檔案數字化工作總結范文
不經意間，工作已經告一段落，回想起這段時間的工作，一定取得了很多的成績，是時候認真地做好工作總結了。那么你有了解過工作總結嗎？以下是小編整理的檔案數字化工作總結，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
檔案數字化工作總結 篇1
自參加檔案工作以來，我接觸最多的是檔案數字化相關工作。在這1年多的工作經歷中，越發覺得檔案工作是一件非常有意義，而且富有挑戰的工作。正所謂“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”，檔案工作者只有通過不斷的實踐，不斷的作為，才能從中獲取寶貴經驗，提高自身檔案工作的專業素養!
檔案數字化工作可謂是任重而道遠。這不是一個簡單的工程，而是有其完整而有序的一個體系，其工作量頗大，需強大的人力、財力和物力作為支撐，方可有條不紊的進行。從拆卷開始一直到最后的還原，會經過目錄錄入、掃描、存儲備份、后期處理等過程，各道工序環環相扣，前面的工作沒做好，后期的工作就沒法進行。
檔案數字化有其方方面面的管理制度，檔案工作者需嚴格遵守各項規章制度，當然，這僅僅是一個前提。到了具體的數字化工作中就會有不同的規定和要求，我大體將數字化流程分為兩個部分，其一是掃描前處理，前期的工作包括調取檔案、拆卷、卷內目錄錄入、頁碼編號和檔案修補等等，這就要求我們的相關工作人員應持有對工作認真細致負責的態度，尤其是目錄錄入工作，前期的目錄錄入對后期的掃描掛接有著直接的影響，目錄錄錯將會導致后期需要進行大量的修改清理工作，嚴重地拖慢整體效率，舉個簡單的例子來說，一個小小的檔號錯誤，將會導致原文掛接失敗或者原文掛接到了不該掛到的地方，筆者曾遇到過各種各樣千奇百怪的掛接錯誤和目錄錯誤，究其原因之根本，是為目錄有誤!因此目錄錄入工作需要嚴格的審核和檢驗。
在這一年多的工作經歷中我與數字化掃描和信息化系統建設打交道的次數尤為最甚，也被掃描過程中軟硬件架構、掃描修圖效率種種問題搞得心力交瘁，但這些架構仍有其規律性和可塑性，比如打游戲可以作弊，那么我們架構硬件設備也可以提高效率。當然這并不是草率購上一兩臺掃描儀、配上一兩臺電腦這么簡單可以干好的工作，專業人做專業事情，他是需要團隊的支撐，數據的安全以及完整性是首要任務，然后掃描、修圖、掛接操作流程化，使之完美有效的完成工作。當然在架構軟硬件平臺的時候會遇到新的問題，在面對復雜疑難的問題時保持一種細心冷靜的心態去思考怎么解決這些錯誤?在這個過程培養自己、鍛煉自己、提高自己，這何嘗不是一種收獲?
數字化流程另一部分是掃描后處理。實體檔案經過掃描并按照相關要求保存在存儲設備后，需要經過圖片處理、圖片和目錄校對、掃描圖片數據備份和服務器掛接、最后實體檔案還原入庫。在掃描完成后還要進行一系列的抽檢工作，主要包括圖像數據抽檢、目錄數據及元數據抽檢、數據掛接抽檢和實體還原情況抽檢，發現問題應及時記錄并更正。值得一提的是數據備份這項工作尤為重要，及時進行數據備份可防止各種突發情況，以保護數據之完整安全，數據備份一般有三套，一是本地備份、二是異地備份、三是利用備份。我做的數據備份的載體是使用機械+移動硬盤雙保險備份，其技術指標能保證在25攝氏度和50%濕度的環境條件下長期存檔并能正確讀取信息。硬盤備份完畢后，將數據化工作使用過的硬盤移交給合作單位，防止數據的安全隱患，最后還需制作便貼封面貼在硬盤蓋上，便于保管利用。
路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索。路是自己走出來的，既然選擇了就堅定不移地走下去，不回首不回頭，惟愿蘭臺清風暢，流得萬世千古芳。
檔案數字化工作總結 篇2
一、促進教學檔案數字化管理理念創新
(一)高職院校領導應加強對教學檔案數字化管理的重視。要充分認識到，數字化管理不同于傳統的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一個全新的改變，要制定相關數字化管理的制度和政策，提高全體教職員工的數字化意識，這樣才能保證數字化管理的有效實施。
