接待首長接見禮儀
任務(wù)繁雜。來訪者有的是事先約定，有的是突然造訪;有的是首長認(rèn)識，有的是首長不認(rèn)識;有的是首長的遠(yuǎn)親，有的是首長的老上級、老戰(zhàn)友、老部下;有的是第一次來訪，有的是三次五次還會再來;有的是代表一級組織，有的是代表個人或家庭;有的是專程看望，有的是前來挑刺;有的是衣錦還鄉(xiāng)，有的是上門求助;如此等等，繁瑣而又麻煩。有的來訪，首長親自出面接待;有的來訪，首長不便出面接待;有的來訪，首長脫不開身無法出面接待。所有這些，都需要秘書去辦理。
工作具體。人來了，要接送、要吃住、要辦事。來人層次不同，要求各異。如何安置處理不僅費(fèi)心思而且費(fèi)體力，哪一個環(huán)節(jié)沒想到、沒說到、沒跑到都可能出差錯。來人會說“不熱情”“不講交情”“忘恩負(fù)義”等，對首長有想法。首長會說“粗心大意”“不懂禮貌”“不考慮影響”等，對秘書不滿意。
問題棘手。一是碰到不講理的人。本來事情的處理是公道的、正確的，秘書的接待也是恰當(dāng)?shù)�，可他就是不聽不從，與你吵鬧。二是與首長沾親帶故的人。他們中有的與首長家庭關(guān)系密切，有的與首長家庭很疏遠(yuǎn)，秘書的分寸很難把握。軟了不行，硬了也不行;輕了不行，重了也不行。三是過去受過不公正對待的人。由于種種原因，他們當(dāng)年受過不公正對待，現(xiàn)在找來算老賬。
接待首長接見禮儀：接待工作的原則
一視同仁。所謂一視同仁，講的'是態(tài)度上，對每個來訪者都要以禮相待。不論上、下、內(nèi)、外的來訪者，都一樣的熱情。要改變門難進(jìn)、人難見、臉難看、話難聽、事難辦的衙門作風(fēng)。做到“一請坐、二倒茶、三問好、四辦事、五送客”。有的秘書品行不正，表現(xiàn)出一些問題。例如：上面來的討好，下邊來的生硬;有權(quán)的來了重禮厚待，無權(quán)的來了不聞不問;認(rèn)識的來了熱情，不認(rèn)識的來了冷淡;穿著好的來了彬彬有禮，穿著差的來了愛理不理;如此等等，沒有做到一視同仁。
用語文明。每個人都有受人尊重的心理需要，來訪者表現(xiàn)得就更為明顯，不管抱著什么目的來，都希望得到尊重或理解。秘書在接待中講究談話的藝術(shù)，用語文明，就會使來訪者心理上的需要得到某種滿足，這就為接待工作奠定了良好的基礎(chǔ)。
用語文明，首先要富有情感。話不在多，有情則靈。伴之以平易近人的神態(tài)、和藹可親的笑容、謙虛溫和的語調(diào)，就能產(chǎn)生良好效應(yīng)。其次要始終如一。在正常情況下，秘書都能做到用語文明。但在自己受罵、受辱的情況下還能這樣，就需要很高的個人修養(yǎng)。能做到這一點(diǎn)，不敢說能把“硬漢說哭，憂婦說笑，蠻者說服”，至少也可以使氣氛融洽，不出現(xiàn)尷尬。再次還需要正確的肢體語言相配合。肢體語言不僅能傳遞信息，而且會影響人際互動。例如笑臉相迎(面部語言)、熱情握手(手部語言)、側(cè)身讓座(軀干語言)等。再如坐的距離不能太遠(yuǎn)也不能太近，太遠(yuǎn)了有敬而遠(yuǎn)之之感，太近了有缺乏敬重之感。又如邊聽邊記、不時點(diǎn)頭、眼睛不東張西望等，都會使來訪者感到熱情而莊重，產(chǎn)生好感和信任感。
