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      2. 公函的涵義和用途

        時間:2020-12-06 14:03:28 公函 我要投稿

        公函的涵義和用途

          公函有什么涵義和用途呢?下面就由小編告訴大家吧,希望對大家有幫助。

        公函的涵義和用途

          函的涵義和用途

          一、函的涵義和用途

          函,適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。 函的使用范圍極廣,使用頻率極高,可謂公文中的"輕武器"。具體來說,函的用途主要包括四個方面:

          1、平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯(lián)系,往來。

          2、向無隸屬關系的業(yè)務主管部門請求批準有關事項。

          3、業(yè)務主管部門答復審批無上下級隸屬關系的機關請求批準的事項。

          4、機關單位對個人的事務聯(lián)系,如復群眾來信等。

          二、函的特點

          1、使用廣泛性。函的'使用不受級別高低,單位大小的限制,收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進行聯(lián)系。上至國務院,下至基層組織,企事業(yè)單位,社會團體都廣泛地使用函。

          2、行文多向性。函可以上行,下行,但大多數(shù)函作平行文。

          3、用語謙敬性。不論什么類型的函,用語皆得注重謙恭有禮,尊重對方,力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學性的文種。

          三、函的類型

          1、商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作,聯(lián)系有關事宜的函。如人員商調,聯(lián)系參觀學習等。

          2、詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問和答復有關具體問題的函。詢答函實際上又可分出"詢問函"和"答復函"。有些不明確的問題向有關機關和部門詢問,用詢問函。對機關和部門所詢問的問題做出解釋答復,用答復函。詢答函涉及的多數(shù)是問題而不是具體的工作。

          3、批請函。即用于不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項的函。批請函實際上又可以分為"請批函"和"審批函"。請批函用于向不相隸屬的主管部門請求審批事項,而審批函則用于主管部門答復不相隸屬機關單位的請批事項。

          4、告知函。即告知不相隸屬機關有關事項的函。

          以上是按內容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類,函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類,函又可以分為去函和復函。

          四、函的結構和寫法

          (一)標題

          函的標題一般由發(fā)文機關,事由和文種構成,有時也可以只由事由和文種構成。

          (二)正文

          1、開頭。寫行文的緣由,背景和依據(jù)。

          一般來說,去函的開頭或說明根據(jù)上級的有關指示精神,或簡要敘述本地區(qū),本單位的實際需要,疑惑和困難。

          復函的開頭引用對方來文的標題及發(fā)文字號,有的復函還簡述來函的主題,這與批復的寫法基本相同。繼而,有的復函以"現(xiàn)將有關問題復函如下"一類文種承啟語引出主體事項,即答復意見。

          2、主體。寫需要商洽,詢問,答復,聯(lián)系,請求批準或答復審批及告知的事項。函,或去函和復函的事項一般都較單一,可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜,則分條列項書寫。

          3、結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復,則結語常用"特此函告","特此函達"。若是要求對方復函的,則用"盼復","望函復","請即復函"等語。請批函多以"請批準","請大力協(xié)助為盼","望能同意","望準予××是荷"等習慣用語收束。復函的結語常用"特此復函","特此回復","此復"等慣用語。也有的函不寫結語。

          五,注意問題

          1、注意批請函與請示的區(qū)別,向有隸屬關系的上級機關請求指示,批準事項用請示,而向沒有隸屬關系的業(yè)務主管機關請求批準有關事項,則用請批函。主管機關答復請求審批事項,用審批函。

          2、開門見山,直奔主題。無論去函還是復函,都不要轉彎抹角,切忌空話,套話和發(fā)空泛的議論。

          3、一文一函,簡潔明了。

          4、語言要規(guī)范得體,并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和,禮貌,誠懇的語言,對主管機關要尊重,謙敬,對級別低的單位要平和,對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬,命令性的語言。復函,則態(tài)度要明朗,語言要準確,避免含糊籠統(tǒng),猶豫不定。

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