寫作基礎(chǔ)：了解公文的特點與作用

寫作基礎(chǔ)：了解公文的特點與作用

　　在機(jī)關(guān)的日常工作中，文件擬制與處理的工作量是相當(dāng)大的，它是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。小編收集了了解公文的特點與作用,歡迎閱讀。
 

　　一、公文的特點

　　公文，是在機(jī)關(guān)公務(wù)活動中形成的，是各級機(jī)關(guān)與組織行使法定職權(quán)，實施有效管理的重要工具，具有很強(qiáng)的現(xiàn)實效用性。它的特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　1、公文有法定的作者。公文不是誰都可以任意制發(fā)的，公文是由法定的作者制成和發(fā)布的。這是公文同圖書、情報資料、通訊報道以及一般的文章作品的一個顯著區(qū)別，是公文的顯著特點之一。

　　所謂法定的作者，就是指依據(jù)法律和有關(guān)的章程、條例、決定成立的并能以自己的名義行使法定的職能權(quán)利和擔(dān)負(fù)一定的任務(wù)、義務(wù)的機(jī)關(guān)、組織或代表機(jī)關(guān)組織的領(lǐng)導(dǎo)人。在我國，各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，只要是依據(jù)法律、章程、條例等規(guī)定并履行法定的程序建立和存在的，它們都是法定的作者，它們都有獨立對外行文的資格。如各級黨的組織、人民代表大會、人民政府及其部門是根據(jù)《中國共產(chǎn)黨章程》、《中華人民共和國憲法》以及有關(guān)的《組織法》建立的。在《章程》、《憲法》和《組織法》中規(guī)定了這些機(jī)關(guān)的職能以及這些機(jī)關(guān)制定和發(fā)布公文的權(quán)限。

　　文件法定的作者指的是發(fā)文的名義。也就是說，文件主要是以機(jī)關(guān)的名義或機(jī)關(guān)的某一部門的名義制發(fā)的。例如，國務(wù)院文件、某某省人民政府文件是以機(jī)關(guān)的名義制發(fā)的;某省人事廳文件、某縣縣委組織部文件是以機(jī)關(guān)的某一個部門的名義制發(fā)的;工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)的文件是以社會團(tuán)體的名義制發(fā)的;工廠、學(xué)校、科研單位的文件是以企事業(yè)單位的名義制發(fā)的。這些能在自己的職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、部門或單位，稱為行文單位。

　　機(jī)關(guān)的發(fā)文有時也用國家領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)首長的名義。如中華人民共和國主席令、國務(wù)院總理令以及機(jī)關(guān)首長對所屬工作人員的任免令(或任職通知)等。用領(lǐng)導(dǎo)人作為發(fā)文的名義，并不是以他個人的名義出現(xiàn)，而是代表他所在的機(jī)關(guān)的身份來發(fā)文的，也是法定的作者。這是領(lǐng)導(dǎo)人行使自己法定職權(quán)的一種表現(xiàn)。必須說明的是，以領(lǐng)導(dǎo)者個人的名義發(fā)文，在個人名字前面都應(yīng)冠以機(jī)關(guān)的名稱與職務(wù)。如中華人民共和國主席×××，某市中級人民法院院長×××，某大學(xué)校長×××等。一旦這些人不再擔(dān)任這一職位，也就失去了這一法定作者的地位。

　　2、公文有法定的權(quán)威。公文既然是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位為了傳達(dá)意圖、辦理公務(wù)、記載工作活動而制發(fā)的。這就必然要賦予文件以機(jī)關(guān)喉舌的地位。也就是說，文件可以代表機(jī)關(guān)發(fā)言，代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。因此，文件也就成為各級機(jī)關(guān)組織開展工作的法定依據(jù)。比如，黨的文件，就代表黨的中央委員會這一黨的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威，傳達(dá)的是黨中央的意見，所以它在全黨、全軍、全國人民中享有極高的威信。通過黨中央文件的制發(fā)，傳達(dá)了黨的路線、方針和政策，作為全國各條戰(zhàn)線、各個地區(qū)、各個系統(tǒng)、各個部門工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。再如，國務(wù)院是全國最高行政機(jī)關(guān)，它所制定和頒發(fā)的文件，代表中央人民政府的職能和職權(quán)范圍，具有行政領(lǐng)導(dǎo)和行政指揮的權(quán)威等。這種法定的權(quán)威性，也叫做法規(guī)的強(qiáng)制力，如國家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)布的命令、法令、法規(guī)等。是通過一定的立法程序產(chǎn)生的，是要強(qiáng)制執(zhí)行的，違反了是要依照法律追究的。

