資料分類、裝訂、編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級(jí)有關(guān)部門統(tǒng)一要求。

         。ㄈw檔材料應(yīng)統(tǒng)一使用規(guī)定紙裝訂。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。

         。ㄋ模┚碜诒仨氉⒚鞅4嫫谙,凡注明“短期”的一般以五年為限;注明“長期”的由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要決定保存期限。

         。ㄎ澹┓矙n案資料收集范圍細(xì)目中未編入,但確有使用、保存價(jià)值的其他資料,學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否保存。

          三、檔案補(bǔ)充

         。ㄒ唬┙搪毠と蚊、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù),獲得學(xué)位、學(xué)銜,調(diào)資,入黨入團(tuán),獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。

         。ǘ┩鈦砦募、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號(hào)登記,交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。

         。ㄈ┬(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn),平時(shí)校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會(huì)、團(tuán)隊(duì)等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存,每學(xué)期結(jié)束時(shí),集中交檔案人員立卷歸檔。

          四、檔案傳遞

         。ㄒ唬┙搪毠ひ蚬ぷ髡{(diào)動(dòng),需要轉(zhuǎn)遞檔案,必須按上級(jí)有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項(xiàng)目逐項(xiàng)登記,嚴(yán)密包封,并加蓋密封章,通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞,不得公開郵寄或交本人自帶。

          五、檔案查閱

         。ㄒ唬┬M馊藛T來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案管理人員仔細(xì)核對(duì)簽署意見;查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。

         。ǘ┬(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案,學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

         。ㄈ┓参唇(jīng)整理、登記完畢的檔案,一律不得外借或查閱。

          六、檔案安全保密

         。ㄒ唬﹪(yán)守有關(guān)保密守則,加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律。

          (二)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風(fēng),嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

         。ㄈn案管理人員不得將無關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室,不得外泄檔案中的機(jī)密,檔案室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等不得亂扔亂拋,應(yīng)按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

          檔案室管理制度 9

          為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下:

          1、嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責(zé)任制。管理人員對(duì)全校檔案的保管和保密工作負(fù)責(zé);

          2、檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度,履行借閱登記手續(xù)!氨C芫怼钡戎匾牧系慕栝啠仨殞彶閷徟鷻(quán)限是否符合規(guī)定的要求;

          3、檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假,出具假證;

          4、檔案管理人員切實(shí)做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案室嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);

          5、檔案管理人員務(wù)必做到每天上下班對(duì)庫房門、窗、電源等進(jìn)行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)處理;

          6、借出的'檔案材料務(wù)必定期歸還。借出的檔案材料,不得轉(zhuǎn)借他人,不得帶入公共場所;

          7、非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。

          檔案室管理制度 10

          1、檔案室是保管學(xué)校檔案的機(jī)要重地,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案室技術(shù)保護(hù)管理辦法,認(rèn)真做好保密和防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等保護(hù)工作。

          2、非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。

          3、檔案室內(nèi)應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備、去濕設(shè)備和滅火器材,并有專人定期檢查其效果。

          4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無關(guān)的各種閑雜物品以及易燃物品,室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,不許使用電熱器。

          5、檔案室門窗必須保持堅(jiān)固,出入應(yīng)隨手關(guān)門,以確保安全。

          6、調(diào)閱或出借檔案,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本校制訂的檔案查(借)閱制度。

          7、適時(shí)做好檔案室的通風(fēng)、除濕工作,并經(jīng)常打掃,保持清潔衛(wèi)生。

          8、對(duì)檔案室的'各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號(hào)、上架、入框,框架要符合標(biāo)準(zhǔn)。

          9、定期檢查檔案保管情況,發(fā)現(xiàn)破損或字跡變化及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。

          10、對(duì)檔案室的檔案,每年進(jìn)行一次檢查核對(duì),并做好記錄,發(fā)現(xiàn)可疑情況應(yīng)迅速追查。

          11、檔案管理人員,臨時(shí)或下班離開檔案室,應(yīng)關(guān)好門窗,關(guān)掉電燈。

          檔案室管理制度 11

          校舍檔案是維護(hù)學(xué)校權(quán)益,查勘維修房屋,合理使用校舍,映學(xué)校建設(shè)歷史的重要資料。為了加強(qiáng)校舍檔案管理,更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù),根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,特制定本制度:

          一、檔案的收集

          要充分認(rèn)識(shí)校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。

          1、收集之前要明確歸檔范圍、時(shí)間、要求。

          2、應(yīng)有積極態(tài)度和主動(dòng)精神,不能坐門等客。

          3、一式二份,正本放教育員會(huì),副本存學(xué)校。

          4、當(dāng)撤銷學(xué)校的校舍檔案,應(yīng)全部移交給市教育員會(huì)。

          二、校舍檔案管理

          1、邊鑒定邊整理,按要求進(jìn)行分類、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。

          2、嚴(yán)格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的'歷史聯(lián)系,利用原有基礎(chǔ),便于保管和利用。

