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高職院校教務(wù)秘書(shū)信息化下的工作探討論文
摘要：教務(wù)秘書(shū)，是整個(gè)高職院校教務(wù)管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要角色，在日常的教學(xué)管理中起著舉足輕重的作用。隨著高職院校信息化水平的不斷提高，教學(xué)管理的信息化、現(xiàn)代化是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。因此對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作提出了新的要求，本文主要討論信息化情況下的教務(wù)秘書(shū)的工作特點(diǎn)。
關(guān)鍵詞：教務(wù)秘書(shū) 信息化 特點(diǎn)
1 教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的位置
設(shè)立高等院校的目的是為了社會(huì)培養(yǎng)適合并且是優(yōu)秀的人才，以適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，就像企業(yè)必須生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品滿足市場(chǎng)需要一樣。公司用現(xiàn)代企業(yè)管理制度來(lái)保證產(chǎn)品的質(zhì)量，同樣，高校必須用現(xiàn)代化的教學(xué)管理手段來(lái)保證教學(xué)質(zhì)量。高效的教學(xué)管理方法才能生產(chǎn)出優(yōu)秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教學(xué)管理是重中之重。
在教學(xué)管理的各級(jí)各類管理隊(duì)伍中，有一個(gè)角色即特別，又重要，這就是教務(wù)秘書(shū)。在絕大多數(shù)實(shí)行二級(jí)管理的學(xué)院中，都設(shè)置了教務(wù)秘書(shū)一職，該職位主要負(fù)責(zé)本學(xué)院的日常教學(xué)管理工作，并是學(xué)校教務(wù)處和二級(jí)學(xué)院聯(lián)系的紐帶。然而本文并不是討論二級(jí)學(xué)院的教務(wù)秘書(shū)，而是教務(wù)處的教學(xué)秘書(shū)。不論從工作任務(wù)的繁重程度還是在教學(xué)管理中所處的位置，教務(wù)處的教學(xué)秘書(shū)要比二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)起著更大的作用。
首先，在教務(wù)處跟各個(gè)二級(jí)學(xué)院之間所有教學(xué)工作的連接當(dāng)中，教務(wù)秘書(shū)擔(dān)當(dāng)主要作用。教務(wù)秘書(shū)是教務(wù)處對(duì)各學(xué)院、系部的日常教學(xué)工作進(jìn)行組織、管理的聯(lián)絡(luò)人，是命令和任務(wù)的主要傳達(dá)者和具體執(zhí)行者。教務(wù)處下達(dá)的各類教務(wù)文件和通知．都由教務(wù)秘書(shū)安排執(zhí)行，并在過(guò)程中進(jìn)行必要的催促督察。最后，由教務(wù)秘書(shū)統(tǒng)一匯總和整理，上交到教務(wù)處處長(zhǎng)。在教務(wù)教學(xué)的整個(gè)具體執(zhí)行過(guò)程中，教務(wù)秘書(shū)既是命令的下達(dá)者，又是執(zhí)行者和管理者。另外，學(xué)校的其他職能部門，如人事處、財(cái)務(wù)處、保衛(wèi)處、后勤處、工會(huì)等，都跟教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行經(jīng)常的工作聯(lián)系。
其次，教務(wù)秘書(shū)作為教務(wù)處處長(zhǎng)的得力助手，直接參與各項(xiàng)教學(xué)管理工作，是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的精英力量。從課程教學(xué)大綱、計(jì)劃的制定執(zhí)行，教師授課計(jì)劃表的驗(yàn)收上交，到每學(xué)期的公選課、必修課、體育選項(xiàng)排課，再到教師備課、上課情況的督查，以及每學(xué)期協(xié)助質(zhì)控部進(jìn)行期中教學(xué)質(zhì)量檢查等等。在各種形式的教學(xué)管理活動(dòng)中，教務(wù)秘書(shū)都是直接的參與者。
最后，教務(wù)秘書(shū)接觸的人群遠(yuǎn)遠(yuǎn)比二級(jí)學(xué)院秘書(shū)廣泛很多，教務(wù)秘書(shū)不僅僅要面對(duì)二級(jí)學(xué)院秘書(shū)、各個(gè)系部的一把手，教務(wù)處的各個(gè)同仁，還要面對(duì)全校的不同教職工和在校生。
