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應用文事務文書的寫作基礎知識
第一節(jié) 事務文書的概述
事務文書是機關、團體、企事業(yè)單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失 、研究問題的實用文體。
由于這類管理類文體處理的日常事務亦為公務，所以事務文書屬于廣義的公文范疇。它與狹 義公文(行政機關12類13種，黨內(nèi)機關14種)的區(qū)別在于：一是無統(tǒng)一規(guī)定的文本格式; 二是 不能單獨作為文件發(fā)文，需要時只能作為公文的附件行文;三是必要時它可公開面向社會，或提供新聞線索(如簡報)或通過傳媒宣傳(如經(jīng)驗性總結、調(diào)查報告等)。
第二節(jié) 簡報的寫作
簡報是機關、團體、企事業(yè)單位內(nèi)部，或者是某項中心工作、某次重要會議中用的溝通信息、交流經(jīng)驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。其特點是文字短、內(nèi)容新、反應快、 形式活。
一、簡報的類別
簡報的名稱很多，常見的有《××簡報》、《××簡訊》、《××信息》、《××動態(tài)》、 《××通報》、《××通訊》及《內(nèi)部參考》、《情況反映》等。?從不同角度對簡報有不同的分類，按內(nèi)容來分，可分三種。
1、綜合簡報
它全面、綜合反映編發(fā)單位工作進展、思想動態(tài)、成績?nèi)秉c等概況。綜合簡報多常年定期編 發(fā)，例某高校黨委、校長辦公室編《××工作動態(tài)》。
2、中心工作簡報
它主要是為配合、推動當前某項中心工作，掌握思想動態(tài)、交流推廣經(jīng)驗而編發(fā)。中心工作 簡報多在一定時期內(nèi)不定期制發(fā)。例某市委路線教育工作領導小組編發(fā)《路教工作簡報》。
3、會議簡報
它報道會議概況，反映會議交流經(jīng)驗和探討的問題，傳達和貫徹會議精神和決議。會議簡報 用于大中型會議，視會期長短及規(guī)模在會議期間可只編發(fā)一期或多期。例某校學代會秘書組編發(fā)的《××學代會簡報》。
二、簡報的編寫
(一)報頭
簡報首頁上端1/3處由分割線將報頭與文稿部分分開，報頭由以下四個必備要素構成：①、簡報名稱，一般套紅、居中、字體稍大印刷;②、期數(shù)，印于簡報名稱正下方;③、編印機 關，一般為制發(fā)簡報單位的辦公部門或中心工作領導小組及會議的秘書處(組)，要求用全稱 或規(guī)范化簡稱印于分割線左上方;④、編印日期，印于分割線右上方，要求年月日齊全。除以上四個要素，視簡報內(nèi)容，保密要求，還可以增加簡報編號、密級(或使用范圍和要求)等 要素。
(二)文稿
根據(jù)文體性質(zhì)和文稿來源，簡報的體式可分四種：一是報道體，它及時、簡明、準確地敘述 、報告部門、行業(yè)、系統(tǒng)、領域內(nèi)最新發(fā)生的新情況、新動態(tài)。其文體十分類似動態(tài)消息、動態(tài)信息;二是匯篇體，這是在眾多稿源基礎上剪輯而成的類似綜合消息的簡報文體，其 信息量大面廣，能做到點面結合反映全局性情況;三是總結體，其文章即一般意義的總結，但內(nèi)容有典型性有推廣價值，編入簡報能發(fā)揮其指導一般的作用;四是轉(zhuǎn)引體，即將他單位 有參考借鑒意義的材料完整地或篇段地摘編轉(zhuǎn)引。
1、按語
按語是代簡報編制機關立言，是對文稿及使用作出說明、評價，如說明材料來源、轉(zhuǎn)引目的 、轉(zhuǎn)發(fā)范圍，表明對簡報內(nèi)容的傾向性意見及表示對所提問題引起討論研究的希望等等。按語的位置在報頭下，標題前。它視需要而使用，并非每篇必有。一般在轉(zhuǎn)引體、總結體及重 要的報道體、匯篇體簡報文章前才配用按語。
按語可分三種類型：一是題解性按語，它類似前言，主要對文稿產(chǎn)生過程、作者情況、主體 內(nèi)容作簡要介紹;二是提示性按語，它側重于對簡報內(nèi)容的理解揭示或是針對當前實踐應注意事項的提醒;三是批示性按語，它往往援引領導人原話或上級機關指示結合簡報內(nèi)容對實 際工作提出批示性意見。
2、標題
根據(jù)簡報的體式，標題也有不同寫法。動態(tài)性較強的內(nèi)容多采用單行式新聞標題，簡短明快 地交待事實、揭示中心，在總結體簡報和其他體式簡報中，一般使用文章化標題。
3、目錄
簡報文稿通常是一期一篇，根據(jù)需要也可以是一期為一組性質(zhì)接近的文章。如是一組文章， 則須在報頭下設計“目錄”一欄，將各篇文章標題先印于此，然后依次刊出每篇文章。
4、正文
因體式各異，簡報正文格式相去甚遠。報道體、匯篇體類消息結構往往前有導語，后有主體 、背景等;總結體可完整地將“總結”刊于簡報;轉(zhuǎn)引體則因所引文章不同，正文或可能是片斷章節(jié)，也可能是整篇文稿。
(三)報尾
在簡報末頁下1/3處用分割線與文稿部分分開，分割線下與之平行的另一橫線間內(nèi)標本期簡 報的“報、送、發(fā)”單位名稱，右側注明本期印數(shù)。
第三節(jié) 計劃與總結的寫作
一、計劃的寫作
計劃是單位或個人對未來一定時間內(nèi)要做的工作從目標、任務、要求到措施預先作出設計安 排的事務性文書。
