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公證業(yè)務(wù)培訓(xùn)心得體會(huì)
培訓(xùn)是解決問題的有效措施。對(duì)于企業(yè)不斷出現(xiàn)的各種問題，培訓(xùn)有時(shí)是最直接、最快速和最經(jīng)濟(jì)的管理解決方案，比自己摸索快，比招聘有相同經(jīng)驗(yàn)的新進(jìn)人員更值得信任。下面就是小編整理的公證業(yè)務(wù)培訓(xùn)心得體會(huì)，一起來看一下吧。
一、西安市公證處簡(jiǎn)介
西安市公證處成立于1956年，是全國成立最早的幾個(gè)公證處之一。西安市公證處現(xiàn)在職人員110多人，其中有公證員資格的31名。仍在一線辦證的公證員25人，全部公證員中，高級(jí)公證員9名，中級(jí)公證員11名。公證員全部具有本科以上學(xué)歷，其中5人具有研究生學(xué)歷。西安市公證處現(xiàn)有四個(gè)業(yè)務(wù)部（太原稱科）及質(zhì)量監(jiān)督部、財(cái)務(wù)部和為返聘公證員專門設(shè)立的工作室。
2xx年4月17日以來，使用了現(xiàn)位于5層近2000平方米的辦公場(chǎng)所（另外在7層還有近1000平米）接待大廳共設(shè)置7個(gè)公證接待室，另設(shè)置了翻譯接待室，該窗口引入外部翻譯公司直接派出兩名工作人員接待咨詢并辦理業(yè)務(wù)。同時(shí)還有復(fù)印窗口、交費(fèi)財(cái)務(wù)窗口、公證書領(lǐng)取窗口。公證接待室均配備了相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，包括拍照、電腦打印、復(fù)印、掃描、查驗(yàn)證件等功能齊備的一體化辦公設(shè)備，使公證員可以高效率的完成公證受理所需的全部工作。同時(shí)，經(jīng)過對(duì)全國先進(jìn)公證處的學(xué)習(xí)考察，西安市公證處采用了廣東的非凡公證專用軟件。該系統(tǒng)集合掃描身份證、戶口簿等并根據(jù)身份信息自動(dòng)生成相應(yīng)的公證文書，大大提高公證辦理效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公、網(wǎng)上審批等。以上措施，使公證員從大量的簡(jiǎn)單重復(fù)性的手工勞動(dòng)中解脫出來，從而將有限的精力投入到公證業(yè)務(wù)的鉆研與創(chuàng)新中來，這樣更加助力于公證事業(yè)的發(fā)展。在西安市公證處，公證員在受理公證事項(xiàng)，并認(rèn)為符合出證條件時(shí)，簽注出證意見后，得益于流水化的工作分工流程，公證材料就從公證員處轉(zhuǎn)出，公證員不必再操心公證書的制作、送達(dá)以及公證卷宗的歸檔。以上這些工作均由固定崗位上專人負(fù)責(zé)完成，這樣的分工相較于我處的工作模式提升了公證員的公信力，有利于樹立公證員的威信。
西安市現(xiàn)有15家公證處，其中市區(qū)共8家，即省、市各一家，六個(gè)城區(qū)公證處各一家。公證處體制涵蓋自收自支、差額及全額三種形式。西安市現(xiàn)有常住人口800多萬，還有200多萬高校學(xué)生，加上流動(dòng)人口總?cè)丝谟?100多萬。西安市公證處年公證辦證量在7萬件左右，包括涉外公證3萬件。另外的4萬件公證里，強(qiáng)制執(zhí)行公證占到一半即約2萬件，其它普通民事類公證占到約2萬件。由于西安未劃分執(zhí)業(yè)轄區(qū)，故西安公證機(jī)構(gòu)間通過自律公約避免不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)�？紤]到區(qū)級(jí)公證處的發(fā)展，同時(shí)結(jié)合具體執(zhí)法事項(xiàng)往往由區(qū)級(jí)行政機(jī)關(guān)具體負(fù)責(zé)，市公證處主動(dòng)退出涉及協(xié)助政府部門的相關(guān)公證，比如相關(guān)執(zhí)法行為的保全證據(jù)公證等。除了偏遠(yuǎn)縣區(qū)的公證處沒有涉外資格，涉外類公證，強(qiáng)制執(zhí)行類公證西安市區(qū)的各公證處均可以辦理。
西安市公證處年公證業(yè)務(wù)收入3500萬左右，強(qiáng)制執(zhí)行類公證收費(fèi)占比大約可以達(dá)到70%。其強(qiáng)制執(zhí)行公證主要是辦理銀行的公司類貸款業(yè)務(wù)，另外二手房貸款合同也有所涉及，但一手房的按揭貸款基本不再辦理，主要是因?yàn)楣C收費(fèi)低且近年來房?jī)r(jià)不斷攀升，銀行認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)可控。關(guān)于民間自然人之間的借貸合同，由于之前的訴訟中，公證界就出借人資金來源的合法性審查標(biāo)準(zhǔn)上與法院發(fā)生了分歧，故考慮到風(fēng)險(xiǎn)可控程度與收益的費(fèi)效比，西安市公證處不辦理民間借貸公證。
