公司的接待管理辦法

公司的接待管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 本辦法所稱接待指用餐、住宿及煙酒、水果和物品領(lǐng)用等。接待包括內(nèi)部招待和外部接待。內(nèi)部招待指省公司機(jī)關(guān)、下轄機(jī)構(gòu)人員培訓(xùn)、參會、拜訪或出差等活動發(fā)所生的就餐、住宿、物品領(lǐng)用等招待事項(xiàng)；外部接待包括以下四方面：

　　1、上級領(lǐng)導(dǎo)來公司視察、檢查等事項(xiàng)的接待服務(wù)工作；

　　2、兄弟公司或者同行來司考察、交流、參觀等活動的接待服務(wù)工作；

　　3、相關(guān)慶典、會議等活動的接待服務(wù)工作；

　　4、根據(jù)公司發(fā)展需要，組織重大商務(wù)洽談、簽約，重要客戶來司等接待服務(wù)工作。

　　重大的，帶全局性的公關(guān)活動，經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，參照本辦法執(zhí)行。為某一具體業(yè)務(wù)公關(guān)發(fā)生的接待費(fèi)用由業(yè)務(wù)落地機(jī)構(gòu)（含公司業(yè)務(wù)部）承擔(dān)或分擔(dān)。

　　第二條 總經(jīng)理室主導(dǎo)的接待事項(xiàng)由辦公室統(tǒng)一管理、安排。公司其他部門的接待事項(xiàng)需辦公室配合協(xié)調(diào)的，應(yīng)提前通知辦公室，以便及時(shí)進(jìn)行安排。

　　第二章 業(yè)務(wù)接待原則

　　第三條 逐級審批原則。涉及用餐及住宿的安排，須由牽頭經(jīng)辦部門填寫《業(yè)務(wù)招待申請單》，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任、牽頭部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)分公司辦公室行政科進(jìn)行統(tǒng)一安排。

　　第四條 歸口管理原則。各部門組織的大型會議、檢查、參觀等活動，由各部門自行負(fù)責(zé)接待工作。牽頭部門在制定接待方案后向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后須履行逐級審批程序，辦公室負(fù)責(zé)提供接待所需物資（水果、辦公用品）等后勤保障服務(wù)，茶水由經(jīng)辦部門自行負(fù)責(zé)。

　　第五條 厲行節(jié)約原則。公司領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格控制所分管部門的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，認(rèn)真審批各部門的業(yè)務(wù)招待工作。接待要儉樸大方，任何部門和個人不得在外部商店購買煙酒飲料，沒有特殊情況，不得到高檔酒店宴請客人，堅(jiān)決杜絕大吃大喝、假公濟(jì)私等不良現(xiàn)象。

　　第六條 內(nèi)外有別、 嚴(yán)控標(biāo)準(zhǔn)原則。

　　1、內(nèi)部招待員工一律在職工食堂憑餐券就餐，餐券由省公司辦公室行政科統(tǒng)一制作，限每人每餐一張，不可多領(lǐng)、冒領(lǐng)。

　　2、除分公司重要會議、特殊召集等情況外，下轄機(jī)構(gòu)人員來司的，分公司不作住宿安排，但可代其預(yù)定酒店，入住人員依據(jù)公司協(xié)議價(jià)格自行結(jié)算。

　　3、來訪客人在公司停留時(shí)間不論長短，原則上來與去各宴請一次，中間以用餐券標(biāo)準(zhǔn)或工作餐招待。

　　4、內(nèi)部接待嚴(yán)禁用煙，非經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)禁止用酒。外部接待不得整包發(fā)煙，不得過度用酒。