(二)確立教學檔案數字化管理的“全過程”理念，在教學過程中將數字化管理理念融入其中。高職院校教學檔案數字化管理的實施，并不是某一個部門或某部分教師就能開展起來的，它需要全院教職員工的配合和支持。尤其是教學一線教師，要樹立數字化管理意識，從源頭上下手，對教案、教學計劃制訂固定的統一格式，對自己的教學資源按照數字化管理要求進行標準化整理，對學生的畢業作品、社會調查報告、社會實踐報告也按數字化管理要求進行整理。
二、完善教學檔案數字化管理的硬軟件條件
加大經費投入，搭建并完善教學檔案數字化管理的硬軟件平臺，是高職院校教學檔案數字化管理的重要基礎。做好這項工作，可以從以下幾個方面入手:
(一)加大經費投入。數字化管理對硬件提出了更高的要求，如計算機、打印機、掃描儀、照相機等設備都是實現數字化管理的基本保障。除了這些基本的設備外，隨著技術的進步和市場的變化，還要適時進行設備更新和系統升級。電子檔案的管理不同于紙質檔案，它從形成到利用都離不開技術設備。要實現數字化管理的目標，計算機等硬件設備的質量和性能是一個重要因素。
(二)進一步完善信息服務平臺。一個良好的信息服務平臺可以大大提高檔案利用率。信息服務平臺要保證廣大教職員工、學生能夠在最短的時間內找到最準確、最有效的相關教學資源，這不僅要有一個暢通的網絡環境，更要有一個科學合理的信息服務系統。
(三)搭建教學檔案數字化管理信息共享與交流平臺。教學檔案管理工作的技能方面，包括網絡基礎和文字處理、數據處理等。為進一步提高檔案職業隊伍的信息化素養，需要加強構建信息化研討和交流的平臺，加大專題會議、現場觀摩、網絡討論、聯合進行課題研究等，并通過繼續教育等多種手段提高從業人員的工作技能。
三、推進教學檔案管理的機制創新
推進教學檔案數字化管理，不僅是理念和技術的問題，同時也是機制的問題。機制不活、機制不順，教學檔案數字化管理就落不到實處。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節。
(一)建立標準化工作流程。推進數字化檔案管理機制創新，就應當變革現有的教學檔案管理機制，診斷其中存在的問題，建立新的適合數字化教學檔案管理的工作機制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數字化教學檔案管理提供條件。
(二)建立健全數字化教學檔案管理的'領導機制。建立由學校分管領導、教務處主管部門以及下屬學院組成的數字化教學檔案管理的領導機構，作為推進數字化教學檔案管理的決策部門，及時發現并解決其中的問題。
(三)以人為本，建立教學檔案人性化服務機制。高職院校教學檔案服務機制堅持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發點和落腳點，不斷滿足廣大師生員工對檔案信息的需要，開展個性化服務、主動化服務。個性化服務，就是要滿足不同檔案利用群體的不同需求，針對不同的利用者采取不同的服務方式，擴展檔案利用服務的范疇。開展個性化服務，必須分析高職院校教學檔案用戶類型、需求，這是檔案服務的出發點和依據。主動服務實際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過檔案工作者的主觀努力，發揮創造精神，以各種形式為高職院校各項工作提供服務。
四、提升教學檔案管理人員的基本素質
目前，人員素質參差不齊，也是影響教學檔案數字化管理的一個重要因素。傳統意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔任，對于文化水平和相關業務水平沒有太多要求，從事著簡單的整理、裝訂和編號、入庫工作。在推進數字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質亟待提升。一般來說，數字化管理下的檔案管理人員應該既有一定的專業水平，還有較強的專業知識，是集知識與技能于一身的綜合型人才。概況起來，主要有如下幾個方面的要求:
(一)具有一定的計算機操作能力。現代科技的發展，為教學檔案數字化管理提供了條件。同時這也要求從事數字化教學檔案管理的工作人員應該具備相應的技術素質，能夠操作教學檔案數字化管理系統，能夠提供相應的錄入、管理、更新等服務。否則，教學檔案數字化管理就難以實施。
(二)具備一定的網絡查找能力及外語能力。作為一名高職院校檔案管理人員，不僅要了解國內相關信息，更應該充分利用互聯網全面、快速、準確的特點，查找國外重要檔案信息
