書(shū)信的正確格式及注意事項(xiàng)
書(shū)信，是我們?nèi)粘Ｉ钪薪?jīng)常使用的一種應(yīng)用文。下面，小編為大家分享書(shū)信的正確格式及注意事項(xiàng)，希望對(duì)大家有所幫助！
書(shū)寫(xiě)格式
�、俜Q呼：頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛(ài)的等。
�、趩�(wèn)候語(yǔ)：如寫(xiě)“你好”、“近來(lái)身體是否安康”等,可以接正文。（不過(guò)很少。）
�、壅摹＿@是信的主體，可以分為若干段來(lái)書(shū)寫(xiě)。
�、茏ｍ炚Z(yǔ)。以最一般的“此致”、“敬禮”為例�！按酥隆笨梢杂袃煞N正確的位置來(lái)進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，一是緊接著主體正文之后，不另起段，不加標(biāo)點(diǎn)；二是在正文之下另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)�！熬炊Y”寫(xiě)在“此致”的下一行，頂格書(shū)寫(xiě)。后應(yīng)該加上一個(gè)驚嘆號(hào)，以表示祝頌的誠(chéng)意和強(qiáng)度。
稱呼和祝頌語(yǔ)后半部分的頂格，是對(duì)收信人的一種尊重。是古代書(shū)信“抬頭”傳統(tǒng)的延續(xù)。古人書(shū)信為豎寫(xiě)，行文涉及對(duì)方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書(shū)寫(xiě)到何處，都要把對(duì)方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書(shū)寫(xiě)。它的基本做法，為現(xiàn)代書(shū)信所吸收。
�、菔鹈腿掌�。寫(xiě)信人的姓名或名字，寫(xiě)在祝頌語(yǔ)下方空一至二行的右側(cè)。最好還要在寫(xiě)信人姓名之前寫(xiě)上與收信人的關(guān)系，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行寫(xiě)日期。
如果忘了寫(xiě)某事，則可以在日期下空一行、再空兩格寫(xiě)上“又附”，再另起一行書(shū)寫(xiě)未盡事情。
書(shū)信歷史悠久，其格式也幾經(jīng)變化。今天，按通行的習(xí)慣，書(shū)信格式主要包括五個(gè)部分：稱呼、正文、結(jié)尾、署名和日期。
稱呼
也稱“起首語(yǔ)”，是對(duì)收信人的稱呼。
稱呼要在信紙第一行頂格寫(xiě)起，后加“：”，冒號(hào)后不再寫(xiě)字。稱呼和署名要對(duì)應(yīng)，明確自己和收信人的關(guān)系。（具體可參見(jiàn)第四編《應(yīng)酬稱謂》）稱呼可用姓名、稱謂，還可加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)作稱呼。這里簡(jiǎn)要說(shuō)明幾條細(xì)則：
�。�1）給長(zhǎng)輩的信。若是近親，就只寫(xiě)稱謂，不寫(xiě)名字，如“爸”、“媽”、“哥”、“嫂”等；親戚關(guān)系的，就寫(xiě)關(guān)系的稱謂，如“姨媽”、“姑媽”等。對(duì)非近親的長(zhǎng)輩，可在稱謂前加名或姓，如“趙阿姨”、“黃叔叔”等。
�。�2）給平輩的信。夫妻或戀愛(ài)關(guān)系，可直接用對(duì)方名字，愛(ài)稱加修飾語(yǔ)或直接用修飾語(yǔ)，如“麗”、“敏華”、“親愛(ài)的”等；同學(xué)、同鄉(xiāng)、同事、朋友的信，可直接用名字、昵稱或加上“同學(xué)”、“同志”，如“瑞生”、“老紀(jì)”、“小鄒”、“三毛”等。
�。�3）給晚輩的信。一般直接寫(xiě)名字，如“樂(lè)毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上輩分稱謂，如“李花侄女”等；亦可直接用稱謂作稱呼，如“孫女”、“兒子”等。
�。�4）給師長(zhǎng)的信，通常只寫(xiě)其姓或其名，再加“老師”二字，如“段老師”、“周師傅”、“宏海老師”等。對(duì)于十分熟悉的師長(zhǎng)，也可單稱“老師”、 “師傅”。假如連名帶姓，在信首直稱“孫松平老師”、“王達(dá)夫師傅”，就顯得不大自然且欠恭敬。對(duì)于學(xué)有專長(zhǎng)、德高望重的師長(zhǎng)，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。為鄭重起見(jiàn)，也有以職務(wù)相稱的`，如“董教授”、“陳大夫”、“佟工程師”等。
