第一次聽說ERP，是在五年前的大學課本上，第一次使用ERP，是在大學畢業(yè)前實習時，在實驗室里見到的北京和佳ERP，真正的對ERP有系統(tǒng)的學習、培訓、使用和運用，是我們公司目前在用的全球知名的IFS的ERP。20XX年年初，我們公司的ERP財務模塊項目啟動，整個ERP系統(tǒng)的實施，可以分為以下四個階段：(一)接受培訓、軟件安裝和熟悉軟件階段;(二)基礎數(shù)據(jù)準備階段;(三)初始上線階段;(四)驗收檢驗階段。作為項目小組的一員，在第一階段接受培訓中，我們就遇到了實施過程的第一道坎：
首先是觀念沖突：
ERP是一種先進的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，它不僅僅是一套軟件，這會與我們的傳統(tǒng)觀念產生很大的沖突。是對我們腦袋里固有觀念的挑戰(zhàn)。如果我們不對它多接觸并認真學習的話，我們很難接受它。在我們財務模塊，這點的表現(xiàn)尤為突出。ERP系統(tǒng)財務模塊中更多的融入了管理會計的思想，與我國目前會計實務的現(xiàn)狀有一些差距。作為一個財務人員，傳統(tǒng)的財務會計只要求我們記賬和核算，我們只是被動的接受各業(yè)務部門送來的數(shù)據(jù)進行分析和研究，可以說，出了會計報表，我們的會計工作基本已經結束。而ERP卻對我們的財務人員提出了更高的要求，出了會計報表，也許只是我們工作的開始。它還要求我們對別的業(yè)務部門的業(yè)務進行監(jiān)督、管理并指導。這是一種革命，是革別的業(yè)務部門的命，革命就必然會遭到反抗!
再者是操作流程及ERP界面的改變。
目前中國的財務軟件，操作流程都是在財務內部，一般和別的業(yè)務部門不會有太大的沖突。操作界面都是很直接、簡單和友好的，我們財務人員記賬，輸入什么馬上就看到什么，做錯了憑證，沒有過賬前，我們可以修改，可以刪除�？傊o我們的感覺就是：財務軟件就是我的奴仆，我讓它向東它不會向西�？蒃RP卻不是這樣，在操作流程上，它是一個整體，整個公司是聯(lián)在一起的。它會從別的業(yè)務部門帶來一些自己的想法，這就需要財務部門為了了解它的想法而跨出財務部門和別的部門一起來保持協(xié)調。它的界面跟我心里的界面也不一樣!比如，多年下來，我認為輸入憑證只在一個界面，輸入之后我馬上看到的樣子是長的就一個鼻子一個眼。而它卻不是這樣，而ERP不同的憑證有不同的界面。錄入之后看到的除了一個鼻子一個眼外，還可能有了眉毛和胡子，要想找到它的鼻子和眼，還需要我們去認真的看看之后才能找到。更有甚者，我看到的憑證還可能不是我做的，是別人做好后自動傳給我的。如果你對它不熟悉的話，我們就會一頭霧水，越做越亂，達不到你要的結果。這對我們財務人員來說，也是另一種革命，是革我們自己的命，對自己革命，恐怕痛楚也只有我們自己清楚!
培訓結束之后，就開始了第二階段的初始數(shù)據(jù)的準備過程，ERP財務基礎數(shù)據(jù)的準備，比普通的財務軟件進行數(shù)據(jù)準備的要求高了很多，也復雜了很多。這從ERP的概念就可以看出來，ERP是企業(yè)資源計劃，這就要求有些基礎數(shù)據(jù)的維護一定要有整體的思想，一定要與別的部門聯(lián)合起來!只有這樣，搜集到的基礎數(shù)據(jù)才會除了滿足財務核算之外，達到管理的目的。概括起來，初始數(shù)據(jù)的維護主要有以下三類：
第一、 財務通用數(shù)據(jù)的維護。這類數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)財務基礎數(shù)據(jù)一樣，只需要根據(jù)會計準則和規(guī)范，每家企業(yè)都適用。例如會計期間、憑證序列、憑證編號的維護等等。
第二、 須根據(jù)企業(yè)實際，自行決定的財務數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)每家企業(yè)不盡相同，象會計科目的設置、會計分析點的設置等等。就是根據(jù)我們公司業(yè)務核算的實際需要，設置與我們公司相匹配的一級及明細科目的設置。這些數(shù)據(jù)的維護，我們得到了財務部的大力配合，在與大家的多次溝通和交流后，我們最終確定并維護了該類數(shù)據(jù)。在這里再次對他們的工作致以衷心的感謝!
第三、 與傳統(tǒng)財務軟件不同的財務數(shù)據(jù)的維護。這類數(shù)據(jù)的搜集，往往要往返幾個部門才能最終確定下來，而且工作量也十分巨大。比如我們往來戶中的供應商維護，對于在ERP系統(tǒng)做采購訂單的供應商，供方管理辦公室維護了該供應商采購方面的基礎數(shù)據(jù)，財務就需要在供方管理辦公室維護的基礎上，根據(jù)財務管理的需需要，維護該供應商的財務基礎數(shù)據(jù)。對于不在ERP系統(tǒng)做采購訂單的供應商，需要從財務部門搜集后一一輸入到ERP系統(tǒng)。在輸入的過程中，我們必須十分小心，因為稍不仔細，我們就會重復錄入。況且我們從財務部門得到的這部分數(shù)據(jù)還需要我們去進行加工整理。不過在項目小組別的同志的協(xié)助下，我們團結一心，通過加班加點，高質量的維護了2500家客戶和1200家供應商的全部信息。