資源。當然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語能力。
(三)具備操作現代辦公設備的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公設備很多，如打印機、復印機、裝訂機、掃描儀等。只有在熟練掌握這些設備的性能和功能的基礎上，才能有效完成檔案管理工作。同時，電子電器類設備更新換代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的設備外，還要不斷探索和學習，以適應新產品的功能。
(四)具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對檔案管理工作進行科學研究的能力，在實踐中不斷總結經驗，并進行理論提升。
五、創設教學檔案快速服務和高效使用平臺
檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對這些庫存檔案的利用少之又少，甚至是無人問津。由于檔案沒有得到利用，沒有發揮它本來的價值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。信息化時代的到來，可以說為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網絡、計算機等設備使檔案利用率更高，更好地服務于廣大教職員工。
(一)針對廣大師生員工開放教學檔案網絡服務平臺。目前各高職院校都有自己的網站，只要在網站上設置一個檔案查詢專欄，教師和學生都可以通過自己的用戶名和密碼輕松在網上找到自己需要的檔案信息，既不需要專程去檔案室查詢，也不需要翻閱大量的檔案材料，只需在網上搜索相關主題，就能看到與此相關的信息，真正實現在網絡平臺上與校內檔案網站有效銜接，大量節省了人力、物力和財力。
(二)提高全院教職員工的檔案查詢和利用意識。教職員工多學習優秀的教學資源，多學習其他高職院校甚至高等院校的教學資源，為我所用，能夠提高教學水平和教學管理水平，促進學院教學整體水平上一個新臺階。因此，高職院校要多方面宣傳和號召教職員工、學生多瀏覽學院網頁，多查看學院教學檔案，為課堂教學、教學管理提供有益的參考和借鑒。
檔案數字化工作總結 篇3
1、數字化處理的優勢體現
1.1平面圖形數字化
在藝術檔案中常常會遇到一些老照片隨便著時間的推移而發生破損、缺失或者質量較差的情況，這就可以用到現代高科技手段，通過掃描儀、數碼相機等硬件設備，將數據信號輸入，再通過photoshop等圖像處理軟件來對照片進行校色、去斑、修補，使照片恢復到原來的面貌，這樣就會使藝術檔案中很多寶貴的照片得到修復和保留，而且還徹底解決了無底片和照片圖像質量差的兩個問題。
1.2視頻圖像數字化
在近幾年的藝術檔案工作中，視頻元素已逐漸成為藝術檔案中不可缺失的重要組成部分。因此，藝術檔案管理人員如能掌握視頻信息的修復技術，可以利用專業視頻的采集卡錄入，通過計算機將模擬信號轉換成電子數字信號，并且能夠采用premiere等軟件來修補損害的視頻片段，然后通過后期的編輯合成，最終刻錄成為CD、VCD等等格式的光盤，這樣就會使視頻中的數據具備更大的價值，并且按照檔案管理要求的格式將數據存儲在脫機載體上，如此以便長期的存放，最終克服掉了錄像不能長期保存的問題。
1.3文檔檔案數字化
對于文檔的保護來說數字化檔案存在著很大的優越性。因為母本文件在經受復制和其他的處理中，就會遭受到空氣的氧化、光敏等等因素的影響，最終會導致檔案的質量變得越來越差，因為原件檔案的受損會使珍貴歷史檔案文獻遭受到巨大的傷害，對文化的傳承和記錄等等造成無法彌補的損失。所以應該利用掃描儀將母本進行錄入，通過這樣的方式來使母本得到復制，保障母本的完整性，即便是母本發生損害也有相對應的副本。
1.4信息傳遞數字化
信息網絡的構建和信息的共享因為檔案數字化的處理而得到了更好的展現，使之發展成為一個快捷的平臺，因為檔案數字化的推進，使各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享和網絡平臺的鏈接得到了更好的促進，最終帶給信息傳遞一定的數字化，保障了信息傳遞的方便快捷，同時還可以保障信息傳遞的質量。