          3、檔案整理要充分利用原有的基礎(chǔ)。

          4、檔案的整理必須便于保管和利用。

          三、檔案的保管

          按要求設(shè)立庫房,庫房的要求達(dá)到“十防”,按要求設(shè)置保管設(shè)備,材料要達(dá)到防光、防塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說明原因、移往何處、時(shí)間、數(shù)量、名稱。

          四、檔案的移交

          交接雙方必須根據(jù)案卷目錄清點(diǎn)核對(duì),并在交接收據(jù)上簽名蓋章,其收據(jù)一式三份,交接雙方各一份,會(huì)計(jì)一份。

          五、查閱和借閱

          1、首先辦理查閱或借閱手續(xù),外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)手續(xù)。

          2、查閱或借閱,只允許在檔案室進(jìn)行。

          3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉(zhuǎn)讓他人閱覽、缺頁等,嚴(yán)守保密規(guī)定,歸還時(shí)清點(diǎn)清楚。

          4、查閱或借閱時(shí),嚴(yán)禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。

          六、檔案保密

          檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內(nèi)查閱。閱后不能亂說,閱覽時(shí)不能隨便翻閱和抄錄。對(duì)無用的材料登記造冊,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后,二人以上人員監(jiān)銷。

          七、清銷

          1、清銷之前,首先由管理員定期和不定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì),如發(fā)現(xiàn)確實(shí)因污染、損壞等原因造成無使用保留價(jià)值,經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷。

          2、清銷應(yīng)有二人以上人員監(jiān)銷,以防失泄機(jī)密。

          3、要遵守保密規(guī)定,堅(jiān)持杜絕任意和自銷毀文件或賣給廢物收購站。

          4、學(xué)校檔案室管理制度

          1、檔案室是機(jī)要重地,非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

          2、檔案庫房必須堅(jiān)固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施,并經(jīng)常檢查各項(xiàng)措施是否有效。

          3、對(duì)庫房內(nèi)各種檔案進(jìn)行科學(xué)分類、排列、編號(hào),分別上架入柜,柜架排列科學(xué)、合理。

          4、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與保存檔案無關(guān)的非檔案物品。

          5、經(jīng)常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。

          6、庫房內(nèi)置放溫、濕度檢測設(shè)置,定期檢查、記錄、分析,庫內(nèi)溫度應(yīng)經(jīng)常保持在1424攝氏度,相對(duì)濕度保持在45%—60%。

          7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況,做好記錄,發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。

          8、檔案管理人員離開時(shí)應(yīng)熄燈、關(guān)好門窗。

          檔案室管理制度 12

          一、歸檔制度

          1、歸檔范圍

          公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

          2、歸檔要求

          歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。

          3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。

          4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。

          5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

          二、保管制度

          1、歸檔的文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號(hào)。

          2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

          3、定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對(duì),做到帳物相符。

          4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。

          5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟、濕度,一般溫度保持?4~24攝氏度,相對(duì)濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。

          6、檔案的`移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。

          7、公司對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對(duì)管理人員處以批評(píng)、罰款、直至辭退處理。

          三、檔案借閱、復(fù)印程序

          提出申請——>有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)——>檔案室辦理手續(xù)——>使用檔案——>歸還檔案室

          具體要求:

          1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);

          2、要愛護(hù)檔案,不得丟失;

          3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;

          4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

          5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯(cuò),應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;

          6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。

          檔案室管理制度 13

          一、檔案室應(yīng)以科學(xué)、堅(jiān)固、安全為基本條件,標(biāo)準(zhǔn)溫度為14—24℃,標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)濕度為45—60%,應(yīng)裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲等設(shè)施。

          二、庫房的檔案柜、架按要求進(jìn)行排放,對(duì)接收來的檔案要進(jìn)行分類、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。

          三、檔案室應(yīng)納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統(tǒng),根據(jù)工作需要要逐步設(shè)置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備。

