商貿(mào)公司財務(wù)制度

商貿(mào)公司財務(wù)制度

　　在不斷進步的社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編為大家整理的商貿(mào)公司財務(wù)制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　為加強公司的財務(wù)管理工作，結(jié)合本公司的實際情況，分別從資金管理、商品進銷存管理、費用管理、會計檔案管理、銷售收款、資產(chǎn)管理、內(nèi)部審計等方面規(guī)范企業(yè)的財務(wù)行為，特制定本制度。

　　1.本公司由總經(jīng)理全面直接領(lǐng)導(dǎo)財務(wù)會計工作，任免各級財務(wù)人員。

　　2.本公司記帳本位幣為：人民幣，現(xiàn)金結(jié)算的最小金額至xx元，銀行結(jié)算的最小金額至分。

　　3.財務(wù)收支的管理

　　(1)為減少現(xiàn)金保管的風險，公司庫存現(xiàn)金最高限額為5000元/天，支付款項時，盡量采取銀行轉(zhuǎn)帳或匯款的方式。

　　(2)提取現(xiàn)金超過5萬元及以上的，可向公司申請派車或派人進行安保措施。

　　(3)出納人員每日對現(xiàn)金、銀行存款余額進行盤點，發(fā)現(xiàn)不符的，及時向財務(wù)主管匯報，并積極查找原因，做到帳實相符。

　　(4)因工作失誤的原因造成帳實不符的，出納人員負有完全賠償責任;對于到銀行提取現(xiàn)金出現(xiàn)意外遭受損失的，有公安部門確鑿證據(jù)的，由公司承擔損失，否則由出納人員和安保人員共同承擔;對于庫存在公司的現(xiàn)金發(fā)生被盜，有公安部門確鑿證據(jù)的，由公司承擔損失，否則由出納人員自行承擔。財產(chǎn)損失的實際賠償將視具體情況由公司分析確定。

　　(5)出納人員不論任何原因，不可私自挪用公司現(xiàn)金或盜用公司支票進行私人交易。一旦查獲，立即開除且追究法律責任。

　　(6)出納人員憑已經(jīng)完成審批手續(xù)的單據(jù)進行付款，未完成審批手續(xù)的，出納人員有權(quán)拒付。

　　(7)現(xiàn)金余額要作為移交。

　　4.商品的進銷存管理

　　業(yè)務(wù)人員做好商品入庫、銷售開單出庫及庫存商品保管工作。具體操作參照“進銷存管理制度”。對于庫存商品帳實不符的，參照“財務(wù)收支的管理”辦法執(zhí)行。庫存商品要作為移交。

　　5.費用管理

　　財務(wù)主管嚴格審核原始單據(jù)的真實性和正確性，有標準支出的費用，如工資及補貼、社保費標準、公積金標準、房租、出差的住宿費、伙食補貼和公雜補貼等，嚴格按照公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　6.會計檔案管理：財務(wù)檔案是指會計憑證及附件、會計帳薄、財務(wù)報表、財務(wù)報告、空白發(fā)票等等。

　　(1)支票管理：需設(shè)一專門登記薄做詳細的流水記錄。對空白支票應(yīng)保管好，對已簽出的支票應(yīng)由領(lǐng)取人簽名并記錄入冊。支票要作為移交。丟失空白支票應(yīng)及時向財務(wù)主管匯報，及時處理，不可為公司造成損失。

　　(2)發(fā)票管理：發(fā)票和發(fā)票購買本由專人保管，會計人員憑審批好的“開立發(fā)票申請單”開具發(fā)票。發(fā)票依次由業(yè)務(wù)員和客戶簽領(lǐng)，客戶的“發(fā)票簽收回執(zhí)”須繳回財務(wù)�？瞻装l(fā)票要作為移交。

　　(3)印章管理：印鑒與支票應(yīng)分開管理，印鑒中的“財務(wù)專用章”、“發(fā)票專用章”由財務(wù)主管保管，“法人名章”出納人員保管。出納人員開出支票或三聯(lián)收據(jù)后，經(jīng)財務(wù)主管復(fù)核加蓋相應(yīng)的印章方為有效。印章要作為移交。

　　(4)憑證管理：公司現(xiàn)采用財務(wù)軟件記帳，每月結(jié)帳并生成報表后，需要打印當月的憑證，并將原始單據(jù)粘貼在記帳憑證后，裝訂成冊并粘貼憑證封面。憑證封面須填寫公司名稱、憑證月份和日期，憑證編號，當月第幾本，當月共幾本，從開業(yè)至當月累計的序列號。憑證要作為移交。憑證管理期限為15年。