此行學(xué)習(xí)考察的另外一家公證處—西安市蓮湖區(qū)公證處，有12名執(zhí)業(yè)公證員，其中11名在編。蓮湖區(qū)公證處是西安市區(qū)級(jí)公證處里不論從收費(fèi)還是辦證量方面看，規(guī)模均是最大的。蓮湖區(qū)司法局為方便當(dāng)事人，將幫教社區(qū)矯正、法律援助和公證、司法鑒定及人民調(diào)解集合在一處，形成司法服務(wù)的“西安市蓮湖區(qū)公共法律服務(wù)中心”。 蓮湖區(qū)公證處由人員自由組合形成共九個(gè)公證業(yè)務(wù)部，每個(gè)公證部團(tuán)隊(duì)分配，處里將業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)撥款至每個(gè)業(yè)務(wù)部，由業(yè)務(wù)部?jī)?nèi)的公證員及助理自行分配。其實(shí)就是形成了一種團(tuán)隊(duì)合作模式，在團(tuán)隊(duì)里大家合得來的人一起辦理業(yè)務(wù)，形成協(xié)作關(guān)系。這里主要講一下其業(yè)務(wù)構(gòu)成。蓮湖區(qū)公證處年辦證量大概3萬件左右，同樣以強(qiáng)制執(zhí)行公證作為其主打業(yè)務(wù)。在年收入1000多萬中比例也大概達(dá)到70%。由于各個(gè)銀行一般由市級(jí)支行出面聯(lián)系公證處，所以通常情況下，同級(jí)的西安市公證處辦理了借款、擔(dān)保合同的強(qiáng)制執(zhí)行公證后，補(bǔ)充一下：當(dāng)?shù)劂y行通常要求由其指定的擔(dān)保公司出面來為借款人提供擔(dān)保，擔(dān)保公司提供擔(dān)保后，出于降低風(fēng)險(xiǎn)的考慮，會(huì)要求借款人提供反擔(dān)保。往往擔(dān)保公司位于各個(gè)市轄區(qū)，出于方便，反擔(dān)保合同的公證擔(dān)保公司會(huì)向各個(gè)區(qū)里的公證處申請(qǐng)賦予強(qiáng)制執(zhí)行效力。這樣，市區(qū)兩級(jí)公證處實(shí)際上就同一貸款事項(xiàng)，均辦理了相關(guān)強(qiáng)制執(zhí)行公證，均收取了相應(yīng)的公證費(fèi)。這也就不難理解西安市的公證量大的問題了。還有一個(gè)亮點(diǎn)，西安市蓮湖區(qū)司法局正在出面幫助協(xié)調(diào)質(zhì)監(jiān)、食藥監(jiān)、工商局等單位，由公證處為他們執(zhí)法的過程辦理保全證據(jù)公證。曾經(jīng)發(fā)生的行政執(zhí)法局與被執(zhí)法人的訴訟中，西安相關(guān)法院未采信執(zhí)法人員隨身記錄儀里記錄的內(nèi)容，但在對(duì)執(zhí)法過程辦理保全證據(jù)公證后，法院直接采信了執(zhí)法證據(jù)，故現(xiàn)在西安執(zhí)法的行政機(jī)關(guān)下一步均有可能引入公證機(jī)構(gòu)保全執(zhí)法過程的公證模式。另外，西安交警部門在交通事故的證據(jù)保全、事故受傷人員醫(yī)藥費(fèi)的提存使用上也引入了公證。交警根據(jù)經(jīng)驗(yàn)估計(jì)相應(yīng)數(shù)額的醫(yī)藥費(fèi)由機(jī)動(dòng)車駕駛?cè)祟A(yù)交給公證處，傷者使用上述款項(xiàng)時(shí)，要有交警簽字的提款證明，再由公證處支付給傷者一方。這樣避免了交通事故雙方由于分歧耽誤傷者的救治。
二、學(xué)習(xí)心得
通過考察學(xué)習(xí)，筆者認(rèn)為在以下方面值得太原公證行業(yè)借鑒。
（一）我處目前的工作流程相比于西安的模式有很多可以改進(jìn)的地方。我處公證員從公證受理直到公證卷宗的歸檔，全部都要親自辦理。接待當(dāng)事人咨詢后，符合受理?xiàng)l件時(shí)，首先需要指導(dǎo)當(dāng)事人填寫申請(qǐng)表，同時(shí)告知需要復(fù)印哪些證件，必要時(shí)隨同當(dāng)事人到我處大廳一起復(fù)印。計(jì)算公證費(fèi)，如果是房產(chǎn)還要使用專門的評(píng)估電腦進(jìn)入評(píng)估系統(tǒng)評(píng)估。填寫收費(fèi)通知單通知當(dāng)事人交費(fèi)。由于大多數(shù)人都沒有辦理過公證，加上公證事項(xiàng)多，每種公證又差別很大，單就申請(qǐng)表就需要解釋很多。其次，又要告知當(dāng)事人如何填寫受理通知回執(zhí)，第三，根據(jù)不同的公證事項(xiàng)打印告知書并將相關(guān)法律規(guī)定告知當(dāng)事人。