          四、檔案部門應(yīng)對(duì)檔案的.安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。

          五、檔案室工作人員調(diào)、換工作時(shí)應(yīng)有嚴(yán)格的交接手續(xù)。

          六、非工作人員不得擅自進(jìn)入檔案室,節(jié)假日加強(qiáng)保衛(wèi)工作。

          七、檔案保管工作,必須認(rèn)真嚴(yán)格地按照各項(xiàng)規(guī)章制度辦事,不得徇私舞弊,玩忽職守。

          檔案室管理制度 14

          一、檔案員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定,自覺遵守保密紀(jì)律。

          二、非檔案工作人員未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得隨意翻閱檔案。

          三、查閱借閱檔案、資料的人員,對(duì)檔案、資料必須嚴(yán)加保護(hù),不得損壞、折卷、畫線、圈點(diǎn),更不準(zhǔn)抽頁、撕頁等。

          四、凡經(jīng)過鑒定的'檔案資料,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不準(zhǔn)隨意修補(bǔ)。

          五、經(jīng)過鑒定,需要銷毀的檔案、材料經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),報(bào)檔案管理部門認(rèn)可后,方可銷毀,不得作廢紙出賣或其它用處。

          六、嚴(yán)禁在檔案室吸煙和存放易燃品及其它雜物,搞好衛(wèi)生,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠,確保檔案資料的安全。

          檔案室管理制度 15

          一、成立檔案鑒定小組、鑒定小組由本機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)任組長、成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

          二、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩,以檔案的保管期限為依據(jù)及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。

          三、鑒定工作結(jié)束后,要寫出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期,對(duì)無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料,要填好銷毀清冊,經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案,然后方可銷毀。

          四、對(duì)已超過保管期限檔案或文件材料,重新鑒定后,確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的,應(yīng)重新規(guī)定保管期限,其保管期限從第一次鑒定的.年限算起。

          五、經(jīng)過鑒定,對(duì)延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷,要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),責(zé)成有關(guān)部室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

          六、銷毀檔案時(shí),監(jiān)銷人員不得少于2人,應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀以前,應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí),銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章,并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

          檔案室管理制度 16

          一、按照本單位《檔案保管期限表》,對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料和已滿保管期限的檔案文件進(jìn)行鑒定,對(duì)不需歸檔的文件和不需繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀。

          二、對(duì)是否歸檔文件材料進(jìn)行鑒定時(shí),由檔案工作人員與承辦部門的'文書人員一同完成;對(duì)已滿一定保管期限的檔案鑒定時(shí),應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)主持。

          三、鑒定檔案應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真,嚴(yán)格遵守鑒定原則,堅(jiān)持逐份鑒定,保證單位利益與國家利益不受損失。

          四、銷毀檔案前,應(yīng)編制待銷清冊,報(bào)請單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案行政管理機(jī)關(guān)批準(zhǔn),不得擅自銷毀檔案。

          五、銷毀檔案時(shí),應(yīng)指派兩名以上監(jiān)銷人員。銷毀后監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽名蓋章,注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式。銷毀清冊歸入全宗卷保存。

          檔案室管理制度 17

          一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書)等有效證件,同時(shí)填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。

          二、查閱重要的.或密級(jí)檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);查閱珍貴檔案時(shí),以復(fù)印件代替原件利用。

          三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。

          四、提供利用檔案時(shí),按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

          五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。

          六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置,直至追究法律責(zé)任。

          七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán),任何單位、個(gè)人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。

          檔案室管理制度 18

          一、保持環(huán)境衛(wèi)生,不隨地吐痰,不亂扔垃圾;

          二、每天上班提前打掃衛(wèi)生,做好室內(nèi)無垃圾;辦公桌上用品要整潔、有序;

          三、保持個(gè)人清潔衛(wèi)生,衣著整齊,上班時(shí)間不準(zhǔn)穿拖鞋;

          四、及時(shí)做好檔案室辦公用品電腦、打印機(jī)、辦公桌椅等的維護(hù)及清潔;

          五、節(jié)假日或重要活動(dòng),要清掃衛(wèi)生及檔案室,做到窗明幾凈;

          檔案室管理制度 19

          為有效地保存制度,特制度《檔案鑒定、銷毀制度》。

          一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。定期對(duì)檔案進(jìn)行全面和部分檔案的鑒定。

          二、根據(jù)國家和有關(guān)部門規(guī)定,確定各類檔案的保管期限,正確劃分需要保密檔案的密級(jí)。

          三、對(duì)檔案的全面鑒定每五年進(jìn)行一次,對(duì)部分檔案根據(jù)實(shí)際需要確定。通過鑒定的'檔案,必須寫出鑒定報(bào)告,注明鑒定意見和日期,并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)簽名。

          四、通過鑒定的檔案,力求達(dá)到保定期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn),對(duì)在鑒定中發(fā)現(xiàn)的問題,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員整改;對(duì)已超過保管期或失去價(jià)值的檔案,必須慎重處理,嚴(yán)格掌握,還有一定價(jià)值的檔案可暫封存,待觀察后再行銷毀。

