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      2. 高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化實(shí)施方案

        時(shí)間:2024-04-27 07:53:34 方案 我要投稿
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        高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化實(shí)施方案

          為了確保事情或工作得以順利進(jìn)行,常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案,方案具有可操作性和可行性的特點(diǎn)。方案要怎么制定呢?以下是小編幫大家整理的高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化實(shí)施方案,希望對大家有所幫助。

        高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化實(shí)施方案

          目前,人類社會(huì)已進(jìn)入信息社會(huì),計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)完全融入人們的生活之中,電子記錄隨時(shí)隨地產(chǎn)生于生活的方方面面,人類保存的檔案逐漸過渡到以電子檔案為主,電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等的價(jià)值。高校財(cái)務(wù)檔案是記錄學(xué)校在各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的會(huì)計(jì)資料,包括會(huì)計(jì)記賬憑證、原始報(bào)賬單、相關(guān)發(fā)票、以及支撐附件材料等,是專業(yè)的會(huì)計(jì)核算材料。財(cái)務(wù)檔案同時(shí)也是高校在教學(xué)、科研、后勤保障、運(yùn)行管理等工作中形成的原始?xì)v史記錄,對于高校管理工作、預(yù)算編制、決策制定、財(cái)務(wù)審計(jì)都是重要的信息資源。高效、科學(xué)地利用好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案,有利于提高高校的管理水平,規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程。

          一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀與財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

          近年來,隨著高校不斷地發(fā)展,各類經(jīng)費(fèi)增加,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)增多,使得財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量也迅速增加,需要大量的空間來存放會(huì)計(jì)檔案,加之為了監(jiān)控高校規(guī)范使用經(jīng)費(fèi),各種審計(jì)工作也越來越頻繁,對檔案查詢和利用的頻率不斷上升,同時(shí)也對財(cái)務(wù)檔案的保管和人員的配置提出了更高的要求。財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案按照憑證號的時(shí)間順序整理成本,加裝封皮,依次排列于財(cái)務(wù)庫房的檔案架上。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和利用存在諸多問題:紙質(zhì)檔案查詢不便,需要到財(cái)務(wù)庫房按照憑證號翻找,耗時(shí)耗力;紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間推移,有些字跡可能會(huì)逐漸變得模糊不清,使查詢工作變得更加困難;紙質(zhì)檔案對保存條件要求高,需要做好八防工作,增加了檔案管理工作的成本和難度。綜上所訴,傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)紙質(zhì)檔案保管方式已明顯不能滿足現(xiàn)代財(cái)會(huì)檔案管理的需求。根據(jù)最新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,未來會(huì)計(jì)檔案將逐步向電子檔案發(fā)展,這有利于財(cái)務(wù)檔案的信息化管理,實(shí)現(xiàn)歸檔、存檔、查檔的數(shù)字化轉(zhuǎn)變,F(xiàn)階段已經(jīng)有部分高校開始掃描記錄財(cái)務(wù)檔案,建立電子財(cái)務(wù)檔案庫。

          二、高校財(cái)務(wù)電子檔案的收集與數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)

          隨著電子發(fā)票的逐漸普及,以及智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用,高校財(cái)務(wù)檔案迎來了新的變革。通過使用電子發(fā)票,報(bào)銷人不再需要從對方公司取得紙質(zhì)發(fā)票,只需在財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中上傳電子發(fā)票,填寫相關(guān)的報(bào)賬單信息,即可到財(cái)務(wù)處報(bào)賬,其具體流程為報(bào)賬人上傳賬單、發(fā)票等材料的電子照片,系統(tǒng)結(jié)合圖像文字識別等技術(shù)進(jìn)行報(bào)賬材料的初審,財(cái)務(wù)審核人員根據(jù)報(bào)賬規(guī)則,給出審核結(jié)果,并由系統(tǒng)形成一套完整的會(huì)計(jì)電子檔案。此外,智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)與各大平臺(tái)通過對接建立辦公平臺(tái)提供在線服務(wù),如與京東對接購買辦公用品,與攜程對接購買機(jī)票、火車票、預(yù)定酒店等,與滴滴對接提供市內(nèi)交通打車服務(wù),后續(xù)財(cái)務(wù)報(bào)銷也直接通過對接平臺(tái)傳遞電子發(fā)票,生成智能財(cái)務(wù)憑證,全程線上處理,實(shí)現(xiàn)無紙化報(bào)銷,最終形成會(huì)計(jì)電子檔案。智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)建立起了一個(gè)能及時(shí)收集各種有效的財(cái)務(wù)信息資源的管理系統(tǒng),生成了大量的財(cái)務(wù)信息電子檔案。高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化改革也帶動(dòng)了財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)。智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)收集的電子財(cái)務(wù)檔案通過建立接口的方式,共享到檔案管理系統(tǒng)中。設(shè)定數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)框架,將重要的字段,如憑證號、金額、摘要、所屬校區(qū)、日期等信息,以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)記錄的電子發(fā)票圖片和其他財(cái)務(wù)憑證資料電子照片傳送到檔案管理系統(tǒng),形成電子財(cái)務(wù)檔案的記錄信息,儲(chǔ)存在檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器中,其內(nèi)容分類、編目等都應(yīng)符合會(huì)計(jì)資料歸檔與管理規(guī)范。財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)為檔案工作者提供操作管理后臺(tái),為查閱檔案的經(jīng)辦人提供查詢界面,電子檔案數(shù)據(jù)根據(jù)查詢條件從服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫中獲取,并定時(shí)生成日志供系統(tǒng)技術(shù)人員查看。智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相互融合,梳理優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,共建高校財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺(tái)。