2、數字化檔案的利用
2.1戲劇的傳承
傳統戲劇的傳承，主要就是依靠老師對學生進行傳授、幫助和帶引。近些年，一些劇院的著名老藝人相繼退休，不再登臺演出，而青年演員沒有老藝人成熟的經驗和技能，這對劇院的發展無疑是一個很大的問題。要想應對這樣的現狀，檔案室應該做出相應的舉措，要挽救這種現狀，所以就應該利用數字化處理過后的視頻光盤等資料讓青年演員從中學習，帶給青年演員更多的啟發和思考，而且能夠令青年演員隨時調用檔案資料，讓青年演員通過反復的視聽來對前輩的唱腔韻味進行琢磨和體會，最終培養他們的演出技巧和能力。
2.2劇目的復排
對于劇院的一些經典大劇來說，常常會用到眾多的演員，而且具有非常大的場面，所以這就需要有一個十分困難的復排工作。而利用檔案數字化處理的數據光盤便可以輕松的解決這個難題，數據光盤中包括了很多的內容，無論是演員和樂隊，前臺還是幕后，燈光、服飾、道具、效果都一應俱全的呈現在劇院工作者面前，能夠達到一應俱全、一目了然的效果，劇組只需要照樣學樣即可，便可以在很短的時間內使排練具有更加理想的效果，這樣既能夠省時也能夠省力，還可以節約演出成本，為劇院創造更大的效益。
2.3對外交流發展
無論是對外媒體進行宣傳的資料，還是向上級單位進行日常工作的匯報、藝術材料的申報以及兄弟單位之間的藝術交流等，只要具備了藝術檔案都會變得更加簡單便捷，而且還在時間上有了很大的節省，并且能夠在人力財力方面得到很大的調整和改善，提升了作用力和工作效率，增強了劇院的對外影響力，而且為劇院創造了更多的收益，增加了文化單位的社會效益。
3、數字化電子檔案管理
3.1整理歸檔要求
首先應該對具有歸檔條件的數字化文檔和符合檔案管理要求的文檔按照一定的格式存儲到可以長期保存的脫機載體上。然后將歸檔的數字化文件進行檢索工具的編制，并且按照序號、題名、責任者、文號、每份文件機讀時間和位置等等內容進行說明和記錄，要使歸檔數字化文件的著錄符合國家檔案著錄的相關規定和要求。對于文字處理技術下的數字化文件要注明文件的存儲格式以及屬性。接著利用掃描儀對文檔進行掃描進而得到圖象電子文件。如果啟用非標準壓縮算法，則應該收集相關的軟件。若使用視頻設備來得到動態圖象文件，那么壓縮算法和軟件就應該派上用場。若是采用音頻設備來得到文件，則應該收集文件的屬性標識和相關軟件。
3.2與紙質檔案的并存
首先要保存和紙質等文件內容一樣的數字化檔案的時候，應該對紙質文檔和數字化文檔進行有效的標識，這樣容易使其區分開來。在對數字化文檔和紙質或者其他載體的文件進行歸檔的時候，一定要對其內容，相關說明以及描述進行充分的說明，使之具備一致性。還有對有價值意義的電子文件進行保存的時候，一定要做好紙質等硬性的拷貝，如此使電子文件和紙質文檔一起入檔。還有就是在計算機辦公的狀態下產生的數字化文檔一定要對其進行嚴格的保護，不能使其受到非正常的改動。
3.3數字化檔案的安全問題
對于數字化檔案的安全應該確保檔案實體的安全和檔案機密的安全。首先我們來看檔案實體安全的維護。對于歸檔檔案應該做出防寫處理。不能對涂層進行擦、劃、觸摸等等記錄。載體應該直立放置，避免載體遇到塵土，防止載體變形。對于數字化檔案的存放溫度應該保持在14度到24度之間，而且濕度要保持在45度到60度之間。還要使其遠離磁場，要使其隔離有害氣體，并且能夠定期的進行檢查。其次我們來介紹一下檔案機密的安全。數字化檔案使用者應該按照規定使用檔案，同時應該注意檔案的保密性。數字化檔案上網或者聯網的時候應該符合國家或者單位的保密要求，能夠對保密文檔做出有效的防范措施和監管保障。保密文件的銷毀應該連同不可擦除的載體一并進行銷毀。對于數字化檔案的銷毀來說，要先辦理審批手續。非保密文檔可以進行邏輯刪除。
檔案數字化工作總結 篇4
一、新時期下檔案數字化管理中存在的問題
1.對檔案數字化管理重視程度不高
在檔案管理過程中，數字化的檔案管理重視程度不高，沒有充分發揮數字化檔案管理的重要性和積極作用。由于對檔案數字化管理重視程度不夠，檔案管理工作的資金以及技術投入也不多，不利于檔案管理數字化的實現。
2.數字化檔案管理工作量大
