項(xiàng)目檔案的管理制度
隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度一經(jīng)制定頒布，就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用，是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。到底應(yīng)如何擬定制度呢？下面是小編幫大家整理的項(xiàng)目檔案的管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
項(xiàng)目檔案的管理制度1
1、項(xiàng)目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目的收文、發(fā)文登記。
2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。
3、所有文件必須按照檔案管理及項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。
4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫(xiě)。
5、存檔資料必須為原件。
6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計(jì)變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營(yíng)部門提供一份原件進(jìn)行保存。
7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門控制、保存和發(fā)放。
8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對(duì)檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。
9、對(duì)已歸檔的文件借閱時(shí)，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)。
10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。
11、管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不在項(xiàng)目工作時(shí)，應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。
12、工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項(xiàng)目工程部歸檔。
項(xiàng)目檔案的管理制度2
為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理，特制訂本管理辦法。
第一條“投資項(xiàng)目”是指：
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
第二條
(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)。建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會(huì)投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項(xiàng)目文件資料的管理。
第三條
全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設(shè)以下四類檔案，并將各項(xiàng)目本身作為目：
(一)全資投資項(xiàng)目類;
(二)合資合作投資項(xiàng)目類;
(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;
(四)境外投資項(xiàng)目類。
第四條
全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是：
(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;
(二)給政府的請(qǐng)求報(bào)告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會(huì)決議;
(四)總公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);
(五)資信證明或資金來(lái)源證明;
(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。
第五條
合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是：
(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請(qǐng)報(bào)告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書(shū);
(五)合資企業(yè)章程和董事會(huì)決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書(shū);
(七)合資各方資信證明或資金來(lái)源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見(jiàn);
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執(zhí)照;
(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
第六條
(十四)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是：
(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請(qǐng)報(bào)告;
(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書(shū);
(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;
(五)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;
(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書(shū);
(七)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;
(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;
(九)銀行開(kāi)具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營(yíng)效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
第七條
(十七)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是：
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請(qǐng)報(bào)告;
(二)可行性研究報(bào)告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書(shū);
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī);
(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來(lái)源的書(shū)面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見(jiàn)的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國(guó)的注冊(cè)登記證明;
(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;
第八條
項(xiàng)目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其工作，主動(dòng)、及時(shí)地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復(fù)印件;
(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí)，建檔員應(yīng)及時(shí)登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人，并由文件交付人簽字認(rèn)可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)主任簽字，按性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)、歸檔;
(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。
第九條
項(xiàng)目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí)，在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);
(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細(xì)登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;
(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復(fù)制時(shí)，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn)，由建檔員詳細(xì)登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí)，建檔員有權(quán)對(duì)其提出批評(píng)以至停止其借閱。
第十條
所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應(yīng)追究其責(zé)任。
第十一條
由于建檔員的變動(dòng)或機(jī)構(gòu)的改變等，項(xiàng)目檔案需要移交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
項(xiàng)目檔案的管理制度3
第一條為加強(qiáng)檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標(biāo)書(shū)、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測(cè)繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報(bào)表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的收集、整理、報(bào)送、存檔、應(yīng)用及管理工作。