教務(wù)處的各項(xiàng)工作，例如學(xué)生對(duì)任課教師課堂教學(xué)效果的收集和處理；選課的組織；專業(yè)的分流和學(xué)籍移動(dòng)，四、六級(jí)考試；實(shí)習(xí)材料收交歸檔；畢業(yè)生資格審查；畢業(yè)生證書(shū)發(fā)放等各種大小事務(wù)，都決定了教務(wù)秘書(shū)必須面對(duì)復(fù)雜的人群。
2 教務(wù)秘書(shū)在信息化下的工作要求
2.1 具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。教務(wù)教學(xué)秘書(shū)的基本要求是必須懂得教育教學(xué)規(guī)律，了解和掌握教學(xué)管理常規(guī)工作，明白教學(xué)各個(gè)環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)。要非常熟悉教務(wù)處制定的規(guī)章制度，確保教務(wù)管理的規(guī)范化和制度化，掌握教務(wù)工作規(guī)范及流程，不斷增強(qiáng)教務(wù)管理運(yùn)作能力、組織能力和協(xié)調(diào)能力，具備與所從事教務(wù)管理相關(guān)學(xué)科的基本知識(shí)。了解全校教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃和課程設(shè)置，了解各科教學(xué)大綱的要求和各門課程之間的聯(lián)系，熟悉教學(xué)過(guò)程和教學(xué)規(guī)律。雖然不能面面俱到，但是一定要做到心中有數(shù)。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，計(jì)算機(jī)和信息化類專業(yè)比較適合擔(dān)任教務(wù)秘書(shū)。
2.2 教務(wù)秘書(shū)必須具有掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)的能力，以便于提高工作效率。教務(wù)秘書(shū)自己必須提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立全面的信息化工作觀念，適應(yīng)教務(wù)教學(xué)管理的信息化和科學(xué)化，必須確立以現(xiàn)代教育理論為指導(dǎo)的信息化工作理念。必須變革傳統(tǒng)的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行業(yè)信息化管理的有益經(jīng)驗(yàn)，探索基于信息化、現(xiàn)代化條件下的高校教務(wù)秘書(shū)工作新模式。
教務(wù)秘書(shū)必須能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。這不但能提高工作效率，而且能減輕管理中的部分工作量，為各級(jí)教學(xué)管理部門提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。教務(wù)秘書(shū)要重視收集教育教學(xué)各方面的信息，例如老師對(duì)管理工作的意見(jiàn)、對(duì)專業(yè)設(shè)置的感受和人才培養(yǎng)方案的評(píng)價(jià)。同時(shí)，教務(wù)秘書(shū)要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相關(guān)專業(yè)的設(shè)置和調(diào)整及教學(xué)管理模式。對(duì)已經(jīng)收集到的信息，教務(wù)秘書(shū)要及時(shí)地整理歸納，然后向教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)反饋，以便領(lǐng)導(dǎo)能全面的掌握整個(gè)學(xué)校的教學(xué)現(xiàn)狀，做出正確的決策。所以，信息化的資料管理和積累，對(duì)積累教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量，提高管理水平，探索信息化條件下高校教學(xué)管理規(guī)律具有重要的意義。 教務(wù)秘書(shū)要加強(qiáng)自身信息化能力的培養(yǎng)。隨著現(xiàn)代化教育技術(shù)的迅速發(fā)展，教務(wù)秘書(shū)不能僅僅滿足于打印文件、查詢成績(jī)等簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，還應(yīng)該會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行日常教學(xué)管理，回答教師和學(xué)生的管理咨詢，網(wǎng)上辦公等計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及、教學(xué)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化已成為必然。