在推進檔案數字化管理的過程中，需要對原有的檔案進行數字化處理和管理。利用文檔對所有的檔案進行規劃化處理，便于日后的再次利用，建立網絡使用平臺，對相關數據進行加密、備份，設置防火墻，避免信息丟失。而且隨著信息技術的不斷升級，還需要不定期對電子版的檔案資料進行升級，可見實現檔案資料的數字化管理是一項十分繁重的任務。
3.資金、設備投入力度不夠
實現檔案的數字化管理，資金設備是關鍵，要進行檔案信息化，就需要大量資金和設備，例如計算機、打印機、復印機、掃描機、縮印設備等，這些電子產品的更新換代速度比較快，需要不定期的資金投入，對設備進行更換、維修等。
4.檔案管理人員素質能力有待加強
檔案管理人員的素質能力對于數字化檔案管理具有積極的意義，然而在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員的素質能力還有待加強，對檔案管理的專業知識不扎實，計算機的操作不夠熟練，不利于實現檔案管理的數字化。
二、新時期下檔案的數字化管理
1.提高認識，樹立全新的檔案管理理念
要實現檔案管理數字化就必須提高對數字化檔案管理的認識，樹立全新的檔案管理理念，形成現代化的檔案管理意識，轉變傳統的等客上門、保守的管理理念，實現主動式的管理服務，為檔案的數字化管理提供有利的支持。
2.制定完善的檔案管理制度
新時期，要實現檔案的數字化管理，需要完善的檔案管理制度作保證，建立專門的檔案管理小組，對檔案的內容收集、整理、錄入、查詢、使用等環節都制定完善的管理制度，并將檔案按照不同的用途、不同部門、不同需求等進行分類管理，建立健全檔案保密制度、數字化檔案的審核制度、日常的使用查詢制度以及安全管理制度，找到數字化檔案最合理的管理方式，避免信息資源的浪費，形成數字化管理意識，減少人力、物力、財力的浪費，實現高效的數字化檔案管理。
3.定期整理檔案
雖然數字化檔案管理模式已經給廣泛的使用，但是在檔案管理中還有一些資料需要進行紙質保存，對于這些檔案資料，可以在數字化檔案中進行標記，并定期整理這些檔案資料，確保檔案資料被合理管理，實現檔案的完整性。同時，應對以往掃描、錄入、查詢等檔案信息進行定期的整理，以便滿足檔案使用者的需求。
4.定期對數字化檔案管理系統進行更新
科學技術是不斷發展和更新的，信息化的檔案管理設備、軟件等也應定時進行更新，從而保證檔案管理工作更加順利、高效進行。不能認為當前的檔案管理系統還能使用，更新換代需要花費大量資金而放棄對管理系統設備進行更新，對檔案管理系統進行更新有助于管理系統更長久的工作。對數字化管理系統進行更新主要是對計算機的硬件配置進行檢查、更新，保證檔案管理系統更加安全、高效。對于軟件的更新，應選擇安全、適合的軟件，保證檔案數據資料的安全。
5.做好安全管理工作
在數字化檔案的管理過程中，需要有完善的安全體系作保障，保障檔案管理的基礎設施、組織管理、法律制度、安全技術以及災難恢復等，就是在法律規范的作用下，利用先進的安全管理技術，對整個安全組織管理下的安全基礎設施進行備份和恢復，建立完善的風險防范機制，保證檔案資料的安全，也使數字化的檔案管理工作更加高效、順利的開展，促使檔案管理的信息化水平逐漸提高，更好的為檔案使用提供便利。同時，建立完善的監督管理機制，加強監管，避免檔案信息泄露。
6.提高檔案管理人員的素質能力
數字化檔案管理工作的有效開展離不開高素質的檔案管理人員，但是目前，檔案管理人員的素質能力還不高，對檔案管理以及計算機知識掌握不到位，不能很好地開展檔案的數字化管理工作。所以，必須努力提高檔案管理人員的素質能力，加強對他們的教育培訓工作，提高他們檔案管理方面的理論知識和實踐技能，加強計算機相關技術的學習，熟練掌握計算機的操作，同時加強檔案管理人員的職業道德教育，使他們富有責任感，能夠做好檔案的保密和管理工作，不做違背職業道德的事情，認真負責，愛崗敬業。
三、結束語
新時期下實現檔案的數字化管理符合當前社會的發展需要，應認識到目前檔案數字化管理過程中存在的問題，并采取積極地措施加以解決。制定完善的管理制度，定期對檔案資料以及檔案管理系統進行更新和維護，保證其高效運行，加強檔案的安全管理工作，避免檔案信息的泄露，努力提高檔案管理人員的素質能力，逐步提高檔案數字化管理的質量。
檔案數字化工作總結 篇5
一、方志館檔案數字化管理的重要性