第四條調(diào)度員、測(cè)繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和公司運(yùn)行管理部門是檔案信息資料的來(lái)源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報(bào)送工作。
第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐L(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)部門及時(shí)提供。
第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規(guī)劃建設(shè)管理部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。
第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。
第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。
第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從一月一日起執(zhí)行。
項(xiàng)目檔案的管理制度4
文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項(xiàng)目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動(dòng)等原因而滯后,為了使本項(xiàng)目在該方面的管理工作上一個(gè)新臺(tái)階,同時(shí)為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。
(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義
①文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)是
按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過(guò)程中具有保存價(jià)值的用于指導(dǎo)施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗(yàn)收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。
②文件及技術(shù)檔案管理的意義是
可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性,組織有序的交流,及時(shí)滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問(wèn)題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。
(2)文件及技術(shù)檔案管理制度
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施工過(guò)程中發(fā)生的往來(lái)文件,項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。
②技術(shù)檔案管理制度
施工過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專門管理,并形成制度貫徹落實(shí)。
(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及編目:是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對(duì)來(lái)文或發(fā)文進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類應(yīng)根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時(shí)按文件的收發(fā)時(shí)間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。
�、诩夹g(shù)檔案管理辦法
a、收集:由項(xiàng)目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。
b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上,對(duì)技術(shù)檔案材料進(jìn)行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項(xiàng)目劃分,使同一項(xiàng)工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項(xiàng)目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。
(4)交工驗(yàn)收及資料整理
�、俳⒓夹g(shù)資料復(fù)核制,來(lái)源于施工過(guò)程中的資料,必須現(xiàn)場(chǎng)填寫(xiě)且有人復(fù)核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補(bǔ)填,且資料能夠反映工程實(shí)際。
�、诮还を�(yàn)收資料的整理,要從工程施工一開(kāi)始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計(jì)量支付三者的統(tǒng)一。
�、奂訌�(qiáng)交工驗(yàn)收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。
(5)竣工資料整理、竣工圖繪制
�、僭诮还べY料的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。
�、诿恳环猪�(xiàng)工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。
�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項(xiàng)目經(jīng)理的業(yè)績(jī)掛鉤,作為獎(jiǎng)罰的依據(jù)之一。
項(xiàng)目檔案的管理制度5
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；Ｃ考径葘�(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
項(xiàng)目檔案的管理制度6
第一條、項(xiàng)目文件的整理
1、建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進(jìn)行整理。
2、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理
3、勘查、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。
4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場(chǎng)使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項(xiàng)目文件的組卷
1、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
2、項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷：項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長(zhǎng)。
第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)試驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。
3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。
5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見(jiàn)綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明。對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。
第六條、項(xiàng)目文件的歸檔
1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。
2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn)，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過(guò)竣工驗(yàn)收后于竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過(guò)程；真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程和竣工的實(shí)際情況，圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。
4、勘查、設(shè)計(jì)、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨(dú)立卷歸檔。
5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集，編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。
第八條、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間
1、除受委托進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時(shí)歸檔。即：在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
2、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱設(shè)備驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔（任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級(jí)檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔（一周內(nèi)）。
5、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔：