　　3、公文有特定的效用。公文的特定效用指公文的現(xiàn)實效用，是文件制發(fā)機(jī)關(guān)的法定地位所賦予的。從每一份具體的文件來說，都有它本身的特定的現(xiàn)實效用，代表它的制發(fā)機(jī)關(guān)所賦予的法定效力和作用。比如，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所發(fā)出的每一項指示，每一項決定，要求所屬機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹、堅決執(zhí)行。即使是一份通知，同樣要求地方收文機(jī)關(guān)閱知和辦理。下級機(jī)關(guān)的一份報告、一份請示也同樣要求上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)閱知或批復(fù)等。文件所具有的特定盜用是有一定的時間性的。任何文件都不是永遠(yuǎn)有效的。雖然有的文件具有歷史文獻(xiàn)價值，但從總體上說，它還是著眼于現(xiàn)實效用的。文件在現(xiàn)行工作中形成，在現(xiàn)行工作中使用，為推動現(xiàn)行工作服務(wù)。一旦它們的現(xiàn)行使命完成，就轉(zhuǎn)化為檔案保存，對今后的工作還起著參考、憑證作用。

　　4、公文有規(guī)范的體式。公文有規(guī)范的體式，這是公文不同于圖書、情況資料、通訊報道以及一般文章作品的又一顯著特點。由于公文是黨和國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)的工具，是機(jī)關(guān)的喉舌，代表制發(fā)機(jī)關(guān)的法定權(quán)威。所以，制發(fā)公文是一件極其嚴(yán)肅的，具有重要政治意義的工作。為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和便于進(jìn)行公文處理，在黨和國家有關(guān)部門發(fā)布的關(guān)于公文處理的一系列法規(guī)性文件中，對公文的體式作出了統(tǒng)一的規(guī)定，提出了統(tǒng)一的要求。各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位制發(fā)文件都必須按照規(guī)定的體式(包括文體、書面格式和版面形式)，不能隨心所欲，另搞一套。比如，公文的結(jié)構(gòu)、附加標(biāo)記都要符合規(guī)定。一般說來，正式公文都有文件版頭、公文管理標(biāo)記、發(fā)文字號、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)印章、發(fā)文日期、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)說明等項。

　　5、公文有規(guī)定的處理程序。公文的制發(fā)和辦理必須經(jīng)過規(guī)定的處理程序。如，公文的制發(fā)，必須經(jīng)過起草、核稿、簽發(fā)的程序。經(jīng)過機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿才能繕印、用印和傳遞。幾個機(jī)關(guān)的聯(lián)合發(fā)文必須履行完備的會簽程序;重要的規(guī)范性文件還需報請上級機(jī)關(guān)程序。任何人不得違反上述程序擅自處理。只有如此，才能維護(hù)公文的嚴(yán)肅性與權(quán)威性，也有利于機(jī)關(guān)文書工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和提高機(jī)關(guān)工和效率。