因此，為了保障教育教學(xué)適應(yīng)教育現(xiàn)代化的要求，要求教務(wù)秘書(shū)能嫻熟地運(yùn)用各種現(xiàn)代化的教育技術(shù)裝備，為教師提供一流的教學(xué)服務(wù)。教務(wù)秘書(shū)要抽時(shí)間參加必要的計(jì)算機(jī)類應(yīng)用技能的培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)頁(yè)制作、圖像處理等基本的多媒體應(yīng)用技術(shù)的學(xué)習(xí)和使用，以便于對(duì)學(xué)生的照片等多媒體類資料的存檔和編輯。為了適應(yīng)管理的需要，保證教學(xué)管理系統(tǒng)的暢通，必須充分利用校園網(wǎng)，學(xué)習(xí)并使用現(xiàn)代化的校園計(jì)算機(jī)管理信息平臺(tái)，熟練操作排課系統(tǒng)、學(xué)籍與學(xué)歷系統(tǒng)、成績(jī)管理系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)、命題與考試系統(tǒng)等教學(xué)管理系統(tǒng)，提高自動(dòng)化管理工作中的水平，減少人工管理和人為因素的影響，達(dá)到即時(shí)、規(guī)范、高效的管理。將教務(wù)系統(tǒng)管理員和教務(wù)處秘書(shū)的職位合二為一，是一種不錯(cuò)的管理嘗試，在實(shí)際管理中也取得了不錯(cuò)的管理效果。
2.3 教務(wù)秘書(shū)要有較強(qiáng)的組織管理能力和協(xié)調(diào)溝通能力。教務(wù)秘書(shū)應(yīng)該具備獨(dú)立開(kāi)展工作的能力，在完成上級(jí)下達(dá)任務(wù)的同時(shí)，依據(jù)實(shí)際情況靈活主動(dòng)的工作，對(duì)責(zé)任范圍內(nèi)的工作能得心應(yīng)手的組織實(shí)施。同時(shí)應(yīng)具備駕馭復(fù)雜局面的能力，協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，尤其是教與學(xué)的關(guān)系，學(xué)校和家長(zhǎng)的關(guān)系，應(yīng)該積極的避免矛盾的激化，作為學(xué)校、希部、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶，在日常工作減少不必要的摩擦和爭(zhēng)端，創(chuàng)造一個(gè)和諧的工作氛圍，提高工作效率。良好的協(xié)調(diào)溝通能力是教務(wù)秘書(shū)必須具備的主要素質(zhì)能力之一。具體表現(xiàn)為要做好教務(wù)處與二級(jí)學(xué)院的協(xié)調(diào)溝通工作，保證教學(xué)任務(wù)、考試、調(diào)停課、計(jì)劃和大綱等各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，做好教務(wù)處內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通工作，保證開(kāi)學(xué)初課表的發(fā)放，教學(xué)任務(wù)的下達(dá)、期中教學(xué)檢查、期末考試安排，監(jiān)考的落實(shí)以及聽(tīng)取教師對(duì)教學(xué)管理工作的建議，最后是與其它系部的教學(xué)秘書(shū)保持良好的關(guān)系，這樣不僅有利于教務(wù)處開(kāi)展工作，并且可以真實(shí)的反饋各個(gè)系部的教學(xué)信息和存在的問(wèn)題，必須迅速與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，向有關(guān)方面反應(yīng)，及時(shí)的解決問(wèn)題。由此可見(jiàn)，教務(wù)秘書(shū)必需具有良好的協(xié)調(diào)溝通能力，與方方面面都建立起一種穩(wěn)定默契的關(guān)系，才能順利地開(kāi)展工作。
3 教務(wù)秘書(shū)工作中的新問(wèn)題
高校教務(wù)秘書(shū)承擔(dān)繁重的教學(xué)任務(wù)，在教學(xué)管理中具備重要的作用。但是教務(wù)秘書(shū)工作內(nèi)容繁雜、不易量化，非常瑣碎，且工作難度和業(yè)績(jī)不易體現(xiàn)，因此教務(wù)秘書(shū)往往不被重視。
在工作、學(xué)習(xí)和生活中遇到困難和阻力時(shí)，需求和動(dòng)機(jī)無(wú)法得到滿足，由于高校管理體制的原因，對(duì)于教務(wù)秘書(shū)缺乏有效激勵(lì)、晉升機(jī)制，在政治待遇、利益分配和職稱評(píng)定等方面長(zhǎng)期處于劣勢(shì)地位，高校在教務(wù)秘書(shū)的出路和未來(lái)發(fā)展問(wèn)題上缺乏相關(guān)政策。因此，教務(wù)秘書(shū)在工作中看不到希望，致使積極性受挫，悲觀失望，甚至消極怠工，影響了心理健康和工作效率，這都是目前急需解決的問(wèn)題。
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