          五、對(duì)確定銷毀的檔案,應(yīng)先造好清冊,提交銷毀報(bào)告,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后,報(bào)送檔案主管機(jī)關(guān)備案,在銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。

          六、要檔案的保管過程中,要切實(shí)做好檔案銷毀后的善后工作。

          檔案室管理制度 20

          一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理辦法、路竣工資料編制管理辦法、路檔案管理制度、公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法交辦發(fā)﹝20xx﹞382號(hào)、交通建設(shè)項(xiàng)目檔案管理文件匯編等相關(guān)文件有關(guān)檔案規(guī)章制度;

          二、對(duì)本單位的.文書檔案、項(xiàng)目基建檔案等實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何科室、部門和個(gè)人不得據(jù)為己有,或遲遲不向檔案部門移交;三、對(duì)破損具有長期或永久保存價(jià)值的檔案資料需進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制;

          四、建立檔案登記統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案資料的收進(jìn)、送出、保管利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì);

          五、定期對(duì)檔案保管工作進(jìn)行檢查,確保檔案資料的安全;

          檔案室管理制度 21

          一、檢測設(shè)備技術(shù)檔案管理制度

          1、進(jìn)場設(shè)備的裝箱單、產(chǎn)品合格證、使用說明說、隨機(jī)備件、圖冊逐臺(tái)登記存檔。

          2、設(shè)備儀器的維護(hù)、保養(yǎng)、小修、大修、更換要求記錄及時(shí)準(zhǔn)確,不得隨意更改、遺失。

          3、做好設(shè)備定期檢定的記錄存檔。

          4、指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的搜集、整理、保管、借閱,并做到及時(shí)準(zhǔn)確。

          5、嚴(yán)格遵守借閱制度,防止檔案喪失。

          6、檔案應(yīng)妥善保管,不得隨意銷毀。

          7、檔案資料力求完整、準(zhǔn)確,并做好保密工作。

          二、檔案保管制度

          1、收進(jìn)的'檔案應(yīng)及時(shí)入庫保管,外借歸還的檔案及時(shí)入庫放回原處,便于查詢。

          2、檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,不能存放腐蝕易燃品。

          3、檔案庫房門窗隨時(shí)加鎖,隨開隨關(guān),配備庫房平安設(shè)施。

          4、檔案庫房要保持清潔,并注意做好防潮、防高溫、防光、防鼠、防蟲等,確保檔案的完整和平安。

          5、每年對(duì)檔案庫房進(jìn)行兩次全面檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

          6、檔案人員變動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續(xù)。

          三、資料管理人員崗位責(zé)任制

          1、負(fù)責(zé)檢測站所有儀器設(shè)備資料和檔案檢定證書的管理工作及測試報(bào)告的管理工作。

          2、負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)文件、專題報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等文件的歸檔管理。

          3、檢測報(bào)告、原始記錄按門類歸檔,歸檔檔案內(nèi)容清楚完整。

          4、嚴(yán)格執(zhí)行本站各種文件規(guī)定和保密制度。

          5、定期清理技術(shù)資料,按規(guī)定定期銷毀的資料應(yīng)列清單,經(jīng)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后再進(jìn)行銷毀。

          6、未經(jīng)站長批準(zhǔn),本站技術(shù)文件、資料、檔案不準(zhǔn)外借或查閱。

          7、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。

          四、原始記錄管理制度

          1、原始記錄、原始數(shù)據(jù)要完整、齊全、準(zhǔn)確、清晰無誤,要建立檔案,由資料室管理。

          2、本站檢測的各種原始數(shù)據(jù),記錄和各種資料要及時(shí)歸檔,保存期為三年,到期后,經(jīng)站長批準(zhǔn),方能銷毀。

          3、原始記錄、測試數(shù)據(jù),不得任意更改,如需要更改在更改處蓋上原檢測人手章,否則數(shù)據(jù)無效,記錄單作廢。

          4、原始記錄,測試數(shù)據(jù),要有操作人員和檢測負(fù)責(zé)人簽字方可生效。

          五、檔案人員崗位責(zé)任制

          1、熱愛本職工作,熟悉檔案專業(yè)知識(shí),了解本站的業(yè)務(wù)和機(jī)構(gòu)演變歷史。

          2、熟悉檔案工作的方針政策,制定各項(xiàng)規(guī)章制度,傳達(dá)和貫徹上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針政策、法規(guī)、方法等。

          3、集中統(tǒng)一管理本站各門類的檔案,嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理和保密制度。

          4、編寫檢索工具和資料,為單位日常工作和領(lǐng)導(dǎo)決策效勞。

          5、按照上級(jí)的要求,做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。

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