　　第三章 接待審批程序

　　第七條 用餐接待審批程序。

　�。ㄒ唬┙哟�部門外部用餐招待時(shí)，由經(jīng)辦人填寫《業(yè)務(wù)招待用餐申請單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司辦公室行政科核定，預(yù)訂妥當(dāng)后由行政科告知經(jīng)辦人員具體地點(diǎn)，經(jīng)辦人員或部門憑申請單首聯(lián)到指定地點(diǎn)進(jìn)行接待（首聯(lián)存放于酒店前臺作為月結(jié)憑證），并確認(rèn)實(shí)際消費(fèi)金額，準(zhǔn)確無誤后在酒店消費(fèi)單據(jù)上簽字。經(jīng)辦人在填寫用餐招待申請單時(shí)，需在申請單上寫明預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。消費(fèi)金額超過1000元的須分管行政后勤領(lǐng)導(dǎo)審批，超過2000元以上的須由總經(jīng)理審批。

　�。ǘ�）總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)直接招待時(shí)，由公司辦公室直接填寫《業(yè)務(wù)招待用餐申請單》，并由辦公室主任簽批后憑申請單首聯(lián)直接安排（首聯(lián)存放于酒店前臺作為月結(jié)憑證）。就餐結(jié)束后由就餐領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)消費(fèi)金額，準(zhǔn)確無誤后在酒店消費(fèi)單據(jù)簽字。

　　第八條 住宿接待審批程序。

　�。ㄒ唬┏绦颍航哟�部門進(jìn)行住宿招待時(shí)，由經(jīng)辦人填寫《業(yè)務(wù)招待住宿申請單》，經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，由公司辦公室進(jìn)行統(tǒng)一安排，經(jīng)辦部門憑申請單首聯(lián)至指定招待地點(diǎn)招待客人入�。ㄊ茁�(lián)存放于酒店前臺），并告之具體部門，在退房時(shí)須由客人在住宿賬單上確認(rèn)實(shí)際消費(fèi)金額，準(zhǔn)確無誤后簽字。

　�。ǘ�）其他情形。

　　1、除公司重大會議、特殊召集等原因，下轄機(jī)構(gòu)人員來司的，一律由消費(fèi)人員憑票據(jù)回本機(jī)構(gòu)報(bào)銷，分公司不安排招待。

　　2、客戶來司推銷產(chǎn)品或業(yè)務(wù)的，分公司不安排招待。

　　第九條 物資招待審批程序。

　　業(yè)務(wù)招待涉及煙酒、物品領(lǐng)用的，經(jīng)辦人員需填寫《業(yè)務(wù)招待煙酒領(lǐng)用申請單》、《物品領(lǐng)用申請單》等單據(jù)，經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任簽批后，由公司辦公室進(jìn)行統(tǒng)一安排。若涉及高規(guī)格煙酒或物品領(lǐng)用時(shí)，需將有關(guān)申請單提請本部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、總經(jīng)理室三方審批，由辦公室行政科統(tǒng)一安排。

　　第十條 出差車票預(yù)訂審批程序

　�。ㄒ唬╊A(yù)訂原則：公務(wù)出差所至目的地有坐高鐵，且價(jià)格低于機(jī)票價(jià)格的，需由申請人自行購置高鐵票，憑票自行報(bào)銷，辦公室不負(fù)責(zé)訂票；所至目的地?zé)o高鐵的，應(yīng)提前向辦公室提交申請，并由行政科經(jīng)辦人員代其預(yù)訂機(jī)票，費(fèi)用由公司月結(jié)。

　�。ǘ�）部門總助及以上員工公務(wù)出差可乘坐飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。總助以下員工可乘坐高鐵二等座，在無高鐵或無直達(dá)列車的情況下，可乘座飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙。

　�。ㄈ�）審批程序

　　1、申請人需提前3至5天填寫《機(jī)票預(yù)訂申請單》及相關(guān)附件材料，提交本部門負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人簽字。

　　2、申請單經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后，申請人需及時(shí)持附件材料和申請單至行致科，由行政科統(tǒng)一辦理。

　　3、為節(jié)約費(fèi)用，需購置返程機(jī)票的，原則上需在申請去程機(jī)票時(shí)一并申請。中途因不可抗力因素需更改行程或時(shí)間的，需提前2天告知行政科。若因臨時(shí)性更換信息導(dǎo)致行政科無法辦理的，需由申請人自行負(fù)責(zé)。