（5）給一個(gè)單位或幾個(gè)人的信，又不指定姓名的，可寫(xiě)“同志們”、“諸位先生”、“XX等同志”等。給機(jī)關(guān)團(tuán)體的信，可直接寫(xiě)機(jī)關(guān)團(tuán)體名稱。如 “XX委員會(huì)”、“XX公司”。致機(jī)關(guān)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或職務(wù)作稱呼，亦可直接在機(jī)關(guān)團(tuán)體稱呼之后加上“領(lǐng)導(dǎo)同志”、“負(fù)責(zé)同志”、“總經(jīng)理”、“廠長(zhǎng)”等。
如果信是同時(shí)寫(xiě)給兩個(gè)人的，兩個(gè)稱呼應(yīng)上下并排在一起，也可一前一后，尊長(zhǎng)者在前。
上述五種場(chǎng)合，有時(shí)還可按特殊對(duì)象，視情況加上“尊敬的”、“敬愛(ài)的”、“親愛(ài)的”等形容詞，以表示敬重或親密之情。當(dāng)然，這要用得適宜，如對(duì)好友稱“尊敬的”，反而顯得見(jiàn)外，對(duì)無(wú)特殊關(guān)系的年輕女性貿(mào)然稱呼“親愛(ài)的”，那就有失檢點(diǎn)了。
正文
正文通常以問(wèn)候語(yǔ)開(kāi)頭。問(wèn)候是一種文明禮貌行為，也是對(duì)收信人的一種禮節(jié)，體現(xiàn)寫(xiě)信人對(duì)收信人的關(guān)心。問(wèn)候語(yǔ)最常見(jiàn)的是“您好！”“近好！”依時(shí)令節(jié)氣不同，也常有所變化，如“新年好！”“春節(jié)愉快！”問(wèn)候語(yǔ)寫(xiě)在稱呼下一行，前面空兩格，常自成一段。
問(wèn)候語(yǔ)之后，常有幾句啟始語(yǔ)。如“久未見(jiàn)面，別來(lái)無(wú)恙�！薄敖鼇�(lái)一切可好？”“久未通信，甚念！”之類。問(wèn)候語(yǔ)要注意簡(jiǎn)潔、得體。
接下來(lái)便是正文的主要部分——主體文，即寫(xiě)信人要說(shuō)的話。它可以是稟啟、復(fù)答、勸諭、抒懷、辭謝、致賀、請(qǐng)托、慰唁，也可以是敘情說(shuō)理、辯駁論證等。這一部分，動(dòng)筆之前，就應(yīng)該成竹在胸，明白寫(xiě)信的主旨，做到有條有理、層次分明。若是信中同時(shí)要談幾件事，更要注意主次分明，有頭有尾，詳略得當(dāng)，最好是一件事一段落，不要混為一談。
結(jié)尾
正文寫(xiě)完后，都要寫(xiě)上表示敬意、祝愿或勉勵(lì)的話，作為書(shū)信的結(jié)尾。習(xí)慣上，它被稱做祝頌語(yǔ)或致敬語(yǔ)，這是對(duì)收信人的一種禮貌。祝愿的話可因人、因具體情況選用適當(dāng)?shù)脑~，不要亂用。（可參見(jiàn)下節(jié)《常用書(shū)信用語(yǔ)》的“祝頌語(yǔ)”。）
結(jié)尾的習(xí)慣寫(xiě)法有兩種：
�。�1）在正文寫(xiě)完之后，轉(zhuǎn)一行空兩格寫(xiě)“此致”，再換一行寫(xiě)“敬禮”。
（2）不寫(xiě)“此致”，只是另起一行空兩格寫(xiě)“敬禮”、“安好”、“健康”、“平安”等詞。
�。�3）也可以寫(xiě)“平平安安”“天天開(kāi)心”等詞語(yǔ)。
署名
在書(shū)信最后一行，署上寫(xiě)信人的姓名。署名應(yīng)寫(xiě)在正文結(jié)尾后的右方空半行的地方。
如果是寫(xiě)給的親屬、朋友，可加上自己的稱呼，如兒、弟、兄、侄等，后邊寫(xiě)名字，不必寫(xiě)姓。
如果是寫(xiě)給組織的信，一定要把姓與名全部寫(xiě)上。
而在署名之后，有時(shí)還視情加上“恭呈”、“謹(jǐn)上”、“敬上”等，以示尊敬。上述自稱，都要和信首的稱謂相互吻合。
日期
用以注明寫(xiě)完信的時(shí)間，寫(xiě)在署名之后或下邊。有時(shí)寫(xiě)信人還加上自己的所在的地點(diǎn)，尤其是在旅途中寫(xiě)的信，更應(yīng)如此。
注意事項(xiàng)
書(shū)信要用黑毛筆、或藍(lán)色水筆、圓珠筆、鋼筆寫(xiě)。不能用鉛筆，以防模糊不清。也不能用紅筆寫(xiě)，這會(huì)讓對(duì)方以為是絕交信。信紙要用專門(mén)信紙或稿紙。