　　(5)報表管理：每月15日前需將當月申報的所有報表打印裝訂成冊，全年裝訂成一本。報表要作為移交。報表管理期限為15年。

　　(6)帳本管理：每年的2月必須打印上年的電子帳本，按總分類帳、明細帳(資產(chǎn)類、負債類、所有者權(quán)益和損益類)分開裝訂成冊。帳本封面按公司名稱、年份、總帳科目名稱填列。帳本要作為移交。帳本管理期限為15年。

　　(7)公司保存的銀行對賬單、會計憑證、報表及合同等會計檔案原則上不得借出。如有特殊需要，報經(jīng)公司總經(jīng)理批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　(8)會計檔案的銷毀：

　　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

　　由財務(wù)審計中心提出申請，并編制會計檔案銷毀清冊，由綜合管理中心提出銷毀意見，報總經(jīng)理批準后進行銷毀。

　　銷毀會計檔案時，應(yīng)當由財務(wù)審計中心和綜合管理中心共同派員監(jiān)銷。

　　監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。

　　7.銷售收款

　　財務(wù)人員及業(yè)務(wù)人員應(yīng)相互配合，既要保證銷售業(yè)務(wù)的順利進行，又要確保銷售款項的按時收回。財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)銷售合同及業(yè)務(wù)實際情況及時開具發(fā)票，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時提供銷售業(yè)務(wù)的實際進展情況，并及時送票和結(jié)款。對不能及時結(jié)款的，應(yīng)取得業(yè)務(wù)經(jīng)理或總經(jīng)理的支持。

　　8.資產(chǎn)管理：該部分資產(chǎn)是指除現(xiàn)金外的實物性資產(chǎn)，包括固定資產(chǎn)和低值易耗品。固定資產(chǎn)分四大類：房產(chǎn)、電子設(shè)備、辦公家具和運輸設(shè)備，各大類的折舊期限分別統(tǒng)一為40年、3年、5年和5年，折舊的計算方法采用直線法(平均年限法)，均按5%計凈殘值。低值易耗品不做大類分項。該部分資產(chǎn)由使用部門進行實物管理，由財務(wù)中心進行帳務(wù)管理。財務(wù)中心每月將固定資產(chǎn)和低值易耗品的明細帳冊發(fā)往管理中心進行核對。每年年底財務(wù)中心組織使用部門及其相關(guān)人員進行資產(chǎn)盤點，并提交盤點的書面報告。

　　9.內(nèi)部審計

　　檢查各部門對財務(wù)管理制度的執(zhí)行情況，提出防止差錯和弊端的改進意見。

　　審計人員必須每月至少一次對其貨幣資金進行抽查。否則，一旦出現(xiàn)虧空，審計人員負有不可推卸的連帶責任。

　　審查對外報送的會計報表的合理性和正確性。

　　付款審批程序及核準權(quán)限(重點)

　　為規(guī)范公司員工各項日常運營的支出、提高處理效率、減少爭議，特制訂此指引。各員工需要按以下程序進行審批核準后方可到財務(wù)部門辦理報帳，出納人員對于未完備手續(xù)的票據(jù)有權(quán)不予以辦理。請各員工認真對待，積極配合，嚴格執(zhí)行。

　　一、公司報帳的相關(guān)規(guī)定：

　　1、公司使用的報帳單據(jù)類型說明：

　　(1)費用報銷單：員工個人報銷除差旅費以外的日常費用，必須取得正式發(fā)票或行政事業(yè)收據(jù)等原始憑證，并按要求完整填寫好《費用報銷單》;

　　(2)差旅費報銷單：員工個人報銷出差費用，必須取得正式發(fā)票，并按要求完整填寫好《差旅費報銷單》;

　　(3)支出證明單：所有費用支出后原則上必須取得正式發(fā)票，如遇確實無法取得正式發(fā)票或行政事業(yè)收據(jù)的情況的，需根據(jù)三聯(lián)收據(jù)、支付小票或?qū)嶋H支出金額，按要求完整填寫好《支出證明單》;經(jīng)證明人及總經(jīng)理審批財務(wù)方認可。

　　(4)借款單：公司原則上不允許個人原因借支。因公事借支的，借款人必須先按要求完整填寫好《借款單》;經(jīng)理每月借支限額10000元，業(yè)務(wù)員每月借支限額5000元，其他人次每月借支限額20xx元。