　　二、公文的作用

　　在機(jī)關(guān)的日常工作中，文件擬制與處理的工作量是相當(dāng)大的，它是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。一個國家、一個政黨、一個部門或者社會團(tuán)體、企事業(yè)單位要行使職能，開展公務(wù)活動，都離不開文件。沒有文件，那簡直是不可思議的�？偟恼f來，機(jī)關(guān)公文的作用在于它是黨和國家具體領(lǐng)導(dǎo)和管理政務(wù)，機(jī)關(guān)之間相互進(jìn)行聯(lián)系和機(jī)關(guān)內(nèi)部處理工作事務(wù)的一種工具。有作用才有地位。公文之所以在機(jī)關(guān)中占有重要的地位，也主要是體現(xiàn)在公文對于機(jī)關(guān)公務(wù)活動所起的作用上。認(rèn)識公文的作用是使用好公文這一工具的重要前提。具體地說，其作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　1、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用。黨和國家的各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，可以經(jīng)常通過制發(fā)文件來部署各部工作，傳達(dá)自己的意見和決策，對下級的工作進(jìn)行具體的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。例如，黨的中央領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通過它所制定和發(fā)出的各項指示、決議等重要文件，闡明重大方針政策、戰(zhàn)略措施和工作步驟，用以領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)各條戰(zhàn)線，各個地區(qū)的工作。

　　黨的領(lǐng)導(dǎo)是政治領(lǐng)導(dǎo)。黨對國家事務(wù)實行政治領(lǐng)導(dǎo)的主要方式，是使黨的主張經(jīng)過法定程序變成國家意志，通過黨組織的活動和黨員的模范作用帶動廣大人民群眾，實現(xiàn)黨的路線、方針和政策。黨發(fā)布的領(lǐng)導(dǎo)性文件不是國家法規(guī)，但我們國家的法規(guī)，包括法律，法令以及行政法規(guī)，都是黨的政策的具體化。因此，黨的政策性文件，代表黨的權(quán)威，人人都要貫徹執(zhí)行，并作為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)各項工作的依據(jù)。國家各級行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門則根據(jù)黨的政策性文件，制訂和發(fā)布各種指示、決定、計劃、意見、通知來領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下級機(jī)關(guān)和下級業(yè)務(wù)部門的工作。上級機(jī)關(guān)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖與下級機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行相結(jié)合，就使文件成為紐帶，充分發(fā)揮其領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的作用。

　　2、行為規(guī)范作用。文件的行為規(guī)范作用，是文件強(qiáng)烈政治性和法定的權(quán)威性等特點賦予的。這種行為規(guī)范作用又稱之為法規(guī)約束作用。黨和國家的各種法規(guī)和規(guī)章都是以文件的形式制定和發(fā)布的。這些法規(guī)性文件一經(jīng)發(fā)布，便成為全黨、全社會的行為規(guī)范，必須堅持依照執(zhí)行，不得違反。它對于維護(hù)正常的社會秩序、安定社會生活、保障人民的合法權(quán)益有著極其重要的作用。

　　必須指出的是，法規(guī)文件的行為規(guī)范作用與社會道德規(guī)范不同，違反社會公德將受到輿論的譴責(zé)，而文件的行為規(guī)范作用是帶有強(qiáng)制性的。國家以強(qiáng)制手段保證它的權(quán)威，誰違反了法令或法規(guī)，就要受到法律制裁和行政處分、經(jīng)濟(jì)處罰。例如《中華人民共和國憲法》是國家的根本大法。根據(jù)《憲法》又制定與頒布了《民法》、《刑法》、《刑事訴訟法》、《婚姻法》等基本法。對這些法律、法令，如有違反，國家的執(zhí)法機(jī)關(guān)就要“唯你是問”。如違反了法規(guī)(如章程、條例、規(guī)定、守則等)雖不至于犯法，但要受到批評、警告、記過直至開除等行政處分，有的還要處以罰款。這就說明，這些法令、法規(guī)性文件在它的有效范圍內(nèi)，必須成為人們的行為規(guī)范，而且強(qiáng)制執(zhí)行，人人都得遵守。