第四，開始一問一答填寫談話筆錄。這一過程相當(dāng)費(fèi)時(shí)間，但程序合法是公證合法的前提，萬不敢省略。第五，這之后還需要在電腦系統(tǒng)里編號(hào)，編完號(hào)還要親自起草、打印公證書，這一過程也同樣費(fèi)時(shí)間。打印好公證書之后，公證員還要填寫審批表并將公證材料統(tǒng)一親自交給審批公證員，等審批完畢之后，需要領(lǐng)取公證專用紙并登記，再打印并將打好的公證書裝訂好貼上公證書皮，再回到蓋章處蓋章。這樣，制作好的公證書通知當(dāng)事人領(lǐng)取，當(dāng)事人領(lǐng)取并簽收后。公證員還需要整理公證檔案，并將檔案移交檔案室。這其中需要公證員花費(fèi)大量的時(shí)間及精力，但實(shí)際上這些工作中有很大一部分是簡(jiǎn)單機(jī)械重復(fù)性的勞動(dòng)。人的精力是有限的，上述情況必然導(dǎo)致公證員無法保證在公證業(yè)務(wù)鉆研、業(yè)務(wù)開拓上投入相當(dāng)?shù)臅r(shí)間。這樣，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看客觀上必然會(huì)影響公證處的發(fā)展。我處目前的工作模式，也無法調(diào)動(dòng)全處工作人員的工作積極性，無法做到人盡其用。西安市公證處使用了現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，公證員接待咨詢符合受理?xiàng)l件時(shí)，不需要出接待室，直接掃描所有證件、證明材料，形成電子檔案審批時(shí)用，同時(shí)復(fù)印出所需的材料。攝像頭給當(dāng)事人拍照后，設(shè)備讀取當(dāng)事人身份證時(shí)自動(dòng)將當(dāng)事人身份信息錄入系統(tǒng)，當(dāng)事人的身份信息同時(shí)出現(xiàn)在了申請(qǐng)表，談話記錄等相關(guān)公證材料中無需手填，常見的公證事項(xiàng)自動(dòng)調(diào)取出告知、談話記錄等，點(diǎn)擊打印后，按順序打印出一套只需當(dāng)事人簽名的公證材料。例如，買賣房產(chǎn)的委托書及公證詞可以自動(dòng)生成。這時(shí)公證員將公證卷宗簽注電子出證意見后，無需奔波，審批公證員即可在遠(yuǎn)端看到公證材料進(jìn)行審批。到此為止，公證員的工作已經(jīng)基本結(jié)束，剩下的程序由流程化的其它崗位完成。出證窗口接到電腦系統(tǒng)通知，得知有公證事項(xiàng)被批準(zhǔn)出證后，點(diǎn)擊打印，打印并裝訂好，通知當(dāng)事人領(lǐng)取公證書。對(duì)比工作效率，西安一上午可以辦理八件委托公證，我們最多辦兩件。從管理上，建議將來實(shí)行業(yè)務(wù)辦理的現(xiàn)代化、流程化，相應(yīng)的崗位設(shè)立專職人員。公證書打印、出證、領(lǐng)取公證書、整理檔案均實(shí)行流程化管理，提高辦公效率的同時(shí)，專業(yè)化分工還可以統(tǒng)一相關(guān)崗位工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高公證質(zhì)量。
�。ǘ╆P(guān)于公證審批。西安市公證處設(shè)立了專職審批崗位。據(jù)介紹，這樣統(tǒng)一了出證標(biāo)準(zhǔn)，避免了“同案不同判”的尷尬，有利于樹立公證書的威信和使用效果。目前，我處實(shí)行的審批制度，由于審批人不同，每名審批人掌握的公證受理尺度不同，就會(huì)發(fā)生一個(gè)公證申請(qǐng)人在甲公證員處被拒絕受理的事項(xiàng)，在乙公證員處卻被受理并出證。事情的結(jié)果就是給當(dāng)事人造成混亂，客觀上降低了公證行業(yè)整體的可信度，同時(shí)增加了管理的難度和被投訴的幾率。建議設(shè)立專門的審批崗位，由專人負(fù)責(zé)，該審批人專職審批，不辦理公證�？梢砸蝗嘶驇兹耍錾现卮笠呻y公證事項(xiàng)再集體協(xié)商。
�。ㄈ┙ㄗh盡快引入公證專業(yè)軟件系統(tǒng)。這是可以短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)的，且使用專業(yè)軟件后，效果立竿見影�？梢源蟠筇岣吖C辦理效率，減少差錯(cuò)，縮短當(dāng)事人等待的時(shí)間，降低勞動(dòng)工作強(qiáng)度，節(jié)約人力成本，配合流程化改造同時(shí)進(jìn)行，將有限的人員調(diào)整到需要的崗位。
以上是我個(gè)人的一點(diǎn)學(xué)習(xí)體會(huì)，認(rèn)識(shí)比較粗淺，請(qǐng)大家批評(píng)指正。
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