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      2. 董事會秘書工作指南

        時間:2024-03-08 16:47:38 好文 我要投稿
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        董事會秘書工作指南

          一、 負責每天、每周、每月的常規匯總工作。

        董事會秘書工作指南

          二、 負責起草社聯的各項工作匯報。

          三、 負責社聯文件的印發(如:策劃書、總結書等)。

          四、 負責各項會議的記錄工作協調主席健全社聯各項規章制度。

          五、 負責各種例會的考勤。

          六、 負責辦公室的值班情況及處理相關的日常事務。

          七、 負責傳達各項通知,包括口頭傳達、手機傳達等方式(如開會的時間、場地等)

          八、 加強各部之間的聯系,搜集同學的意見,及時反饋,取長補短。

          九、 制定社聯的工作方針政策,協調和督促各部門履行職責。

          十、 定期的向老師、主席匯報有關工作等。

          一、值班要求

          值班時間:周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

          值班地點:南山書院社聯辦公室(南山書院208教室)

          值班人員:秘書處成員及各部成員

          (一)值班規定

          1、值班人員不得無故遲到,早退或曠到,因故不能及時值班需事先向秘書長申請調崗,否則一律按曠到處理。遵守值班秩序,不得吵鬧、喧嘩,維護社團聯合會的形象。

          2、要保持值班記錄本的整潔條理性,認真做好值班記錄

          3、不得把與工作無關的人員帶到辦公室逗留。不得隨意翻看相關資料,不得將同學的個人資料透露給其他人。

          4、對外來人員及電話需做好接待工作,對于所提問題或要求的工作及時解決,不能解決的要及時傳達給秘書長或主席,并做好詳細記載。

          5、值班人員有責任管理和愛護辦公室的公物,如有借用,在確定借者身份后方可借出,并做好相關記錄(借出物品名稱,日期,數量,借出人,歸還時間,若在當時沒有歸還的應催還或移交下一值班人員),并向辦公室匯報。

          6、作好交接班工作,本班未完成的工作與下一班進行準確無誤的交接。值班結束時保證辦公室內衛生和物品擺放整齊,注意關掉各種電器,鎖好門窗。

          二、人員通知

          (一)通訊錄更新

          1、定期確認各中心主要成員有無人員和聯系方式的變動,及時修改。

          2、在右下角標注日期,方便日后整理。

          (二)發放通知

          1、時間要求:最晚提前一天通知。

          2、內容格式:說明時間、地點、活動內容。若用短信通知,須加上"收到請回復,謝謝!",并以"(南山社聯秘書處)"結尾,須收到被通知人的回復方可視為通知到位,對方的回復須在該活動結束后方可刪除。

          (三)負責人

          龔玭、陳佳其

          三、會議記錄

          (一)會議記錄

          1、會議包括:周例會、社團聯席會、秘書處例會及其他會議。

          2、會議前在簽到表上簽到,列出缺席、請假人員。

          3、會議記錄格式:按會議記錄紙要求。

          4、記錄內容:包括發言人及其內容,列出層次,分清主次,詳略得當。結尾標注"會議結束"。

          5、重要會議制作電子文檔。

          附:會議記錄格式

          年 — 年第二學期第一次周例會

          會議時間 : 會議地點 : 會議主持人: 參會人員: 缺席人數: 會議記錄人:

          會議內容:

          一、各部長匯報所分管部門上周工作情況 二、主席總結上周社聯工作 三、主席對本周工作進行安排

          四、到會人員就社聯當下所存在問題進行討論并作出解決方案 五、征集對社聯工作的建議 會議結束

          西安建筑科技安大學南山書院社聯秘書處

          年/月/日

          (二)記錄人員

          鄒淑文、洪夢姝

          (三)教室申請

          1、在開會前一天申請教室。

          2、及時協調保證會議正常進行。

          西安建筑科技大學教室借用申請單(草堂校區)

          注意事項:

          1. 使用時必須保證教室內設施的安全及環境的衛生,且不得大聲喧嘩,以免影響其它教室的教學活動;

          2. 應至少提前2天到教務工作辦公室辦理借用手續,尊重和服從教室管理服務人員的管理和服務。

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