　　3、傳遞信息作用。文件是傳遞信息的重要渠道。黨和政府上下左右機(jī)關(guān)之同，其決策、方針、設(shè)想和意圖等政務(wù)信息，常常是通過文件的傳遞而取得的。例如，各級黨政領(lǐng)導(dǎo)同志的工作活動情況，各地的突發(fā)事件，社會動態(tài)，經(jīng)濟(jì)技術(shù)情況等信息的收集、傳遞和處理，工作情況的匯報，上級決策、指示的下達(dá)，下級貫徹落實上級指示的經(jīng)驗總結(jié)和存在問題的報告等，都離不開文件這一工具。上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通過批閱下級機(jī)關(guān)送來的報告、請示、匯報、調(diào)查報告以及簡報、總結(jié)等，就及時掌握了下級機(jī)關(guān)的信息動態(tài)。這就為上級機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作、解決問題以及進(jìn)行各項決策提供了客觀依據(jù)。又如，下級機(jī)關(guān)通過閱讀上級機(jī)關(guān)的指示、決定、通報、通知等文件，就能及時掌握從上級機(jī)關(guān)傳遞過來的信息動態(tài)。根據(jù)這些信息動態(tài)，下級機(jī)關(guān)就可以及時開展工作和完成規(guī)定的任務(wù)。至于平級和不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接溝通信息及聯(lián)系各種事務(wù)的。通過文書的這種信息傳遞作用，使得各級機(jī)關(guān)組成了一個四通八達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)，機(jī)關(guān)工作靠文件傳遞的信息得到處理和解決;上下左右之間的關(guān)系，靠文件傳遞的住處得到調(diào)整。從而保證了各級各類機(jī)關(guān)組織的工作正常地、有秩序地運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　4、公務(wù)聯(lián)系作用。各機(jī)關(guān)單位在處理日常事務(wù)工作中，經(jīng)常要與上下左右有關(guān)的機(jī)關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系。隨著改革開放的不斷深化，各機(jī)關(guān)單位之間的橫向聯(lián)系日趨頻繁。機(jī)關(guān)公務(wù)文書的協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)作用就顯得越來越重要、越來越廣泛了。一個機(jī)關(guān)的工作活動，不是孤立地進(jìn)行的，有時要向它的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報告情況、請示問題;有時要與一般機(jī)關(guān)單位就工作業(yè)務(wù)進(jìn)行商洽、詢問、回答或交流情況和經(jīng)驗;有時要與有關(guān)企業(yè)、部門或單位簽訂合同、協(xié)議書等。文件在同一系統(tǒng)的上下級機(jī)關(guān)之間、平級機(jī)關(guān)之間以及不相隸屬機(jī)關(guān)之間，都能起到溝通情況、商洽工作、協(xié)調(diào)關(guān)系、處理問題的公務(wù)聯(lián)系作用。

　　5、憑據(jù)記載作用。文件是機(jī)關(guān)公務(wù)活動的文字記錄。一般來說，絕大多數(shù)文件在傳達(dá)意圖、聯(lián)系公務(wù)的同時，也具有一定意義上的憑據(jù)作用。這是因為，既然每一份文件都反映了制發(fā)機(jī)關(guān)的意圖，那么，對受文機(jī)關(guān)來說，就可將文件作為安排工作、處理問題的依據(jù)。有些文件，則具有比較明顯的憑證作用。如經(jīng)過當(dāng)事人雙方共同簽訂的協(xié)議書、合同等文件，它的憑證作用是作為證實簽約雙方曾經(jīng)許諾和承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)的依據(jù)。誰違反了協(xié)議和合同的條款，就要追究誰的責(zé)任�？梢哉f，形成這類條件的目的，就是為了作文字憑證的。

　　還有一些文件具有明顯的記載作用。例如會議記錄、電話記錄、會議紀(jì)要、機(jī)關(guān)大事記、值班日記、各種登記等，它們都是機(jī)關(guān)工作活動的真實記錄，具有記載作用，可以供日后的利用查考。

　　文件不僅在機(jī)關(guān)的現(xiàn)行工作中具有憑據(jù)記載作用。同時，對于過去的事情，它又成為各級黨政機(jī)關(guān)公務(wù)活動的歷史記錄。是機(jī)關(guān)史料的積累，是解決矛盾、澄清是非的憑證，也是若干年后編史修志的重要依據(jù)。所以，文件在完成它的現(xiàn)實使命以后，都要立卷歸檔保存，是備查找利用。例如，制定一項新的政策，為了保持政策的連續(xù)性，還要參考過去的文件;機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、調(diào)解矛盾、落實政策等也需要參考過去的文件規(guī)定。因此，文件作為歷史事件的記載與查找的依據(jù)，其憑據(jù)作用是不可忽視的。