　　(5)付款通知單：費用未取得發(fā)票、支付貨款、支付其他欠款時使用。

　　2、按次報銷原則：

　　任何日常費用(不含差旅費用及外地辦事處費用的報銷)原則上應(yīng)于費用發(fā)生后的次日(工作日)到財務(wù)部進行費用報銷;差旅費原則上應(yīng)在出差回來后的3個工作日內(nèi)進行報銷;公司設(shè)外地業(yè)務(wù)員所發(fā)生的費用原則上按月進行報銷。業(yè)務(wù)員應(yīng)編制費用的日常收支臺帳明細，每周發(fā)至出納郵箱，并在當月的最后一周內(nèi)將票據(jù)以快遞方式送達財務(wù)審計中心進行報銷，做到當月費用當月歸集。如遇特殊原因無法在公司規(guī)定時間內(nèi)進行費用報銷的，應(yīng)向負責人報告并經(jīng)總經(jīng)理批準。未按公司規(guī)定時間逾期報銷且未經(jīng)有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)審批的費用自行承擔。

　　二、填寫付款憑證的注意事項：

　　(一)付款單據(jù)填寫注意事項：

　　1、費用報銷單：除各個項目須正常填列外，報銷的項目必須填列清楚，用途須填寫詳細，如報市內(nèi)外車費，須填寫因什么事項、從哪里到哪里去的車費。

　　2、差旅費報銷單：除該單據(jù)內(nèi)的金額須對應(yīng)項目填列外，出差事由及同行人員、起訖地點、往返日期及逗留天數(shù)，都須填寫清楚，以便復(fù)核相應(yīng)費用及差旅津貼;若出差為自駕車，汽車的所有費用則使用“費用報銷單”填列，并同時與“差旅費報銷單”一并報銷;出差人員若有兩人及多人同行的，所有該次的費用報銷統(tǒng)一由一人進行提交，不可分次報銷(為分清各人帳目，可在發(fā)票后面寫上出差經(jīng)辦人的姓名)。

　　3、支出證明單：對于超過100元的沒有正式發(fā)票的支出，須有證明人簽字。

　　4、借支單：

　　(1)屬于“備用金制度”規(guī)定的公司批準可持有備用金的人員(以下簡稱“備用金”人員)，費用報銷按正常程序進行。即報銷費用時，財務(wù)全額按費用金額支付。

　　(2)員工臨時借支或“備用金”人員需臨時調(diào)高額度的，填寫借支單，待費用報銷時，財務(wù)人員扣除借款后支付差額，若費用不足以抵借支的，經(jīng)辦人須繳回差額，無法繳回差額，于當月工資中直接扣除。并按“前款不清，后款不借”的原則。

　　5、付款通知單：請正確、詳細地填寫付款用途。

　　6、一張報銷單僅能有一個經(jīng)手人和一個收款人，且兩者要一致。不一致的，經(jīng)辦人須向財務(wù)審計中心書面提交委托收款書。

　　7、報帳人在“經(jīng)辦人”處簽字，待收到現(xiàn)金后在“收款人”處簽字確認收款。通過銀行轉(zhuǎn)帳的，經(jīng)辦人可不辦理簽收手續(xù)。

　　8、不按以上規(guī)定正確填寫單據(jù)而造成無法付款或不能及時付款的后果由經(jīng)手人承擔。

　　(二)報銷憑證的提交要求：

　　1、所有發(fā)票的“付款單位名稱”一欄，一律寫公司全稱，不可寫員工個人姓名、汽車加油費不可寫汽車車牌號碼、手機話費報銷不可寫手機號碼等。

　　2、實物類發(fā)票(如辦公用品等)：發(fā)票的項目或內(nèi)容上需填寫購買的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價及金額。若購買的物品較多，發(fā)票無法全部載明的，可提供供貨方的清單小票并加蓋紅章(公章、發(fā)票專用章或業(yè)務(wù)章等)。

　　3、維修類發(fā)票：須在發(fā)票上寫明項目內(nèi)容或出具加蓋紅章的維修清單并附《維修申請表》。

　　4、出租車發(fā)票：不得連號，如特殊情況需書面說明,報銷單上須寫明經(jīng)辦事由、起始地和終止地。發(fā)票的日期是當次發(fā)生且有效的，不屬當次發(fā)生的費用公司不予支付。

　　5、因熱敏紙質(zhì)票據(jù)的字跡會在一定時間后消失，所以凡此類票據(jù)無需粘貼，復(fù)印后對復(fù)印件進行粘貼，原件可用訂書機訂在復(fù)印件上，做為審批的附件。

