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      2. 座位安排里的學(xué)問

        時間:2024-09-30 07:05:56 好文 我要投稿
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        座位安排里的學(xué)問

          開會是一個很重要的能力,除了參與會議,主持會議的能力更是關(guān)鍵,影響整個會議的運(yùn)作與實(shí)質(zhì)效益。既然大家花了時間開會,自然希望討論事項(xiàng)能透過會議獲得有效的解決;一個失序、缺乏條理的會議,只是浪費(fèi)大家的時間與公司的資源成本。

          因此主席是會議中的靈魂人物,公司里的每一個人都應(yīng)該輪流練習(xí)主持會議,藉此學(xué)習(xí)掌握時間、管理有效的議程討論、并獲致結(jié)果、減少沖突。

          座位安排學(xué)問大

          首先,會議席次的安排便是一門大學(xué)問,雖然這通常得仰賴幕僚,但主席更應(yīng)深諳此間的道理。如果幕僚對會議的內(nèi)容與公司人事狀況了解的話,透過安排議程與座次,便能化解掉原先可預(yù)見的沖突。

          例如,主席的右手邊或正對面,通常會安排其最常咨詢、且溝通無阻的同仁,這個人必須能維持公正客觀,同時勇于提醒主席應(yīng)注意事項(xiàng),以利會議進(jìn)行。

          為了不讓會議的權(quán)力偏重一方,主管們不宜坐在一起,各部門主管與部屬最好穿插著坐,同部門的主管與部屬不要坐隔壁,而應(yīng)坐斜對面,部屬才能暢所欲言。不過,欲協(xié)助主管開會的部屬,則可以坐在主管右手邊以便備詢。

          重要的是,老板座位旁邊最好安排一個敢言的人,才不會讓老板主導(dǎo)會議,而部屬卻總是沉默。

          另外,也可以用座位的布置來調(diào)節(jié)一些可預(yù)見的沖突;例如,不要安排原本就針鋒相對的同仁,直接面對面地坐著開會,而可安排他們坐較遠(yuǎn)的斜對面、或坐成L型,中間隔幾位能緩沖兩位歧見的同事。

          所以比較好的會議桌,確實(shí)是圓形或橢圓形的,方桌會給人談判、好象戰(zhàn)場的感覺。

          而在會議進(jìn)行中,若出現(xiàn)與會者發(fā)言離題或是交頭接耳的情況,主席應(yīng)該禮貌地提醒與會者,因時間有限,請回到正題或集中精神;若是主席自身發(fā)言離題,則有賴與會者的會議管理能力,提醒主席回到正題。

          另外在階級分明的組織中,主席必須要能引導(dǎo)、邀約每個人發(fā)言。如果有少數(shù)人的意見過于踴躍,似乎壟斷了會議的發(fā)言權(quán),主席可以表示,希望征求新的意見,請其它沒有發(fā)表意見的人輪流發(fā)言;輪流發(fā)言使每個人都有表達(dá)的機(jī)會,而且對事不對人,壟斷發(fā)言者也不會覺得不舒服。

          謹(jǐn)守中立原則

          若會議中發(fā)生沖突,主席必須非常敏銳,最重要的原則便是中立,唯有中立才能保持客觀,引導(dǎo)大家做意見之爭,而非人與人之爭。有一句話說得很好:人與人的競爭是毀滅性的,但是意念與意念的競爭是建設(shè)性。就事不就人,出了會場,會議中的一切意見之爭不會帶有任何殺傷力。所以當(dāng)沖突發(fā)生,主席必須提醒每個人就事而論,別做人身攻擊。

          具爭議性的討論如果破裂,不要僵持不下,主席應(yīng)先請大家討論其它議案,緩和氣氛后再討論,或者將該議案盡快擇日再議。

          但是在此次的會議結(jié)束前,應(yīng)討論大家散會后的準(zhǔn)備工作;例如,請意見不同的兩方,準(zhǔn)備齊全的相關(guān)資料,以便于下次會議中提出討論。而不是將棘手的議案擱置、延后再議,大家卻仍然沒有準(zhǔn)備、兩手空空地參加下次會議,又是一場從零開始的爭議,吵鬧不休,永遠(yuǎn)沒有辦法解決問題、獲致結(jié)論。

          所以散會的條件是,清楚擬定下次的議程或方向,而且時間必須盡快且經(jīng)大家同意。

          只要每個人都具備參加會議或主持會議的能力,充分地投入議程,自然較愿意為自己在會議中的承諾或決策負(fù)起責(zé)任,一切決策的執(zhí)行才會真正落實(shí)。

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