          三、高校財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺(tái)開發(fā)利用實(shí)施方案

          1、配備軟硬件設(shè)施。為建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái),需要先配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施。首先,海量的財(cái)務(wù)電子憑證需要大容量的存儲(chǔ)器和服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ),以及穩(wěn)定的操作系統(tǒng)進(jìn)行管理,保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定地運(yùn)行。其次,根據(jù)本校的實(shí)際需求,設(shè)計(jì)開發(fā)財(cái)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng),使其具有收集、分類、立卷、檢索、管理和銷毀電子財(cái)務(wù)檔案的功能,并增設(shè)系統(tǒng)后臺(tái)管理、人員權(quán)限管理、角色管理、校區(qū)分類管理、系統(tǒng)參數(shù)維護(hù)、日志信息維護(hù)等模塊,方便系統(tǒng)管理員對平臺(tái)進(jìn)行全面的控制與管理。給檔案管理人員配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、高拍儀、掃描儀、打印機(jī)等辦公設(shè)備,方便工作人員掃描財(cái)務(wù)檔案資料。配置公用的計(jì)算機(jī)和打印機(jī),供辦事人員查詢使用。開發(fā)一體式查詢機(jī),嵌入財(cái)務(wù)檔案查詢系統(tǒng),學(xué)校教職工掃描校園卡即可登錄使用。

          2、建立一系列的管理制度。高校財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺(tái)的實(shí)施和運(yùn)行離不開一套完整的規(guī)章管理制度。按照國家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等文件要求,結(jié)合本校的實(shí)際工作業(yè)務(wù)流程,建立和完善一系列的管理制度,明確財(cái)務(wù)電子檔案歸檔、移交、保管、銷毀、保密以及檔案管理人員的職責(zé),規(guī)范收集、保管、利用電子財(cái)務(wù)檔案的具體流程,從而推動(dòng)高校財(cái)務(wù)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化地管理。涉及需要保密的財(cái)務(wù)檔案,對此類檔案的保管和利用要遵守國家或有關(guān)部門的保密規(guī)定,無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要有穩(wěn)妥的保密措施。依靠制度規(guī)范對財(cái)務(wù)電子數(shù)據(jù)的管理,降低人為因素對電子檔案管理的不利影響。

          3、提高財(cái)務(wù)電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平。電子財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)的應(yīng)用離不開信息系統(tǒng),而信息系統(tǒng)的實(shí)施就需要既懂檔案管理專業(yè)知識又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。財(cái)會(huì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到財(cái)會(huì)信息的質(zhì)量,因此財(cái)會(huì)檔案管理人員應(yīng)該熟練掌握計(jì)算機(jī)及信息網(wǎng)絡(luò)相關(guān)知識,才能提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查閱服務(wù)。但就國內(nèi)現(xiàn)狀來看,許多高校都存在對檔案管理工作不夠重視的情況,認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的歸檔、保管和借閱,配置相應(yīng)崗位的人員所具備的計(jì)算機(jī)知識比較有限。在信息化建設(shè)的背景下,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念,調(diào)整財(cái)會(huì)檔案管理崗位的人員,或者對該崗位人員進(jìn)行電子檔案相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)。通過人員專業(yè)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)水平的提升不斷優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍,從而適應(yīng)檔案信息化管理的要求。