5.1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料；
5.2、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料；
5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。
項(xiàng)目檔案的管理制度7
一、總則
1、為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的.剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報(bào)主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周；對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。
3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。
4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。
6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開(kāi)始執(zhí)行。
項(xiàng)目檔案的管理制度8
第一條、項(xiàng)目檔案的整理
全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織，其內(nèi)容包括：
1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系。小型項(xiàng)目直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類；大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類，下設(shè)屬類。
2、依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào)；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的，建設(shè)單位（并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及建立單位）可用鉛筆臨時(shí)填寫(xiě)檔案號(hào)。
3、對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目，并編制項(xiàng)目檔案案卷目錄及檔案整理情況說(shuō)明。
4、負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國(guó)家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格
第二條、項(xiàng)目檔案的移交
1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求，在項(xiàng)目正式通過(guò)竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機(jī)組的項(xiàng)目，應(yīng)在每期或每機(jī)組正是通過(guò)竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。
2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù)：建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗(yàn)收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目。建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。
項(xiàng)目檔案的管理制度9
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書(shū)）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。
4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
項(xiàng)目檔案的管理制度10
一、目的
為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。
二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項(xiàng)目建議批文，中標(biāo)通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）算書(shū)，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。
三、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷毀；
3、檔案材料的查借閱、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。
2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見(jiàn)附表一）。
4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫(xiě)文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。
5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。
3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。
4、公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。
八、檔案的銷毀
1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)（見(jiàn)附表三）。
2、檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。
3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說(shuō)明。
4、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。
5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。
九、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫(xiě)好查閱申請(qǐng)單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見(jiàn)附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對(duì)文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見(jiàn)附表五）。
4、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管及時(shí)處理。
6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出。
7、公司對(duì)調(diào)閱制度實(shí)行分級(jí)制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級(jí)的評(píng)定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。
十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。
二00九年九月十日
項(xiàng)目檔案的管理制度11
1為規(guī)范檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和國(guó)家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。
1.2本制度適用于公司系統(tǒng)各單位，公司下屬單位可結(jié)合實(shí)際，制定本單位的檔案管理制度。
1.3公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負(fù)責(zé)本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。
1.4公司檔案工作應(yīng)納入公司管理程序及各部門有關(guān)人員崗位責(zé)任制。各部門及有關(guān)人員按照其崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)本崗位在工作中產(chǎn)生的各類載體材料的歸檔工作。
1.5部門文書(shū)負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的各載體材料進(jìn)行收集、整理，填寫(xiě)檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。
1.6公司全體干部員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和維護(hù)檔案完整安全的職責(zé)，任何人不得拒絕歸檔，對(duì)私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門和責(zé)任人的責(zé)任。
2文件材料的歸檔
2.1歸檔范圍
凡公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)（包括籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等）中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應(yīng)列入歸檔范圍，包括但不限于以下內(nèi)容：
2.1.1發(fā)文、收文(上下級(jí)單位和外單位的來(lái)文)。
2.1.2會(huì)議材料：由公司及各部門負(fù)責(zé)組織召開(kāi)的各種重要的綜合、專業(yè)、專題會(huì)議材料，包括會(huì)議指南、會(huì)議講話、報(bào)告、會(huì)議交流或討論材料、會(huì)議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會(huì)議帶回的與本單位有關(guān)的文件材料。
2.1.3各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)簡(jiǎn)報(bào)、月(周)報(bào)。
2.1.4公司規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)分析、財(cái)務(wù)分析等專題材料。