(一)計劃的種類
從性質(zhì)、內(nèi)容、時間等角度可劃分出不同種類的計劃。從形式分有以下三種：文件式計劃， 分目標、要求、措施、步驟等環(huán)節(jié)，寫作嚴謹具體，內(nèi)容重大并有一定篇幅;條文式計劃，以列出任務為主，較少涉及措施、步驟等;表格式計劃，通常用于項目較多又具共性的內(nèi)容 ，有時輔之適當文字說明，使計劃簡潔明了。
計劃是個統(tǒng)稱，像規(guī)劃、綱要、設想、打算、要點、方案、意見、安排等都是根據(jù)計劃目標 遠近、時間長短、內(nèi)容詳略等差異而確定的名稱。
規(guī)劃 是一種時間跨度長(三年以上)，范圍廣，內(nèi)容較為概括的計劃。例：《××市城市建設總體規(guī)劃》。
綱要 和規(guī)劃相同，它們都是各級領導機關根據(jù)戰(zhàn)略方針，為實現(xiàn)總體目標 對某個地區(qū)或某 一事項作出長遠部署。不同的是綱要比規(guī)劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領式要求和指導性措施。例：《××市2000年經(jīng)濟發(fā)展綱要》。
設想 是一種粗線條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來講，其適用 時限較長。例：《××市拓展就業(yè)安置門路的設想》。
打算 也是一種粗線條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的 內(nèi)容范圍不大且考慮近期要做的。例《××學校爭創(chuàng)文明校園的打算》。
要點 是將計劃的主要內(nèi)容擇要摘編，使之簡明突出，它適用于時間相對較 短的計劃。例：《××局19××年工作要點》。
方案 從目的、要求、方式、方法、進度等都部署具體周密有很強可操作性 的計劃。方案一 般適合專項性工作，其實施往往須經(jīng)上級批準。例：《××市住房分配制度改革實施方案》。
意見 屬粗線條計劃，它適用于上級向下級布置工作任務并提供基本的思路 、方法，交待政 策，提出要求等。例：《××公司關于下屬企業(yè)19××年扭虧增盈全面提高經(jīng)濟效益的意見 》。
安排 是短期內(nèi)要做的，且范圍不大、內(nèi)容單一、布置具體的一類計劃。例 ：《××系第×周工作安排》。?
(二)計劃的寫法
1、標題? 計劃標題一般由四個部分組成：計劃的制訂單位名稱、適用時間、內(nèi)容性質(zhì)及計劃名稱。視計劃文本的成熟程度，有可能出現(xiàn)第五個部分，即在標題尾部加括號注明：草案、初稿、征 求意見稿、送審稿等。如《××市19××年再就業(yè)工程實施方案(討論稿)》。
2、引言? 計劃通常有一個“前言”段落，主要點明制訂計劃的指導思想和對基本情況的說明分析。前言文字力求簡明，以講清制訂本計劃的必要性、執(zhí)行計劃的可行性為要，應力戒套話、空話 。
3、主體? 如果說引言回答了“為什么做”的問題，那么主體要回答“做什么”、“怎么做”、“何時做”等問題。
目標與任務 首先要明確指出總目標和基本任務，隨后應根據(jù)實際內(nèi)容進 一步詳細、具體地 寫出任務的數(shù)量、質(zhì)量指標。必要時再將各項指標定質(zhì)、定量分解，以求讓總目標、總任務具體化、明確化。
辦法與措施 以什么方法，用什么措施確保完成任務實現(xiàn)目標，這是有關計 劃可操作性的關 鍵一環(huán)。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動員哪些力量，創(chuàng)造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過哪些途徑等心中有數(shù)。這既需要熟悉實際工作，又需要有預見性， 而關鍵在于有實事求是的精神。唯有這般，制訂的措施、辦法才是具體的，切實可行的。
時限與步驟 工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，為此 在計劃中針對具 體情況應事先規(guī)劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人。這樣才能職責明確、操作有序，執(zhí)行無誤。
4、落款? 在正文右下方署名署時即可。
二、總結的寫作
總結是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出 規(guī)律性認識用以指導今后工作的事務性文書。
(一)總結的種類
從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內(nèi)容分主要有綜合總結和專題總結 兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經(jīng)驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經(jīng)驗為多 見。? 總結也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質(zhì)。
(二)總結的寫法
1、標題?