          4、完善平臺(tái)數(shù)據(jù)庫的財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)。隨著智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用,檔案館可以直接通過接口接收來自財(cái)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù),按照設(shè)定好的程序?qū)⒇?cái)務(wù)電子檔案存儲(chǔ)于財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫中。對于已經(jīng)存放于檔案館的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案,需要有組織、有計(jì)劃地展開掃描錄機(jī)工作,將歷史形成的紙質(zhì)財(cái)務(wù)憑證資料,通過高拍儀拍照的方式,將電子照片上傳至財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)的后臺(tái)管理端,平臺(tái)再通過人工智能圖像文字識別技術(shù),自動(dòng)從憑證照片中獲取憑證號信息,作為該筆憑證的唯一識別碼,獲取的其他字段信息也作為重要的參數(shù)信息一并記錄到數(shù)據(jù)庫中。根據(jù)相應(yīng)的政策文件,制定財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),將此數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)通過算法的形式寫入到財(cái)務(wù)電子檔案系統(tǒng)中,系統(tǒng)即可自動(dòng)檢測上傳的財(cái)務(wù)電子檔案是否符合數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,若不符合該數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),系統(tǒng)通過報(bào)錯(cuò)的形式,提示檔案管理員對相應(yīng)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行審查處理,從而確保財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)檔案電子憑證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。完成紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的采集工作,規(guī)范從財(cái)務(wù)處收集電子財(cái)務(wù)檔案的流程,即可完善財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息。

          5、采取多重措施保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全是信息管理平臺(tái)最重要的一個(gè)環(huán)節(jié),定時(shí)地對服務(wù)器中的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份顯得尤為重要。做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施,安裝殺毒軟件和防火墻,有效防止外部非法訪問。完善身份認(rèn)證技術(shù),要求檔案管理人員定期修改登陸賬號密碼,系統(tǒng)自動(dòng)檢測密碼的復(fù)雜度,達(dá)到要求的密碼才可以設(shè)置成功。對需要保密的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)通過算法進(jìn)行加密處理,獲得授權(quán)批準(zhǔn)才可訪問涉密數(shù)據(jù)。定期進(jìn)行系統(tǒng)安全檢測,及時(shí)升級操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),修補(bǔ)漏洞,防止被黑客攻擊、篡改和盜用數(shù)據(jù)。檔案管理人員對電子檔案的操作權(quán)限也應(yīng)采取分級管理:系統(tǒng)管理員擁有所有權(quán)限;財(cái)務(wù)檔案專職管理人員應(yīng)有接收財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)、分類財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù),利用財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限;一般人員只擁有查詢權(quán)限。并且通過有效的系統(tǒng)控制,禁止一切企圖篡改電子檔案數(shù)據(jù)的操作。財(cái)務(wù)憑證是一所學(xué)校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要記載資料,涉及一些敏感的數(shù)據(jù),因此財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)的使用范圍應(yīng)設(shè)置在校園局域網(wǎng)內(nèi),需要保密的財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)該進(jìn)行離線存儲(chǔ),與外網(wǎng)物理隔離,通過網(wǎng)絡(luò)控制的方式,限制訪問范圍,從而確保財(cái)務(wù)電子檔案的安全使用。

          6、提供多種查詢方式供師生選擇。為方便經(jīng)辦人員查詢財(cái)務(wù)電子檔案,財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺(tái)提供多種查詢方式供經(jīng)辦人選擇:在檔案館設(shè)置財(cái)務(wù)檔案查閱室,配備計(jì)算機(jī)或者一體機(jī)供到現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)的師生使用;在財(cái)務(wù)處的報(bào)賬大廳,也可以設(shè)置一體查詢機(jī),報(bào)賬人員因?yàn)檎n題結(jié)題或其他相關(guān)的財(cái)務(wù)手續(xù)需要查詢財(cái)務(wù)檔案的,在現(xiàn)場即可直接查詢財(cái)務(wù)憑證,減少跑路次數(shù);電子財(cái)務(wù)檔案查詢系統(tǒng)開通網(wǎng)頁版的查詢界面,讓師生足不出戶就可以通過在線查詢的方式辦理業(yè)務(wù);電子財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)開放接口或鏈接給財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),辦事人員登陸財(cái)務(wù)處的系統(tǒng),也有相應(yīng)的功能模塊可以查詢電子財(cái)務(wù)檔案。無論選擇哪種查詢方式,經(jīng)辦人員通過財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺(tái)查詢財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)應(yīng)首先取得相應(yīng)的授權(quán),經(jīng)辦人在系統(tǒng)里發(fā)起查詢檔案的申請,等待財(cái)務(wù)處稽查科的審核,審核通過后,檔案管理人員再把相應(yīng)憑證的查看權(quán)限開放給經(jīng)辦人員,經(jīng)辦人員即可在系統(tǒng)里查看到該筆財(cái)務(wù)電子檔案。

          四、高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)的實(shí)施對財(cái)務(wù)管理、檔案管理的影響