　　6、報銷憑證的原始票據(jù)統(tǒng)一使用液態(tài)膠水粘于“環(huán)保紙”或“粘貼紙”上。粘貼時，每張發(fā)票按階梯式的方式逐張粘貼至最左邊，“粘貼紙”的尺寸不可超過A4紙的一半大。每疊粘貼的發(fā)票附件的數(shù)量及金額填寫在“粘帖紙”右上角，報銷單后附所有報銷憑證數(shù)量應(yīng)與填列在“粘貼單”右上角“單據(jù)及附件”的數(shù)量一致。

　　7、出納人員付款后，須在原始發(fā)票騎縫處加蓋“現(xiàn)金付訖”或“銀行付訖”章。

　　(三)以下報銷憑證無效：

　　1、發(fā)票上的付款單位名稱不是單位全稱的發(fā)票;定額發(fā)票也要加蓋單位全稱條形章并補簽日期。條形章由行政管理中心統(tǒng)一訂制，發(fā)放至每個部門由專人保管。

　　2、沒有收款單位或開票單位發(fā)票專用章的發(fā)票。

　　3、大小寫金額不符的發(fā)票。

　　4、內(nèi)容被涂改過的發(fā)票。

　　5、經(jīng)審核被認定為假的發(fā)票的。

　　6、報銷憑證上的重要內(nèi)容不清晰的。

　　7、按稅局有關(guān)規(guī)定已被停用的舊版發(fā)票。

　　8、報銷經(jīng)辦人或申請人非本公司在職員工。

　　9、其他不符合規(guī)定的報銷憑證。

　　三、付款流程及核準權(quán)限

　　1、付款流程：

　　需要報帳的員工請使用相應(yīng)報賬表單填寫清楚，交部門經(jīng)理簽字確認、財務(wù)部經(jīng)理復(fù)核、總經(jīng)理或授權(quán)核準人核準后，出納人員根據(jù)庫存資金情況及時予以安排。即：經(jīng)辦人→證明人→財務(wù)主管→總經(jīng)理→出納，單據(jù)的傳遞也是如此。

　　2、需前置審批類目的報帳程序及核準權(quán)限

　　(1)交際費用：預(yù)估交際費用金額每次達到或超過300元的，由經(jīng)辦人員提出書面交際費用申請單，書寫清楚交際用途、預(yù)計所需金額及達到的目標，經(jīng)總經(jīng)理核準后，方可填寫借支單，連同交際費用申請單一并交由財務(wù)主管復(fù)核，出納人員憑手續(xù)齊備的兩單可辦理現(xiàn)金支出。待實際費用發(fā)生后，經(jīng)辦人于次日必須填寫費用報銷單或支出證明單經(jīng)總經(jīng)理復(fù)核、財務(wù)會計復(fù)核、總經(jīng)理核準后到出納處報銷。

　　對于交際費用的粘貼和復(fù)核的特別說明：

　　粘貼：報銷人必須按次粘貼，并詳細說明用途;

　　復(fù)核：財務(wù)主管進行復(fù)核時，必須逐張核對其發(fā)票是否同一單位名稱、有連續(xù)編號的必須查看是否連續(xù)編號。

　　(2)差旅費用：出差前由經(jīng)辦人員提出書面差旅費用申請單，書寫清楚所往地點、事由、所需時間及預(yù)估費用，經(jīng)總經(jīng)理核準后，方可填寫借支單，連同差旅費用申請單一并交由財務(wù)復(fù)核，出納人員憑手續(xù)齊備的兩單可辦理現(xiàn)金支出。待實際費用發(fā)生后，出差人員于返回公司的次日起3個工作日內(nèi)必須填寫差旅費報銷單、費用報銷單或支出證明單經(jīng)經(jīng)財務(wù)復(fù)核、總經(jīng)理核準后到出納處報銷。

　　對于差旅費用的復(fù)核：必須檢查發(fā)票日期是出差當次的日期，否則一概不予辦理。

　　(3)實物資產(chǎn)的采購付款、保管及核準權(quán)限

　　實物資產(chǎn)的采購均由需用部門填寫“物品申購單”，注明采購的物品品種名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)估金額(需要進行不少于3家供貨商的市場比價)，經(jīng)副總經(jīng)理簽字確認、總經(jīng)理核準后，可交由專人進行采購。其他部門的人員不可自行購買，臨時需進行采購的，須事先書面申請(出差外地的須電話向總經(jīng)理申請，報銷時需提交書面申請)。