2.1.5合同協(xié)議文本包括合同協(xié)議（正本）、合同審批（會(huì)簽）表、授權(quán)委托書(shū)、招投標(biāo)文件、履行情況記載、糾紛或爭(zhēng)議的處理情況記載及有關(guān)材料。
2.1.6調(diào)度運(yùn)行材料包括調(diào)度運(yùn)行報(bào)告、圖表等文件材料。
2.1.7科研課題材料包括調(diào)研、申報(bào)立項(xiàng)研究、試驗(yàn)總結(jié)、鑒定報(bào)獎(jiǎng)、推廣應(yīng)用等材料。
2.1.8基建項(xiàng)目材料包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目前期材料、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工和驗(yàn)收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴(kuò)建等材料。
2.1.9會(huì)計(jì)檔案包括公司總部財(cái)務(wù)報(bào)表、賬簿、憑證、財(cái)務(wù)移交清單等。
2.1.10上級(jí)視察、對(duì)外交流、工作組調(diào)研、黨政工團(tuán)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理與活動(dòng)中產(chǎn)生的文件(交流)材料、報(bào)告、錄音錄像及照片等。
2.1.11上級(jí)或其它單位頒發(fā)、贈(zèng)與的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、錦旗，以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或名人的題詞、書(shū)畫(huà)、簽名留念冊(cè)等。
2.1.12公司及各部門負(fù)責(zé)印制的對(duì)外宣傳材料、印刷品、音像制品等。
2.1.13依靠傳播媒體展現(xiàn)的、有保存價(jià)值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價(jià)值的網(wǎng)站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結(jié)構(gòu)性文件等。
2.1.14電力營(yíng)銷過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種資料和記錄。
2.2歸檔文件材料來(lái)源
2.2.1公司內(nèi)部形成的文件材料。
2.2.2公司所屬單位和派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報(bào)公司的文件材料。
2.2.3公司引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料。
2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向公司提交的文件材料。
2.2.5公司參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件材料
2.2.6公司執(zhí)行、辦理、接收的外來(lái)文件材料及各種載體材料。
2.2.7公司在營(yíng)銷工作中產(chǎn)生的各種與客戶有關(guān)的材料等。
2.3歸檔文件材料載體
歸檔的文件材料載體主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
2.4歸檔時(shí)間
2.4.1管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
2.4.2科研課題、基建項(xiàng)目、信息化項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
2.4.3外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記，安裝調(diào)試后歸檔。
2.4.4公司職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
2.4.5會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。
2.4.6審計(jì)(紀(jì)檢)檔案由審計(jì)和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集整理，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。
2.4.7合同(招投標(biāo))文件在合同辦理完畢后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。
2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
2.4.9電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
2.4.10下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔
2.4.10.1變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。
2.4.10.2公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。
2.4.10.3公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。
2.4.10.4其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。
2.5歸檔要求
2.5.1 整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。
2.5.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。
2.5.3非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
2.5.4具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。
2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
2.5.7公司與其他單位合作完成的項(xiàng)目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協(xié)辦單位的保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。
2.5.8各部門文書(shū)人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案室移交。重要項(xiàng)目的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明。檔案室接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。
2.5.9交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。
3歸檔文件的分類和定義
公司檔案分為：A文書(shū)檔案、B生產(chǎn)運(yùn)行檔案、C會(huì)計(jì)檔案、D工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、F審計(jì)檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽(yù)、實(shí)物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項(xiàng)目檔案、Y營(yíng)銷客戶檔案、Z招投標(biāo)檔案。
3.1文書(shū)檔案
文書(shū)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。
3.2生產(chǎn)運(yùn)行檔案
生產(chǎn)運(yùn)行檔案是指企業(yè)在電力生產(chǎn)、調(diào)度運(yùn)行中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄。
3.3會(huì)計(jì)檔案
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。
3.4工程建設(shè)項(xiàng)目檔案
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從建設(shè)準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以及運(yùn)行維護(hù)技術(shù)改造過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的歷史記錄。
3.5審計(jì)檔案
審計(jì)檔案是指在各類審計(jì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其它形式存在的歷史記錄。
3.6照片檔案
照片檔案是指企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜態(tài)圖像為主的有保存價(jià)值的歷史記錄。
3.7合同檔案
合同檔案是指企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其它組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書(shū)及其過(guò)程紀(jì)錄。
3.8科研檔案
科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究與管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像等各種形式的歷史記錄。
3.9榮譽(yù)、實(shí)物檔案
榮譽(yù)、實(shí)物檔案是指企業(yè)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的榮譽(yù)、紀(jì)念品、印信類等實(shí)物形式存在的檔案。
3.10傳媒電子檔案
傳媒電子檔案是指企業(yè)或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、依靠傳播媒體展現(xiàn)的、具有保存價(jià)值的，以特殊載體或電子形式存在的歷史記錄。
3.11信息化項(xiàng)目檔案
信息化項(xiàng)目檔案是指電力企業(yè)信息化項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的資料和文件。
3.12營(yíng)銷客戶檔案
營(yíng)銷客戶檔案是指在電力營(yíng)銷過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。