          1、提高財(cái)務(wù)部門、檔案部門的工作效率以及經(jīng)濟(jì)效益。通過實(shí)施有效的財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)方案,提高了財(cái)務(wù)檔案查詢的效率,也提升了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員的工作質(zhì)效。以前部門間的檔案傳遞是通過財(cái)務(wù)檔案專管員往返于財(cái)務(wù)處和檔案館手工傳遞財(cái)務(wù)檔案,取回來的財(cái)務(wù)檔案還有大量的裝訂、分類、標(biāo)記、上架工作,整個(gè)過程經(jīng)手人多,容易造成財(cái)務(wù)檔案的遺失,效率低下。財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)上線后,可以大大提高財(cái)務(wù)檔案收集工作的效率與質(zhì)量。無紙化辦公方式減少了紙張的浪費(fèi),也提高了對原始檔案的保護(hù),轉(zhuǎn)化成電子文件的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案,具有保存時(shí)間更長、管理更方便安全的特點(diǎn)。而且也避免了因財(cái)務(wù)檔案數(shù)量迅猛增加造成的檔案庫房空間不夠和人手不足的問題,有效地控制了用人成本,取得更好的經(jīng)濟(jì)效益。

          2、促使財(cái)務(wù)部門、檔案部門用人體系改革,由基礎(chǔ)業(yè)務(wù)型向管理型用人轉(zhuǎn)變。一旦加速信息化建設(shè),引入智能管理系統(tǒng),人才結(jié)構(gòu)不可避免需要轉(zhuǎn)變,F(xiàn)階段的財(cái)務(wù)人員大多從事基礎(chǔ)核算工作,智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)將財(cái)務(wù)人員從繁瑣的記賬、算賬、結(jié)賬、以及整理財(cái)務(wù)檔案的工作中解放出來,從而有更多的精力投入到財(cái)務(wù)管理的工作中。同樣的,財(cái)務(wù)檔案管理工作人員也是長期從事庫房管理、檔案翻閱的工作,通過建立財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)字化平臺(tái),檔案管理工作者可以由單一機(jī)械的手工作業(yè)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)后臺(tái)管理工作。這樣的轉(zhuǎn)變,對于財(cái)務(wù)部門、檔案部門的工作人員是新的契機(jī),可以利用全新的工作平臺(tái)提高自身的業(yè)務(wù)能力水平。財(cái)務(wù)檔案管理人員可以通過加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識學(xué)習(xí)、積極實(shí)踐,轉(zhuǎn)型成為管理型、綜合性人才。

          3、提升財(cái)務(wù)部門、檔案部門服務(wù)質(zhì)量,提高師生滿意度。師生查詢紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案,需要先在財(cái)務(wù)處取得授權(quán)后,再到檔案館的財(cái)務(wù)庫房進(jìn)行查閱。存在多校區(qū)的高校,查詢起來更是費(fèi)時(shí)費(fèi)力。因?yàn)檎麄(gè)過程流程繁瑣,經(jīng)辦人員通常需要花費(fèi)大量的時(shí)間辦理業(yè)務(wù)。隨著數(shù)字化財(cái)務(wù)檔案查詢平臺(tái)的實(shí)施,智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接,建立一套完整的財(cái)務(wù)檔案管理查詢系統(tǒng),提供多重接口供師生查詢財(cái)務(wù)檔案。經(jīng)辦人員可以根據(jù)自己的實(shí)際情況選擇查詢方式,讓數(shù)據(jù)多跑路,讓師生少跑腿,從而提高師生對財(cái)務(wù)檔案管理工作的滿意度。借助財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái),財(cái)務(wù)處和檔案館還可以高效率地配合學(xué)校完成審計(jì)、檢查等專項(xiàng)工作,根據(jù)處理程序快速提供備查的電子財(cái)務(wù)憑證檔案。

          4、助力高校信息化改革,為實(shí)現(xiàn)高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化添磚加瓦。高校信息化建設(shè)水平已經(jīng)成為一所學(xué)校綜合實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn),通過先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù),結(jié)合自身發(fā)展的需要,構(gòu)建智能信息化校園。制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)編碼規(guī)則,打破數(shù)據(jù)孤島,將各個(gè)業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)起來,集成到信息中心的大數(shù)據(jù)池中。財(cái)務(wù)處和檔案館也是信息智能校園建設(shè)不可缺少的一份子,是信息數(shù)據(jù)的提供者和使用者。高校財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化平臺(tái)的使用既提高了財(cái)務(wù)檔案管理的信息化水平,又體現(xiàn)了電子數(shù)據(jù)檔案在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用價(jià)值。有效地開發(fā)利用這些財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù),充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在內(nèi)部控制、預(yù)算決算、數(shù)據(jù)分析中的作用,將零星分散的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)按需匯總,為高校管理者提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息,為學(xué)校的重大決策提供依據(jù),助力高校的信息化建設(shè)取得實(shí)質(zhì)性的成效。

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