　　第四章 招待標(biāo)準(zhǔn)與陪客規(guī)定

　　第十一條 陪餐與用餐標(biāo)準(zhǔn)

　　1、接待單位要嚴(yán)格控制陪餐人數(shù)，原則上陪餐人數(shù)最多不得超過來客人數(shù)的1.5倍。

　　2、一般外部招待：按人均標(biāo)準(zhǔn)60元計(jì)算招待費(fèi)用，超支由接待部門自行結(jié)算，公司不予報(bào)銷。

　　3、總公司、兄弟公司及重要客戶等重要外部招待：具體招待等級由總經(jīng)理室界定，經(jīng)辦人須在申請單上注明費(fèi)用預(yù)算，并由分管行政的總經(jīng)理室領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。

　　4、凡是不按辦公室批準(zhǔn)地點(diǎn)就餐的，費(fèi)用由經(jīng)辦部門自行承擔(dān)，不由公司統(tǒng)一結(jié)賬。

　　第十二條 住宿標(biāo)準(zhǔn)

　　1、內(nèi)部招待需安排在外部單位住宿的，由分公司辦公室行政科按普通規(guī)格統(tǒng)一安排，費(fèi)用由客人自付。

　　2、外部招待需安排在外部單位住宿的，由分公司辦公室行政科按領(lǐng)導(dǎo)指示統(tǒng)一安排，費(fèi)用由公司承擔(dān)。招待等級由部門總經(jīng)理確定，普通招待不高于230元/間/晚（單間或標(biāo)雙），中級招待不高于300元/間/晚，高級招待不高于450元/間/晚。

　　3、凡是不按辦公室要求住宿的，費(fèi)用由入住人員或經(jīng)辦人自行承擔(dān)，不由公司統(tǒng)一結(jié)賬。

　　第十三條 物資領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)

　　1、內(nèi)部招待一律不提供煙酒、水果及紀(jì)念物品；若特殊情況需提供煙酒的，憑煙酒領(lǐng)用申請單，每桌按10人標(biāo)準(zhǔn)計(jì)，每桌領(lǐng)用酒不得超過1瓶紅酒、1瓶白酒，每桌領(lǐng)用煙不超過2包。

　　2、普通外部招待領(lǐng)用一般規(guī)格煙酒（酒鬼酒、開口笑、紅酒、軟芙蓉王），不領(lǐng)用紀(jì)念物品；每桌按10人標(biāo)準(zhǔn)計(jì)，每桌領(lǐng)用酒不超過2瓶紅酒、2瓶白酒；每桌領(lǐng)用煙不超過2包。

　　3總公司、兄弟公司及重要客戶的外部招待，需領(lǐng)用煙酒、水果或物品的，由接待部門總經(jīng)理確定標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)辦人須在申請單上注明費(fèi)用預(yù)算，并由行政分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。

　　4、接待領(lǐng)用的煙、酒未使用完的，應(yīng)退回公司。行政后勤人員應(yīng)進(jìn)行退回登記。

　　5、辦公室行政人員應(yīng)對購買物質(zhì)實(shí)行季度盤底，下季度第一個月10日前向行政分管領(lǐng)導(dǎo)書面報(bào)告。第五章 結(jié)算

　　第十五條 公司業(yè)務(wù)招待一律采用月結(jié)方式。每月由辦公室定期與外部合作單位確認(rèn)金額，收取發(fā)票，并填制報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，發(fā)票報(bào)銷前需用餐簽字人確認(rèn)。辦公室行政人員需按月、分部門統(tǒng)計(jì)用餐次數(shù)、用餐金額報(bào)總經(jīng)理室。

　　第六章 附則

　　第十六條 分公司辦公室將建立來客接待登記臺帳，定期匯總，對不符合業(yè)務(wù)招待及超出預(yù)算的部門匯總后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，并進(jìn)行通報(bào)批評，對于問題比較嚴(yán)重的，根據(jù)總經(jīng)理室決定予以嚴(yán)肅處理。

　　第十七條 本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第十八條 本辦法自下發(fā)之日起實(shí)施。

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