3.13招投標(biāo)檔案
招投標(biāo)檔案是指在企業(yè)招投標(biāo)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、數(shù)字、符號(hào)、圖表、聲像等各種不同載體的歷史記錄。
4歸檔文件整理
公司各種類檔案根據(jù)公司分類表進(jìn)行分類,按照公司檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行整理。
4.1文書(shū)檔案的整理
文書(shū)檔案由公司總文書(shū)和部門文書(shū)在每年的第一季度將次年的文件材料向檔案室移交。檔案室匯總后按照公司文書(shū)檔案分類規(guī)定進(jìn)行分類，再按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-20xx的相關(guān)規(guī)定，以件為單位進(jìn)行規(guī)范整理。
4.2生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案的整理生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案由各職能部門負(fù)責(zé)收集，保證齊全完整準(zhǔn)確后向檔案室移交。生產(chǎn)運(yùn)行、工程建設(shè)、科研、信息化項(xiàng)目檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。
4.3合同、招投標(biāo)檔案的整理
合同、招投標(biāo)檔案由合同、招投標(biāo)主管部門負(fù)責(zé)收集匯總后移交檔案室。合同、招投標(biāo)檔案可歸入工程的,按照科技檔案進(jìn)行整理。單獨(dú)歸檔的按照《歸檔文件整理規(guī)則》DAT/22-20xx相關(guān)規(guī)定，以件為單位進(jìn)行整理。
4.4會(huì)計(jì)檔案的整理
會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）的規(guī)定整理，保管一年后，連同會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一并向檔案室移交。
4.5照片檔案的整理
照片檔案由各形成的職能部門（包括新聞中心）匯總后向檔案室移交，照片檔案參照《照片檔案管理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理。
4.6榮譽(yù)、實(shí)物檔案的整理
榮譽(yù)、實(shí)物檔案由有關(guān)部門或個(gè)人在接收到榮譽(yù)、實(shí)物檔案后向檔案室移交。榮譽(yù)、實(shí)物檔案按件為單位整理保管。
4.7審計(jì)(紀(jì)檢)檔案由審計(jì)和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集匯總，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交，審計(jì)(紀(jì)檢)檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》和《紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)案件管理辦法》的相關(guān)規(guī)定整理。
4.8傳媒電子檔案由形成部門或個(gè)人匯總后統(tǒng)一向檔案室移交，按照分類不同分別編號(hào)進(jìn)行整理。
4.9營(yíng)銷客戶檔案由形成的單位收集、整理、保管。
5檔案的保管及利用
5.1公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房作為檔案的保管場(chǎng)所，檔案庫(kù)房應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，達(dá)到“八防”要求和溫濕度標(biāo)準(zhǔn)，并有專門人員管理，定期檢查。
5.2檔案庫(kù)房建立統(tǒng)一的臺(tái)賬，做到賬物相符。檔案人員應(yīng)熟悉庫(kù)藏檔案情況，根據(jù)利用者需要，通過(guò)各種手段積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，開(kāi)展如文件匯編、大事記、組織沿革、深層次編研等各種信息服務(wù)工作。
5.3凡本公司的職工，均可在檔案室或公司網(wǎng)絡(luò)上查閱與本部門業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案信息資料。
5.4查閱機(jī)要檔案、重要檔案、重要會(huì)議記錄必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，專人負(fù)責(zé)查閱。會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)由財(cái)務(wù)人員查閱。
5.5公司各種類檔案原則上只能在檔案室查閱使用，不得外借，如確因工作需要，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出的檔案不準(zhǔn)擅自復(fù)印，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出或復(fù)印的檔案，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得帶出公司外，更不得劃道、填字，涂改、損壞檔案。
5.6外單位人員查閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
5.7利用檔案的人員要填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》，主動(dòng)提供檔案利用效果，及時(shí)反饋檔案利用信息。
5.8檔案管理納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，利用信息化系統(tǒng)和各種現(xiàn)代化手段，做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各項(xiàng)工作提供高效與便捷的服務(wù)。
6檔案的鑒定和銷毀
6.1根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門的規(guī)定，公司的各類檔案可分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。會(huì)計(jì)檔案分為3年、5年、10年、15年、20年、25年等。
6.2文件材料一經(jīng)立卷歸檔后，未經(jīng)批準(zhǔn)和辦理正式手續(xù)，任何人不得擅自銷毀。
6.3對(duì)到期檔案的鑒定工作，應(yīng)在公司分管檔案負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。
6.4經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案必須填寫(xiě)《銷毀檔案清冊(cè)》，由公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后到指定場(chǎng)所由兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷簽字。銷毀會(huì)計(jì)檔案，公司負(fù)責(zé)人要在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽署意見(jiàn)。
7監(jiān)督指導(dǎo)
7.1制定公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等。
7.2對(duì)公司各部門文件材料的歸檔整理移交工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
7.3對(duì)公司所屬各單位的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織開(kāi)展業(yè)務(wù)協(xié)作、交流活動(dòng)。
7.4組織公司所屬各單位的評(píng)估工作，促進(jìn)公司系統(tǒng)檔案工作管理水平的提高。
8附則
8.1本制度由公司行政部(辦公廳)負(fù)責(zé)解釋。
8.2本制度自頒布之日起施行。
項(xiàng)目檔案的管理制度12
為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。
一、歸檔范圍
主要為工程和設(shè)備檔案資料
1、工程檔案是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同,供應(yīng)商(服務(wù))單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說(shuō)明文件,比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書(shū)、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
2、設(shè)備檔案是鑒定評(píng)價(jià)(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計(jì)劃、選購(gòu)階段的儀器設(shè)備購(gòu)買申請(qǐng)單、協(xié)議、合同、重要來(lái)往函件、電文;開(kāi)箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開(kāi)箱驗(yàn)收單、出廠合格證書(shū)、出廠精度檢
3、驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書(shū)、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件材料、開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問(wèn)題及處理意見(jiàn);運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書(shū)、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類文件。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須樹(shù)立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度。
2、凡涉及不宜公開(kāi)的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。
4、對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