檔案作為一種原生態信息資源，其重要性正日益顯現出來，憑借信息技術為檔案利用工作服務，為社會各界服務，是我國檔案事業發展的必由之路。方志館檔案已經推行辦公自動化系統，檔案管理引進了數字化建設，但對電子文件管理的意識比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費。部分仍采用傳統的檔案管理模式，從業人員的專業技能跟不上信息化發展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應盡快找到傳統模式與先進技術的結合點，逐步展開數字化檔案管理建設，實現資源共享。同時要加強檔案干部隊伍建設，提高工作效率，增強檔案業務部門的服務水平，更好地發揮方志館檔案的社會功能。
二、方志館檔案數字化管理的基本特征
方志館檔案數字化工作是在傳統管理基礎上，引進新科技、加入創新，使之成為順應時代發展、滿足社會需要的新型檔案管理模式。數字化檔案管理與傳統檔案管理最大的一個不同點是儲存媒介的變化，傳統檔案管理主要以紙質為媒介，對檔案信息進行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現差錯。利用計算機對檔案信息進行數字化儲存和管理，能夠節省空間和人力。通過局域網、互聯網等計算機檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統的檔案管理，在遠程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實現信息化管理后，便可利用網絡隨時隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實現了方志館館藏檔案信息資源的共享。
三、方志館檔案數字化管理的措施
1.科學規劃。隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字采集技術（錄音、錄像、照相）、數據庫技術、多媒體技術、信息存儲技術的不斷發展和完善，檔案數字化管理也在不斷的發展進步，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，以計算機為網絡終端，互聯網、局域網為平臺，能夠突破時間和空間的局限，實現方志館檔案信息資源共享。所以，方志館檔案數字化管理應本著從實際情況出發，科學制定合理規劃，對傳統檔案信息進行數字化，將重要檔案信息及時進行數字化歸檔入庫。同時，要充分利用計算機及專業人員的優勢，在保障檔案信息完整性和安全性的基礎上，保證檔案數字化信息體系的完整性和健全性。2.安全保障。安全體系建設是檔案管理的重要環節，將紙質檔案轉變為數字檔案后，能夠增強檔案保管的安全性，但也應借鑒紙質檔案管理的一些管理原則。歷史久遠的檔案材料數字化后，應改善和提高保管條件，及時更新庫房陳舊保管設備等。數字化檔案有優勢也有弊端，應加強防范，否則會造成重要的檔案信息外泄，造成不應有的損失和影響。因此，在做好檔案信息數字化加工的同時，要做信息安全保障工作，要加強人員專業培訓管理，提高防范意識和管理水平，定期維護系統，有效及時排查安全隱患；建立安全防護系統，包括計算機系統安全防范體系，密碼保護系統、病毒防護系統等。同時，應明確錄入、查閱、調閱和復制權限，防止對檔案信息內容的篡改。3.人才保障。方志館檔案信息資源日益增多，應注重館藏檔案數字化管理人才的培養，檔案數字化信息管理，涉及計算機軟硬件及掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理基礎知識等多個學科，而不是僅僅懂得計算機或傳統紙質檔案管理知識的人員所能勝任的�？茖W規劃管理離不開人員隊伍建設，更離不開專業人才。所以，方志館應積極引進和培養檔案信息化專業技術人才，加強專業人才培養，把檔案數字化管理列入方志館檔案改革工作中，建立行之有效的學習制度和管理系統，在人員管理中，應分工合理，即要專人專崗又要分工合作，既要掌握數字檔案的操作流程，還要掌握計算機系統和網絡安全的防護措施，確保檔案信息的安全性和完整性。同時，方志館還應注重檔案管理員技能培訓工作，為檔案管理員創造培訓機會，相互交流，共同進步，使其更好地完成工作。
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