　　A、固定資產(chǎn)：不是批量采購的前提下：指單價在600元以上且使用年限超過一年的實物性資產(chǎn);批量采購的前提下，使用年限超過一年的實物性資產(chǎn)。

　　1.貨到前付款：憑獲批的“物品申購單”填寫借支單(員工借支購買)或付款通知單(已確知收款人帳戶信息)，借支單或付款通知單待部門經(jīng)理確認、財務(wù)主管復(fù)核、總經(jīng)理核準后，出納人員付款。待貨到后由需用部門在發(fā)票上驗收簽字，經(jīng)辦人憑發(fā)票聯(lián)使用“費用報銷單”進行沖帳處理。

　　2.貨到后付款：憑獲批的“物品申購單”、“費用報銷單”、發(fā)票(須除經(jīng)辦人之外的人員驗收簽字)報部門經(jīng)理確認、財務(wù)主管復(fù)核、總經(jīng)理核準后，出納人員辦理付款。

　　B、低值易耗品：指使用年限超過1年但單件價值在600元(不含)以下的實物性資產(chǎn)。其采購及付款參照“固定資產(chǎn)”的付款模式。

　　C、辦公用品：指使用年限在1年以內(nèi)的辦公用品用具。其采購及付款參照“固定資產(chǎn)”的付款模式。

　　四、業(yè)務(wù)人員招投標的支出

　　1、購買標書：由業(yè)務(wù)人員填寫“借款單”，購回標書并取得發(fā)票后，由業(yè)務(wù)內(nèi)勤人員在發(fā)票后簽字確認并將標書編號存檔，設(shè)立臺帳，業(yè)務(wù)人員憑發(fā)票填寫費用報銷單沖借支。(特殊情況無發(fā)票必需提供對方加蓋公章的收據(jù))

　　(2)交付擔保費：由業(yè)務(wù)人員填寫“借款單”，取得擔保函后，由業(yè)務(wù)內(nèi)勤人員在發(fā)票后簽字確認并將擔保函編號存檔，設(shè)立臺帳，業(yè)務(wù)人員憑發(fā)票填寫費用報銷單沖借支。

　　(3)支付投標保證金：由業(yè)務(wù)人員填寫“付款通知單”辦理匯款，待投標結(jié)束，中標的，業(yè)務(wù)人員將“中標通知書”原件及合同原件交到財務(wù)，財務(wù)人員按照合同的約定將投標保證金或轉(zhuǎn)為履約保證金;或退回投標保證金，重匯履約保證金。中標后又廢標的，對于無法追回的款項，業(yè)務(wù)商務(wù)人員提交“中標通知書”、“處罰通知書”及發(fā)票進行沖帳。未中標的，商務(wù)人員應(yīng)按招標函的約定，及時催收投標保證金。

　　出勤管理辦法

　　規(guī)范公司出勤制度，確保公司進行有序、有效的管理：

　　1.出勤時間與異常類別：

　　員工正常工作日每天工作時間為8小時，即出勤時間為上午9：00～12：30，下午13：30～18：00，除正常出勤外，經(jīng)申請權(quán)限主管批準的上班都列為加班。

　　出勤異常分為遲到、早退、曠工、請假、離職、因公外出、出差、加班、換休、漏考勤、考勤無效等異常

　　2.出勤作業(yè)流程：

　　遲到：是指員工于規(guī)定正常上班時間后(延遲上班時間5分鐘內(nèi))考勤者(上班時間遇特殊天氣考勤情況酌情處理)。早退指員工于規(guī)定正常下班時間前考勤下班者

　　曠工：是指員工于規(guī)定正常上下班時段無出勤考勤記錄、又無其他請假手續(xù)或遲到、早退超過一小時及以上;曠工不足半天按半天缺勤計算，半天以上不足一天按一天計算缺勤

　　請假：除法定假日、休息日由公司統(tǒng)一安排放假外，其他假別均需辦理請假手續(xù)，請假單必須事先申請，經(jīng)核準后方可生效，否則按曠工處理。

　�、茈x職：已經(jīng)辦理完結(jié)離職手續(xù)的員工。員工離職日期未到期，仍需正常上下班，按正常出勤考勤，無出勤記錄又無請假手續(xù)的視為曠工。

　　⑤因公外出：員工因公事或工作業(yè)務(wù)需要經(jīng)過總經(jīng)理批準后方可外出;因公外出每次不超過一天。