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公文寫作基礎(chǔ)知識講義:公文的格式要素
公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。下面是小編收集整理的公文寫作基礎(chǔ)知識講義:公文的格式要素，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
公文的格式要素一般包括：
(一)發(fā)文機(jī)關(guān)(版頭)
發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的作者，發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊(duì)、人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。
版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：
1、由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。
2、由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“xx市教育委員會(函)”。
3、印有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的公函紙，作為版頭。
至于幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機(jī)關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機(jī)關(guān)的版頭。
(二)公文份號〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時(shí)每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份號。
(三)秘密等級〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三種，由發(fā)文機(jī)關(guān)依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實(shí)施細(xì)則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標(biāo)注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標(biāo)識為“★”，“★”前標(biāo)密級，后標(biāo)保密期限。沒有標(biāo)上保密期限的，絕密、機(jī)密、秘密分別可按30年、20年、10年認(rèn)定。
(四)緊急程度
緊急程度是指對公文送達(dá)和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標(biāo)注在版頭左上角“秘密等級”下。電報(bào)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。
(五)發(fā)文字號〖HT〗發(fā)文字號是指發(fā)文機(jī)關(guān)編制的公文代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文年度用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第12號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕12號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標(biāo)題右上側(cè)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。
(六)簽發(fā)人簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機(jī)關(guān)行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā);二是報(bào)送上級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè)：“簽發(fā)人：xxx”。為使公文顯得對稱，發(fā)文字號應(yīng)相應(yīng)向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。
(七)標(biāo)題
公文標(biāo)題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標(biāo)題之間，用一紅線作區(qū)別標(biāo)志。如一份公文沒有版頭，標(biāo)題置于公函紙首端機(jī)關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。
公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務(wù)院”是發(fā)文機(jī)關(guān);“關(guān)于加強(qiáng)血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達(dá)主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。
擬寫公文標(biāo)題時(shí)，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：
1、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、文種三部分組成。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報(bào)告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時(shí)應(yīng)注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標(biāo)題加書名號。
2、事由應(yīng)簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進(jìn)行清理，應(yīng)予廢止的共有幾十件，發(fā)文時(shí)如將這些廢止的規(guī)范性文件的標(biāo)題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個(gè)，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡潔。
3、在擬寫標(biāo)題時(shí)，一定要準(zhǔn)確選定和標(biāo)明文種，不能自造文種。
4、標(biāo)題排列要對稱、美觀，除字?jǐn)?shù)較少的一行字標(biāo)題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時(shí)，不要把人名、地名、機(jī)關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開。
5、公文標(biāo)題中除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。標(biāo)題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)
(八)主送機(jī)關(guān)
加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定
主送機(jī)關(guān)是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機(jī)關(guān)。除了直接面向社會發(fā)布的公文之外，公文一般均應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書寫主送機(jī)關(guān)的名稱。
確定主送機(jī)關(guān)應(yīng)注意：
1、政府各部門應(yīng)根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，方可對下一級人民政府直接行文。
2、請示的公文，應(yīng)堅(jiān)持主送一個(gè)機(jī)關(guān)的原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上請示，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。