文件式標題 一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構成。例：《××局 19××年度擁軍優(yōu)屬工作總結》。
文章式標題 以單行標題概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)總結字樣，但對 總結內(nèi)容有提示 作用。例某企業(yè)的專題總結《技術改造是振興企業(yè)之路》和某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的?》。
雙行式標題 即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正題揭示觀點 或概括內(nèi)容，副 標題點明單位、時限、性質(zhì)和總結種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。
2、正文
前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價 。開頭力求簡潔，開宗明義。
主體 應包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問題或教訓等。這 些內(nèi)容是總結的 核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內(nèi)容從所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關系將其分成若干部分， 標序加題，逐一寫來。
結尾 作為總結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見 或表示決心信心等語作結，要求簡短利索。
3、落款? 一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經(jīng)驗的專題總結，應在標題下方居中署名。
第四節(jié) 調(diào)查報告的寫作
人們在完成了調(diào)查工作之后，為了使調(diào)查的成果形成為文字，就要撰寫調(diào)查報告。那么調(diào)查報告是怎樣一種文章體裁呢?調(diào)查報告是根據(jù)調(diào)查研究的成果寫出的反映客觀事實的書面報 告。由于調(diào)查報告是調(diào)查與分析、實踐與理論、客觀與主觀相結合的實用性文體，是從調(diào)查目的通向社會效益和經(jīng)濟效益的橋梁和工具，它在社會生活、經(jīng)濟活動和人類的其他實踐活 動中具有十分重要的作用。
一、調(diào)查報告的類別
調(diào)查報告亦有別稱，像考察報告、調(diào)研報告及××調(diào)查等都是常見的。
從內(nèi)容性質(zhì)分，調(diào)查報告有以下六種：?
(一)專題型調(diào)查報告。
這是針對某個事情或問題撰寫的調(diào)查報告。它能及時 揭露現(xiàn)實生活 中的矛盾，反映群眾的意見和要求，研究急需解決的具體的實際問題，并根據(jù)調(diào)查的結果提出處理意見，或者對策，或是建議。?
(二)綜合型調(diào)查報告。
它是以綜合調(diào)查眾多的對象及其基本情況為內(nèi)容的報 告。具有全面 、系統(tǒng)、深入和篇幅較長的特點。它與專題調(diào)查報告的主要區(qū)別點就在于它的綜合性上。它使讀者可以從報告中看到事物的相對完整的“鳥瞰圖。”
(三)理論研究型調(diào)查報告。
這是以學術研究為目的而撰寫的報告，它以收集 、分類 、整理資料并提出問題、報告結論為特點，大多發(fā)表在學術刊物上，或載于學術著作中。
(四)實際建議型調(diào)查報告。
這是由于實際工作需要而寫的調(diào)查報告，其主要 內(nèi)容是為預測、決策、制定政策、處理問題等進行調(diào)查所獲得的材料及有關的建議。?