三、檔案工作人員崗位職責(zé)
1、熱愛(ài)檔案事業(yè),忠于職守,遵紀(jì)守法,勤奮學(xué)習(xí),具備檔案專業(yè)知識(shí)。
2、負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù)。
3、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
4、積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門匯報(bào)檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。
四、檔案管理制度
1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。
2、檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放,不準(zhǔn)堆放與檔案無(wú)關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好檔案柜內(nèi)'六防'(防盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、防鼠蟲(chóng)蛀)工作,平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。
4、對(duì)檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。
5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件,儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機(jī)使用。
6、檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時(shí)間先后排列好,用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào),凡有文字的頁(yè)面,都要編號(hào),正面編在右上角,背面寫(xiě)在左上角,然后填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄。
五、檔案安全制度
1、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度,檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé),鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。
2、每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實(shí)消除安全隱患。
六、檔案資料查閱利用制度
1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間,不得超過(guò)半個(gè)月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。
2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。
3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交付。
4、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號(hào)、折角等,嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。
5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。
七、檔案的收集
1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時(shí)登記。
2、工程檔案資料按項(xiàng)目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。
3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過(guò)程排列并做電子目錄方便日后檢索。
4、應(yīng)妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。
5、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí),應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6、項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。
7、本公司購(gòu)置的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料,由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全,及時(shí)移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。
項(xiàng)目檔案的管理制度13
第一條：項(xiàng)目文件的形成和積累項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。
第二條、項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任
1、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段
建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備，工藝和涉外文件：勘查、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘查、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。
2、項(xiàng)目施工階段
項(xiàng)目實(shí)行總承包的。由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的。由各承保單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況、審核，簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。
3、項(xiàng)目試運(yùn)行階段
試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備試運(yùn)行中形成的文件：項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承擔(dān)項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，規(guī)入建設(shè)項(xiàng)目檔案。
2、項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限見(jiàn)附表1
第四條、收集時(shí)間
各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集：引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)使用。
第五條、項(xiàng)目文件質(zhì)量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
2、需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書(shū)材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等）書(shū)寫(xiě)、繪制。
3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計(jì)標(biāo)定質(zhì)量的要求。
4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。
5、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。
項(xiàng)目檔案的管理制度14
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①文件材料齊全完整;
�、诟鶕�(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
�、鄹鶕�(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
項(xiàng)目檔案的管理制度15
一、目的
為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。
二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍
本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）算書(shū)，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。
三、資料員及其職責(zé)
部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；
2、檔案材料的保管；
3、檔案材料的查借閱、催還；
4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。
2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。
3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。
4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫(xiě)文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。
5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每月對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。
3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。
八、檔案的查借閱
1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫(xiě)好查閱登記表方可查閱。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)處理。
九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。
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