3、批復(fù)下級請示，只能主送原請示機(jī)關(guān)(單位)，對相關(guān)機(jī)關(guān)(單位)，用抄送。
4、普發(fā)公文，主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如xx省人民政府普發(fā)文件，主送機(jī)關(guān)寫為“各市、縣人民政府，各地區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。
(九)正文
正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機(jī)關(guān)之后，提行空兩格書寫。(寫法見后)
(十)附件
附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補(bǔ)充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。
(十一)印章
印章是機(jī)關(guān)權(quán)力的象征。公文加印，是制文機(jī)關(guān)確認(rèn)公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)類公文，由主報(bào)機(jī)關(guān)加蓋印章，但在首頁要注明會簽機(jī)關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應(yīng)加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務(wù)，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。這是與國家行政機(jī)關(guān)公文的一大不同。
(十二)成文時(shí)間
一般就是公文的簽發(fā)日期，標(biāo)注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時(shí)間，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。會議討論通過的公文，應(yīng)以會議通過的日期為準(zhǔn)，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標(biāo)注于公文標(biāo)題之下。
(十三)附注〖HT〗附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項(xiàng)。如需要加以解釋的名詞術(shù)語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標(biāo)注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定，還應(yīng)用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團(tuán)級〕等。
(十四)主題詞〖HT〗主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進(jìn)行檢索。制訂公文主題詞表，是為準(zhǔn)確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報(bào)的公文，應(yīng)標(biāo)注上級機(jī)關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個(gè)，一般不超過七個(gè)。例如，《國務(wù)院關(guān)于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個(gè)。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標(biāo)題混同。
(十五)抄送機(jī)關(guān)
民工抄送機(jī)關(guān)是指雖然不主辦，但應(yīng)該了解這件公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細(xì)實(shí)線內(nèi)。
(十六)印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間
印發(fā)機(jī)關(guān)，為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公部門;印發(fā)時(shí)間，一般為印刷時(shí)間，放在抄送機(jī)關(guān)細(xì)實(shí)線下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安排，以示公文的嚴(yán)肅性。隨著辦公自動化的逐步實(shí)現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴(yán)格規(guī)范，同時(shí)還將新增一些格式構(gòu)成要素。
公文寫作格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
�。ㄒ唬┓萏枴９挠≈品輸�(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
�。ǘ┟芗壓捅Ｃ芷谙�。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
�。ㄈ┚o急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
�。ㄋ模┌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。
�。ㄎ澹┌l(fā)文字號。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。
�。ㄆ撸�(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。
（八）主送機(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
�。ň牛┱�。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
�。ㄊ唬┌l(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
�。ㄊ┏晌娜掌�。署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
（十三）印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。
�。ㄊ模└阶ⅰ９挠“l(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。
�。ㄊ澹└郊�。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
�。ㄊ┏蜋C(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。
�。ㄊ撸┯“l(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。
�。ㄊ耍╉摯a。公文頁數(shù)順序號。
寫作原則
1、內(nèi)容上“三查三改”
查立意：看是否明確、完整、突出，改觀點(diǎn)錯(cuò)誤、浮泛空洞、文不切題、含混冗雜、不合邏輯之處。
查措施政策：看措施、規(guī)定、辦法、意見是否符合政策，切實(shí)可行；改矛盾抵觸之處及不求實(shí)效的官話、套話、大話、空話和不力之處。
查材料：看是否具體、真實(shí)、典型，改一般化、概念化和不實(shí)之處。
2、文字上“三查三改”
查篇章：看是否明確、緊湊、合理，改雜亂無章、上下脫節(jié)、主次詳略不當(dāng)?shù)取?/p>
查行文：看是否精煉、合乎語法和邏輯，改用詞不當(dāng)、啰嗦累贅、邏輯錯(cuò)誤之處。
查文字：看是否規(guī)范，改錯(cuò)別字、生造詞語、濫用簡稱、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤和文面款式毛病。
3、體式上“五查五改”
查文種、標(biāo)題、主抄送單位、附件、附加標(biāo)記有否問題，如有即行訂正。
辦文必須迅速及時(shí)，不失時(shí)效。公文一般有一定的時(shí)效，特別是有明顯時(shí)間要求的公文，如果超過時(shí)限，就會耽誤工作，造成損失。因此，為了做到公文處理及時(shí)、迅速，必須健全制度，簡化手續(xù)，增強(qiáng)時(shí)間觀念，以保證公文盡快處理。
公文的保密也要符合要求，必須嚴(yán)格地執(zhí)行保密制度，嚴(yán)格控制擬稿過程、印刷過程、處理過程，不管是什么人泄密，都是失職瀆職，都要受到法律制裁。
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