認(rèn)真負(fù)責(zé)。對來訪者的談話，要認(rèn)真聽、記，不能敷衍了事。要弄清問題的原委和性質(zhì)，該上報(bào)的上報(bào)，該解釋的解釋，該辦理的馬上辦理。要按正式程序處理接待中的問題，設(shè)身處地為來訪者著想，絕不能踢皮球或欺騙對方。認(rèn)真負(fù)責(zé)還表現(xiàn)為實(shí)事求是，堅(jiān)持原則。介紹成績不夸大，談到不足不掩飾，匯報(bào)情況有充分的事實(shí)做依據(jù)。不信口開河，不隨便表態(tài)，能辦到的努力辦，辦不到的不許愿。對拿不準(zhǔn)的問題、重大原則問題一定要經(jīng)過請示才能答復(fù)辦理。
勤儉節(jié)約。堅(jiān)決反對大吃大喝，鋪張浪費(fèi)，講排場，擺闊氣，超標(biāo)準(zhǔn)，搞特殊。一個客人九個陪，來時接風(fēng)，中間宴請，走時送行，幾頓飯就把一年的血汗錢吃完了。熱情不只表現(xiàn)在吃、住、行上，更重要的是態(tài)度的誠懇和尊重，這樣才是既禮貌又節(jié)儉。
內(nèi)外有別。來訪者代表組織還是代表個人，是老同志還是后來人，是家人還是外人等，接待時要有區(qū)別。要嚴(yán)守紀(jì)律，注意保密。能講還是不能講，能多講還是應(yīng)少講，要內(nèi)外有別，這一點(diǎn)上不能“一視同仁”。
接待首長接見禮儀：接待工作的技巧
對上級機(jī)關(guān)來人的接待。上級機(jī)關(guān)來人，主要是了解情況、視察工作、檢查指導(dǎo)。秘書應(yīng)立即向首長報(bào)告，由首長出面接待。來人向秘書問起情況時，不要對肯定或否定的問題夸夸其談，應(yīng)只作簡要匯報(bào)，詳細(xì)情況由首長和有關(guān)部門匯報(bào)。對上級來人的接待，秘書的任務(wù)重點(diǎn)是安排吃、住、行，溝通首長和有關(guān)部門的聯(lián)系。對于吃、住、行和有關(guān)活動的安排，除按有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)辦理外，還應(yīng)請示首長，看有什么具體交代，不要自作主張。
對下級機(jī)關(guān)來人的接待。下級來人一般目的有這幾種：一是匯報(bào)請示工作;二是反映一些重大問題;三是找首長辦些私事。秘書接待時要詳細(xì)記錄，記準(zhǔn)記實(shí)。要問清情況，有價值的可以錄音，或?qū)懗蓞R報(bào)稿、文字材料等，同時盡快給首長匯報(bào)，以便答復(fù)來訪者。下級匯報(bào)的情況是首長決策的重要參考，不能馬虎。來辦私事不便直說的，秘書可轉(zhuǎn)告首長后另行安排見面時間。
對外單位來人的接待。這項(xiàng)接待非常重要，不僅涉及雙方的關(guān)系，也涉及互通情況、相互學(xué)習(xí)借鑒的問題。秘書要先問明情況，了解身份，以此來作安置�？梢暽矸莺鸵蠓謩e介紹給有關(guān)首長或部門對口接待。談話要有余地，遵守有關(guān)規(guī)定，不能自以為是，順口就答“首長可以接見”，結(jié)果不符合首長意圖。
對新聞單位來人的接待。新聞單位來人采訪，秘書在接待中要盡量多提供方便，少提供“新聞”。多提供方便主要是住和行，少提供“新聞”主要是一些內(nèi)部情況等，不宜公開的不說。在介紹有關(guān)情況時應(yīng)防止作假，為了上報(bào)紙、上電視，任意拔高、夸大，甚至無中生有。這樣做一時痛快，但可能要犯錯誤。
對首長親戚朋友的接待。一當(dāng)上首長，親戚朋友似乎就多了，有些根本不認(rèn)識，也找上門來。有的人來時，首長事先知道，有的則是突然登門。秘書要先接待，同時匯報(bào)給首長或其家屬，看如何接待，再去安置。無論如何，都要精心辦理，不能馬虎。
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