(五)歷史情況型調(diào)查報告。
這是根據(jù)需要以歷史情況為對象進行調(diào)查而形成 的調(diào)查報告。它可以供人們了解某一事物或問題的歷史資料和歷史真相。
(六)現(xiàn)實情況型調(diào)查報告。
它是以正在發(fā)生、發(fā)展的一些現(xiàn)實生活為對象進 行調(diào)查后所形 成的調(diào)查報告。人們可以通過它了解和認識某些事物和問題的客觀現(xiàn)實情況，以作為其它認識活動的依據(jù)或參考。
二、調(diào)查報告的寫法
調(diào)查報告的寫作方法主要是：一、熟悉調(diào)查報告的結構特點;二、把握調(diào)查報告的寫作程序 。
首先，我們來看調(diào)查報告在結構上有什么特點。一般來說，調(diào)查報告的內(nèi)容大體有：標題、導語、概況介紹、資料統(tǒng)計、理性分析、總結和結論或?qū)Σ�、建議，以及所附的材料等。根據(jù)這些內(nèi)容所形成的調(diào)查報告的結構，就包括標題、導語、正文、結尾和落款。
(一)標題
調(diào)查報告的標題有單標題和雙標題兩類。所謂單標題，就是一個標題。其中又有公文式標題和文章式標題兩種。公文標題為“事由+文種”構成，如《浙江省農(nóng)村中學語文教學情況的調(diào)查報告》。文章式標題，如《××市的校辦企業(yè)》;其二是標明作者通過調(diào)查所得到的觀點的標題，如《調(diào)整教育政策 增加教育投入》。所謂雙標題，就是兩個標題，即一個正題、一個副題。如《為了造福 子孫后代——××縣封山育林調(diào)查報告》。?
(二)導語
導語又稱引言。它是調(diào)查報告的前言，簡潔明了地介紹有關調(diào)查的情況，或提出全文的引子 ，為正文寫作作好鋪墊。常見的導語有：一、簡介式導語。對調(diào)查的課題、對象、時間、地點、方式、經(jīng)過等作簡明的介紹。二、概括式導語。對調(diào)查報告的內(nèi)容(包括課題、對象、 調(diào)查內(nèi)容、調(diào)查結果和分析的結論等)作概括的說明。三、交代式導語。即對課題產(chǎn)生的由來作簡明的介紹和說明。?
(三)正文
正文是調(diào)查報告的主體。它對調(diào)查得來的事實和有關材料進行敘述，對所作出的分析、綜合 進行議論，對調(diào)查研究的結果和結論進行說明。正文的結構有不同的框架。(一)根據(jù)邏輯關系安排材料的框架有：縱式結構、橫式結構、縱橫式結構。這三種結構，以縱橫式結構常 為人們采用。(二)按照內(nèi)容表達的層次組成的框架有：“情況——成果——問題——建議 ”式結構，多用于反映基本情況的調(diào)查報告;“成果——具體做法——經(jīng)驗”式結構,多用 于介紹經(jīng)驗的調(diào)查報告; “問題——原因——意見或建議”式結構，多用于揭露問題的調(diào)查報告;“事件過程——事件性質(zhì)結論——處理意見”式結構，多用于揭示案件是非的調(diào)查 報告。
(四)結尾
結尾的內(nèi)容大多是調(diào)查者對問題的看法和建議，這是分析問題和解決問題的必然結果。調(diào)查 報告的結尾方式主要有補充式、深化式、建議式、激發(fā)式等。
(五)落款
調(diào)查報告的落款要寫明調(diào)查者——單位名稱和個人姓名，以及完稿時間。如果標題下面已注 明調(diào)查者，則落款時可省略。? 其次，我們要把握調(diào)查報告的寫作程序。調(diào)查報告寫作要經(jīng)過以下五個程序：
(一)確定主題
主題是調(diào)查報告的靈魂，對調(diào)查報告寫作的成敗具有決定性的意義。因此，確定主題要注意 ：報告的主題應與調(diào)查主題一致;要根據(jù)調(diào)查和分析的結果，重新確定主題;主題宜小，且宜集中;要盡量與標題協(xié)調(diào)一致，避免文題不副。?
(二)取舍材料
首先，要選取與主題有關的材料，舍棄與主題無關的材料，使主題集中、鮮明、突出。其次 ，要經(jīng)過鑒別，精選材料，不僅使每一材料都能有用，而且能以一當十。
(三)擬定提綱
這是調(diào)查報告構思中的一個關鍵環(huán)節(jié)。調(diào)查報告的提綱有兩種，一種是觀點式提綱，即將調(diào) 查者在調(diào)查研究中形成的觀點按邏輯關系一一地列寫出來。另一種是條目式提綱，即按層次意義表達上的章、節(jié)、目，逐一地一條條地寫成提綱。也可以將這兩種提綱結合起來制作提 綱。
(四)起草報告
這是調(diào)查報告寫作的行文階段。要根據(jù)已經(jīng)確定的主題、選好的材料和寫作提綱，有條不紊 地行文。在寫的過程中，要從實際需要出發(fā)選用語言、標點符號和表達方法，還要注意靈活地劃分段落。
(五)修改報告
報告起草好以后，要認真修改。主要是對報告的主題、材料、結構、語言文字和標點符號進 行檢查，加以增、刪、改、調(diào)。在完成這些工作之后，才能定稿向上報送或發(fā)表。
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