�。�1）稱呼、問(wèn)候用語(yǔ)及信中語(yǔ)氣、措詞要符合寫(xiě)信人的身份。
�。�2）要考慮收信人的文化水平及經(jīng)歷，使收信人看得懂信。
�。�3）要抓住重點(diǎn)，力求寫(xiě)得充實(shí)、圓滿、簡(jiǎn)短。
首先，要寫(xiě)得清楚明白，使對(duì)方一看就懂。寫(xiě)信是單方面談話，不像當(dāng)面拉家常那樣，對(duì)方聽(tīng)不懂時(shí)，還可以解釋說(shuō)明，直至弄懂為止。因此，寫(xiě)信時(shí)，要告訴對(duì)方什么事情，要求對(duì)方辦什么事情，或者回答對(duì)方什么問(wèn)題，都要寫(xiě)得清楚明白，一目了然。要做到這一點(diǎn)，其實(shí)并不難。這就是：仍照日常說(shuō)話一樣，話怎么說(shuō)，信就怎么寫(xiě)，樸實(shí)無(wú)華，本色本香。如果裝模作樣，堆炮辭藻，反而會(huì)顯得不親切，不誠(chéng)懇，影響雙方感情的交流；甚或因咬文嚼字，弄巧成拙，鬧出笑話。
其次，要寫(xiě)得簡(jiǎn)潔利索，使對(duì)方一看就能抓住要領(lǐng)。本來(lái)么，書(shū)信的目的是最為明確的，或是相互問(wèn)好，或是交流思想，或是傳遞信息，或是研討問(wèn)題，或是有事相托，等等。寫(xiě)信時(shí)，若不兜圈子，不說(shuō)車(chē)轱轆話，而是開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直抒胸臆，自然就會(huì)收到句無(wú)虛發(fā)，經(jīng)濟(jì)明快的效果。而且這種書(shū)信，自己寫(xiě)起來(lái)，一定是得心應(yīng)手；對(duì)方一看也準(zhǔn)能心領(lǐng)神會(huì)。如果信的內(nèi)容，涉及面廣，談的問(wèn)題也較多，像交流思想、研討問(wèn)題等，那么就要和寫(xiě)文章一樣，動(dòng)筆之前，要想好先寫(xiě)什么，后寫(xiě)什么，并做出通篇的安排與布局，切不可語(yǔ)無(wú)倫次，信筆寫(xiě)來(lái)。
再次，要寫(xiě)得優(yōu)美得體，使對(duì)方一看就深感真摯可親。書(shū)信多是親朋或同志之間的談話。因此，書(shū)信的語(yǔ)言除簡(jiǎn)潔利索之外，還要注意道德風(fēng)尚，講究文明禮貌，能夠通過(guò)書(shū)信的往來(lái)，反映出我國(guó)人民的精神面貌和整個(gè)社會(huì)風(fēng)貌來(lái)。這就要求我們?cè)趯?xiě)信時(shí)所用的語(yǔ)言、語(yǔ)氣要視不同對(duì)象、用途和內(nèi)容而異。就對(duì)象而言，對(duì)長(zhǎng)輩要謙恭，對(duì)平輩要尊重，對(duì)晚輩也要避免用教訓(xùn)的口吻，即使對(duì)犯有錯(cuò)誤的人，也只能以理服人，而不能盛氣凌人，更不能出口傷人。就內(nèi)容而言，表示問(wèn)候，要親切熱情；報(bào)喜祝賀，要熱烈歡快；研討問(wèn)題，要心平氣和；請(qǐng)教求助，要謙虛誠(chéng)懇；規(guī)勸教育，要以心換心，喻之以理，等等。同時(shí)，還要注意稱呼、問(wèn)候和致敬語(yǔ)的選用。
最后，還想談?wù)剬?xiě)字的問(wèn)題。字是書(shū)信這一特殊交際工具的輔助性的工具。字寫(xiě)得正確工整與否，必直接關(guān)系到這封信能否發(fā)揮其交際效能。寫(xiě)信應(yīng)該用行書(shū)，也可以用楷書(shū)，一般情況下不提倡用草書(shū)，更不應(yīng)該龍飛鳳舞，筆走龍蛇，潦草得叫人辨認(rèn)不出是什么字來(lái)，以致耽誤了事情。我國(guó)有個(gè)優(yōu)良傳統(tǒng)，給別人寫(xiě)信，特別是給長(zhǎng)輩寫(xiě)信，必須每個(gè)字都寫(xiě)得端端正正，工工整整，否則不夠禮貌。有時(shí)寫(xiě)得匆忙，字寫(xiě)得不夠規(guī)矩，還要在最后寫(xiě)上一句：“草草不恭。敬希原宥！”我們應(yīng)該繼承并發(fā)揚(yáng)這一優(yōu)良傳統(tǒng)。
另外，不少的書(shū)信，往往是一氣呵成。這就很有必要在寫(xiě)完之后，逐字逐句地再檢查一遍，看是否由于遺字掉句，或由于寫(xiě)了錯(cuò)別字，而使語(yǔ)意有不夠清楚的地方。
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